Output-Management

Output-Management

Mehrkanalfähiger Dokumentenversand als Grundlage moderner Kundenkommunikation

Output-Management

Die Output-Management Branche hat sich in den letzten Jahrzehnten, vor allem durch die stark zunehmende Bedeutung elektronischer Dokumente, radikal gewandelt - und dieser Wandel hält weiter an. Sowohl für Anwender, als auch für Anbieter wird der Markt immer vielschichtiger und somit auch unübersichtlicher. Nicht zuletzt dadurch variiert auch die Definition von Output-Management stark. Oftmals werden - je nach Fachgebiet, Funktionsbereich und Aufgabengebiet - einzelne Teilbereiche des Gesamtprozesses als Inbegriff von Output-Management verstanden, wie beispielsweise die zentrale Verwaltung von Druckern durch eine einheitliche Software.

Vielmehr umfasst der Begriff "Output-Management" jedoch den gesamten Ablauf von der Erzeugung eines Dokuments auf Basis der aus verschiedenen Eingangssystemen zur Verfügung gestellten Inhalte, über die komplette Weiterverarbeitung, bis hin zur Übergabe an den gewünschten Adressaten bzw. bis zur Ablage in das gewünschte Archiv. Output-Management ist also die Optimierung dieses Gesamtprozesses hinsichtlich Zeit, Qualität und nicht zuletzt Kosten.

In den Bereich der Weiterverarbeitung fallen neben den Verarbeitungsprozessen auf Dokumenten- und Sendungsbasis auch die Steuerung sämtlicher am Prozess beteiligter Geräte, wie beispielsweise Drucker, Kuvertiermaschinen etc. Zudem liegt ein Augenmerk auf der lückenlosen Überwachung der einzelnen Teilschritte, sowie ein Konzept zum Abfangen von Fehlern bzw. Einleiten geeigneter Maßnahmen im Fehlerfalle.

Interessant wird Output-Management nicht zuletzt dadurch, dass sich die Nutzung papierloser Dokumente, z.B. per E-Mail versendete Rechnungen im PDF-Format, mehr und mehr als schnelle und kostensparende Alternative zum klassischem Papierdokument etabliert. Darüber hinaus rückt auch die Beachtung spezieller Konventionen und Normen, wie beispielsweise die Einhaltung des PDF/A Standards für die Erstellung elektronischer Dokumente zur Langzeitarchivierung, stärker in den Fokus.

Aktuelle Entwicklungen wie der E-POSTBRIEF oder De-Mail - die Möglichkeit sicherer digitaler schriftlicher Kommunikation in Echtzeit - zeigen, dass dem Dokumentenmanagement und Output-Management Markt auch in den kommenden Jahren eine stetige Weiterentwicklung bevorsteht, die jede Menge Innovation erfordern wird.

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