Customer Communication Management

Die Zukunft der Kundenkommunikation:
Relevant, vielseitig und in Echtzeit

 

Customer Communications

Steigenden Kundenerwartungen
an Schnelligkeit, Erreichbarkeit und Qualität gerecht werden

Die Zukunft der Kundenkommunikation wird maßgeblich von den Präferenzen der jüngeren Generationen geprägt sein. Sie erwarten eine in Echtzeit verfügbare und relevante Kommunikation – und das nahtlos über verschiedenste Kanäle hinweg. Um den hohen und sich stetig wandelnden Ansprüchen gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihr Customer Communication Management grundlegend überdenken.

 
Hochgradig individuell

Erfolgreiche Unternehmen setzen auf jederzeit verfügbare und hochgradig personalisierte Kommunikation über den vom Kunden präferierten Kanal – und gewährleisten dabei Barrierefreiheit.

 
Kundengerecht

Nur wer es schafft, seine Kunden auf die richtige Weise anzusprechen, wird langfristig erfolgreich sein. Eine smarte, flexible Customer Communications Lösung bildet hierbei die Basis.

 
Zukunftsorientiert

Die Zukunft gehört den Unternehmen, die Kundenerwartungen verstehen, vorausschauend agieren und Kommunikation als Schlüssel zur langfristigen Kundenbindung begreifen.

Customer Communication Management Software für personalisierte Kundenkommunikation

Durch den Einsatz einer moderner CCM-Software können Unternehmen gezielt auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen und so ihre Kundenkommunikation zu einem echten Wettbewerbsvorteil entwickeln. Compart bietet mit der DocBridge® Communication Suite eine Lösung mit State-Of-The-Art-Technologien.

Vorteile einer CCM-Software
für Unternehmen

Eine Plattform, unbegrenzt viele Kanäle

Verbessern Sie das Kundenerlebnis, indem Sie alle aktuellen und zukünftigen Kommunikationskanäle nahtlos integrieren.

Integration und Konnektivität

Eine moderne Cloud-first-Architektur mit offenen Schnittstellen ermöglicht eine schnelle und nahtlose Integration in bestehende Systeme und externe Services. Offene Schnittstellen (APIs) erleichtern die Anbindung an Drittanbieter.

Smartes Prozessdesign

Reduzieren Sie den Zeit- und Wartungsaufwand durch die gezielte Wiederverwendung von Prozessbausteinen. Selbst komplexe Prozesse lassen sich flexibel skalieren und an neue Anforderungen anpassen.

Relevante Korrespondenz mit Kunden

Erstellen Sie hochgradig personalisierte und interaktive Inhalte und stellen Sie diese on-demand, im Batch-Verfahren oder dynamisch bereit.

Verkürzung der Time-to-Market

Standardisierte Templates und wieder verwendbare Inhaltsblöcke ermöglichen eine schnelle und effiziente Content-Erstellung (KI-gestützt). Fachanwender können Inhalte unternehmensweit pflegen und nutzen, ohne auf IT-Ressourcen angewiesen zu sein.

Compliance und Sicherheit

Gewährleisten Sie eine konsistente und rechtskonforme Kundenkommunikation durch zentral verwaltete Ressourcen sowie klar definierte Erstellungs-, Prüf- und Genehmigungsprozesse.

Eine Cloud-native Lösung für personalisierte Kundenkommunikation

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Kundenkommunikation,
wie Ihre Kunden sie erwarten

Omnichannel Kommunikation über bevorzugte Kanäle

Flexible, moderne Kommunikation bedeutet, Kunden die Freiheit zu geben, ihren bevorzugten Kanal selbst auszuwählen. Die DocBridge® Communication Suite für seiten- und formatunabhängiges Dokumentendesign entkoppelt die Erstellung und den Versand von Dokumenten. Jedes Dokumententemplate wird einmal im zukunftsfähigen Universalformat HTML5 erstellt und kann anschließend ohne zusätzlichen Aufwand über alle Medien und Kanäle versendet werden – sei es per E-Mail, SMS, Brief, über Plattformen wie WhatsApps oder Webmitteilungen.

  • Die Echtzeit-Vorschau in der Benutzeroberfläche stellt sicher, dass Inhalte auf allen Ausgabekanälen optimal dargestellt werden.
  • Unternehmen können ihre Botschaften in jedem Format präzise überprüfen und anpassen – für eine fortschrittliche, effiziente und kundenfreundliche Kommunikation.
Omnichannel Kommunikation - Customer Communications Kanäle (Cloud, Email, SMS, Brief,...)

Individuelle Kundenkorrespondenz regelbasiert erstellen

Die dynamische und interaktive Kommunikation ermöglicht es Unternehmen, individuelle Mitteilungen zu erstellen. Interaktive Eingabemasken im Customer Communication Management Tool erlauben es Sachbearbeitern, fallbezogene Daten direkt zu erfassen und Inhalte regelbasiert anzupassen. So wird sichergestellt, dass jeder Kunde stets die passenden Informationen und das korrekte Branding erhält – zeitnah und über alle Ausgabekanäle hinweg.

  • Beschleunigter Dokumentenerstellungsprozess dank geführter Eingaben.
  • Vordefinierte Texte und Logiken ermöglichen 100 % Korrektheit.
  • Die Echtzeit-Preview ermöglicht eine sofortige Überprüfung des fertigen Dokuments.
  • Individuelle Schreiben nur im definierten Rahmen der Standardprozesse.
  • Regulatorische Vorgaben werden automatisch eingehalten.

Haben Sie Fragen zur Modernisierung Ihrer CCM-Software?

Als Experten für Customer Communication Management Software stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Egal, ob Sie allgemeine Fragen zur Modernisierung haben oder eine detaillierte Beratung zu unserer Lösung wünschen.

Beratung / Demo anfragen
Checkliste für ein CCM-System

Eine schlanke, leistungsstarke CCM-Lösung

CCM Software Customer Communication Management Prozessautomatisierung

Von Datenquellen zu personalisierter Kundenkommunikation

DocBridge® Communication Suite
Die Erstellung komplexer Kundenkommunikation mit vielen variablen Inhaltselementen stellt eine besondere Herausforderung dar. Eingangsdaten aus zahlreichen Quellen und in unterschiedlichsten Formaten, wie z. B. Kunden- oder Finanzdaten, müssen in den Dokumententemplates verarbeitet und sinnvoll zusammengeführt werden. Oftmals liegen diese Daten jedoch unstrukturiert oder in einem technischen Format vor, das ohne entsprechendes Kontextwissen von Template-Designern nicht direkt genutzt werden kann.

  • Für eine durchgängige Prozessautomatisierung ist es daher essenziell, dass die Daten strukturiert, konsistent und zentral verfügbar sind.
  • Hier setzt ein vereinfachtes Datenmodell wie das Data Dictionary an, das sich in allen Templates nutzen lässt.
  • Es wandelt Inhaltsfelder wie Vorname, Nachname oder Straße in eine standardisierte XML-Struktur um, die als zentrale Ressource für eine einheitliche Vorlagenverarbeitung dient.
  • Durch diese Ansätze lassen sich selbst komplexe Dokumentenerstellungsprozesse deutlich flexibler, effizienter und wartungsfreundlicher gestalten.

Bringen Sie Ihr Customer Communication Management auf ein neues Level!

 
Nutzen Sie unsere Lösung für die Gestaltung Ihrer Kundenkommunikation:

DocBridge Communication Suite

 

Customer Communication Prozesse skalieren

Durch smartes und zentrales Prozessdesign lässt sich der Zeit- und Wartungsaufwand in der Kundenkommunikation erheblich reduzieren. Mithilfe modularer Prozessbausteine (den sogenannten Worklets) können Workflows effektiv orchestriert werden. Jedes Worklet bildet eine spezifische Funktion oder einen Teilprozess ab. Per Drag-and-Drop lassen sich die Bausteine über eine intuitive grafische Benutzeroberfläche zu komplexen Prozessen zusammenfügen. Da sich einmal erstellte Prozesse wiederverwenden und flexibel anpassen lassen, können Unternehmen ihre Kundenkommunikation effizient skalieren.

Cloud oder in Ihrer bevorzugten Umgebung

Egal ob On-Premise, Hybrid Cloud, oder selbst gehostet in einer Private Cloud – eine moderne CCM-Software wie die DocBridge® Communication Suite passt sich flexibel an Ihre IT-Strategie an. Durch containerisierte Bereitstellung mit Technologien wie Kubernetes, OpenShift, Docker und Helm Charts lässt sich die Lösung nahtlos in bestehende Infrastrukturen integrieren.

Customer Communication Management:
Technologie im Fokus

KI
Compliance und Datenschutz
Barrierefreiheit
KI

Künstliche Intelligenz und Automatisierung im CCM

Der AI Assistant ist eine leistungsstarke Funktion, direkt in die Benutzeroberfläche integriert. Mehr als nur Hilfedatei oder Chatbot, unterstützt er kontextbezogen den Arbeitsfluss und steigert die Produktivität. Er übernimmt zwei Hauptrollen: Unterstützung bei der Ressourcenerstellung und als Produkt-Experte auf Abruf.

Unterstützung bei Erstellung & Optimierung
Für die Erstellung und Optimierung von Kommunikationsressourcen wie Templates, Datenwörterbüchern und Tagging-Vorlagen bietet der AI Assistant wertvolle Hilfe. Ein Designer könnte etwa ein DFF-Template mit Kopf- und Fußzeile sowie zweispaltigem Layout generieren lassen. Darüber hinaus unterstützt der Assistent dabei, die verschiedenen Bausteine gezielt anzupassen und zu optimieren.

Produkt-Experte: Antworten sofort
Schnelle, präzise Antworten aus der offiziellen Produktdokumentation stehen direkt zur Verfügung, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen oder lange zu suchen. Beispiel: Auf die Frage „Wie kann ein Template erstellt werden?“ folgt eine klare, schrittweise Anleitung, spezifisch für die verwendete Softwareversion.

KI in der Kundenkommunikation:

Compart zeigt, wie Künstliche Intelligenz (KI) das Customer Communications Management (CCM) transformiert.

CCM und KI – Künstliche Intelligenz in der Kundenkommunikation
Compliance und Datenschutz

Risikominimierung im Customer Communication Management

Ein moderne CCM-Software muss nicht nur die Kundenkommunikation verbessern, sondern auch höchste Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllen. Strenge gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa oder vergleichbare Regelungen weltweit verlangen, dass Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse transparent, sicher und rechtskonform gestalten.

Gewährleisten Sie konsistente und rechtskonforme CCM-Prozesse durch zentral verwaltete Ressourcen und rollenbasierte Zugriffsrechte. Die Rechtsabteilung kann so die Verantwortung für Inhalte mit regulatorischen Vorgaben übernehmen. Die entsprechenden Inhaltsblöcke werden geschützt und über sämtliche Kommunikationstemplates hinweg verwaltet und angewendet. Kombiniert mit klar definierten Erstellungs-, Prüf- und Genehmigungsprozessen kann sichergestellt werden, dass Vorgaben durchgängig eingehalten werden.

Qualitätstandards erfüllen

Präzise Prüfungen erhöhen das Vertrauen in Ihrer Kundenkommunikation. Erfahren Sie, wie eine effektive Dokumentenfreigabe zur Qualität der Kundenkommunikation beiträgt:

Daten und Pozessautomatisierung im Customer Communication Management
Barrierefreiheit

Digitale barrierefreie Kommunikation bedeutet auch Dokumente richtlinienkonform zugänglich machen

Damit Inhalte wirklich barrierefrei sind, müssen sie verschiedene Kriterien erfüllen. Häufig fehlen den Dokumenten wichtige Strukturinformationen (u.a. Leserichtung, Sprache, Spaltenreihenfolge), die für eine korrekte Wiedergabe notwendig sind. Im Mittelpunkt steht dabei das „Tagging“, das heißt, dem Dokument müssen verschiedene Informationen beigefügt werden, unter anderem zu folgenden Punkten:

  • Welche Textpassagen/-blöcke gehören zusammen?
  • Wie ist der Lesefluss?
  • Texte müssen im Unicode-Format gestaltet sein
  • Nicht-Text-Objekte benötigen alternative Texte, etc.
     

Das Format PDF/UA (UA = Universal Accessibility) ist eine spezielle Art der Klassifizierung für barrierefreie PDF-Dokumente. Für die Erstellung kommen Tools für das „Tagging“ zum Einsatz, um die Dokumenten mit den notwendigen Informationen auszuzeichnen – und damit die Richtlinien zu erfüllen, welche ein maschinelles Auslesen ermöglichen.

Digitale Barrierefreiheit mit PDF/UA

Seit der Zertifizierung von PDF/UA als ISO-Standard, das sicherstellt, dass PDF-Dokumente den Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) entsprechen, gibt es smarte Softwarelösungen zur Erzeugung von PDF/UA-Dokumenten, unter anderem die Lösungen von DocBridge.

PDF/UA im Customer Communication Management

Ihr CCM-System fit für die Zukunft machen!
Alle relevanten Kriterien in einer Checkliste – kompakt & praxisnah

Unsere kostenlose Checkliste zeigt Ihnen, worauf es bei einer erfolgreichen CCM-Migration ankommt. Setzen Sie auf Effizienz, Sicherheit und nachhaltige Lösungen. Holen Sie sich die wertvollen Tipps der Experten:

Checkliste für Ihr CCM-System

 

Worauf kommt es an?

Smartes Prozessdesign

Smartes Prozessdesign

Selbst komplexe Prozesse lassen sich flexibel skalieren und an neue Anforderungen anpassen.

Unbegrenzt viele Kanäle

Unbegrenzt viele Kanäle

Alle aktuellen und zukünftigen Kommunikationskanäle nahtlos integrieren.

Relevante Korrespondenz

Relevante Korrespondenz

Hochgradig personalisierte und interaktive Inhalte on-demand, im Batch-Verfahren oder dynamisch.

Compliance und Sicherheit

Compliance und Sicherheit

Durch zentral verwaltete Ressourcen sowie klar definierte Erstellungs-, Prüf- und Genehmigungsprozesse.

Aus der Praxis

1 Innovatives CCM System
1 Innovatives CCM System
Use Case: Etablieren der Omnichannel-Kundenkommunikation bei einem Telekommunikationsdienstleister

Eine wesentlich höhere Performance, deutlich geringere Wartungskosten sowie die Fähigkeit, jede Rechnung in vier Sprachen auf allen heute gängigen analogen (Papier) und digitalen Medien „on demand“ auszugeben: Unser Kunde hat mit der Einführung der DocBridge® Customer Communications Software die grundlegenden Weichen für eine Omnichannel-Kundenkommunikation auf hohem Niveau gelegt.

  • 3x schnellere Dokumentenaufbereitung als bisher
  • Reduzierung der Wartungskosten um 70 Prozent
  • ca. 33 Mio. Rechnungen jährlich in vier Sprachen
     

„Unsere Branche muss sich viel früher als andere auf die neuen Medien einstellen. Es werden künftig weitere Kanäle hinzukommen, die wir heute noch gar nicht kennen. Daher sollte man so früh wie möglich auch die technologische Grundlage dafür schaffen."
 

 

Hintergrundwissen

Was ist Customer Communication Management?

Customer Communication Management (CCM) bezeichnet die zentrale Steuerung und Optimierung der gesamten Kundenkommunikation eines Unternehmens. CCM-Software ermöglicht es, alle Kommunikationsprozesse in einem System zu bündeln und so eine konsistente, effiziente und rechtssichere Interaktion mit Kunden sicherzustellen.

In einer zunehmend digitalen Welt erwarten Kunden personalisierte, schnelle und kanalübergreifende Kommunikation. CCM hilft Unternehmen dabei, diese Erwartungen zu erfüllen, indem es verschiedene Kommunikationskanäle – darunter E-Mail, SMS, Print und digitale Plattformen – in einer einheitlichen Lösung integriert. Durch Automatisierung und personalisierte Inhalte verbessert CCM nicht nur die Kundenerfahrung, sondern steigert auch die Effizienz und Compliance der Unternehmenskommunikation.

Welche Vorteile bietet eine Cloud-basierte CCM-Lösung?

Eine cloudbasierte CCM-Lösung bietet Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit. Sie ermöglicht eine schnellere Implementierung und reduziert IT-Kosten, da keine umfangreiche On-Premise-Infrastruktur erforderlich ist. Die Lösung wächst mit den Kommunikationsanforderungen des Unternehmens und lässt sich problemlos an veränderte Bedürfnisse anpassen. Zudem erfolgen Updates und Wartungen automatisch, wodurch interne IT-Ressourcen entlastet werden. Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Verfügbarkeit und Zugänglichkeit, da Nutzer von überall auf die Plattform zugreifen können.

Was macht eine moderne Kundenkommunikation aus?

Traditionelle Kundenkommunikation Software ist oft isoliert, erfordern manuelle Prozesse und lässt sich nur schwer in bestehende IT-Strukturen integrieren. Eine moderne Customer Communication Management Software bietet hier entscheidende Vorteile, da sie alle Kommunikationskanäle in einer zentralen Plattform bündelt und so eine einheitliche Steuerung ermöglicht. Die automatisierte Dokumentenerstellung reduziert manuelle Fehler und sorgt für eine höhere Effizienz. Gleichzeitig wird eine personalisierte und interaktive Kommunikation in Echtzeit möglich, die gezielt auf die Bedürfnisse der Kunden eingeht. Dank nahtloser Integration in bestehende Systeme wie CRM, ERP oder DMS lassen sich Daten und Prozesse effizient verknüpfen.

Wie kann eine CCM-Lösung die Customer Experience (CX) verbessern?

Eine nahtlose, personalisierte und kanalübergreifende Kommunikation ist essenziell für eine positive Customer Experience (CX). Mit einer CCM-Lösung können Unternehmen gezielt auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen, indem sie relevante Inhalte in Echtzeit bereitstellen. Kunden haben die Freiheit, ihren bevorzugten Kommunikationskanal selbst zu wählen. Gleichzeitig ermöglicht eine moderne CCM-Lösung nicht nur eine effiziente Informationsübermittlung, sondern fördert auch eine aktive Einbindung der Kunden durch ansprechende und interaktive Inhalte. Automatisierte Workflows sorgen für eine schnellere Reaktionszeit und optimieren die Effizienz der gesamten Kundenkommunikation. All diese Faktoren tragen maßgeblich zu einer stärkeren Kundenbindung und einer höheren Zufriedenheit bei.

 

 

Drei Ansätze, wie Sie Ihr CCM zukunftsfähig aufstellen

Barrierefreie Dokumente (PDF/UA)

Bereitstellung barrierefreier Dokumente in CCM

Gesetzliche Anforderungen betreffen sowohl neu erstellte als auch bestehende Dokumente, z.B. in den Archiven. Entdecken Sie, wie die Compart PDF/UA-Software Ihre Kommunikationsprozesse optimieren kann, indem sie PDF/UA-konforme Dokumente in großem Umfang erstellt und Bestandsdokumente effizient taggt.

Dokumentenerstellung in der Cloud

CCM für Salesforce

Stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre Dokumentenerstellung in die Cloud zu verlagern? Verknüpfen Sie Daten aus Salesforce mit komplexen Dokumentenvorlagen, verwalten Sie Templates und Ressourcen zentral und automatisieren Sie die Dokumentenerstellung für Druck, digitalen Versand und Archivierung.

CCM-Migration

Modernisierung des CCM-Systems

Bringen wachsende Datenmengen und neue Kommunikationskanäle Ihre Systeme an ihre Grenzen? Arbeiten Sie noch mit proprietären Technologien oder kämpfen mit hohen Betriebskosten? Ein flexibles, cloud-natives CCM-System bietet die Lösung. Erfahren Sie mehr!

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DocBridge® Software Lösungen

Customer Communication Management,
Dokumentenverarbeitung und Output

DocBridge Communication Suite
DocBridge Production Suite

 

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