Überlassen Sie die Dokumentenqualität nicht dem Zufall!

Was tun, wenn die gesetzlichen Anforderungen und die Personalisierung in der Kunden­kommunikation zunehmen? Gut beraten, wer über eine IT-gestützte, automatisierte Dokumentenprüfung verfügt. Hier finden Sie dich wichtigsten Aspekte, auf die es bei der Analyse von Dokumenten ankommt.

Automatisierte Dokumentenprüfung: Hohe Sicherheit bei geringem Aufwand

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Vorlagenbasierte Dokumentenprüfung

Vorlagenbasierte Dokumentenprüfung

Was tun, wenn man Hunderte verschiedener Dokumente zuverlässig gegen eine bestimmte Vorlage testen muss, die zu prüfenden Dateien in Länge und Struktur aber nicht identisch sind? Herkömmliche Tools ermöglichen einen automatisierten Dokumentenvergleich nur dann, wenn Referenzdokument und Kandidatdokument exakt dieselbe Anzahl an Seiten haben.

Besser, weil flexibler sind 1:n-Vergleiche. Das Prinzip: Eine Ausgabedatei von beliebiger Länge und mit unterschiedlichen Seitentypen wird mit einem vorgegebenen Template Seite für Seite verglichen. Der Vorteil dieser „one-to-many“-Methode: Vorlage (Referenzdokument) und Prüfdatei (Kandidatdokument) müssen hinsichtlich Umfang und Typ der Seiten nicht identisch sein. Somit lässt sich ein zu prüfendes Dokument mit Hunderten von Einzelseiten gegen ein Template von nur wenigen Seiten mit absoluter Sicherheit und Genauigkeit prüfen.

Wichtig: Es genügt nicht, Dokumente nur auf visueller Ebene miteinander zu vergleichen. Denn die Analyse auf Pixelebene bringt wenig, wenn von 1.000 gefundenen Abweichungen tatsächlich nur fünf relevant sind. Vielmehr geht es auch um den Objekt- und Textvergleich, das heißt, der Vergleich muss auf Bit-Ebene erfolgen, denn etliche Abweichungen lassen sich mit bloßem Auge nicht erkennen.

Daher: Gefragt sind Lösungen, die eine größtmögliche Toleranz bei der Prüfung erlauben, ohne die absolute Korrektheit in Inhalt, Corporate Identity (Fonts, Layout etc.) und Compliance (gesetzliche Auflagen) zu vernachlässigen (Fuzzy-Methodik).

Gut beraten, wer über eine IT-gestützte, automatisierte Qualitätssicherung verfügt, basierend auf stringenten Strategien. Überlassen Sie Ihre Dokumentenqualität nicht dem Zufall und entdecken Sie die 7 Gründe für die automatisierte Dokumentenprüfung

Automatisierter Vergleich: Halten sich Ihre Schriftstücke an die Vorlage?
  • Jedes Unternehmen, das personalisierte Werbekampagnen fährt, kennt das Phänomen: Die Variantenvielfalt im Direktmailing nimmt rasant zu. Mehrere Tausend unterschiedlicher Versionen innerhalb einer Kampagne sind keine Seltenheit. Es wäre ein vergebliches Unterfangen, wollte man jedes Dokument manuell mit dem Template/der Vorlage vergleichen. Zu hoch das Fehlerrisiko, zumal die Komplexität von Mailingkampagnen zunimmt.
  • Eine hundertprozentig zuverlässige Dokumenten­prüfung ist unerlässlich. Tools für einen automatisierten Dokumentenvergleich bilden dafür die technologische Grundlage.

Regelbasierte Tests

Sichern Sie die Compliance Ihrer Dokumente!

Dokumente müssen verschiedene Regeln einhalten, gesetzliche wie branchen- und firmenbezogene. Unterstützung bieten hochleistungsfähige Software­lösungen, mit denen sich Dokumente jedes Typs und Formats gegen hinterlegte Regelwerke automatisiert und zuverlässig prüfen lassen. Das können formale Kriterien wie die Einhaltung des Corporate Designs (Wording, Layout etc.) oder die Korrektheit der Adressen als auch die Erfüllung gesetzlicher Regularien (Archivierung/Nachweisbarkeit, Reporting, Datenschutz etc.) sein.

 

1. Testen gegen produktionsrelevante Faktoren
  • Ist im Dokument genügend Platz vorhanden für das Aufbringen diverser Steuerungszeichen für Kuvertierung, Frankierung, Versand etc. (z. B. OMR = Optical Mark Recognition)?
2. Testen gegen postalische Regel
  • Ist das Adressfeld versandgerecht aufgebaut?
  • Entsprechen die verwendeten Fonts und Schriftgrößen den vorgeschriebenen Richtlinien der Postdienstleister?
  • Sind alle für die Ausgabe und den Versand des Dokuments notwendigen Angaben korrekt und vollständig?
  • Gibt es möglicherweise Bilder und Overlays, die das Lesen des Adressfeldes behindern?
3. Testen gegen Regeln des Corporate Designs (CD)
  • Fonts, Farbe, Schriftgröße
  • Logos
  • Footer/Header
  • Textbausteine
  • Impressum
4. Testen gegen gesetzliche Auflagen
  • Elektronische Archivierung nach GDPdU
  • Sarbanes Oxley Act (SOX)
  • KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich)
  • GoBD
  • Codes of Federal Regulations (CFR)
Regelbasierte Tests umfassen ein breites Prüfspektrum:
  • Produktionsrelevante Faktoren
  • Postalische Regel
  • Regeln des Corporate Designs (CD)
  • Gesetzliche Auflagen
Prüfung der Compliance bei Dokumenten

Adressmanagement

Verschenken Sie immer noch Porto durch falsche Adressen?

Die Praxis zeigt: Wer jährlich Sendungen in sechs- oder siebenstelliger Höhe versendet, ist permanent mit Überprüfung der Empfängeradressen beschäftigt. Ein aufwändiger Spaß und ein teurer zudem. Denn trotz verschiedener Dienste zur Adressqualifizierung, die Postdienstleister anbieten (z. B. Premiumadress der DPAG): Es bleibt ein hohes Risiko an Rückläufern.

Qualifiziertes Adressmanagement ist keine Sache, die man nebenher macht. Ohne professionelle Unterstützung durch IT-Lösungen für die automatisierte und zuverlässige Anschriftenvalidierung geht hier nichts. Die Herausforderung: aus jedem beliebigen Datenstrom die Adresse zu extrahieren, auf Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen und die betreffende Sendung gegebenenfalls auszusteuern - BEVOR die Post an den Dienstleister übergeben wird.

Keine Portoverluste mehr durch unzustellbare Sendungen!

Die Flexibilität der Prozesssteuerung innerhalb der DocBridge Suite erlaubt es Ihnen an jedem beliebigen Punkt der Dokumetenverarbeitung die Adressqualifizierungsdienste Ihres bevorzugten Adressmanagement-Dienstleister einzubinden.

Compart - Ihr Spezialist für qualifiziertes Adressmanagement

1. Technologie
Die Lösungen der DocBridge-Reihe bieten ausgefeilte Funktionen für eine leistungsstarke und zuverlässige Adressqualifizierung. Sie sind für einen hohen Durchsatz ausgelegt und bieten über die Anschriftenqualifizierung hinaus weitergehende Features, die für ein mehrkanalfähiges Output-Management wichtig sind, u.a. Trennen, Mischen, Konvertieren und Zusammenführen von Dokumenten unterschiedlichen Formats und Typs zu portooptimierten Sendungen, Anbindung von digitalen Versandkanälen, Einbetten von Zusatzinformationen für Kuvertierung etc.

2. Know-how
Compart besitzt eine ausgewiesene Expertise zu allen in der Dokumentenverarbeitung gängigen Formaten. Das versetzt den Spezialisten in die Lage, aus jedem Datenstrom mittels einer ausgeklügelten Logik die Adresse herauszufiltern, zu „zerlegen“ und auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen (Address-Parsing). Diese sichere und hochwertige Erkennung von Adressen, unabhängig davon, wie sie gesetzt sind, ist ein Alleinstellungsmerkmal der DocBridge-Lösungen.

3. Partnerschaft
Compart kooperiert mit auf Adressqualifizierung spezialisierten Anbietern und lässt state-of-the-art-Technologien dieses Bereiches kontinuierlich in das eigene Lösungsportfolio einfließen. Darüber hinaus ist Compart Partner von Postdienstleistern weltweit und unterstützt verschiedene Dienste zur Adressqualifizierung (u.a. Premium-Adressen der Deutschen Post AG).

Warum Adressqualifizierung?

Durchschnittlich 20% beträgt in einem Unternehmen der Anteil an Sendungen, die nicht zugestellt werden können. Der Grund: falsche oder veraltete Anschriften. Warum nicht auf ein qualifiziertes Adressmanagement setzen?

  • Überlassen Sie deshalb Ihre Adresspflege nicht dem Zufall!
  • Holen Sie sich Unterstützung durch IT-Lösungen, die zuverlässig aus jedem beliebigen Datenstrom Adressen extrahieren und auf Korrektheit prüfen.

Compart - Ihr Spezialist für qualifiziertes Adressmanagement

Dokumentenanalyse

Sind Ihre Dokumente fit für den sicheren, leistungsfähigen und komplexen Produktionsdruck?

Detaillierte Informationen über die Struktur einer Druckdatei sind das A und O für eine hohe Qualität im Produktionsdruck. Dabei geht es um Fragen wie:

  • Kann das Dokument auf der verfügbaren Anlage überhaupt gedruckt werden?
  • Muss das Dokument gar neu erstellt werden?
  • Sind Anpassungen und Änderungen erforderlich?
  • Enthält die Datei alle für den Druck notwendigen Angaben (u.a. Steuerungszeichen für Simplex/Duplex, Fonts)?
  • Wie ist die Farbverteilung innerhalb der Datei?
  • Ziel einer Dokumentenanalyse ist es, Fehldrucke und Produktionsstörungen zu vermeiden

Mit professioneller Software für die Dokumentenanalyse hat Fehldruck keine Chance

Unternehmen, die komplexe Dokumente in großer Stückzahl und in vielen unterschiedlichen Formaten (AFP, PDF, PCL, Metacode, PostScript etc.) drucken, haben oft nicht genügend Ressourcen, die Dateien umfassend zu analysieren. Umso wichtiger sind Softwaretools, die alle für den Hochgeschwindigkeitsdruck wichtigen Daten automatisch ermitteln. Dazu gehören u.a.

  • Erwarteter Tintenverbrauch
  • Seitenzahl/-größe
  • Eingebettete Fonts
  • Anzahl und Struktur von enthaltenen Bildern und Grafiken
  • Simplex- /Duplex-Druck
  • Eines der wichtigsten Features: die Ermittlung der Farbverteilung innerhalb einer Druckdatei. Diese Softwaretools errechnen exakt den Anteil der für den Vollfarbdruck notwendigen CMYK-Farben – sowohl auf die einzelne Seite als auch auf das Gesamtdokument bezogen.

Der Vorteil? Anhand dieser Ergebnisse lassen sich die Druckkosten noch genauer schätzen. Mehr noch: Softwaretools bieten die Möglichkeit, für die CMYK-Analyse frei definierbare Maximalwerte zu hinterlegen. Auf dieser Grundlage lässt sich dann besser beurteilen, ob ein Druckjob überhaupt wirtschaftlich ist. Kurz: Sie bekommen ein verlässliches Kalkulationsinstrument in die Hand und vereinfachen ihre Dokumentenprüfung.

Compart biete mit DocBridge® Delta Analysis ein Analysetool für Massendruck.

Sichere Dokumentenprüfung mit Compart
  • Software
    Compart bietet umfassende Analysetools für komplexe und umfangreiche Dokumente aller gängigen Formate.
  • Workflow
    Compart unterstützt bei der Einrichtung der relevanten Prüfungen entlang der Prozesskette.
  • Testmethoden
    Compart bietet Lösungen für alle Bereiche der Qualitätsprüfung in der Dokumentenverarbeitung (regelbasierte Tests, vorlagenbasierte Tests, Regressionstests).

Regressionstest

Intelligente Analysetools für die Dokumentenprüfung auf inhaltlicher und visueller Ebene

Selbst kleinste Änderungen in der Erstellung und Formatierung von Dokumenten beeinflussen deren Layout und Inhalt. Ob ein neuer Font, zusätzliche Seiten oder ein neues Release der dokumentenerzeugenden Software – wer weiß schon immer genau, wie sich die Modifikationen auf die Qualität der Dokumente auswirken? Vor allem: Ist jede Änderung auch wirklich relevant für die Produktion? Ein neues Logo oder eine neue Schriftgröße muss nicht zwangsläufig inhaltliche Konsequenzen haben. Doch um genau die geht es. Das Problem: Herkömmliche Prüfprogramme bieten nur den visuellen Vergleich. Doch die Analyse auf Pixelebene bringt wenig, wenn von 1.000 gefundenen Abweichungen tatsächlich nur fünf relevant sind.

Regressionstest: Qualifiziert prüfen und nicht um jeden Preis

Fakt ist: Die automatisierte und zuverlässige Qualitätsprüfung ist in der hochvolumigen Dokumentenverarbeitung essenziell – schließlich sind Softwareupdates und –erweiterungen in Unternehmen gang und gäbe. Wohl kaum ein Unternehmen hat die Ressourcen, bei jeder Modifikation die neuen Dokumente (Kandidatdokument) manuell gegen die Vorlagen (Referenzdokument) zuverlässig zu prüfen. Schon gar nicht bei Zig Tausenden unterschiedlichen Dokumenttypen! Besser, weil sicherer und schneller, sind automatisierte Regressionstests. Sie prüfen alle Änderungen und Upgrades gegen die bestehenden Anwendungen (Legacy), ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss.

  • Gefragt sind intelligente Analysetools für den Dokumentenvergleich, die jede produktionsrelevante Abweichung erkennen und auflisten
  • Gefragt sind Prüfprogramme, die Dokumente auf Objektebene, also inhaltlich, untersuchen und nicht nur visuell
  • Gefragt sind Softwarelösungen mit frei wählbaren Toleranzgrenzen und der Möglichkeit, Bereiche vom Vergleich auszunehmen
Automatisierter Dokumentenvergleich mit Compart
  • Intelligent testen
    Compart bietet Lösungen für den qualifizierten inhaltlichen Dokumentenvergleich. Zusätzlich bieten sie die Möglichkeit des Pixelvergleichs.
  • Tolerant testen
    Mit den Tools von Compart lassen sich die Parameter für die Prüfgenauigkeit individuell festlegen. So werden die Dokumente nur auf die wirklich wichtigen Kriterien hin untersucht.
  • Variabel testen
    Compart hat seine Lösungen derart entwickelt, dass bestimmte Bereiche vom Dokumentenvergleich ausgeschlossen werden können, beispielsweise variable Felder wie Adresse, Datum, Kundennummer.
  • Überall testen
    Die Lösungen von Compart sind plattformunabhängig, können mit jedem Datenformat umgehen und lassen sich an jeder Stelle der Dokumentenverarbeitung einsetzen.
  • Viel testen
    Comparts Lösungen sind für einen hohen Durchsatz konzipiert.

Worauf kommt es an?

Partner

Partner

Spezialisten für automatisierten Dokumentenvergleich, Adressqualifizierung, Dokumentenanalyse und diverse Testverfahren (Regressions-, Iterations- und regelbasierte Tests)

Technologie

Technologie

Zukunftsfähige und skalierbare IT-Lösungen optimieren vorhandene Prozesse der Dokumentenprüfung und schaffen die Grundlage für eine hundertprozentige Qualitätssicherung.

Know-how

Know-how

Umfassende Expertise zu Datenströmen jedes Typs einschließlich Analyse, Modifizierung, Klassifizierung, Konvertierung, Splitten/Mischen und Bündeln für ein modernes Output-Management

Strategie

Strategie

Die Personalisierung in der Kundenkommunikation und komplexe gesetzliche Auflagen erfordern eine zuverlässige Qualitätssicherung sowie hochleistungsfähige Technologien

Aus der Praxis

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arvato (Bertelsmann): Sicherer Dokumentenvergleich

Digitaler Spürhund für sicheren Dokumentenvergleich

Seit 2012 arbeitet arvato mit der Prüfsoftsoftware DocBridge® Delta – und ist damit in der Lage, Dokumente sowohl visuell als auch auf Textebene miteinander zu vergleichen. Selbst kleinste Unterschiede deckt die Lösung auf, auch bei komplexen und umfangreichen Schriftstücken. Dank des hohen Automatisierungsgrades ist die Dokumentenprüfung bei arvato inzwischen nicht nur sicherer, sondern auch effizienter: Die Mitarbeiter können sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

  • Täglich rund 7.000 Dokumente in Prüfung
  • Nahezu 100% Prozesssicherheit
  • Verarbeitung aller gängigen Datenformate

 

„Die Dokumentenprüfung ist heute nicht nur sicherer, sondern auch effizienter; schließlich können sich die Mitarbeiter dank der Automatisierung besser auf das Kerngeschäft konzentrieren."

arvato
Roger Fuchs,
arvato

Zur Referenz

Data Mail: Hochperformante Prüfung von komplexen Dokumenten

Hochperformante Prüfung von komplexen Dokumenten mit variablen Daten

Bei der Suche nach einem leistungsfähigen Tool für die Prüfung von komplexen Dokumenten mit variablen Daten entschied sich Data-Mail Inc. für DocBridge Delta. Bereits unmittelbar nach der Einführung stellten die Mitarbeiter bei rund 80 Prozent der Prüfungen eine deutlich höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit.

  • Rund 80% der Prüfungen erfolgen deutlich schneller
  • 1,5 Mrd. Sendungen pro Jahr

 

„Wir haben die Sicherheit, dass alle zu verschickenden Dokumente absolut korrekt sind. Von unserer hohen Qualität sind unsere Kunden inzwischen derart überzeugt, dass einige von ihnen öffentlich Data-Mail als Qualitätsstandard definieren."

Chris Bennett, Data-Mail
Chris Bennett
Data-Mail

Zur Referenz

Naehas: Automatisierte Dokumentenprüfung für Werbekampagnen

Automatisierte Dokumentenprüfung für Werbekampagnen in Massenauflage

Die zunehmende Variantenvielfalt bei personalisierten Direktmailing-Kampagnen in hoher Stückzahl zwang Naehas dazu, nach einer Alternative zur bisherigen manuellen Prüfung der Dokumente zu suchen. Mit DocBridge® Delta gelang es dem US-amerikanischen Unternehmen, ein effizientes, weil automatisiertes, digitales Prüfverfahren zu etablieren, das sich zudem nahtlos in die bestehende Dokumentenverarbeitung integrieren ließ.

  • Mehrere Tausend unterschiedlicher Versionen innerhalb einer Kampagne
  • 100% Vollständigkeit und Regelkonformität
  • Pro Prüfung mindestens 60 Minuten Zeitersparnis

„Delta ist das einzige Werkzeug seiner Art, das nicht nur leistungsfähig und äußerst zuverlässig ist, sondern auch bestens zu unserem Portfolio passt. Für unsere Kunden wird die Dokumentenprüfung dadurch wesentlich effizienter"

Rodger Smith, Naehas
Rodger Smith
Naehas

Zur Referenz

Compart automatisiert Ihre Dokumentenprüfung und sorgt für hundertprozentige Regelkonformität (Compliance)

Dokumenten analysieren und prüfen
Haben Sie Ihre Dokumentenqualität im Griff?

Was tun, wenn die gesetzlichen Compliance-Anforderungen in der Dokumenten­verarbeitung zunehmen, für die Prüfung aber keine Ressourcen bereit stehen?

Warum Compart?

Expertise für Datenströme aller Art

Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung in der Welt der Dokumente und Druckdatenströme

Innovation

Hochperformante Lösungen für modernes Omni-Channel Dokumenten- und Output Management

Trendsetter und Partner

Mitglied in Gremien zur Standardisierung von Prozessen der Kundenkommunikation (AFP Consortium, PDF Association, Doxnet, Bitkom, Unicode, AIIM)

Renommee

Mehr als 1.500 Kunden in knapp 50 Ländern, darunter...

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