Zentrale Konvertierung im digitalen Posteingang

Compart | 21.12.2020

Hub für smartes Input Management
Digitale Posteingangsbearbeitung

Alle Welt redet von Digitalisierung in der Dokumentenlogistik - doch in der Posteingangsbearbeitung sind manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche und Redundanzen immer noch gang und gäbe. Oft werden dabei wertvolle Daten als Grundlage für die automatisierte (Weiter-) Verarbeitung vernichtet (z. B. durch das Rastern/"Verpixeln").

Vor allem aber: In vielen Unternehmen gibt es keine standardisierte Bearbeitung des digitalen Inputs - sei es, weil es dafür keine klar definierten Regeln gibt; aber auch, weil eine zentrale Instanz fehlt, die in der Lage ist, ankommende Kundenkorrespondenz, unabhängig von Typ, Umfang, Struktur, Format und Eingangskanal umzuwandeln.

Die Folgen: Datenverlust, Verschwendung von Ressourcen und keine stringente Archivierung. Eine schnelle, gezielte Dokumentenrecherche wird damit unmöglich. Und: Routineaufgaben, die sich heute längst automatisieren lassen (u.a. Analyse und Klassifizierung von E-Mails und anderem elektronischen Input/Dunkelverarbeitung), werden in vielen Unternehmen immer noch per Hand erledigt.

Infobox

Lesedauer: 5 Min

Zentrale elektronische Posteingangsbearbeitung
Abbildung verschiedener Konvertierungsstrecken
Daten für automatisierte Weiterverarbeitung

Fallbeispiel: Elektronische Posteingangsbearbeitung von E-Mails mit Anhang

Ein Großunternehmen mit Filialen und Niederlassungen weltweit bekommt über ein zentrales elektronisches Postfach täglich zig Tausende E-Mails - sowohl von Endkunden als auch von ex- und internen Vertriebspartnern. Ziel ist es, die Nachrichten sowie ihre Anhänge so aufzubereiten, dass sie sofort nach Empfang an den zuständigen Fachbereich zur fallabschließenden Bearbeitung elektronisch weitergeleitet werden können - unabhängig davon, in welchem Format die E-Mail-Anhänge ankommen.

Die Lösung

Die hochleistungsfähige, skalierbare und nahtlos zu integrierende Software DocBridge® Conversion Hub geht hinsichtlich Umfang und Intention über das Angebot herkömmlicher Software zur Dokumentenkonvertierung hinaus. Der wohl wichtigste Vorzug der Lösung ist die nahezu unbegrenzte Formatvielfalt: Es gibt praktisch keinen Dokumententyp, der nicht von DocBridge® Conversion Hub bearbeitet werden kann.

Durch DocBridge® Conversion Hub werden automatisch folgende Prozesse im Zuge der digitalen Posteingangsbearbeitung angestoßen:

Konvertierung der eigentlichen E-Mail („Body“) nach PDF/A
Individuelle Konvertierung des E-Mail-Anhangs (z. B. verschiedene Office-Formate, Bilddateien wie TIFF, JPG etc.) nach PDF/A
Zusammenführung des E-Mail-Body mit den entsprechenden Anhängen und Generierung einer einzelnen PDF/A-Datei pro Geschäftsvorgang
Gleichzeitig werden aus der Datei alle wichtigen Informationen ausgelesen (extrahiert) und zentral für nachgelagerte Prozesse vorgehalten

Nutzen

Selbst Nachrichten aus Messenger-Diensten, Bilder in diversen Formaten, E-Mails nebst Anhänge und Inhalte in sehr proprietären bzw. veraltete Formate lassen sich mit der Lösung verarbeiten. DocBridge® Conversion Hub fungiert quasi als „Trichter“, der jede empfangene elektronische Post, unabhängig von seinem Format, entgegennimmt, erkennt, aufbereitet, also in ein les- und analysierbares Format wandelt, gleichzeitig die relevanten Daten extrahiert und damit die Voraussetzungen für dessen automatisierte Weiterbearbeitung, unter anderem auf KI-basierenden Prozessen, legt.

Zugriff in Echtzeit durch "on-the-fly-Konvertierung) auch bei großen Dateien
Hoher Durchsatz (jährlich 40 Mio. neue Dokumente)
Vielfältige Annotations-Möglichkeiten (u.a. Signieren, Kommentieren, Zusammenführen zu elektronischen Akten, Weiterleiten an Sachverständige, Notare, Justiz etc., Archivieren)
Keine Formatbeschränkungen
Hohe Performance

Acht Gründe
für eine standardisierte Dokumentenaufbereitung mit zentraler Konvertierung

Automatisierung

Extrahieren und zentrales Vorhalten von dokumentrelevanten Daten schafft die Grundlage für automatisierte digitale Posteingangsbearbeitung.

Qualität

Zentrale Konvertierung schafft barrierefreie Dokumente, die sich gezielt durchsuchen lassen - unabhängig von Komplexität und Umfang.

Compliance

PDF/A-Dokumente erfüllen die Anforderungen an eine langfristige, revisionssichere Archivierung und besitzen die Voraussetzungen für die Berücksichtigung aktueller Auflagen (z. B. ZUGFeRD/XRechnung für den elektronischen Rechnungsaustausch).

Service

Standardisierte Dokumentenaufbereitung, einhergehend mit Archivmodernisierung ist die Grundlage für die Entwicklung moderner, interaktiver Webportale mit einem hohen Komfort für den Kunden (z. B. Schaffung virtueller Postfächer).

Kosten

Zentrale Konvertierungsplattform ersetzt heterogene, überflüssige Konvertierungslösungen.

Transparenz

Lückenlose Nachvollziehbarkeit der "Kommunikationshistorie", Speicherung in der Cloud und schneller Zugriff auf das Dokument.

Komfort

Das Format PDF einschließlich seiner Spezifikationen beruht auf einem stabilen offenen Standard und kann mit nahezu jeder Hard- und Software verwendet werden. Vereinheitlicht man die PDF-Konvertierung und stellt sie auf die Basis einer leistungsfähigen, zukunftssicheren Software, profitieren alle Benutzer: Mitarbeiter, Management, Lieferanten, Partner, Kunden.

Archivierung

Die Etablierung einer zentralen Instanz zur standardisierten, automatisierten Aufbereitung und Konvertierung im digitalen Posteingang bietet die Chance zur Modernisierung und Konsolidierung von Legacy-Archivsystemen.

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Grundprinzip und Architektur von DocBridge® Conversion Hub

Kernstück der Plattform ist eine Art "Dispatcher", der jede ankommende Nachricht (E-Mail, Fax, SMS, Messengerdienst, Brief/Papier) analysiert und automatisch über die für das jeweilige Dokument optimale Konvertierungsstrecke (In welches Format soll konvertiert werden? Wie hat die elektronische Posteingangsbearbeitung zu erfolgen?) entscheidet.

DocBridge® Conversion Hub enthält außerdem eine OCR-Funktion für das Extrahieren von Inhalten und Metadaten (Optical Character Function) und bietet die Möglichkeit zur frei konfigurierbaren Integration von Drittanwendungen.

Über die Lösung DocBridge® Gear lässt sich DocBridge® Conversion Hub zudem in komplexe Prozesse der Dokumentenverarbeitung integrieren, beispielsweise auf der Basis von KI- und Robotics-Technologien. Zudem stehen die Funktionen von DocBridge® Conversion Hub als modulare Microservices auf API-Basis zur Verfügung.

Details zur Software

Funktionen im Detail

Entgegennahme, Klassifizierung und Zuordnung
von eingehenden (elektronischen) Inhalten jedes Typs (E-Mails plus Anhänge, Scans, Faxe, digital erzeugte Dateien einschließlich Office-Formaten wie WORD oder Apache OpenOffice, Messenger-Nachrichten, mit mobilen Endgeräten erzeugte Bilder
Typische Tätigkeiten des digitalen Posteingangs
einschließlich Textanalyse (u.a. Öffnen/Lesen von E-Mails, „Entpacken“ von E-Mail-Anhängen)
Skalierbare und hochleistungsfähige Konvertierung der ankommenden Dokumente
in regelkonform archivierbare, barrierefreie, geschützte und durchsuchbare Formate (u.a. PDF/A, PDF/UA, XRechnung) – je nach Anforderung;
Extrahieren und zentrales Vorhalten von Daten
anhand frei zu definierender Regeln und Kriterien als Grundlage für die automatisierte Weiterverarbeitung der Dokumente
Abbildung diverser Konvertierungsstrecken
über einen „Layer“ als vorgeschalteten Dispatcher (Wie soll das Dokument aufbereitet werden?)

Anwendungsszenario Archivierung

Ziel
In einem durch Übernahmen und Fusionen stark gewachsenen Unternehmen entstanden sehr heterogene Strukturen in der Archivierung: Die einzelnen Gesellschaften und Bereiche speicherten ihre Dokumente lokal bei sich und das auch noch in unterschiedlichen Formaten (AFP, PDF, PDF-A/3 etc.). Eine gezielte und schnelle Informationsrecherche wurde dadurch erheblich erschwert. Ziel war es deshalb, alle im Konzern erzeugten und empfangenen Dokumente standardisiert nach genau festgelegten Regeln so aufzubereiten, dass sie zentral verfügbar sind und gezielt durchsucht werden können.

Lösung
DocBridge® Conversion Hub als zentrale Konvertierunginstanz ist in der Lage, nahezu jeden Dokumententyp automatisiert zu verarbeiten und in das gewünschte Archivierungsformat umzuwandeln. Die Lösung fungiert dabei als technologische Grundlage für die Konsolidierung bzw. Vereinheitlichung von unterschiedlichen Archivsystemen im Interesse von Compliance (Revisionssicherheit) und Kundenservice (Verfügbarkeit von Informationen).

Nutzen
Intelligente Dokumentenrecherche und revisionssichere Archivierung.

Schnelle und gezielte Dokumentenrecherche einschließlich Volltextsuche
Hohe Compliance (u.a. revisionssichere Archivierung)
Grundlage für die Vereinheitlichung und Modernisierung heterogener Archivsysteme

Warum DocBridge® Conversion Hub?

Flexibilität
Hohe Performance und Skalierbarkeit („Abfederung von Lastspitzen“) durch Parallelverarbeitung und automatisierte Lastverteilung.

Plattformunabhängigkeit
Kompatibilität mit diversen Betriebs- und Hardwaresystemen.

Integration
Nahtlose Einbindung in bestehende Strukturen des Dokumenten- und Output-Managements durch dokumentierte Schnittstellen (API) und Websservices.

Design/Komfort
Benutzerschnittstellen (UI) zu Monitoring und Konfiguration im Rahmen von DocBridge® Gear.

Performance
Optimale Konvertierungsergebnisse und -geschwindigkeit durch intelligente Priorisierung.

Cloud
Möglichkeit zur Integration in hochverfügbare Cloud-Architekturen.

Digitale Posteingangsbearbeitung

In der digitalen Posteingangsbearbeitung von heute ist es nicht damit getan, Dokumente entgegenzunehmen, auszulesen und an den zuständigen Sachbearbeiter weiterzuleiten. Vielmehr geht es darum, den Content von Beginn an komplett zu erhalten und daraus wichtige Daten zu extrahieren und zentral mitzuführen – sind sie doch die Grundlage für alle nachgelagerten, automatisierten Prozesse im Input Management, auch und gerade auf der Basis von künstlicher Intelligenz (KI).

Moderne elektronische Eingangsverarbeitung für alle Kanäle bedarf einer zentralen Plattform, die folgende Kriterien erfüllt:

Professionelles Handling mit ankommenden Nachrichten jedes Typs, jeder Struktur und jedes Eingangskanals (E-Mail, Webportal, Faxe, Messenger-Dienste, Office-Dokumente, Images etc.)
Standardisierte und automatisierte Aufbereitung in les-, archivier- und durchsuchbare Formate
Erhaltung von Content
Automatisiertes Extrahieren, Vorhalten und Mitführen von Daten
Möglichkeit zur Etablierung einer stringenten Verarbeitungslogik (Was soll mit dem Dokument geschehen? Wie soll es verarbeitet werden (interaktiv oder „dunkel“? In welches Format soll konvertiert werden? Wer ist für die fallabschließende Sachbearbeitung zuständig? Welche Dokumente bedürfen einer gesonderten Genehmigung? Soll ein spezieller Freigabeworkflow installiert werden / Vier-Augen-Prinzip? Welche Daten sind für die automatisierte Weiterverarbeitung relevant und müssen daher extrahiert und zentral vorgehalten werden?)
Analyse/Klassifizierung (Ermitteln der Dokumentenart: Worum geht es in der Korrespondenz/Anliegen? Um welchen Geschäftsvorgang handelt es sich?) und automatisierte Weiterleitung an den Fachbereich
Automatisierte Zuordnung zu einem bestehenden Geschäftsvorgang/Zusammenführung des neu angekommenen Dokuments mit Unterlagen anderer Eingangskanäle – Bündelung zu einer elektronischen Akte)
Fähigkeit, nachgelagerte Prozesse anzustoßen
Abbildung unterschiedlicher Konvertierungs- und Verarbeitungsstrecken
Professionelles Handling mit kurzfristigen Peaks und Lastspitzen

Dreh- und Angelpunkt solch einer Plattform ist eine zentrale Konvertierungsinstanz, die den unstrukturierten Input analysiert und zu einem standardisierten Format aufbereitet, das sich gezielt nach Informationen durchsuchen lässt.

Zentraler Konvertierungsdienst und digitaler Posteingang

Software für Input-Management: Standardisierte und automatisierte Dokumentenaufbereitungen mit DocBridge® Conversion Hub

Schließlich sind die gezielte Dokumentenrecherche und die Möglichkeit der Extraktion des Contents ein Grundbedürfnis moderner Kommunikation, sie sind die „Augen“ und „Ohren“ jeder KI.

Zentrale Konvertierung im digitalen Posteingang