Compart - Dokumenten und Output-Management

Durchgängige Dokumentenprozesse vom Input bis zum Output

Wunsch und Wirklichkeit

Output-Management ist zuständig für die Dokumentenerzeugung aus Datenströmen, die Versandaufbereitung und Formatierung der Dokumente für verschiedene Versandkanäle. Dazu gehören der postalische Versand per Brief und die elektronischen Versandformen per Fax, E-Mail, elektronischer Brief, mobile Systeme - wie Smartphone und Tablet-PC - SMS-Benachrichtigungen sowie die Bereitstellung der Dokumente auf Web-Portalen. Zum Output-Management gehören ebenso die Dokumenten- und Texterstellung für die individualisierte Korrespondenz durch die Fachabteilungen sowie Druck und Versandoptimierung samt Beilagenzusteuerung.

Input-Management setzt am Dokumenteneingang an und schließt ebenfalls verschiedene Eingangskanäle - sowohl postalische wie auch elektronische ein - und sorgt für die softwaregestützte Inhaltserkennung, die Klassifizierung und die Überführung der Informationen in den Verarbeitungsprozess. Am Verarbeitungsporzess können verschiedene Systeme beteiligt sein, wie z.B. ECM, ERP, BPM, CRM oder hauseigene Datenverarbeitungs­systeme.

Input und Output: Wenn es das Ziel ist, effiziente und durchgängige Prozesse zu erreichen, müssen Input-Management, Daten- und Dokumentenverarbeitungs-Systeme und Output-Management enger verzahnt werden. Welche Anforderungen müssen von den beteiligten Systemen und Organisationseinheiten erfüllt werden? BIT befragte dazu eine Reihe von Anbietern und Experten aus den am Dokumentenprozess beteiligten Bereichen.

 

Sechs Fragen zu Input meets Output

Sinnvolle Geschäftsvorgänge für Input und Output-Verknüpfung: Bei welchen Geschäftsvorgängen ist ein eng verzahnter Prozess von ein- und ausgehender Kundenkommunikation sinnvoll?

Prinzipiell bei allen Vorgängen, bei denen ein Unternehmen Dokumente versendet, bei denen eine Reaktion / Rückantwort gefordert ist. Dies ist unabhängig vom Kommunikationskanal. Zu den oben genannten Dokumenten gehören u.a. Rückantwortkarten, Vertragsdokumente, Policen oder Dokumente zu Zählerständen.

 

Hindernisse: Worin sehen Sie die wesentlichen technologischen Hindernisse bei der Kombination von Input- und Output-Management?

Gewachsene Geschäfts- und IT-Prozesse, die über viele Jahre hinweg in den Unternehmen entstanden sind. In der Regel findet man Produkte / Lösungen von Spezialisten im Input-Management (z.B. Scanner / OCR Anbieter) und im Output-Management (OMS-Lösungen). Beim Setup der Prozesse in der Vergangenheit wurden die Projekte und Lösungen nicht abteilungsübergreifend aufgesetzt. Bevor Input- und Output Prozesse kombiniert werden können muss in der Regel eine Standardisierung von Prozessen stattfinden.

 

Anforderungen: Welche Anforderungen müssen in den beteiligten Systemen erfüllt werden, um für Input und Output einen Regelkreislauf im Sinne eines strategischen Gesamtkonzepts zu erreichen?

Es muss im Idealfall ein System geben, dass alle Eingangs- und Ausgangskanäle steuert und überwacht. Weiterhin muss es gelingen die Vielzahl der Datenquellen und Datensenken in den Unternehmen zu reduzieren und zu standardisieren. Nur so kann es gelingen die ständig wachsende Anzahl von Kommunikationskanälen in Zukunft zu beherrschen.

Generell müssen die Prozessabläufe der Unternehmen in den beteiligten Systemen gut umsetzbar sein.

 

Standardisierung und Normierung: Halten Sie es für sinnvoll oder gar für notwendig, dass Input- und Output-Prozesse einer Standardisierung bzw. Normierung unterzogen werden um einen Regelkreislauf zu ermöglichen?

Eine Standardisierung ist bis zu einem gewissen Punkt sinnvoll. Standardisierte Prozesse ermöglichen es den Herstellern von Software-Lösungen kompakte Systeme zu bauen, die in der täglichen Praxis leichter zu pflegen und zu warten sind.

Die Praxis hat aber auch gezeigt, dass man bei der Integration eines Input- oder eines Output Management Systems nicht an dem Thema Customizing vorbeikommt. Die Prozessabläufe von Unternehmen unterscheiden sich im Detail doch erheblich.

Eine Teil-Standardisierung ist ein sinnvoller Ansatz.

 

Führendes System: Muß die Frage nach dem führenden System (Input-, ECM-, ERP-, BPM-, CRM-, Output-System beantwortet werden? (Spielt es eine Rolle, welches das führende System ist?)

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Systeme werden in der Regel nicht auf der grünen Wiese gebaut. Die Entscheidung, welches System eine Führungsrolle übernimmt, bedarf der exakten Analyse des Ist-Zustandes einer System- und Prozesslandschaft.

Input- und Output-Management Systeme müssen Schnittstellen zu den ERP und den CRM Systemen der Unternehmen haben. Über das CRM System muss der Status bezüglich aller Kommunikationen über beliebige Kanäle mit dem Endkunden verfügbar sein.

 

Ihr System: Wie ist Ihr System auf eine reibungslose Interaktion von Input- und Output-Management vorbereitet?

Compart hat langjährige Erfahrung im Bereich des Output-Managements. Unsere Lösungen und Produkte werden in vielen Bereichen des Output- und Dokumenten-Managements eingesetzt. So werden u.a. Dokumente mit Hilfe von Compart Lösungen in Archive geschrieben, Dokumente werden für den Druck und Versand vorbereitet, Dokumente werden über digitale Kanäle wie E-Mail, De-Mail oder E-Postbrief verteilt, Abhängigkeiten zwischen den Kanälen werden gesteuert und überprüft.

Aus der Vielzahl der international umgesetzten Projekte sind Produkte und Lösungen mit Standard-Schnittstellen entstanden.

Wir freuen uns auf Ihren Kontakt