DocBridge® FileCab

Zentrale Verarbeitung von Office-Dokumenten mit Qualitätsprüfung

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Nutzen

  • Produktivität
    Durch den Wegfall von fachfremden Tätigkeiten (Drucken, Kuvertieren, Frankieren, Tonerwechsel) kann sich der Sachbearbeiter voll und ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
  • Compliance
    DocBridge® FileCab bietet einen umfassenden, regelbasierten Qualitätscheck, so dass das Unternehmen mehr Sicherheit bei der Einhaltung von internen und externen Richtlinien auch bei der Individualkorrespondenz hat.
  • Portokosten
    Durch die Einbettung der Individualkorrespondenz in die Massenverarbeitung ergibt sich die Chance, Dokumente aus unterschiedlichen Bereichen an ein- und denselben Empfänger zu einer einzigen Sendung zusammenzuführen (Vermeidung von zusätzlichem Porto).
  • Kosten
    Studien belegen, dass der Aufwand für Druck und Versand um bis zu 30 Prozent sinkt, wenn die mit Office-Anwendungen erstellten Dokumente in das zentrale Output-Management integriert werden.
  • Adressqualität
    Vermeiden Sie unnötige Kosten durch nicht zustellbare Sendungen. DocBridge FileCab prüft jedes Dokument auf Plausibilität und Regelkonformität der Adresse.
  • Nachvollziehbarkeit
    Zuführung der Individualkorrespondenz in die Zentralverarbeitung und deren Zusammenführung mit anderen Dokumenten eines Geschäftsvorganges erlaubt die lückenlose Dokumentation der Kommunikationshistorie.

Vorteile

  • Qualitätssicherung
    Prüfung produktionsrelevanter Kriterien bereits bei der Erstellung des Dokuments.
  • Vorschau in Echtzeit
    DocBridge® FileCab enthält ein Tool (Viewer) zur visuellen Kontrolle des zu versendenden Dokuments.
  • Corporate Design
    Mit DocBridge® FileCab lässt sich eine Layoutprüfung anhand vordefinierter Kriterien etablieren, so dass jedes Office-Dokument nur dann versendet wird, wenn es dem Corporate Design entspricht.
  • Nachhaltigkeit
    Reduzierung von Papier und anderen Ressourcen (Tinte/Toner/Elektrizität) durch Einsparung von lokaler Hardware (Drucker/Multifunktionsgeräte in den Abteilungen).
  • Benutzerkomfort
    DocBridge® FileCab fungiert wie ein Druckertreiber. Der Sachbearbeiter kann sich auf seine fachlichen Tätigkeiten konzentrieren, ohne eine neue Anwendung erlernen und bedienen zu müssen.
  • Investitionsschutz
    DocBridge® FileCab greift auf die robusten Funktionen der DocBridge® Familie zurück, basiert auf state-of-the-art-Technologien und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Auf einen Blick

Zentrale Dokumentenverarbeitung und zentraler Dokumentendruck mit DocBridge® FileCab

Warum DocBridge?

DocBridge© Suite bietet hochleistungsfähige, plattformunabhängige und skalierbare Softwarelösungen für das Omni-Channel-Dokumenten-Management.

  • Spezialisten für Omnichannel-Dokumenten- und Output-Management
  • "Brücke" zwischen analoger und digitaler Dokumentenwelt
  • Zugang zu modernen digitalen Kommunikationskanälen
  • Expertise für Dokumentenanalyse, -prüfung und konvertierung sowie für Sendungsbündelung, Portooptimierung inklusive DV-Freimachung
  • Profundes Technologie- und Beratungs-Know-how für Batch- und Einzelverarbeitung

Das Unternehmen Compart mit Hauptsitz in Deutschland ist seit mehr als 25 Jahren auf dem Markt präsent und verfügt über Niederlassungen sowie ein Partnernetzwerk in Europa, Nord- und Lateinamerika sowie in Afrika.

Compart unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Produktion und Verteilung von Dokumenten durch Anwendungen für die rechtskonforme (Compliance) und effiziente Verarbeitung hoher Datenvolumina sowohl im Batch- als auch im Transaktionsverfahren.

Die Produktfamilie DocBridge®, die von Compart entwickelt, vertrieben und betreut wird, deckt den gesamten Prozess eines Dokumenten- und Output-Managements ab: die Erstellung, Aufbereitung und Ausgabe von Informationen auf jedem physikalischen und elektronischen Kanal.

Weltweit genießt das Unternehmen den Ruf als Trendsetter. Mehr als 1.400 Kunden aus unterschiedlichen Branchen in über 45 Ländern (u.a. Banken, Versicherungen, Energieversorger, Telekommunikationsanbieter, Druckdienstleister, öffentliche Verwaltung, Logistik, Gesundheitswesen) arbeiten mit Applikationen von Compart.

Schnittstelle zwischen Sachbearbeiter und zentralem Output-Management 

DocBridge® FileCab ist eine Software für das Sammeln, Prüfen und Übergeben von Office-Dokumenten an die zentrale Dokumentenverarbeitung eines Unternehmens. Sachbearbeiter können damit ihre am Arbeitsplatz (PC, Laptop) erstellte Korrespondenz gegen verschiedene, vom Unternehmen definierte Kriterien und Regelwerke prüfen, bevor sie diese an das zentrale Output-Management weiterleiten. Die Prüfung erfolgt direkt nach der Erstellung in der Office-Anwendung. Dadurch erhöht sich die Prozessqualität erheblich.

Optional kann das zentrale Einsammeln der Individualkorrespondenz mit einem Freigabe-Workflow kombiniert werden, der über das Zusatzmodul Document Desktop, eine Webanwendung, ermöglicht wird. Dadurch lässt sich die formelle, regelbasierte Prüfung um eine visuelle, inhaltliche Qualitätssicherung ergänzen.


DocBridge® FileCab:
Office-Dokumente zentral drucken, versenden und archivieren

So nützlich kann die zentrale Verarbeitung von Office-Dokumenten sein: Unser Video zeigt Ihnen warum.

Die Software: Hauptfunktionen und Konzept

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Architektur und Komponenten

DocBridge® FileCab

DocBridge® FileCab besteht aus vier Komponenten:

Druckertreiber

Ein Druckertreiber, der als Schnittstelle zwischen den Office-Anwendungen und dem FileCab-Client fungiert.

FileCab-Client

Ein FileCab-Client, der die formelle, regelbasierte Qualitätsprüfung durchführt und im Fehlerfall dem Benutzer eine visuelle Rückmeldung gibt. Dabei werden auch Metadaten, die für die Weiterverarbeitung (Archivierung, Postversand, E-Mail-Versand) benötigt werden, extrahiert. Außerdem ermöglicht der FileCab-Client die individuelle Beilagenzusteuerung und die Erfassung zusätzlicher Metadaten, falls gewünscht.

Document Collector

Ein Document Collector, einer zentralen Servereinheit, welche die gesamte Individualkorrespondenz aller angeschlossenen FileCab-Clients einsammelt. Sie selektiert die zur Prüfung anstehenden Dokumente für den Freigabe-Workflow und übergibt die freigegebenen Vorgänge zu definierten Zeitpunkten an die angeschlossene zentrale Druckverarbeitung.

Document Desktop

Ein Document Desktop, einer Webanwendung, die die zur Prüfung anstehenden Vorgänge zur Freigabe präsentiert und die Entscheidung erfasst.

Funktionen im Detail

Was kann DocBridge® FileCab

  • Dokumentenempfang
    über die Druckausgabe von Office-Anwendungen
  • Prüfung produktionsrelevanter Kriterien
    bereits bei der Dokumentenerstellung
  • Layoutprüfung
    nach vordefinierten Kriterien
  • Integrierter Viewer
    zur visuellen Kontrolle
  • Automatisierter
    Adress-Check
  • Manuelle
    oder automatische Beilagensteuerung
  • Zentrale
    und lokale Beilagenzusteuerung
  • Zerlegen von Druckdaten
    Splitten
  • Mehrstufiger
    Freigabe-Workflow
  • Definition
    von Dokumententyp-spezifischen Regelwerken
  • Automatische Extraktion
    und manuelle Erfassung von produktionsrelevanten Metadaten
  • Zentrales Einsammeln
    dezentral erzeugter Dokumentenströme
  • Übergabe von Dokumenten
    an zentrales Output-Management

Neuerungen

Aktuelle Releases

Die Produkte der DocBridge® Familie werden in regelmäßigen Zyklen weiterentwickelt, um den neuesten Standards zu entsprechen, Kundenbedürfnisse abzudecken und zukunftssichere Innovationen zu bieten.

Alle aktuellen und vergangenen Releases finden Sie im Kundenbereich.

  • Aktuelles Release
    DocBridge® FileCab 2.10

Unterstützte Formate

Unterstützte Formate

  • AFP
  • HTML
  • PostScript
  • SVG
  • Rasterformate
  • PDF
  • PCL 6
  • IPDS
  • PCL 5
  • (s. Compart Matrix)
Compart Matrix

Eine vollständige Übersicht der unterstützten Ein- und Ausgabeformate finden Sie in der Compart Matrix.

Compart Matrix

Anwendungsszenarien

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WWK Lebensversicherung reduziert Produktionskosten pro Sendung

Zentrale Verarbeitung von Office-Dokumenten

Eine höhere Produktivität und Prozesssicherheit zu erzielen, war für die WWK der Hauptgrund, um ihre Individualkorrespondenz in die Transaktionsverarbeitung (Batch) einzubetten. In den Workflow ist eine Plausibilitätsprüfung integriert, so dass das Risiko für den Sachbearbeiter, fehlerhafte Dokumente zu erstellen, gegen Null geht.

Zentrale Drehscheibe ist ein Output-Management-System (OMS), basierend unter anderem auf DocBridge® Pilot zur Aufbereitung der Dokumente für Druck und Versand. Dieses OMS „kooperiert“ mit der Software DocBridge® FileCab, die sämtliche lokal erstellte Korrespondenz „einsammelt“, validiert und an das OMS übergibt.

„Compart besitzt einen exzellenten Ruf als Spezialist für Datenströme und mehrkanalfähiges Output-Management."

Rudi Wolf WWK Lebensversicherung
Rudi Wolf
WWK Lebensversicherung

Zur Referenz

Zentraler Dokumentendruck mit vielen Vorteilen

Ziel

Hunderte von Kundenanfragen müssen täglich beantwortet werden. Ziel ist es, Mitarbeiter von fachfremden Tätigkeiten (Drucken, Unterschreiben, Kuvertieren) zu entlasten und gleichzeitig die Regelkonformität der Antwortschreiben hundertprozentig sicherzustellen.

Lösung

Mittels DocBridge® FileCab wird ein zentraler Dokumentenpool etabliert. Die Sachbearbeiter erstellen die Briefe, die direkt in der Office-Anwendung nach vorgegebenen Kriterien geprüft, anschließend auf einem Webserver abgelegt und bei Bedarf durch eine andere Instanz freigegeben werden ("Vier-Augen-Prinzip").

Abschließend werden die Dokumente an das zentrale Output-Management übergeben und auf dem gewünschten Kanal versendet.

Nutzen
  • Sachbearbeiter: mehr Ressourcen für das Kerngeschäft
  • Reduzierung der Portokosten
  • Sicherung der Regelkonformität (Compliance/Corporate Identity)

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