Machen Sie das Output-Management zur zentralen Drehscheibe Ihrer Kundenkommunikation!

Omnichannel-Kommunikation, Automatisierung, Barrierefreiheit, revisionssichere Archivierung...... Modernes Output-Management besitzt viele Facetten. Die folgende Seite beleuchtet die gegenwärtigen Herausforderungen in der Kundenkommunikation von Unternehmen. Hier die wichtigsten Aspekte.

Output-Management: Zentraler Versand von Dokumenten jedes Typs und Formats

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Omnichannel-Kommunikation

Dokumente zentral auf allen digitalen und analogen Kanälen ausgeben

Omnichannel-Kommunikation bedeutet die Loslösung von einem bestimmten Seitenformat, damit jedes Dokument auf jedem Kanal ohne „teure“ Umwege wie De-Formatierung etc. ausgegeben werden kann.

Mit anderen Worten: Die Wahl des jeweiligen Versandmediums wird bei jedem Geschäftsvorgang neu entschieden. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen Erstellung und Versand der Dokumente voneinander trennen und eine zentrale Output-Management-Instanz etablieren. Diese „Drehscheibe“ entscheidet auf Grund von definierten Regeln und Kriterien der Fachabteilungen (z. B. Vertrieb, Marketing, Service), welche Daten in welchem Layout und Format auf welchem Kanal ausgegeben werden; natürlich immer bezogen auf den jeweiligen Empfänger.

Und: Mit einer zentralen Output-Instanz, gesteuert über eine Omnichannel Output-Management-Software, ist man flexibler bei der Anbindung neuer Kommunikationskanäle.

Nichts geht ohne Daten

Output-Management hat viele Facetten. Dabei geht es immer auch um die zentrale Vorhaltung konsistenter und jederzeit verfügbarer Informationen als Voraussetzung für einen hohen Automatisierungsgrad. Mehr zur Bedeutung eines zentralen Output-Management-Systems siehe auch:

Prozesssteuerung (Workflow Management)

Dokumente erstellen, formatieren, konvertieren, ausgeben

Ein komplexes Zusammenspiel vieler unterschiedlicher Programme, das nicht immer reibungslos funktioniert und bei jeder Veränderung aufwändig wieder konfiguriert werden muss. Nicht so, wenn man die Abläufe mit einer übergeordneten Software automatisiert und steuert.

Warum Prozesssteuerung?

Dokumenten-Workflow-Management-Systeme verknüpfen und kontrollieren die einzelnen Schritte, die für eine komplexe Produktion erforderlich sind, zu einem vollautomatischen Prozess.

Die Vorteile für den Nutzer:
  • Flexible Abarbeitung aller Arbeitsschritte im Rahmen der Vorgaben
  • Parallele Bearbeitung mehrerer Aufträge
  • Vorrangige Bearbeitung zeitkritischer Aufträge
  • Frei definierbare Stopps für manuelle Eingriffe und Freigaben
  • Optimale standortübergreifende Ausnutzung aller Soft- und Hardwareressourcen
  • Programmübergreifende Logfile-Analyse zur schnellen Fehlersuche
  • Modularer Aufbau für die Anpassung an bestehende Prozesse
  • Einfache Erstellung neuer Workflows

Warum Prozesssteuerung?

Dokumente erstellen, formatieren, konvertieren, ausgeben – ein komplexes Zusammenspiel vieler unterschiedlicher Programme, das nicht immer reibungslos funktioniert und bei jeder Veränderung aufwändig wieder konfiguriert werden muss. Nicht so, wenn man die Abläufe mit einer übergeordneten Software automatisiert und steuert.

Mehr zu den Möglichkeiten einer automatisierten Prozesssteuerung siehe auch:

Reporting (Monitoring)

Monitoring im Output-Management

Kennzahlen für Produktionskontrolle und Produktionsoptimierung in Echtzeit und auf einen Blick.

Warum Monitoring?

Schluss mit dem Stochern im Nebel! Statt manueller Stichproben und Schätzungen greift man auf professionelle Softwarewerkzeuge für die Überwachung und Nachverfolgung der gesamten Dokumentenproduktion zurück. Sie liefern statistische Auswertungen und detaillierte Reports inklusive aussagekräftiger Kennzahlen (Durchsatz, Papierverbrauch, Portokosten, Fehlerhäufigkeit/-art, Durchlaufzeit etc.).

Diese Kennzahlen (KPI) sind für Unternehmen eine grundlegende Entscheidungshilfe, um die Dokumentenproduktion permanent zu optimieren, beispielsweise für die Einsparung von Papier und Porto.

Und: Sie liefern wichtige Hinweise für die frühzeitige Erkennung von Trends. Gleichzeitig sind sie eine wichtige Größe für die Produktionsplanung, da sich Spitzen- und Niedrigzeiten für eine optimale Maschinenauslastung besser erkennen lassen.

Auditing

Lückenlose Nachvollziehbarkeit und hohe Reaktionsfähigkeit bei gleichzeitig zunehmender Personalisierung in der Kundenkommunikation: Mit einem stringenten IT-gestützten Auditing der Dokumentenproduktion behält man jederzeit den Überblick. Lesen Sie mehr zur Rolle eines durchgängigen Monitorings:

  • Monitoring im Output-Management mit DocBridge® Auditrack der Software für ein umfassendes Auditing in der Dokumentenproduktion.

Daten und Dokumente

Metadaten als Grundlage für Automatisierung und Barrierefreiheit

Daten - das "Erdöl" der Kundenkommunikation

Die semantische Qualität von Dokumenten spielt auch unabhängig von gesetzlichen Vorgaben eine wichtige Rolle. Zum Beispiel bei Omnichannel. Heute bestimmt der Empfänger den Kommunikationskanal. Das heißt, Dokumentenerstellung und –versand im Unternehmen müssen nicht nur entkoppelt sein, sondern sich von einer bestimmten Seitengröße („A4-Metapher“) lösen, damit die Inhalte auch für andere Medien komfortabel zur Verfügung gestellt werden können. Das geht aber nicht ohne detaillierte Informationen, die dem Dokument auf dem Weg zur Ausgabe beigegeben werden.

Big Data und künstliche Intelligenz

Mehr noch: Angesichts von Big Data, künstlicher Intelligenz (KI) und anderer aktueller Technologien rücken verwertbare Daten und der Umgang mit ihnen ohnehin in den Fokus jeder ernstzunehmenden digitalen Transformation. Man braucht nicht über Standardisierung und Automatisierung im Dokumenten- und Output-Management zu reden, wenn die dafür notwendigen Daten nicht zur Verfügung stehen.

Dabei geht es darum, nicht nur den Text an sich, sondern auch den Inhalt als Daten so zur Verfügung zu haben, dass sie automatisch in Korrelation zueinander gesetzt werden können.

Dadurch wird eine über mehrere Ebenen verlaufende Informationsrecherche überhaupt erst möglich. Statt ein Dokument manuell nach einer konkreten Info zu durchsuchen, liefert das Web die Antwort gleich selbst. Dabei geht es nicht um einfache Suchergebnisse, sondern um komplexe, die sich nur aus der Verknüpfung verschiedener Daten generieren lassen.

Datendrehscheibe

Mehr zur Rolle von Daten in der Kunden­kommunikation einschließlich Barrierefreiheit:

Produktionsdruck

Individualkorrespondenz in den zentralen Versand integrieren Spooling im Produktionsdruck

Moderne Druckspool-Systeme mit diversen Funktionen für die Weiterverarbeitung sorgen für eine höhere Produktivität und niedrige Kosten im Produktionsdruck

Wo liegen die Schwachstellen?

Unterschiedliche Druckjobs effizient zu steuern und unter bestmöglicher Ausnutzung vorhandener Ressourcen zu verarbeiten, geht nur mit einem leistungsfähigen Spool-System.

Doch häufig funktioniert das Zusammenspiel zwischen Spooler und Drucker nicht - vor allem dann nicht, wenn beide Systeme von unterschiedlichen Herstellern stammen. Was fehlt, ist eine Spooling-Lösung, die mit allen Druckern gleichermaßen gut und zuverlässig kommuniziert.

Ein Spooler für alle Fälle: Universell, integrativ und zuverlässig

Will man bei der Anschaffung neuer Drucker auf Nummer Sicher gehen, kauft man in der Regel das Spool-System vom selben Hersteller. Auf diese Weise bleibt das Risiko gering, dass Spooler und Drucker nicht miteinander harmonieren. Doch selten finden sich im Unternehmen nur Drucker von ein- und demselben Hersteller. Die Druckerwelt ist typischerweise heterogen und damit auch das Spooling.

Nur – muss das sein? Warum bei jedem neuen Drucker immer wieder einen dafür passenden Spooler kaufen? Warum nicht ein universelles Spool-System einsetzen, das mit allen Druckern zuverlässig kommuniziert?

Mehr noch: Moderne Druckpool-Lösungen bieten Funktionen, die weit über das hinausgehen, was Spooling an sich können muss. Dazu gehören neben Konvertierung und DV-Freimachung auch verschiedene Features für den Farbdruck und die Archivierung.

Performance und Automatisierung

Spooling, Farbmanagement, Jobbündelung – bei aller Digitalisierung drucken die Unternehmen immer noch überwiegend. Daraus resultieren diverse Anforderungen an das Output-Management-System (OMS).

Mehr Hintergrundinformationen zu den produktions­relevanten Faktoren siehe auch:

Worauf kommt es an?

Entkopplung Erstellung und Versand

Entkopplung Erstellung / Versand

Die Trennung von Dokumenten­erstellung und -versand als Voraussetzung für die Generierung, Anzeige und Ausgabe von intelligenten Inhalten für jeden Kanal.

Technologie

Technologie

Zukunftsfähige IT-Lösungen optimieren vorhandene Strukturen im Output-Management und schaffen somit die Grundlage für die Omnichannel-Kommunikation.

Know-how

Know-how

Expertise zu Datenströmen jedes Typs und deren Aufbereitung für die Ausgabe als Dokumente auf allen Kanälen einschließlich Archivierung bildet die Basis für modernes Output-Management.

Strategie

Strategie

Mit der Etablierung eines zentralen omnichannel-fähigen Output-Management-Systems schafft man  die Grundlagen für die lückenlose Nachverfolgung (Tracking) und Prozesssicherheit.

Aus der Praxis

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LVM Versicherung: Dokumentenerstellung getrennt, Versand zentralisiert

Dokumentenerstellung getrennt, Versand zentralisiert

Wie sich die Zentralisierung des Versands von Dokumenten auf die gesamte Infrastruktur auswirkt, weiß die LVM-Gruppe sehr gut. Als einer der größten 20 Erstversicherer hat sie die Dokumentenerstellung und die Distribution voneinander getrennt und profitiert seitdem von einer deutlich höheren Leistungsfähigkeit im Output-Management.

Fakten und Zahlen:

  • Täglich 77.000 Dokumente
  • Offen für alle elektronischen und analogen Ausgabekanäle
  • Optimierung der Portokosten

 

„Unser Projekt zur Neuausrichtung des Output-Service mit umfassender Umstrukturierung der Verarbeitungsprozesse hat uns gezeigt, dass die Entscheidung für DocBridge Pilot und der produktionsnahe Einsatz in diesem Bereich richtig war."

LVM Versicherung
Ute van Heek
LVM Versicherung

Zur Referenz

thyssenkrupp Steel Europe: Automatisierte Dokumentenproduktion mit Inklusion

Automatisierte Dokumentenproduktion mit Inklusion

Als die thyssenkrupp Steel Europe AG 2015 ihr Output-Management (OM) zurück ins eigene Haus holte, bedeutete das einen grundlegenden Strukturwandel: Statt einer klassischen Druckerei schuf man ein konzernweit agierendes „Kompetenzzentrum für Print- und Digitalmedien“ und legte damit die Voraussetzungen für die mehrkanalfähige Dokumentenverarbeitung.

Der Nutzen:

  • 60.000 Euro weniger Porto
  • Hoher Automatisierungsgrad
  • Etablierung als professioneller Dienstleister im Output-Management

 

„Das Risiko, Jobs zu vertauschen, Dokumente fehlerhaft zu drucken oder falsch zu versenden, geht bei DocBridge Pilot gegen Null."

Oliver Helfrich thyssenkrupp Steel Europe AG
Oliver Helfrich
thyssenkrupp Steel Europe AG

Zur Referenz

Schwedische Polizei: Bußgeldbescheide vom Polarkreis

Bußgeldbescheide vom Polarkreis

Rund 3,7 Millionen Schriftstücke druckt und verschickt die schwedische Polizei (Polismyndigheten) am Standort Kiruna. Die einzelnen Dienststellen übermitteln die Daten nach Kiruna, wo sie mittels DocBridge® Pilot zu fertigen Sendungen aufbereitet werden. Von der Zentralisierung erhofft sich die Behörde signifikante Kosteneinsparungen, insbesondere durch die bessere Ausschöpfung von Portorabatten.

Fakten und Zahlen:

  • Etablierung einer zentralen Output-Instanz
  • Automatische Vorsortierung der Sendungen
  • Vereinfachte Rückläuferverarbeitung

 

 

Swedish Police Authority
Swedish Police Authority
(Polismyndigheten)

Zur Referenz

Dokumentenerstellung - barrierefreie Dokumente
Mehrkanalfähige Dokumente sind auch barrierefreie Dokumente

Mit DocBridge® Impress erstellen Sie in einem Zug mehrkanalfähige Dokumente und barrierefreie dazu (nach PDF/UA Spezifikation). Quasi im "Vorbeigehen".

Compart macht Ihr Output-Management
 omnichannel-fähig

Warum Compart?

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