Monitoring in der Kundenkommunikation

Überwachung, Analyse und Nachverfolgung im Dokumenten- und Output-Management

Monitoring und Auditing
der Dokumentenproduktion

Alle Prozesse rund um das Erstellen, Verarbeiten und Ausgeben von Dokumenten überwachen und lückenlos nachverfolgen

Moderne, hochautomatisierte Dokumentenproduktionssysteme verarbeiten und versenden heute mühelos Millionen von Nachrichten über unterschiedlichste Kanäle. Je dynamischer die Prozesse werden, desto wichtiger ist eine lückenlose Nachverfolgbarkeit, um Qualität, Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten. Dies ist aus drei Gründen essenziell:

Gesetzliche Vorgaben
verlangen Nachweise

Nur durch die systemübergreifende Erfassung und Konsolidierung aller Kommunikationsereignisse lässt sich nachweisen, welche Inhalte wann und über welchen Kanal versendet wurden.

Optimaler
Ressourceneinsatz

Eine durchgängige Sicht auf alle Produktionsschritte ermöglicht ein schnelles Verständnis der aktuellen Produktionslage und schafft die Grundlage, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Frühzeitige Erkennung von
Fehlerquellen

Unregelmäßigkeiten und Fehler lassen sich schon in frühen Prozessphasen identifizieren z.B. eine Verzögerung, ein Ausfall, eine SLA-Verletzung oder eine ungewöhnlich hohe Fehlerquote.

360-Grad-Blick
in der Dokumentenproduktion

Prozessdaten zentral bündeln

Alle relevanten Prozessdaten aus Softwareanwendungen und Produktionssystemen werden zusammengeführt und konsolidiert. Das schafft eine einheitliche Datenbasis.

Individuelle Berichte und Dashboards

Eine konsolidierte 360°-Sicht auf alle Systeme und Aktionen macht Abläufe klar nachvollziehbar. Das erleichtert Kontrolle, Abstimmung und Optimierung.

Engpässe und Fehler früh erkennen

Automatische Warnungen zeigen Abweichungen sofort an – etwa SLA-Verletzungen, Performance-Probleme oder Ausfälle. So sinken Risiken, Kosten und Stillstandszeiten.

Jede Kommunikation lückenlos nachverfolgen

Jedes Dokument ist über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg eindeutig identifizierbar. So werden gesetzliche Vorgaben erfüllt.

Verlust an Transparenz

Organisationen kämpfen mit zahlreichen Datensilos: Fusionen, heterogene Systeme und ausgelagerte Dienstleistungen zersplittern die Kommunikationsdaten. Dadurch können Unternehmen oft grundlegende Fragen kaum mehr beantworten, etwa:

Können wir im Falle einer Prüfung nachweisen, dass eine Pflichtmitteilung rechtzeitig verschickt wurde?
Welche Vorlage / welches Template kam zum Einsatz? Und wurde das Dokument verändert, und wenn ja: durch wen?
Wie viele Kunden mussten nach einer unbeantworteten E-Mail zusätzlich per Post kontaktiert werden – und welche Kosten sind dadurch entstanden?
Arbeiten wir effizient oder gibt es Optimierungspotenzial?

Omnichannel Kommunikation - Customer Communications Kanäle (Cloud, Email, SMS, Brief,...)

DocBridge® Auditrack verknüpft alle Kommunikationsereignisse über eine eindeutige Kennung.

Dadurch lässt sich der vollständige Weg einer Mitteilung – von der Erstellung über den Versand bis hin zur Antwort – lückenlos nachvollziehen.

DocBridge Auditrack Demo hier anfragen

Fragen Sie unsere Experten

x

Erhalten Sie die Beratung, Antworten und Lösungen, die Sie benötigen.

Jetzt anfragen

Kommunikationssilos auflösen.
Jede Kommunikation nachvollziehen.

Systemübergreifende Auswertung

Suche und Analyse

Automatisierte Berichte

Widgets und Dashboards

Intelligente Warnungen

Rollen und Rechte verwalten

Systemübergreifende Auswertung

Systemübergreifende Auswertung aller Ereignisse

DocBridge® Auditrack sammelt und konsolidiert sämtliche Ereignisse, die entlang der Dokumentenproduktionsstrecke entstehen: von Inputdateien, über Verarbeitungsschritte, Events, Druckaufträge, Versandkanäle bis hin zu Outputdateien. Die Software stellt diese Ereignisse strukturiert bereit und erlaubt sowohl einfache als auch komplexe Abfragen, um Produktionsketten transparent abzubilden. Dies ermöglicht eine vollständige Rückverfolgung aller Kommunikations- und Fertigungsprozesse bis auf Dokumenten- oder Sendungsebene.

KPI Monitoring für Dokumente - Dokumentenmanagement

Welchen Vorteil bietet die systemübergreifende Auswertung aller Ereignisse bei der Dokumentenproduktion?

Sie macht verteilte Log- und Prozessdaten auswertbar.
Sie schafft End-to-End-Transparenz über die gesamte Produktionsstrecke.
Sie ermöglicht konsistente Analysen ohne Datenbrüche.
Sie erleichtert Audits, Fehleranalysen und regulatorische Nachweise.

Suche und Analyse

Flexible Such- und Analysefunktionen

Mit der einfachen Suche lassen sich typische Fragestellungen wie die Verfolgung einer Charge, einer Sendung oder eines Dokuments abbilden. Filter, Kriterien und Aggregationen können per GUI definiert werden.
Für anspruchsvollere Auswertungen steht die erweiterte Suche zur Verfügung. Sie erlaubt Abfragen in SQL, JavaScript oder Groovy, sodass Daten frei modelliert, transformiert und in Tabellen- oder JSON-Form ausgegeben werden können. Auch komplexe Berechnungen wie SLA-Analysen, Produktionsstatistiken oder zeitbasierte Auswertungen lassen sich damit flexibel umsetzen.

Welche Such- und Analysefunktionen sind in der Dokumentenproduktion möglich?

Standardrecherchen (Sendung, Charge, Dokument) per GUI.
Filter, Kriterien und Aggregationen lassen sich ohne Programmierung definieren.
Erweiterte Abfragen (SQL, JavaScript, Groovy) ermöglichen tiefgehende Analysen.
SLA-Prüfungen, Zeitvergleiche oder Produktionsstatistiken lassen sich individuell umsetzen.

Automatisierte Berichte

Automatisierte Berichte und Dokumentation der Dokumentenproduktion

DocBridge® Auditrack ermöglicht es, beliebige Abfragen als Berichte aufzubereiten – etwa in PDF, HTML, XLS oder CSV. Diese Berichte können direkt angezeigt, gespeichert, versioniert oder regelmäßig automatisiert generiert werden. Zeitpläne lassen sich über Cron-Definitionen frei gestalten, sodass periodische Berichte (täglich, wöchentlich, monatlich oder individuell getriggert) automatisiert an definierte Empfänger verteilt werden können.

Auditing - Analyse der Dokumente bzgl. Prozess, Workflow und Performance

Widgets und Dashboards

Widgets und Dashboards zur Echtzeitvisualisierung

Für ein schnelles Verständnis der Produktionslage bietet DocBridge Auditrack eine Vielzahl grafischer Auswertungen. Ergebnisse von Abfragen werden als Widgets dargestellt (z. B. Balkendiagramme, Zeitachsen, Histogramme, Donuts, Manometer). Diese Widgets lassen sich flexibel kombinieren, gruppieren und in Dashboards integrieren.
Damit entsteht eine übersichtliche visuelle Steuerungszentrale, die aktuelle Produktionszahlen, Auslastungen, Fehlerindikatoren oder Kanalverteilungen in Echtzeit zeigt. Entscheider und Fachabteilungen können datenbasierte Entscheidungen treffen, ohne sich durch Rohdaten kämpfen zu müssen.

Monitoring in der Dokumentenproduktion - automatisiert Dokumente überwachen

Wie helfen Widgets und Dashboards bei der Echtzeitvisualisierung der Dokumentenproduktion?

Sie übersetzen komplexe Daten in verständliche grafische Elemente.
Sie zeigen Auslastungen, Fehler und Prozessstände in Echtzeit.
Sie unterstützen Fachbereiche und Entscheider mit klaren Handlungssignalen.
Sie ermöglichen individuelle Dashboards als zentrale Steuerungsansicht.

Intelligente Warnungen

Intelligente Warnungen und proaktives Monitoring

Ein zentrales Element von DocBridge® Auditrack ist die Möglichkeit, Warnungen auf Basis definierter Kennzahlen oder Abfrageergebnisse zu konfigurieren. Wird ein Schwellenwert überschritten – etwa eine Verzögerung, ein Ausfall, eine SLA-Verletzung oder eine ungewöhnlich hohe Fehlerquote – löst das System automatisch eine Benachrichtigung aus.
Warnungen können per Portal oder E-Mail zugestellt werden und lassen sich flexibel planen oder abonnieren. Dadurch entsteht ein proaktives Monitoring, das Probleme erkennt, bevor sie in der Produktion spürbare Auswirkungen haben.

Warum sind intelligente Warnungen und proaktives Monitoring in der Dokumentenproduktion essenziell?

Probleme werden erkannt, bevor sie Auswirkungen auf die Produktion haben.
Schwellenwerte und Regeln automatisieren die Überwachung kritischer Prozesse.
Benachrichtigungen per Portal oder E-Mail erreichen sofort die relevanten Personen.
SLA-Verletzungen, Ausfälle oder Fehlerquoten werden frühzeitig sichtbar.

Rollen und Rechte verwalten

Rollen- und Rechteverwaltung für maximale Sicherheit

Die Software bietet eine umfassende Benutzer-, Rollen- und Gruppenverwaltung. Administrierende können exakt steuern, wer welche Suchen, Berichte, Warnungen oder Dashboards sehen, bearbeiten oder teilen darf. Auch die Zugriffskontrolle auf Ereignisse, Datenquellen und Systemfunktionen ist granular regelbar.
Diese Governance-Mechanismen stellen sicher, dass sensible Produktions- und Kundendaten jederzeit geschützt bleiben und nur autorisierte Personen auf die jeweiligen Inhalte zugreifen können.

Wie funktioniert die Rechte- und Rollenverwaltung?

Durch eine klare Zuordnung von Benutzer*innen zu Rollen und Gruppen mit definierten Berechtigungen
Durch granular steuerbare Zugriffsrechte auf Suchen, Berichte, Dashboards, Ereignisdaten und Systemfunktionen.
Durch differenzierte Freigabemechanismen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen sensible Inhalte sehen oder verändern dürfen.
Durch integrierte Governance-Funktionen, die Compliance, Auditierbarkeit und Datensicherheit gewährleisten.

Worauf kommt es an?

Datenqualität

Datenqualität

Nur saubere, vollständige und konsistente Ereignisdaten ermöglichen zuverlässige Analysen und Entscheidungen.

Systemübergreifende Transparenz

Systemübergreifende Transparenz

Eine durchgängige Sicht über alle Systeme hinweg schafft Transparenz, minimiert Risiken und verkürzt Reaktionszeiten.

Nachweisbarkeit

Nachweisbarkeit

Jede Aktion, jeder Prozessschritt und jedes Ereignis muss eindeutig belegbar sein, um Compliance, Audits und Reklamationen sicher abzudecken.

Sicherheit

Sicherheit

Rollen- und Rechtekonzepte müssen sicherstellen, dass sensible Produktions- und Kundendaten geschützt und nachvollziehbar genutzt werden.

Anwendungsszenarien

1 Transparenz über die gesamte Kundenkommunikation

2 360-Grad-Überwachung der Produktion

3 Kostenkontrolle durch Auswertung der richtigen Kennzahlen

4 Warnsystem bei Überschreitung vordefinierter Schwellenwerte für Indikatoren

1 Transparenz über die gesamte Kundenkommunikation

Ziel

HDI möchte volle Transparenz über die gesamte Kundenkommunikation schaffen und alle Schritte der Dokumentenproduktion in Echtzeit nachvollziehbar machen. Gleichzeitig sollen Prozesse optimiert, Digitalisierungsquoten erhöht und Kosten – insbesondere Porto – reduziert werden.

Herausforderung

Die Dokumentenproduktion ist hochvolumig, komplex und verteilt über verschiedene Systeme, wodurch Störungen und Engpässe oft zu spät erkannt werden. Zudem fehlen konsolidierte Daten, um regulatorische Anforderungen, Performance-Analysen und eine zuverlässige Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden sicherzustellen.
Lösung.

Lösung

Mit DocBridge® Auditrack führte HDI ein konzernweites Auditing-System ein, das Metadaten aus allen Output-Kanälen zusammenführt, tagesaktuelle Auswertungen liefert und automatisch Störungen meldet. Dadurch wird der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments transparent, Prozesse lassen sich schneller optimieren, und die Mitarbeiter erhalten jederzeit verlässliche Informationen für Kundenservice und Qualitätssteigerung.

2 360-Grad-Überwachung der Produktion

Ziel

Eine vollständig transparente Produktionskette schaffen, in der jede Datei, jeder Verarbeitungsschritt und jede Ausgabe jederzeit nachvollziehbar ist.

Herausforderung

Bestehende Abfrage- und Berichtssysteme sind oft zu unflexibel, um komplexe Prozessketten abzubilden. Daten liegen verteilt in unterschiedlichen Systemen und Logquellen, wichtige Informationen aus vor- oder nachgelagerten Prozessschritten fehlen häufig, sodass kein vollständiges Gesamtbild entsteht.

Lösung

DocBridge® Auditrack konsolidiert alle Ereignisse zentral, verbindet Prozessschritte kontextbezogen und ermöglicht Echtzeit-Transparenz sowie vollständige Rückverfolgung bis auf Dokument- und Sendungsebene.

3 Kostenkontrolle durch Auswertung der richtigen Kennzahlen

Ziel

Kosten in der Dokumentenproduktion präzise identifizieren, steuern und optimieren – von Produktionsvolumen bis Prozessineffizienzen.

Herausforderung

Ohne einheitliche Kennzahlen und aussagekräftige Analysen bleiben Kostentreiber unsichtbar, und strategische Entscheidungen basieren zu häufig auf Schätzungen statt Fakten.

Lösung

Mit flexiblen Abfragen, individuellen KPIs und aussagekräftigen Produktionsstatistiken zeigt Auditrack klar auf, wo Kosten entstehen und welche Maßnahmen zu Effizienz und Einsparungen führen.

4 Warnsystem bei Überschreitung vordefinierter Schwellenwerte für Indikatoren

Ziel

Störungen, SLA-Verletzungen oder steigende Fehlerquoten frühzeitig erkennen und sofort reagieren können, bevor sie die Produktion beeinträchtigen.

Herausforderung

Manuelle Überwachung ist fehleranfällig und viel zu langsam, um kritische Abweichungen rechtzeitig zu identifizieren.

Lösung

Auditrack überwacht definierte Indikatoren automatisiert, löst bei Grenzwertüberschreitungen Warnungen aus und informiert zuständige Personen über Portal oder E-Mail für sofortige Maßnahmen.

Compart: Ihr Anbieter für aussagekräftiges Monitoring in der Kundenkommunikation

HDI: Auditing in der Kundenkommunikation

Tagesaktuelle Auswertungen, Ad-hoc-Abfragen sowie schwellenbasierte Warnmeldungen liefern wichtige Informationen zum Lebenszyklus eines Schriftstücks, decken Störungen im Versand oder in der Produktion frühzeitig auf. Erfahren Sie mehr.

HDI Use Case lesen

DocBridge® Auditrack: Monitoring, Auswertung und Rückverfolgbarkeit von Prozessen, Systemen und Ereignissen in der Kundenkommunikation

Hauptziel der Compart-Software ist es, Kennzahlen zur Dokumentenproduktion aus dezentralen Datenquellen entlang der gesamten Wertschöpfungskette in einem zentralen Repository zu speichern, um Berichte, Charts oder Dashboards generieren zu können. So ist es möglich, das Dokument selbst sowie alle relevanten Ereignisse während des gesamten Kommunikationsprozesses zu verfolgen. DocBridge® Auditrack kann somit für die Produktionsüberwachung und Auftragsplanung oder für Auditanfragen eingesetzt werden. DocBridge® Auditrack kann ein Transparenz herstellen, die für gewöhnlich durch die Ausführung von sequentiellen Dokumentenprozessen in komplexen Produktionsabläufen verloren geht.

Auditing Software

Informativ

Auditing und Monitoring von Dokumenten und Prozessen

Transparenz in der Dokumentenproduktion

Das aktuelle White Paper "Auditing in der Multichannel-Kommunikation" klärt darüber auf, wie Unternehmen trotz zunehmender Komplexität nicht den Überblick über die Prozesse ihrer Kundenkommunikation verlieren und auf plötzliche Veränderungen oder auch Störungen in der Dokumentenproduktion reagieren können.

White Paper sichern