Compart - Dokumenten und Output-Management

Intuitiv, mehrsprachig
und auf offenen Standards basierend

Legen Sie mit der Digital-First-Strategie in der Dokumentenerstellung die Grundlage für eine moderne Omnichannel-Kundenkommunikation!

Viele Unternehmen erstellen digitale Dokumente nach wie vor auf der Basis von seitenorientierten Formaten, wie sie aus dem Printbereich bekannt sind (z. B. A4) - mit dem Nachteil, dass sie nicht auf allen elektronischen Medien zufriedenstellend dargestellt werden können.

Besser, weil effizienter, ist es, für die Erstellung ein Quellformat zu nutzen, mit dem sich per se jedes Dokument auf allen analogen (Druck) und digitalen Kanälen versenden und anzeigen lässt. Hier die wichtigsten Aspekte einer Omnichannel-Dokumentenerstellung.

Omnichannel-Dokumentendesign: Digitale Kanäle und Druck gleichermaßen

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Paradigmenwechsel

Zwei Welten unter einem Dach

Eine Omnichannel-Kommunikation setzt die Erstellung von Dokumenten unabhängig von einem bestimmten vorgegebenen Seitenformat voraus. Nur so lässt sich jeder Inhalt auf jedem analogen und digitalen Medium ohne „teure“ Umwege (u.a. durch Deformatierung) ausgeben bzw. darstellen.

Zum Verständnis: Eine PDF-Datei, die sich beispielsweise am Format A4 orientiert, kann auf einem Smartphone oder Tablet nicht gut angezeigt werden. Andererseits lassen sich seitenbezogene Layout-Angaben nicht automatisch in eine sinnvolle HTML-Ansicht umsetzen.

Wie hilfreich wäre deshalb ein System für die Dokumentenerstellung, das die Vorzüge, die beispielsweise das Format XSL-FO für die Layout-Formatierung bietet, mit den Vorteilen eines Universalformats wie HTML5 für die seitenunabhängige Erstellung von Dokumenten verbindet.

Vorteile einer modernen Software zur Dokumentenerstellung für Druck und Digital gleichermaßen:
  • "Design once" für alle Ausgabekanäle
    Jedes Dokument wird nur einmal erstellt – und kann je nach Bedarf ohne Mehraufwand auf allen Medien versendet werden
  • Problemlose Einbindung
    variabler Daten sowie Hinterlegung von Sprachvarianten und Regeln zur Geschäftslogik mittels grafischer Benutzeroberfläche oder XML-Technologie
  • Berücksichtigung aller für den Druck
    relevanten Funktionen inklusive Barcodes und Impositioning
  • Erstellen und Verwalten von Dokumentvorlagen
    Templates im HTML5-Standard

Omnichannel-Kommunikation

Schneller Zugang zu modernen, digitalen Kommunikationsmedien

Was tun, wenn man als Unternehmen für die Kundenkommunikation zunehmend elektronische Medien nutzen will - die Dokumentenerstellung sich aber am Printformat A4 orientiert?

Gesucht wird eine Software, die digitale und klassische Kommunikation miteinander verbindet.

Das Prinzip: Der Lösung liegt ein Quellformat zugrunde, das den nahtlosen Übergang zwischen seitenabhängigen (Druck) und seitenunabhängigen Dokumenten mit dynamischem Textfluss (Web, Mobile).

Daten: Augen und Ohren der KI in der Kundenkommunikation:

Die nächste Stufe der Digitalisierung ist in vollem Gang - und bedeutet die Automatisierung alle Prozesse - von der Erfassung und Erstellung von Dokumenten bis hin zum Versand. Grundlage dafür sind strukturierte, konsistente und zentral verfügbare Daten.

Lesen Sie mehr zum professionellen Umgang mit Informationen in der Omnichannel-Kundenkommunikation im Fachartikel:

Flexibilität

Anwendungsszenario

Die Außendienstmitarbeiter eines technischen Dienstleisters erfassen auf ihrem Notebook verschiedene Daten zum Geschäftsvorgang (z. B. Prüfergebnisse, Stamm- und Rechnungsdaten) und wollen daraus direkt vor Ort fertige Dokumente (z. B. Gutachten, Rechnungen, Prüfberichte) erzeugen, drucken sowie elektronisch (z. B. als E-Mail-Anhang oder Download-PDF) versenden.

Statt die Daten erst an die Zentrale des Dienstleisters zu übermitteln, erstellt der Mitarbeiter das Gutachten oder die Rechnung selbst direkt auf seinem Laptop - und zwar nur einmal. Das fertige Dokument lässt sich nun als E-Mail-Anhang versenden, als Download-Datei in ein Webportal stellen oder auch als WhatsApp-Nachricht verschicken. Mehr noch: Falls gewünscht, kann der Techniker das Dokument auch sofort vor Ort drucken.

An jedem Ort, zu jeder Zeit
  • Einmalige Erstellung von Schriftstücken, die sich nach Fertigstellung sowohl drucken als auch elektronisch über alle zur Verfügung stehenden Kanäle versenden lassen (einschließlich E-Mail, Smartphone, Webportal etc.).

Mehrsprachigkeit und Personalisierung

Variable Daten, Sprachlogik, Geschäftslogik

Die zunehmende Personalisierung und Internationalisierung der Kundenkommunikation beeinflusst in gravierendem Maße auch die Dokumentenerstellung. Hinzu kommen gesetzliche Auflagen. Die Herausforderung besteht darin, komplexere und trotzdem regelkonforme Dokumente zu erstellen.

Ein modernes System für das Design von Dokumenten bietet die Möglichkeit, in jedem Template diverse Regeln der Geschäftslogik zu hinterlegen und zu definieren, in welchen Sprachen es versendet und ob es allgemein zugänglich (Barrierefreiheit gemäß WCAG-Standard PDF/UA)sein soll.

Mailingkampagnen: Ein Template für alles

Wie schön wäre es doch, wenn man ein Dokument automatisch in dem für jedes Medium optimalen Darstellungsformat, in der gewünschten Sprache und für jeden Empfänger individuell erzeugt – und das in einer einzigen Applikation. Dazu das folgende Beispiel: Die Marketingabteilung eines international agierenden Versicherungskonzerns plant eine personalisierte Mailingkampagne in Deutsch, Englisch und Französisch, wobei das Mailing sowohl als Briefpost als auch elektronisch für Kunden mit Tablet und Smartphone verschickt werden soll.

Typischer Ablauf von Mailingkampagnen über Vorlagen

Die Vorgehensweise bei Mailingkampagnen sieht in der Regel wie folgt aus:

  • Erstellung der Vorlagen (Templates)
  • Produktion des Mailings auf der Basis der Kundendaten und der Templates
  • Ausgabe und Versand

Üblicherweise werden Mailing-Vorlagen heute mit Standard-Office-Anwendungen erstellt. Allerdings lassen sich damit nicht alle Anforderungen an die Kampagne – in diesem Fall Mehrsprachigkeit, Multi-Channel-Fähigkeit und empfängerspezifische Texte – in einem einzigen Template zusammenfassen. Deshalb produziert man das Template für jedes Endgerät und jede Sprache extra – in diesem Fall also neun Varianten. Muss das sein?

Lesen Sie mehr zu den Vorteilen einer Softwareanwendung für das automatische Erstellen von Dokumenten für jeden analogen und digitalen Ausgabekanal:

Benutzerfreundlichkeit

Dokumente erstellen - intuitiv und automatisch

Nicht jeder Sachbearbeiter bei einer Versicherung, einer Bank oder einer Behörde verfügt über ausreichendes Programmier-Know-how, um bei veränderten Anforderungen (geänderte CI, neue Versandwege oder Ausgabeformate, zunehmende Personalisierung etc.) die Software entsprechend anzupassen.

Warum den Endanwender nicht in die Lage versetzen, dass er beispielsweise über eine intuitiv zu bedienende Oberfläche selbstständig ein Dokument entwerfen kann, das er mittels Tools, die ihm aus der Office-Welt bekannt sind, nach Belieben um empfängerspezifische und layouttechnische Angaben ergänzen kann.

Was zeichnet eine moderne Software für die Erstellung von Dokumenten aus?
  • Modulare Architektur
    zur problemlosen Einbindung neuer Kommunikationskanäle
  • Offene Schnittstellen
    zur Verarbeitung von variablen Daten aus unterschiedlichen Quellen bzw. Anwendungen
  • Hoher Benutzerkomfort
    für den Endanwender, unabhängig von dessen IT-Know how
  • Kompatibilität & Integration
    mit Drittanwendungen und state-of-the-art-Technologien (z. B. Cloud, REST API)
  • Skalierbarkeit
    zum flexiblen Beziehen von Ressourcen entsprechend dem Bedarf (Lastspitzen)
  • Flexibilität
    zur Unterstützung von Massen-(Batch-) und Einzel-(Transaktions-)verarbeitung gleichermaßen

Worauf kommt es an?

Entkopplung Erstellung und Versand

Entkopplung Erstellung / Versand

Unabhängig vom Ausgabemedium und auf der Basis eines seitenunabhängigen Formats Dokumente erstellen.

Technologie

Technologie

Skalierbare, plattform­unabhängige und cloud-fähige Software für das seiten- und geräteunabhängige Design von Dokumenten, die sich von Anwendern einfach bedienen lässt.

Know-how

Know-how

Eine umfassende Expertise zu offenen Standards (u.a. HTML5, XSLT, XSL-FO, CSS, SVG, XML, Unicode) ist Voraussetzung für die Erstellung von Dokumenten.

Strategie

Strategie

Der Digital-First-Ansatz in der Dokumentenerstellung auf der Basis offener Standards garantiert, dass jeder Output barrierefrei, durchsuch- und archivierbar sowie mehrkanalfähig ist.

Aus der Praxis

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Swisscom: Innovativer Service à la Suisse

Omnichannel-Kundenkommunikation bei Swisscom

Die Swisscom, größter Telekommunikationsanbieter in der Schweiz, gilt bei den Eidgenossen als Treiber der Digitalisierung. Das zeigt sich nicht zuletzt in der Kommunikation mit den Verbrauchern, wo man verstärkt auf den elektronischen Datenaustausch setzt. Grundlage dafür ist eine neue Herangehensweise bei der Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten und Inhalten.

  • Erstellen von jährlich 40 Mio. Dokumenten in vier Sprachen
  • Auf allen analogen und elektronischen Medien abrufbar
  • Höhere Performance gegenüber dem Altsystem

 

„Unsere Branche muss sich viel früher als andere auf die neuen Medien einstellen. Es werden künftig weitere Kanäle hinzukommen, die wir heute noch gar nicht kennen. Daher sollte man so früh wie möglich auch die technologische Grundlage dafür schaffen."

Swisscom
Philip Achermann
Swisscom

Zur Referenz

Compart: Dokumente erstellen auf die leichte Art: modern, intuitiv und für jedes Medium

Omnichannel Kundenkommunikation
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Gratis Infomaterial über Möglichkeiten einer neuen Wertschöpfung durch moderne Omnichannel-Plattformen.

Warum Compart?

Expertise für Datenströme aller Art

Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung in der Welt der Dokumente und Druckdatenströme

Innovation

Hochperformante Lösungen für modernes Omni-Channel Dokumenten- und Output Management

Trendsetter und Partner

Mitglied in Gremien zur Standardisierung von Prozessen der Kundenkommunikation (AFP Consortium, PDF Association, Doxnet, Bitkom, Unicode, AIIM)

Renommee

Mehr als 1.500 Kunden in knapp 50 Ländern, darunter...

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