Alle Welt redet von Digitalisierung in der Dokumentenlogistik - doch in der Posteingangsbearbeitung sind manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche und Redundanzen immer noch gang und gäbe. Oft werden dabei wertvolle Daten als Grundlage für die automatisierte (Weiter-) Verarbeitung vernichtet (z. B. durch das Rastern/"Verpixeln").
Vor allem aber: In vielen Unternehmen gibt es keine standardisierte Bearbeitung des digitalen Inputs - sei es, weil es dafür keine klar definierten Regeln gibt; aber auch, weil eine zentrale Instanz fehlt, die in der Lage ist, ankommende Kundenkorrespondenz, unabhängig von Typ, Umfang, Struktur, Format und Eingangskanal umzuwandeln.
Die Folgen: Datenverlust, Verschwendung von Ressourcen und keine stringente Archivierung. Eine schnelle, gezielte Dokumentenrecherche wird damit unmöglich. Und: Routineaufgaben, die sich heute längst automatisieren lassen (u.a. Analyse und Klassifizierung von E-Mails und anderem elektronischen Input/Dunkelverarbeitung), werden in vielen Unternehmen immer noch per Hand erledigt.
Lesedauer: 5 Min
Ein Großunternehmen mit Filialen und Niederlassungen weltweit bekommt über ein zentrales elektronisches Postfach täglich zig Tausende E-Mails - sowohl von Endkunden als auch von ex- und internen Vertriebspartnern. Ziel ist es, die Nachrichten sowie ihre Anhänge so aufzubereiten, dass sie sofort nach Empfang an den zuständigen Fachbereich zur fallabschließenden Bearbeitung elektronisch weitergeleitet werden können - unabhängig davon, in welchem Format die E-Mail-Anhänge ankommen.
Die hochleistungsfähige, skalierbare und nahtlos zu integrierende Software DocBridge® Conversion Hub geht hinsichtlich Umfang und Intention über das Angebot herkömmlicher Software zur Dokumentenkonvertierung hinaus. Der wohl wichtigste Vorzug der Lösung ist die nahezu unbegrenzte Formatvielfalt: Es gibt praktisch keinen Dokumententyp, der nicht von DocBridge® Conversion Hub bearbeitet werden kann.
Durch DocBridge® Conversion Hub werden automatisch folgende Prozesse im Zuge der digitalen Posteingangsbearbeitung angestoßen:
Extrahieren und zentrales Vorhalten von dokumentrelevanten Daten schafft die Grundlage für automatisierte digitale Posteingangsbearbeitung.
Zentrale Konvertierung schafft barrierefreie Dokumente, die sich gezielt durchsuchen lassen - unabhängig von Komplexität und Umfang.
PDF/A-Dokumente erfüllen die Anforderungen an eine langfristige, revisionssichere Archivierung und besitzen die Voraussetzungen für die Berücksichtigung aktueller Auflagen (z. B. ZUGFeRD/XRechnung für den elektronischen Rechnungsaustausch).
Standardisierte Dokumentenaufbereitung, einhergehend mit Archivmodernisierung ist die Grundlage für die Entwicklung moderner, interaktiver Webportale mit einem hohen Komfort für den Kunden (z. B. Schaffung virtueller Postfächer).
Zentrale Konvertierungsplattform ersetzt heterogene, überflüssige Konvertierungslösungen.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit der "Kommunikationshistorie", Speicherung in der Cloud und schneller Zugriff auf das Dokument.
Das Format PDF einschließlich seiner Spezifikationen beruht auf einem stabilen offenen Standard und kann mit nahezu jeder Hard- und Software verwendet werden. Vereinheitlicht man die PDF-Konvertierung und stellt sie auf die Basis einer leistungsfähigen, zukunftssicheren Software, profitieren alle Benutzer: Mitarbeiter, Management, Lieferanten, Partner, Kunden.
Die Etablierung einer zentralen Instanz zur standardisierten, automatisierten Aufbereitung und Konvertierung im digitalen Posteingang bietet die Chance zur Modernisierung und Konsolidierung von Legacy-Archivsystemen.
e-Paper: Wie Sie einen automatisierten digitalen Posteingang für ein zentrales Input-Management schaffen
Kernstück der Plattform ist eine Art "Dispatcher", der jede ankommende Nachricht (E-Mail, Fax, SMS, Messengerdienst, Brief/Papier) analysiert und automatisch über die für das jeweilige Dokument optimale Konvertierungsstrecke (In welches Format soll konvertiert werden? Wie hat die elektronische Posteingangsbearbeitung zu erfolgen?) entscheidet.
DocBridge® Conversion Hub enthält außerdem eine OCR-Funktion für das Extrahieren von Inhalten und Metadaten (Optical Character Function) und bietet die Möglichkeit zur frei konfigurierbaren Integration von Drittanwendungen.
Über die Lösung DocBridge® Gear lässt sich DocBridge® Conversion Hub zudem in komplexe Prozesse der Dokumentenverarbeitung integrieren, beispielsweise auf der Basis von KI- und Robotics-Technologien. Zudem stehen die Funktionen von DocBridge® Conversion Hub als modulare Microservices auf API-Basis zur Verfügung.
Ziel
In einem durch Übernahmen und Fusionen stark gewachsenen Unternehmen entstanden sehr heterogene Strukturen in der Archivierung: Die einzelnen Gesellschaften und Bereiche speicherten ihre Dokumente lokal bei sich und das auch noch in unterschiedlichen Formaten (AFP, PDF, PDF-A/3 etc.). Eine gezielte und schnelle Informationsrecherche wurde dadurch erheblich erschwert. Ziel war es deshalb, alle im Konzern erzeugten und empfangenen Dokumente standardisiert nach genau festgelegten Regeln so aufzubereiten, dass sie zentral verfügbar sind und gezielt durchsucht werden können.
Lösung
DocBridge® Conversion Hub als zentrale Konvertierunginstanz ist in der Lage, nahezu jeden Dokumententyp automatisiert zu verarbeiten und in das gewünschte Archivierungsformat umzuwandeln. Die Lösung fungiert dabei als technologische Grundlage für die Konsolidierung bzw. Vereinheitlichung von unterschiedlichen Archivsystemen im Interesse von Compliance (Revisionssicherheit) und Kundenservice (Verfügbarkeit von Informationen).
Nutzen
Intelligente Dokumentenrecherche und revisionssichere Archivierung.
Flexibilität
Hohe Performance und Skalierbarkeit („Abfederung von Lastspitzen“) durch Parallelverarbeitung und automatisierte Lastverteilung.
Plattformunabhängigkeit
Kompatibilität mit diversen Betriebs- und Hardwaresystemen.
Integration
Nahtlose Einbindung in bestehende Strukturen des Dokumenten- und Output-Managements durch dokumentierte Schnittstellen (API) und Websservices.
Design/Komfort
Benutzerschnittstellen (UI) zu Monitoring und Konfiguration im Rahmen von DocBridge® Gear.
Performance
Optimale Konvertierungsergebnisse und -geschwindigkeit durch intelligente Priorisierung.
Cloud
Möglichkeit zur Integration in hochverfügbare Cloud-Architekturen.
In der digitalen Posteingangsbearbeitung von heute ist es nicht damit getan, Dokumente entgegenzunehmen, auszulesen und an den zuständigen Sachbearbeiter weiterzuleiten. Vielmehr geht es darum, den Content von Beginn an komplett zu erhalten und daraus wichtige Daten zu extrahieren und zentral mitzuführen – sind sie doch die Grundlage für alle nachgelagerten, automatisierten Prozesse im Input Management, auch und gerade auf der Basis von künstlicher Intelligenz (KI).
Dreh- und Angelpunkt solch einer Plattform ist eine zentrale Konvertierungsinstanz, die den unstrukturierten Input analysiert und zu einem standardisierten Format aufbereitet, das sich gezielt nach Informationen durchsuchen lässt.
Schließlich sind die gezielte Dokumentenrecherche und die Möglichkeit der Extraktion des Contents ein Grundbedürfnis moderner Kommunikation, sie sind die „Augen“ und „Ohren“ jeder KI.
