Überlassen Sie Ihre Dokumentenqualität nicht dem Zufall!

Was tun, wenn die gesetzlichen Anforderungen in der Dokumentenverarbeitung zunehmen? Fakt ist: Unternehmen müssen immer komplexere Auflagen für Archivierung, Reporting und Datenschutz beachten. Außerdem: Die Personalisierung in der Kundenkommunikation steigt - und macht das Handling der variablen Daten zu einer ernsten Herausforderung. Gut beraten, wer über eine IT-gestützte, automatisierte Qualitätssicherung verfügt, basierend auf stringenten Strategien. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt Ihnen das White Paper "7 Praxistipps für das sichere Management individualisierter Kommunikation".
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Überlassen Sie Ihre Dokumentenqualität nicht dem Zufall!

Was tun, wenn die gesetzlichen Anforderungen in der Dokumentenverarbeitung zunehmen? Fakt ist: Unternehmen müssen immer komplexere Auflagen für Archivierung, Reporting und Datenschutz beachten. Außerdem: Die Personalisierung in der Kundenkommunikation steigt - und macht das Handling der variablen Daten zu einer ernsten Herausforderung. Gut beraten, wer über eine IT-gestützte, automatisierte Qualitätssicherung verfügt, basierend auf stringenten Strategien. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt Ihnen das White Paper "7 Praxistipps für das sichere Management individualisierter Kommunikation".

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Best Practice

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Dokumentenprüfung - worum geht es hier eigentlich?

Änderungen an der IT: Stimmen Ihre Dokumente auch noch nach Softwareupdate?

Änderungen an den dokumentengenerierenden Systemen sind heute gang und gäbe - und bleiben nicht ohne Folgen für die Dokumentenerstellung. Doch wer weiß auf Anhieb, wie sich Modifikationen auf die Qualität der Dokumente auswirken. Wohl kaum ein Unternehmen hat die Ressourcen, bei jedem Update die daraus resultierenden neuen Dokumente gegen die bestehenden Vorlagen  zuverlässig zu prüfen. Besser, weil sicherer und schneller, sind automatisierte Regressionstests. Sie prüfen alle Änderungen und Upgrades gegen die bestehenden Anwendungen (Legacy), ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss.

Mehr noch: Auch bei sogenannten Iterationstests läuft nichts ohne Automatisierung. Denn die Erstellung eines Dokuments erfordert mehrere Programmierungsschritte und anschließende Tests. Änderungen an bestehenden Dokumentvorlagen ziehen ebenfalls einen ausführlichen Testprozess nach sich.

Ergo: Gefragt sind...

  • intelligente Analysetools für den Dokumentenvergleich, die jede produktionsrelevante Abweichung erkennen und auflisten
  • Prüfprogramme, die Dokumente auf Objektebene, also inhaltlich, untersuchen und nicht nur visuell
  • mit frei wählbaren Toleranzgrenzen und der Möglichkeit, Bereiche vom Vergleich auszunehmen

Umfassende Dokumentenanalyse: Ist Ihre Korrespondenz fit für den sicheren Produktionsdruck?

Detaillierte Informationen über die Struktur einer Druckdatei sind das A und O für eine hohe Qualität im Produktionsdruck. Dabei geht es um Fragen wie:

  • Kann das Dokument auf der verfügbaren Anlage überhaupt gedruckt werden?
  • Muss das Dokument gar neu erstellt werden?
  • Sind Anpassungen und Änderungen erforderlich?
  • Enthält die Datei alle für den Druck notwendigen Angaben (u.a. Steuerungszeichen für Simplex/Duplex, Fonts)?
  • Wie ist die Farbverteilung innerhalb der Datei?

Ziel solcher einer Dokumentenanalyse ist es, Fehldrucke und Produktionsstörungen zu vermeiden.

Mit professioneller Dokumentenanalysesoftware hat Fehldruck keine Chance

Unternehmen, die komplexe Dokumente in großer Stückzahl und in vielen unterschiedlichen Formaten (AFP, PDF, PCL, Metacode, PostScript etc.) drucken, haben oft nicht genügend Ressourcen, die Dateien umfassend zu analysieren. Umso wichtiger sind Softwaretools, die alle für den Hochgeschwindigkeitsdruck wichtigen Daten automatisch ermitteln. Dazu gehören u.a.

  • Erwarteter Tintenverbrauch
  • Seitenzahl/-größe
  • Eingebettete Fonts
  • Anzahl und Struktur von enthaltenen Bildern und Grafiken
  • Simplex- /Duplex-Druck

Eines der wichtigsten Features: die Ermittlung der Farbverteilung innerhalb einer Druckdatei. Diese Softwaretools errechnen exakt den Anteil der für den Vollfarbdruck notwendigen CMYK-Farben – sowohl auf die einzelne Seite als auch auf das Gesamtdokument bezogen.
Der Vorteil? Anhand dieser Ergebnisse lassen sich die Druckkosten noch genauer schätzen. Mehr noch: Softwaretools bieten die Möglichkeit, für die CMYK-Analyse frei definierbare Maximalwerte zu hinterlegen. Auf dieser Grundlage lässt sich dann besser beurteilen, ob ein Druckjob überhaupt wirtschaftlich ist. Kurz: Sie bekommen ein verlässliches Kalkulationsinstrument in die Hand und vereinfachen ihre Dokumentenprüfung.

Automatisierter Vergleich: Halten sich Ihre Schriftstücke an die Vorlage?

Eine gegen alle: Prüfen Sie zuverlässig Dokumente beliebiger Länge gegen Vorlagen

Was tun, wenn man Hunderte verschiedener Dokumente zuverlässig gegen eine bestimmte Vorlage testen muss, die zu prüfenden Dateien in Länge und Struktur aber nicht identisch sind? Herkömmliche Tools ermöglichen einen automatisierten Dokumentenvergleich nur dann, wenn Referenzdokument und Kandidatdokument exakt dieselbe Anzahl an Seiten haben.

Besser, weil flexibler sind 1:n-Vergleiche. Das Prinzip: Eine Ausgabedatei von beliebiger Länge und mit unterschiedlichen Seitentypen wird mit einem vorgegebenen Template Seite für Seite verglichen. Der Vorteil dieser „one-to-many“-Methode: Vorlage (Referenzdokument) und Prüfdatei (Kandidatdokument) müssen hinsichtlich Umfang und Typ der Seiten nicht identisch sein. Somit lässt sich ein zu prüfendes Dokument mit Hunderten von Einzelseiten gegen ein Template von nur wenigen Seiten mit absoluter Sicherheit und Genauigkeit prüfen.

Wichtig: Es genügt nicht, Dokumente nur auf visueller Ebene miteinander zu vergleichen. Denn die Analyse auf Pixelebene bringt wenig, wenn von 1.000 gefundenen Abweichungen tatsächlich nur fünf relevant sind. Vielmehr geht es auch um den Objekt- und Textvergleich, das heißt, der Vergleich muss auf Bit-Ebene erfolgen, denn etliche Abweichungen lassen sich mit bloßem Auge nicht erkennen.

Daher: Gefragt sind Lösungen, die eine größtmögliche Toleranz bei der Prüfung erlauben, ohne die absolute Korrektheit in Inhalt, Corporate Identity (Fonts, Layout etc.) und Compliance (gesetzliche Auflagen) zu vernachlässigen (Fuzzy-Methodik).

Einhaltung der Compliance: Sind Ihre Dokumente regelkonform?

Was tun, wenn die gesetzlichen Compliance-Anforderungen in der Dokumentenverarbeitung zunehmen, man für die Prüfung aber nicht mehr Ressourcen zur Verfügung hat?

Fakt ist: Unternehmen müssen immer komplexere Auflagen für Archivierung, Reporting und Datenschutz seitens diverser Aufsichtsbehörden beachten. Ohne automatisierte und softwaregestützte Tests auf der Basis von hinterlegten Regelwerken ist eine zuverlässige Qualitätssicherung in der Dokumentenverarbeitung nicht mehr gewährleistet.

Sichern Sie die Compliance Ihrer Dokumente!

Dokumente müssen verschiedene Regeln einhalten, gesetzliche wie branchen- und firmenbezogene. Unterstützung bieten hochleistungsfähige Softwarelösungen, mit denen sich Dokumente jedes Typs und Formats gegen hinterlegte Regelwerke automatisiert und zuverlässig prüfen lassen.

Das können formale Kriterien wie die Einhaltung des Corporate Designs (Wording, Layout etc.) oder die Korrektheit der Adressen als auch die Erfüllung gesetzlicher Regularien (Archivierung/Nachweisbarkeit, Reporting, Datenschutz etc.) sein.

Qualitätssicherung in der Dokumentenproduktion

Ein Strich kann alles verändern

Was tun, wenn man schnell und zuverlässig wissen will, ob die verschiedenen Versionen eines Dokuments inhaltlich übereinstimmen? Unterstützung bieten automatisierte Prüfprogramme, die Dokumente bis auf die Objektebene hinunter analysieren und anzeigen.

Qualitätssicherung Dokumentenproduktion

Dokumentenprüfung automatisiert

Den Abweichlern auf der Spur

Versicherer haben es mit häufigen Änderungen von Vertragsunterlagen zu tun. Das bleibt nicht ohne Auswirkungen auf die Dokumentenerstellung - Hunderte von verschiedenen Vorlagen sind keine Seltenheit. Gut beraten, wer die Prüfung bzw. den direkten Vergleich der verschiedenen Versionen automatisiert.

Automatisierte Dokumentenprüfung

Qualitätsprüfung in der Dokumentenverarbeitung - Dokumente prüfen

Dokumente prüfen? Ja! Aber wo?

Qualitätssicherung kann an jeder beliebigen Stelle der Dokumentenproduktion erfolgen. Letztlich bestimmen die festgelegten Abläufe, wann welche Dokumente durch wen geprüft werden müssen.

Qualitätsprüfung Dokumentenverarbeitung

„Wir brauchten einfach die Sicherheit, dass stets die aktuelle, für den jeweiligen Marketingzweck bestimmte Version eines Dokuments vollständig und korrekt versendet wird."

Roger Fuchs Arvato
Roger Fuchs
Arvato


„Das Pixel-Vergleichstool garantiert uns, dass wir jederzeit die schwierigsten variablen Dokumentbereiche definieren können, auch bei System-Upgrades."

Amy Blodgett
Japs-Olson


„Wir haben die Sicherheit, dass alle zu verschickenden Dokumente absolut korrekt sind. Von unserer hohen Qualität sind unsere Kunden inzwischen derart überzeugt, dass einige von ihnen Data-Mail als Qualitätsstandard definieren."

Chris Bennett
Data-Mail


„DocBridge Delta ist das einzige Werkzeug seiner Art, das nicht nur leistungsfähig und äußerst zuverlässig ist, sondern auch bestens zu unserem Portfolio passt. Für unsere Kunden wird die Dokumentenprüfung dadurch wesentlich effizienter."

Rodger Smith
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