Wer mit Massenjobs in der Dokumentenproduktion (Batchverarbeitung) zu tun hat, kennt das Dilemma: Nichts ist problematischer als Änderungen an einem Dokument unmittelbar vor dem Druck. In diesem Fall heißt es, in Sekundenschnelle aus einer hochvolumigen Datei ein einzelnes Schriftstück herauszufiltern. Erfahrungswerte aus der Praxis zeigen, dass sich in der Zeit zwischen der Erstellung und dem tatsächlichen Versand häufig Änderungen am Dokumenteninhalt ergeben. Kein Wunder, denn typischerweise liegen zwischen beiden Prozessen mitunter Wochen. Manche Firmen verschicken Dokumente wie Kontoauszüge, Rechnungen, Versicherungspolicen etc. immer nur zu einem bestimmten Stichtag. Eine besondere Herausforderung liegt vor allem darin, wenn das fehlerhafte Dokument schon gedruckt wurde.
Wichtig und wünschenswert für Unternehmen ist es demnach, bis unmittelbar vor dem Druck und selbst noch danach auf ein Einzeldokument zugreifen zu können - unabhängig davon, wie groß der Verarbeitungsjob ist. Gesucht wird ein IT-System, das alle Sendungen mit den darin enthaltenen Seiten bzw. Einzeldokumenten in einer Bildschirmansicht auflistet und den jeweiligen Bearbeitungsstatus anzeigt, wäre hier eine Lösung. Sie böte dem Sachbearbeiter in der Fachabteilung, aber auch den Mitarbeitern im Druckzentrum die Möglichkeit, noch während der Produktion einzugreifen.
Doch mit einer zuverlässigen Übersicht zum Druck-Status von Dokumenten allein ist es nicht getan. Es geht auch um den Servicegedanken. Eine Situation, in der ein Kunde anruft und nach seiner längst überfälligen Wertpapieraufstellung fragt, ist nicht nur theoretisch. Eine professionelle Reaktion des betreffenden Sachbearbeiters wäre in einem solchen Fall, einfach per Mausklick den Status des betreffenden Dokuments abzurufen: Wird es gerade gedruckt? Oder ist es schon auf der Kuvertierstraße? Oder gar schon abgeholt? Diese Auskunftsfähigkeit ist für die Reputation eines Unternehmens ein nicht zu unterschätzender Faktor.
Steuerung von Dokumenten-Workflow
Unternehmen und Organisationen mit einem hohen Dokumentenaufkommen benötigen IT-Tools, mit denen sich der gesamte Dokumenten-Workflow überwachen und steuern lässt. Dabei geht es im Wesentlichen um folgende Funktionen:
- Monitoring
- Realtime-Reporting
- Accounting
- Aussteuerung von kompletten Jobs und Einzeldokumenten
- Reprint
Das heißt: Ein skalierbares, internetbasiertes und auf die Massenverarbeitung ausgerichtetes IT-System gestattet den Anwendern (Fachabteilung, Output-Management), an jeder beliebigen Stelle des Dokumenten-Workflow einzugreifen - am besten, BEVOR die Daten an das Output-Management-System (OMS) übergeben werden. Doch selbst wenn diese schon auf dem Druckserver liegen, ist es noch nicht zu spät: Jobs lassen sich komplett stoppen und Einzeldokumente aussortieren - letzteres sogar noch während der Kuvertierung.
Das Grundprinzip eines solchen Systems besteht darin, einen möglichst hohen Automatisierungsgrad sowie eine durchgängige Prozesskette zwischen den einzelnen Phasen des Dokumenten- und Output-Management - Erstellung, Aufbereitung, Qualitätsprüfung, Produktion und nachgelagerte Weiterverarbeitung - zu schaffen. Konkret: Anhand verschiedener Suchkriterien (Kundenname/-adresse, Vorgangs-/Versicherung-/Kontonummer, Schlagwort etc.) lässt sich sowohl nach Sendungen als auch nach einzelnen Seiten eines Dokuments recherchieren - ob nun am PC-Arbeitsplatz oder im Druckzentrum bzw. dort, wo die Dokumente produziert und versendet werden.