DocBridge^® Auditrack

Monitoring der gesamten Dokumentenproduktion

Nutzen

Vorteile

Auf einen Blick

Warum DocBridge?

Nutzen

Informationen nahezu in Echtzeit sowie Langzeitanalysen
Der gesamte Prozess von der Druckvorbereitung bis zur Weiterverarbeitung lässt sich in einem einzigen Dashboard darstellen. Ad-hoc-Abfragen, zeitgesteuerte Berichte und schwellenbasierte Warnmeldungen liefern Ihnen alle Informationen, die Sie benötigen um Ihre Dokumentenproduktion optimal zu gewährleisten.
Ereignisgesteuerte Datenerfassung
Mit der Einführen eindeutiger Dokumenten-IDs entlang des gesamten Lebenszyklusprozesses wird eine automatisierte Konsolidierung von Kommunikationsereignissen aus mehreren Produktionsstandorten und verschiedenen Systemen möglich. Jedes System kann dadurch bei spezifischen Ereignissen eigene Informationen übertragen.
Daten an spezifische Informationsbedürfnisse anpassen
Nutzen Sie die leistungsstarke Suche sowie detaillierte Filter für jedes Dokumentobjekt und wenden Sie Geschäftsregeln an, wie z.B. das Hinzufügen von Kriterien zur Suche und zum Filtern von Dokumenten oder Ereignissen nach Dokumenttyp, Geschäftsfeld oder Kundenkategorie.
Neue Kanäle? Kein Problem.
Dank einer ausgeklügelten Architektur ermöglicht die Monitoring Software DocBridge® Auditrack den Empfang von Prozessdaten aus ERP-Systemen, von Informationen, die über die APIs von Druckern und Finishing-Geräten bereitgestellt werden sowie von Antworten von Mail-Servern und Archiven.
Personalisierung
Jede Abteilung und jeder Endbenutzer kann Ansichten, Abfragen, Berichte und Widgets definieren um benutzerspezifisch zu steuern, welche Informationen aus dem Gesamtprozess beim Tracking gezeigt werden sollen.
Auditing und Tracking in Multi-Channel-Umgebungen
Umfassendes Auditing aller Kommunikationsprozesse, Systeme und Ereignisse, unabhängig von den gewählten Ausgabekanälen.

Vorteile

360° Sicht auf Ihre Betriebsabläufe
Eine Sicht auf die Dokumentenerstellung, die den gesamten Lebenszyklus von dokumentenbezogenen Prozessen widerspiegelt, ermöglicht es Ihnen, Ihre Abläufe mit der Tracking Software kontinuierlich zu optimieren.
Zentrale Datenkonzentration
Die Möglichkeit, jede beliebige Informationsquelle entlang der Produktionslinie anzuzapfen, bringt alle wichtigen Daten an einen zentralen Punkt und vereinfacht den Zugriff auf Informationen.
Benutzerspezifische Dashboards
Die Möglichkeit für Endbenutzer, mit unterschiedlichen Rollen und Bedürfnissen ihre persönlichen Ansichten zu erstellen, hat eine bessere Nutzung aller verfügbaren Informationen zur Folge.
Hohe Flexibilität bei Abfragen, Berichten und Widgets
Das leichtgewichtige System verhindert Kostenexplosionen bei flexiblen Anpassungen.
Punktgenaue Informationsgenerierung
Bessere und detailliertere Informationen erhöhen die Vorhersagbarkeit und verbessern somit die Produktionsplanung.
Erweitertes Audit in der Kommunikation
Die lückenlose Nachverfolgung jedes Dokumentenpfades durch den gesamten Erstellungsprozess macht den Audit-Trail dank der Auditing Software zuverlässiger.

Auf einen Blick

DocBridge Auditrack - Erfassen Sie alle Dokument und greifen Sie auf alle Daten zentral über verschiedene Kanäle zu

Warum DocBridge?

DocBridge® bietet hochleistungsfähige, plattformunabhängige und skalierbare Softwarelösungen für das Omnichannel Customer Communication Management.

Spezialisten für Omnichannel-Kundenkommunikation und Output-Management
"Brücke" zwischen analoger und digitaler Dokumentenwelt
Zugang zu modernen digitalen Kommunikationskanälen
Expertise für Dokumentenanalyse, -prüfung und konvertierung sowie für Sendungsbündelung, Portooptimierung inklusive DV-Freimachung
Profundes Technologie- und Beratungs-Know-how für Batch- und Einzelverarbeitung

Das Unternehmen Compart mit Hauptsitz in Deutschland ist seit mehr als 30 Jahren auf dem Markt präsent und verfügt über Niederlassungen sowie ein Partnernetzwerk in Europa, Nord- und Lateinamerika sowie in Afrika.

Compart unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Produktion und Verteilung von Dokumenten durch Anwendungen für die rechtskonforme (Compliance) und effiziente Verarbeitung hoher Datenvolumina sowohl im Batch- als auch im Transaktionsverfahren.

Die DocBridge® Produktfamilie, die von Compart entwickelt, vertrieben und betreut wird, deckt den gesamten Prozess eines Dokumenten- und Output-Managements ab: die Erstellung, Aufbereitung und Ausgabe von Informationen auf jedem physikalischen und elektronischen Kanal.

Weltweit genießt das Unternehmen den Ruf als Trendsetter. Mehr als 1.500 Kunden aus unterschiedlichen Branchen in über 50 Ländern (u.a. Banken, Versicherungen, Energieversorger, Telekommunikationsanbieter, Druckdienstleister, öffentliche Verwaltung, Logistik, Gesundheitswesen) arbeiten mit Lösungen von Compart.

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Übersichtlichkeit und Transparenz in der Dokumentenproduktion

Hauptziel von DocBridge® Auditrack ist es, Kennzahlen zur Dokumentenproduktion aus dezentralen Datenquellen entlang der gesamten Wertschöpfungskette in einem zentralen Repository zu speichern, um Berichte, Charts oder Dashboards generieren zu können.
So ist es möglich, das Dokument selbst sowie alle relevanten Ereignisse während des gesamten Kommunikationsprozesses zu verfolgen.

DocBridge® Monitoring Software kann somit für die Produktionsüberwachung und Auftragsplanung oder für Auditanfragen eingesetzt werden.

DocBridge® Auditrack kann ein Transparenz herstellen, die für gewöhnlich durch die Ausführung von sequentiellen Dokumentenprozessen in komplexen Produktionsabläufen verloren geht.

DocBridge® Auditrack:
360°-Blick auf Ihre Geschäftsprozesse

Umfassendes Auditing aller Kommunikationsprozesse, -systeme und -ereignisse, basierend auf einer lückenlosen Nachverfolgung des Dokumentenpfades durch den gesamten Erstellungsprozess

Erweitertes Audit in der Kommunikation: Die lückenlose Nachverfolgung jedes Dokumentenpfades durch den gesamten Erstellungsprozess

Die Software: Hauptfunktionen und Konzept

Architektur und Komponenten

Funktionen im Detail

Neuerungen

Architektur und Komponenten

DocBridge® Auditrack Monitoring Software

Die DocBridge® Auditrack-Architektur basiert auf einem zentralen Daten-Repository und den damit verbundenen Microservices. Ereignisse in den Dokumentenverarbeitungssystemen erzeugen das Eingabedatum für das Repository und Mikroservices werden für deren Sammlung, Verarbeitung und Präsentation verwendet:

Microservices im Sinne von einfachen Prozessen, die für eine einzelne Aufgabe optimiert sind.
Diese Mikroservices kommunizieren miteinander über REST-APIs oder einen Messaging-Service (MQ), was eine schwache Kopplung der Dienste untereinander ermöglicht.
Bei Bedarf oder während eines Updates ist es möglich, einen der Mikroservices zu ersetzen, ohne die Funktionsfähigkeit der Anwendung zu beeinträchtigen.
Außerdem ist es möglich, die Funktionen einer solchen Einheit aus einer externen Anwendung heraus zu nutzen.
Diese Architektur gestattet eine bessere Skalierbarkeit und mehr Flexibilität bei der Ressourcenverwaltung, da es bei Bedarf möglich ist, Dienste auf einem oder mehreren Servern zu installieren, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen.

Funktionen im Detail

Umfang der Microservices

Zentraler Konfigurationsdienst (Configuration)
ermöglicht, dass andere Dienste ihre spezifischen Konfigurationseinstellungen unabhängig vom Installationsort abrufen können
Service Directory Service (Eureka)
versetzen die einzelnen Dienste in die Lage, sich gegenseitig zu finden
Proxy-Dienste
für den einheitlichen Zugriff auf Dienste, unabhängig vom Installationsort
Parametrier- und Abfrageverwaltungsservice (SettingsService)
stellt das Herzstück von Auditrack dar
Ereignisspeicherdienst (StorageService)
für die Verarbeitung empfangener Ereignisdaten, ohne die SettingsService-Seite zu belasten.
Authentifizierungsdienst (AuthenticationService)
unterstützt die Authentifizierung und Generierung von OAUTH2-Token. Dieser Dienst kann für die Arbeit mit LDAP und ActiveDirectory konfiguriert werden.
Terminierungsdienst (SchedulerService)
zur Verwaltung geplanter Aufgaben (z.B. periodische Berichtserstellung), Warnungen, etc.
E-Mail-Versand-Service (MailingService)
Web User Interface Management Service (Auditrack)
die einen einheitlichen Zugriff auf Dienste unabhängig vom Installationsort ermöglichen.

Neuerungen

Aktuelle Releases der Auditing und Tracking Software

Die Produkte der DocBridge® Familie werden in regelmäßigen Zyklen weiterentwickelt, um den neuesten Standards zu entsprechen, Kundenbedürfnisse abzudecken und zukunftssichere Innovationen zu bieten.

Alle aktuellen und vergangenen Releases finden Sie im Kundenbereich.

Aktuelles Release
DocBridge® Auditrack 1.3.0

Anwendungsszenarien

1 360° Überwachung der Produktion

2 Ein zentrales System für individuelle Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen

3 Kostenkontrolle durch Auswertung der richtigen Kennzahlen

4 Warnsystem bei Überschreitung vordefinierter Schwellenwerte für Indikatoren

1 360° Überwachung der Produktion

Ziel

Produktionsleiter wollen sehen, "was in der Produktion vor sich geht". Manchmal sind diese Informationen nur dann verfügbar, wenn man in die Details bestimmter Prozessschritte verzweigen oder der Spur eines bestimmten exemplarischen Poststücks und seiner Dokumentenkomponenten folgen kann. Diese Daten sind der Schlüssel zur Optimierung der Dokumentenproduktion inklusive Kosteneinsparung.

Herausforderung

Das bestehende Abfrage- oder Berichtssystem ist nicht flexibel genug hinsichtlich der aktuellen Indikatoren und des Detaillierungsgrades der Informationen. Entsprechende Anpassungen sind meist mit hohen Kosten verbunden. Gesucht wird ein leichtgewichtiges System, das flexibel mit den gesuchten Daten umgeht. Viele Informationen von vor- oder nachgelagerten Prozesselementen fehlen oft, um das Bild zu vervollständigen.

Lösung

Stellen Sie alle notwendigen Daten über den gesamten Lebenszyklus zentral, hochflexibel und dennoch einfach zur Verfügung. Auditrack erfasst alle Informationen in der Dokumentenprozesskette und führt sie einem zentralen Daten-Repository zu. Von den Berichten eines ERP-Systems bis hin zur API einer Druck- und Veredelungsanlage kann alles als Quelle genutzt werden.

2 Ein zentrales System für individuelle Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen

Ziel

Verschiedene Abteilungen eines Unternehmens haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse. So möchte die Buchhaltung beispielsweise monatliche oder wöchentliche Berichte darüber haben, welche Aufträge erfolgreich abgeschlossen wurden und somit an den Kunden abgerechnet werden können. Der Produktionsbereich wiederum will wissen, wie sich das Verhältnis zwischen Druck- und Digitalkanälen entwickelt, um die langfristige Planung zu unterstützen. Dagegen muss der Kundenservice beispielsweise in der Lage sein, detailliert zu spezifischen Vorgängen der Kundenkommunikation zu recherchieren, um nachzuweisen zu können, dass Dokumente einen Kunden mit dem richtigen Inhalt zur richtigen Zeit erreicht haben.

Herausforderung

Ein einheitliches, überaus komplexes technisches Management-Informations-System (MIS) gibt den verschiedenen Abteilungen in der Regel nicht genau die benötigten Geschäftsinformationen in der gewünschten Form.

Lösung

Geben Sie jeder Abteilung, was sie wirklich sehen muss und nicht, was das System zeigen will. Auditrack ermöglicht es verschiedenen Abteilungen, ihre eigene Sicht auf die Daten durch Ad-hoc-Abfragen, individualisierte Berichte und Widgets zu erstellen.

3 Kostenkontrolle durch Auswertung der richtigen Kennzahlen

Ziel

Die Veränderungsgeschwindigkeit und die Prozesskomplexität in der Kundenkommunikation nehmen aufgrund der Omnichannel-Herausforderung weiter zu.

Herausforderung

Schlüsselindikatoren, die dem Management helfen, Anpassungspunkte zu identifizieren, bleiben nicht statisch. Zusammen mit den eingehenden Änderungen muss das Management jeden zweiten Tag verschiedene Kontrollinformationen sehen. Je größer und komplexer das traditionelle, statische MIS geworden ist, desto teurer sind die Anpassungen.

Lösung

Ein Datenspeicher und Informationssystem, das sich sehr gut an neue Informationsquellen und Datentypen anpassen lässt und flexibel auf neue Arten von Anfragen reagiert. Die nahtlose Überwachung der Produktion von Kommunikation über den gesamten Lebenszyklus in Auditrack ermöglicht es, Kosteneinsparungs- und Optimierungspotenziale in Betrieb und Produktion aufzudecken.

4 Warnsystem bei Überschreitung vordefinierter Schwellenwerte für Indikatoren

Ziel

Die Produktion und Verteilung von Dokumenten wird immer komplexer und die Verfügbarkeit von Schlüsselinformationen und geschäftsrelevanten Indikatoren wird durch diese technische Komplexität reduziert. Z.B. ein Marketingleiter, der auf sein Budget achten muss, oder ein Vertriebsmitarbeiter, der die SLAs seiner Key Accounts sicherzustellen hat, muss rechtzeitig wissen, wann ein kritischer Punkt erreicht ist, um die notwendigen Änderungen der Produktionsparameter einzuleiten.

Herausforderung

Das Nichtwissen über solche kritischen Situationen erhöht das Risiko von Störfällen oder verhindert, dass sich das Unternehmen schnell an Marktveränderungen anpasst, um solche Risiken zu vermeiden. Das können beispielsweise ein früher als erwartet erschöpftes Budget, die Fortsetzung einer kostspieligen Druckauflage oder die Produktion geringer Prioritätsvolumina sein.

Lösung

Aktivieren Sie spezifische Schlüsselindikatoren und kombinieren Sie diese mit sinnvollen Schwellenwerten als Grundlage für Warnmechanismen. Die Unternehmen sollen in der Lage sein, solche Warnmeldungen auszuwählen, um den optimalen Prozessen näher zu kommen, und müssen sich nicht an bewährte, sichere, aber suboptimale Prozesse halten.