Konsolidieren Sie Ihre Briefsendungen und profitieren Sie von Teilleistungsnachlässen und Portorabatten!

Vorsortierung, Selbstanlieferung beim zuständigen Briefzentrum (BZA), DV-Freimachung und, und, und...
Portooptimierung umfasst viele Aspekte. Hier die wichtigsten Möglichkeiten, um dauerhaft Portokosten für Dialogpost, Infopost und Serienbriefe zu senken.

Maximale Portooptimierung, minimalen Portokosten 

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Konsolidierung von Massen­sendungen

Massensendungen vorsortieren und selbst anliefern

Tatsache ist: Teilleistungen zur Konsolidierung von Massensendungen (Vorsortierung/Anlieferung) bergen ein erhebliches Einsparpotenzial bei den Portokosten. Je höher das Sendungsvolumen und je mehr Aufgaben in Eigenregie übernommen werden, desto größer die Ersparnis. So gewährt die Deutsche Post (DPAG) beispielsweise bei einem täglichen Sendungsvolumen von mehr als 25.000 Briefen 18 Prozent Portorabatt, wenn das Unternehmen beim zuständigen Briefzentrum (BZA) selbst einliefert.

Warum sollten Sie Ihre Briefsendungen konsolidieren?
  • Bis zu 20 % Porto sparen - durch eine IT-gestützte Vorsortierung von Massensendungen.
  • Und: Mit der Selbstanlieferung beim zuständigen Briefzentrum (BZA) profitieren Sie von noch mehr Portonachlässen!

DV-Freimachung

Elektronisch frankieren - am besten mit neuer Frankier-ID

Briefe kann man unterschiedlich frankieren: Briefmarke kleben, Frankiermaschine benutzen, elektronisch freimachen (DV-Freimachung). Bei letzterem ermittelt eine Software die Entgelte und bringt einen Data-Matrix-Code direkt beim Dokumentendruck im Kuvertfenster.

Der Nutzen:
  • Die Deutsche Post AG (DPAG) gewährt bei elektronisch frankierten Sendungen erhebliche Portorabatte
  • Man muss nicht in teure Frankiermaschinen investieren
  • Die bei Frankiermaschinen üblichen Zusatzkosten (Abschreibung, Servicegebühren, hoher Tintenverbrauch) entfallen
  • Und: Wer zudem die Auflagen des seit Anfang 2018 von der Deutschen Post AG (DPAG) gewährten Infrastrukturrabatts erfülllt (Frankier-ID), spart zusätzlich.

Weitere Vorteile:
  • Gesamtentgelt wird bequem vom Konto abgebucht (kein Portokauf im Voraus notwendig)
  • DV-freigemachte Sendungen sind nach dem Kuvertieren sofort versandfertig
  • DV-Freimachung bietet die Möglichkeit, das Produkt "Premiumadress" der Deutschen Post AG zu nutzen (Verbesserung der Adressqualität)
  • Software liefert auf Knopfdruck die exakten Portokosten (höhere Transparenz)
  • Rationelle Bearbeitung, denn zu jeder Einlieferung DV-freigemachter Sendungen werden die erforderlichen Unterlagen, eine detaillierte Entgeltabrechnung sowie ein Versandplan automatisch erstellt
Warum DV-Freimachung?
  • Frankiermaschine war gestern. Heute gibt es Software für die elektronische Frankierung nach den Regeln der Deutschen Post und anderer Dienstleister.
  • Ihr Gewinn? Portorabatte in zweistelliger Höher

Adressqualifizierung

Qualifiziertes Adressmanagement mit Premiumadress (Deutsche Post)

Die Praxis zeigt: Wer jährlich Sendungen in sechs- oder siebenstelliger Höhe versendet, ist permanent mit Überprüfung der Empfängeradressen beschäftigt. Ein aufwändiger Spaß und ein teurer zudem. Denn trotz verschiedener Dienste zur Adressqualifizierung, die Postdienstleister anbieten (z. B. Premiumadress der DPAG): Es bleibt ein hohes Risiko an Rückläufern.

Qualifiziertes Adressmanagement ist keine Sache, die man nebenher macht. Ohne professionelle Unterstützung durch IT-Lösungen für die automatisierte und zuverlässige Anschriftenvalidierung geht hier nichts. Die Herausforderung: aus jedem beliebigen Datenstrom die Adresse zu extrahieren, auf Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen und die betreffende Sendung gegebenenfalls auszusteuern - BEVOR die Post an den Dienstleister übergeben wird.

Keine Portoverluste mehr durch unzustellbare Sendungen!

Die Flexibilität der Prozesssteuerung im DocBridge® Pilot erlaubt es Ihnen an jedem beliebigen Punkt der Dokumetenverarbeitung die Adressqualifizierungsdienste Ihres bevorzugten Adressmanagement-Dienstleister einzubinden.

Warum Adressqualifizierung?

Durchschnittlich 20% beträgt in einem Unternehmen der Anteil an Sendungen, die nicht zugestellt werden können. Der Grund: falsche oder veraltete Anschriften. Warum nicht auf ein qualifiziertes Adressmanagement setzen?

  • Überlassen Sie deshalb Ihre Adresspflege nicht dem Zufall!
  • Holen Sie sich Unterstützung durch IT-Lösungen, die zuverlässig aus jedem beliebigen Datenstrom Adressen extrahieren und auf Korrektheit prüfen.

Sendungsbündelung

Dokumente zusammenführen zu portooptimierten Sendungen

Das Zusammenführen von Dokumenten unterschiedlichen Typs und Formats ist bares Geld wert: Statt an ein- und denselben Empfänger jede Korrespondenz einzeln zu versenden, bündelt man sie zu einer Sendung und reduziert damit die Portokosten. Vor allem bei Massenaussendungen und Werbesendungen (Dialogpost) liegt hier immer noch ungeahntes Einsparpotenzial.

Warum Sendungsbündelung?

Identifizieren und Bündeln Sie verschiedene Dokumente zu einer Sendung. Anhand von Parametern wie Postanschrift oder Kundennummer. Automatisiert und für jedes Dokumentenvolumen.

Zentraler Versand von Office-Dokumenten

Individualkorrespondenz in den zentralen Versand integrieren

Viele Dokumente werden lokal erstellt, gedruckt, kuvertiert und versendet - beispielsweise am PC-Arbeitsplatz oder auf dem Notebook von Außendienstmitarbeitern. Wie umständlich - und teuer dazu! Denn abgesehen von den vielen fachfremden Tätigkeiten, die Sachbearbeiter übernehmen: Diese dezentralisierte Arbeitsweise geht auch zu Lasten der Portokosten.

Besser: Man übergibt die fertige Korrespondenz (Office-Dokumente) an den zentralen Dokumentenversand und lässt sie dort auch elektronisch frankieren (DV-Freimachung). Am besten mit einer leistungsfähigen Software, die alle Aspekte, um Portokosten zu senken, berücksichtigt. Das hat den Vorteil, dass diese Individualkorrespondenz mit Standarddokumenten (Werbung, Kontoauszüge, Rechnungen etc.) unter Aspekten der Portooptimierung gebündelt werden kann.

Mit DocBridge® FileCab kombinieren Sie individuelle Korrespondenz mit zentralem Druck, Weiterarbeitung und Versand.

Warum Zentralisierung von Individualkorrespondenz?

Schluss mit dem dezentralen Versand von Office-Dokumenten! Übergeben Sie Ihre lokal erstellte Korrespondenz (PC-Arbeitsplatz) an die zentrale Dokumentenverarbeitung Ihres Unternehmens.

  • Das spart nicht nur Portokosten, sondern erhöht auch die Prozessicherheit.
  • Halbieren Sie die Kosten Ihrer Kunden­kommunikation! Folgen Sie dem Beispiel der WWK Versicherung und erfahren Sie in unseren Anwenderbericht, wie auch Sie 100% ROI innerhalb von 12 Monaten realisieren können indem Sie die Kosten für Druck und Versand von Einzeldokumenten halbieren.

Worauf kommt es an?

Partner

Partner

Spezialisten für Adressmanagement, DV-Freimachung und Versand von Massensendungen unterstützen in allen Aspekten der Portooptimierung

Technologie

Technologie

Zukunftsfähige IT-Lösungen optimieren vorhandene Versandstrukturen und schaffen somit die Grundlage für langfristige Portoeinsparungen.

Know-how

Know-how

Umfassende Expertise zu Datenströmen und deren Aufbereitung wie Analyse, Modifizierung, Klassifizierung, Konvertierung, Splitten/Mischen und Bündeln.

Strategie

Strategie

Der digitale Versand eröffnet neue Wege zur Portooptimierung mit einem omnichannel-fähigen Output-Management als zentrale Drehscheibe für den Dokumentenversand.

Aus der Praxis

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Automatisierte zentrale Dokumentenproduktion

WWK: Keine Portoverluste mehr bei lokal erstellten Office-Dokumenten

Deutschlands "Bester Lebensversicherer" integriert seine dezentrale Briefschreibung in die automatisierte, zentrale Dokumentenproduktion mit der Software DocBridge® FileCab zur Steuerung und Optimierung von Sendungen.

  • Reduzierte Fertigungskosten pro Sendung
  • Höhere Produktivität (kein dezentraler Versand mehr)
  • Höhere Prozesssicherheit (integrierte Plausibilitätsprüfung)

 

„DocBridge Suite besitzt große Stärken in der
Sendungsbündelung sowie für die Portooptimierung."

WWK Lebensversicherung
Rudi Wolf
WWK Lebensversicherung

Zur Referenz

IT-gestützte Bündelung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

IT-gestützte Bündelung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Nordrhein-Westfalens größter kommunaler Druckdienstleister automatisiert seine Dokumentensortierung und spart Porto.

  • Automatisierte Bündelung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen (optimales Druck-Handling)
  • Weniger Kuverts und Porto
  • Wegfall der manuelllen Sortierung (Einsparung von zwei Arbeitstagen)

 

„Dank DocBridge Pilot sind menschliche Fehler bei der Verarbeitung heute nahezu ausgeschlossen."

Jan Tümce, KRZ Minden-Ravensberg/Lippe
Jan Tümce
KRZ Minden-Ravensberg/Lippe

Zur Referenz

Automatisierte Vorsortierung

Schwedische Polizei (Polismyndigheten): Automatisierte Vorsortierung mit DocBridge® Pilot

Früher gingen der schwedischen Polizei (Polismyndigheten) etliche Portorabatte durch die Lappen. Der Grund: Die hochvolumigen Druckdateien (Batch-Files) waren weder nach Empfänger noch nach ZIP-Code sortiert. Mit der Etablierung eines zentralen Druckzentrums und einer leistungsfähigen Output-Management-Lösung hat sich die Situation grundlegend geändert.

  • Bessere Ausschöpfung von Portorabatten
  • Mehr Transparenz in der Dokumentenproduktion
  • Automatische Vorsortierung

 

Schwedische Polizei
Schwedische Polizei
(Polismyndigheten)

Zur Referenz

Niedrige Portokosten durch duale Zustellung

Burgenland: Niedrige Portokosten durch duale Zustellung

Österreichs östlichstes Bundesland digitalisiert zunehmend die Kommunikation mit den Bürgern und profitiert dadurch von erheblichen Einsparungen beim Dokumentenversand.

  • Reduzierte Portokosten durch Zentralisierung
  • Portooptimierung durch elektronischen Zustelldienst (eZD)
  • Trend zur Digitalisierung (duales Versandsystem)

 

„Durch die Zentralisierung des Output-Managements und die damit verbundene Bündelung von Dokumenten unterschiedlichen Typs sparen wir erheblich Porto."

Franz Koch, Erstes Burgenländisches Rechenzentrum (EBRZ), Österreich
Franz Koch
Burgenländisches Rechenzentrum (EBRZ)

Zur Referenz

Infrastrukturrabatt Deutsche Post - neuer Portorabatt für Briefsendungen
Wissenswert

Neuer Infrastrukturrabatt der Deutschen Post AG

Für Geschäftskunden bietet die DPAG seit Januar 2018 einen neuen Portorabatt bei Briefsendungen. Lesen Sie dazu die Pressemitteilung.

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