Digitaler Posteingang:
Treiber für künstliche Intelligenz

Standardisierte Dokumentenaufbereitung mit Datenextraktion schafft die Grundlagen für KI im Input-Management. Erfahren Sie mehr im White Paper.

Konvertierung

Zentrale Konvertierungsinstanz erzeugt barrierefreie, durchsuchbare und regelkonforme Dokumente nach frei wählbaren Parametern.

Künstliche Intelligenz und Robotics

Konsistente Daten sind die Grundlage für eine durchgängige, intelligente Autoamtisierung im Input-Management.

Archivierung

Automatisierung und Standardisierung der digitalen Posteingangsverarbeitung lässt sich koppeln mit der Konsolidierung bzw. Vereinheitlichung von unterschiedlichen Archivsystemen.

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Input Management im digitalen Wandel“.
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Elektronischer Posteingang - digitalisieren und automatisieren - Input-Management Software für Posteingangsverarbeitung

Warum Standardisierung im digitalen Posteingang?

Alle Welt redet von Digitalisierung in der Dokumentenlogistik - doch in der Eingangsverarbeitung sind manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche und Redundanzen immer noch gang und gäbe. Oft werden dabei wertvolle Daten als Grundlage für die automatisierte (Weiter-) Verarbeitung vernichtet (z. B. durch das Rastern/"Verpixeln").

Vor allem aber: In vielen Unternehmen gibt es keine standardisierte Aufbereitung des digitalen Inputs - sei es, weil es dafür keine klar definierten Regeln gibt; aber auch, weil eine zentrale Instanz fehlt, die in der Lage ist, ankommende Kundenkorrespondenz, unabhängig von Typ, Umfang, Struktur, Format und Eingangskanal umzuwandeln.

Die Folgen: Datenverlust, Ressourcenverschwendung und keine stringente Archivierung. Eine schnelle, gezielte Dokumentenrecherche wird damit unmöglich. Und: Routineaufgaben, die sich heute längst automatisieren lassen (u.a. Analyse/Klassifizierung von E-Mails und anderem elektronischen Input), werden in vielen Unternehmen immer noch per Hand erledigt.

Warum nicht auf eine Instanz zur standardisierten Dokumentenaufbereitung einschließlich zentraler Konvertierung setzen? Erfahren Sie mehr im White Paper

Acht Gründe für eine standardisierte Dokumenten­­aufbereitung mit zentraler Konvertierung

Automatisierung

Extrahieren und zentrales Vorhalten von dokumentrelevanten Daten schafft die Grundlage für automatisierte Weiterverarbeitung.

Qualität

Zentrale Konvertierung schafft barrierefreie Dokumente, die sich gezielt durchsuchen lassen - unabhängig von Komplexität und Umfang.

Compliance

PDF/A-Dokumente erfüllen die Anforderungen an eine langfristige, revisionssichere Archivierung und besitzen die Voraussetzungen für die Berücksichtigung aktueller Auflagen (z. B. ZUGFeRD/XRechnung für den elektronischen Rechnungsaustausch).

Service

Standardisierte Dokumentenaufbereitung, einhergehend mit Archivmodernisierung ist die Grundlage für die Entwicklung moderner, interaktiver Webportale mit einem hohen Komfort für den Kunden (z. B. Schaffung virtueller Postfächer).

Kosten

Zentrale Konvertierungsplattform ersetzt heterogene, überflüssige Konvertierlösungen.

Transparenz

Lückenlose Nachvollziehbarkeit der "Kommunikationshistorie", Speicherung in der Cloud und schneller Zugriff auf das Dokument.

Komfort

Das Format PDF einschließlich seiner Spezifikationen beruht auf einem stabilen offenen Standard und kann mit nahezu jeder Hard- und Software verwendet werden. Vereinheitlicht man die PDF-Konvertierung und stellt sie auf die Basis einer leistungsfähigen, zukunftssicheren Software, profitieren alle Benutzer: Mitarbeiter, Management, Lieferanten, Partner, Kunden.

Archivierung

Die Etablierung einer zentralen Instanz zur standardisierten, automatisierten Aufbereitung und Konvertierung im digitalen Posteingang bietet die Chance zur Modernisierung und Konsolidierung von Legacy-Archivsystemen.

DocBridge® Conversion Hub: Zentraler Konvertierungsdienst und digitaler Posteingang

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Architektur und Komponenten

Hochleistungsfähige und skalierbare Plattform

Kernstück der Plattform ist eine Art "Dispatcher", der jede ankommende Nachricht (E-Mail, Fax, SMS, Messengerdienst, Brief/Papier) analysiert und automatisch über die für das jeweilige Dokument optimale Konvertierungsstrecke (In welches Format soll konvertiert werden? Wie hat die Weiterverarbeitung zu erfolgen?) entscheidet.

DocBridge® Conversion Hub enthält außerdem eine OCR-Funktion für das Extrahieren von Inhalten und Metadaten (Optical Character Function) und bietet die Möglichkeit zu frei konfigurierbaren Integration von Drittanwendungen.

Über die Lösung DocBridge® Gear lässt sich DocBridge® Conversion Hub zudem in komplexe Prozesse der Dokumentenverarbeitung integrieren, beispielsweise auf der Basis von KI- und Robotics-Technologien.

Funktionen im Detail

Zentrale Konvertierung und digitaler Posteingang mit
DocBridge® Conversion Hub

  • Entgegennahme, Klassifizierung und Zuordnung
    von eingehenden (elektronischen) Inhalten jedes Typs (E-Mails plus Anhänge, Scans, Faxe, digital erzeugte Dateien einschließlich Office-Formaten wie WORD oder Apache OpenOffice, Sprach- und Messenger-Nachrichten, mit mobilen Endgeräten erzeugte Bilder
  • Typische Tätigkeiten des digitalen Posteingangs
    einschließlich Textanalyse (u.a. Öffnen/Lesen von E-Mails, „Entpacken“ von E-Mail-Anhängen)
  • Skalierbare und hochleistungsfähige Konvertierung der ankommenden Dokumente
    in regelkonform archivierbare, barrierefreie, geschützte und durchsuchbare Formate (u.a. PDF/A, PDF/UA, XRechnung) – je nach Anforderung;
  • Extrahieren und zentrales Vorhalten von Daten
    anhand frei zu definierender Regeln und Kriterien als Grundlage für die automatisierte Weiterverarbeitung der Dokumente (z. B. fallabschließende Sachbearbeitung, basierend auf Methoden der „künstlichen Intelligenz“)
  • Abbildung diverser Konvertierungs-/Bearbeitungsstrecken
    „Layer“ als vorgeschalteter Dispatcher (Wie soll das Dokument aufbereitet werden?)

Neuerungen

Aktuelle Releases

Die Produkte der DocBridge® Familie werden in regelmäßigen Zyklen weiterentwickelt, um den neuesten Standards zu entsprechen, Kundenbedürfnisse abzudecken und zukunftssichere Innovationen zu bieten.

Alle aktuellen und vergangenen Releases finden Sie im Kundenbereich.

  • Aktuelles Release
    DocBridge® Conversion Hub 1.0

Unterstützte Formate

Unterstützte Formate

  • AFP
  • HTML
  • PostScript
  • SVG
  • Rasterformate
  • PDF
  • PCL 6
  • IPDS
  • PCL 5
  • (s. Compart Matrix)
Compart Matrix

Eine vollständige Übersicht der unterstützten Ein- und Ausgabeformate finden Sie in der Compart Matrix.

Compart Matrix

Stefan Wagner, Compart

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Stefan Wagner - Regional Director Northern European Region - Compart

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