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Mitarbeiter müssen zuhause Dokumente erstellen, prüfen und anschließend an das Rechenzentrum des Unternehmens übergeben? Die hundertprozentige Regelkonformität (Compliance) soll dabei gewährleistet sein und gleichzeitig die Produktivität in der Sachbearbeitung erhöht werden?
Mittlerweile gibt es Softwarelösungen, die eine effiziente Dokumentenverwaltung auch im Homeoffice ermöglichen. Die lokal generierten Office-Dokumente werden nach einem Qualitäts-Check automatisch an das zentrale Output-Management-System (OMS) übergeben und dort gedruckt oder elektronisch versendet.
Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent sowie eine beschleunigte Fallbearbeitung sind sicher der größte Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen.
Lesedauer: 5 Min
Praktisch über Nacht mussten bei Deutschlands drittgrößtem Versicherer nahezu alle Mitarbeiter ihre Arbeit ins heimische Büro verlagern. Um auch zuhause am PC ihre Dokumente verwalten, erstellen, prüfen und anschließend an das zentrale Rechenzentrum des Konzerns übergeben zu können, wo sie für den Versand aufbereitet werden, benötigten die Sachbearbeiter eine Software, mit der auch am heimischen Arbeitsplatz eine effiziente und sichere Fallbearbeitung und Dokumentenverwaltung gewährleistet ist.
DocBridge® FileCab inklusive DocBridge® Collector und DocBridge® Desktop ist ein skalierbares, intuitiv zu bedienendes und leicht zu integrierendes Softwarepaket für das Erstellen, Sammeln, Prüfen und Freigeben von Office-Dokumenten, die anschließend an den analogen (Druck) und digitalen Versand übergeben werden.
Anwender in der Fachabteilung können damit ihre am Arbeitsplatz (PC, Laptop) erstellte Korrespondenz gegen verschiedene, vom Unternehmen definierte Kriterien und Regelwerke prüfen, bevor sie diese an das zentrale Output-Management weiterleiten. Die Prüfung erfolgt direkt nach der Erstellung in der Office-Anwendung. Abhängig von der Unternehmens-Policy lässt sich mit dem Tool DocBridge® Desktop zusätzlich ein Freigabe-Workflow (z. B. durch Vorgesetzte, Bereichsleiter, "Vier-Augen-Prinzip") etablieren, bevor die Dokumente in den Versand gehen. Dadurch erhöht sich insgesamt die Prozessqualität erheblich - unabhängig davon, ob die Dokumentenerstellung bzw. Dokumentenverwaltung remote (Homeoffice), mobil oder im Büro erfolgt.
Dank seiner Benutzerfreundlichkeit und einfachen Integration lässt sich DocBridge® FileCab an jedem internetfähigen PC-Arbeitsplatz einsetzen, auch für Nutzer ohne Programmier-Know-how. Dezentrale Dokumentenerstellung remote im Homeoffice wird damit zum Kinderspiel.
Mit DocBridge® FileCab lässt sich nicht nur der Druck von Dokumenten zentral ansteuern, sondern auch sämtliche, in einem Unternehmen vorhandenen digitalen Kanäle (E-Mail, Messenger-Dienste, Web etc.)
Durch die Einbettung der Individualkorrespondenz in die Massenverarbeitung beziehungsweise in das zentrale Output-Management ergibt sich die Chance, Dokumente zu verwalten aus unterschiedlichen Bereichen an ein- und denselben Empfänger und zu einer einzigen Sendung zusammenzuführen. HDI (Talanx) erzielte dadurch eine Einsparung von Portokosten in sechsstelliger Höhe.
Jürgen Hausl
HDI Systeme
Referenz WWK
Seit die WWK ihre Individualkorrespondenz zentralisiert hat, konnten die durchschnittlichen Fallbearbeitungszeiten und die Produktionskosten pro Sendung deutlich verkürzt werden.
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Portooptimierung
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Hintergrund
Wussten Sie, dass der Druck eines Office-Dokuments auf einem Bürodrucker durchschnittlich acht Cent kostet? Muss das sein? Es gibt Alternativen.
White Paper
Die von Compart entwickelte Software DocBridge® FileCab ist eine Anwendung für das Sammeln, Prüfen, Freigeben und zentrale Versenden von Dokumenten, die lokal am PC, auf dem Notebook oder dem Tablet erstellt werden. Sie enthält einen integrierten Qualitätscheck:
Sachbearbeiter können damit ihre am Arbeitsplatz (PC, Laptop) erstellte Korrespondenz gegen verschiedene, vom Unternehmen definierte Regelwerke (u.a. Layout, produktionstechnische Kriterien) prüfen, bevor sie diese an das zentrale Rechenzentrum weiterleiten. Die Prüfung erfolgt direkt nach der Erstellung in der jeweiligen Office-Anwendung.
Abhängig von der Unternehmens-Policy lässt sich mit dem Tool DocBridge® Desktop zusätzlich ein Freigabe-Workflow („Vier-Augen-Prinzip“) etablieren, bevor die Dokumente in den Druck oder digitalen Versand gehen. Dadurch erhöht sich insgesamt die Prozessqualität erheblich – unabhängig davon, ob die Dokumentenerstellung remote (Homeoffice, mobil) oder direkt am PC im Büro erfolgt.
Sehen Sie im Video konkrete Vorteile und Erfahrungen, die Kunden durch den Einsatz der DocBridge-Lösungen und damit der Zentralisierung der Dokumentenverarbeitung machen.
DocBridge® FileCab besteht im Wesentlichen aus vier Komponenten:
Der Document Collector ist eine zentrale Servereinheit (Datenpool) in einem unternehmenseigenen Rechenzentrum oder einer Private/Public Cloud, die sämtliche erstellten Office-Dokumente aller FileCab-Nutzer einsammelt, nach bestimmten Kriterien bündelt (z. B. unter Berücksichtigung von Portorabatten) und zum festgelegten Zeitpunkt an eine zentrale Output-Instanz (z. B. Druckzentrum, zentraler E-Mail-Versand) übergibt. Zusätzlich lassen sich mit DocBridge® Document Collector diejenigen Dokumente, die vor dem Versand noch fachlich und formal von einer weiteren Instanz geprüft werden müssen, für den Freigabe-Workflow selektieren.
Webanwendung für die Prüfung und Freigabe von Dokumenten. Zusätzlich zum Vor-Ort-Check direkt im FileCab-Client, die der Sachbearbeiter selbst vornimmt, bietet Document Desktop die Prüfung durch einen Supervisor (Vorgesetzte, Unternehmenskommunikation, Rechtsabteilung etc.). Dieser greift über DocBridge® Document Desktop auf die im DocBridge® Document Collector zwischengespeicherten Dokumente zu, gibt sie frei, sperrt sie oder schickt sie an den Sachbearbeiter zur Nachbesserung zurück. Das Zusammenspiel zwischen DocBridge® Document Collector und DocBridge® Document Desktop bietet den Vorteil, dass der Supervisor den Blick auf alle in seinem Zuständigkeitsbereich erstellten Office-Dokumente bekommt und, da die Dokumente im DocBridge® Collector vorgehalten werden, diese nach Belieben (wenn es ihm zeitlich passt unter Berücksichtigung der Einhaltung von Fristen) prüfen kann.
Neue IT-Technologien verändern die Arbeitswelt. Der Ausbau der Breitbandinternets (Stichwort 5G) sowie Online-Dienste und Virtual-Collaboration-Tools (Videokonferenz, Messenger-Dienste etc.), befördert durch die großen Anbieter, haben die zunehmende Verbreitung von Homeoffice überhaupt erst ermöglicht. Heute ist das virtuelle Zusammenarbeiten zum Beispiel in der Softwareentwicklung, aber auch im Projektgeschäft eine Selbstverständlichkeit. Die dabei genutzten Werkzeuge und Methoden wie Confluence, Jira oder Filebase sind Stand der Technik von heute.
Auch die öffentliche Verwaltung, kommunale Rechenzentren und Versicherungen, für die Remote-Collaboration bisher kein Thema waren, werden inzwischen vom Trend erfasst und „rüsten“ organisatorisch und technologisch diesbezüglich auf. Fakt ist: Das virtuelle Arbeiten einschließlich Homeoffice wird langfristig die Wirtschaft auf breiter Front durchdringen. Natürlich werden Unternehmen unterschiedlich stark davon betroffen sein; dass aber mittlerweile neben den „Klassikern“ wie der Vertrieb oder die Produktentwicklung, die schon immer überwiegend remote gearbeitet haben, auch andere Bereiche auf „Virtual Collaboration“ umsteigen werden – darüber besteht kein Zweifel.
Man denke nur an Call Center oder das Beschwerdemanagement von Unternehmen: Auch hier findet zunehmend eine Auslagerung ins häusliche Arbeitszimmer statt. Überhaupt – viele Aufgaben der Kundenkommunikation, die bisher oft in Großraumbüros erledigt wurden, finden heute remote statt. Die Herausforderung besteht nun darin, die Kommunikation aus dem Homeoffice heraus genauso professionell und zuverlässig zu managen wie bisher.
Das betrifft auch das Dokumentenmanagement. Falsch wäre es beispielsweise, wenn jeder Sachbearbeiter seine Korrespondenz zuhause druckt, kuvertiert und zur nächsten Poststelle bringt. Zu hoch wären die Kosten für das lokale Drucken und dezentrale Versenden, weil dadurch Sendungen an ein- und denselben Empfänger, die aber von unterschiedlichen Sachbearbeitern erstellt werden, nicht gebündelt werden können, um dadurch dem Unternehmen gewährte Portorabatte auszuschöpfen. Ganz zu schweigen von den Materialkosten (Toner- und Papierverbrauch) für die im Homeoffice vorhandenen Drucker.
Besser, weil effizienter, wäre es beispielsweise, wenn der Sachbearbeiter seine am PC erstellten Dokumente direkt nach Fertigstellung an das zentrale Rechenzentrum bzw. an das Output-Management des Unternehmens übergibt. Das hätte zudem den Charme, dass er von fachfremden Tätigkeiten wie Drucken, Kuvertieren etc. entlastet würde.
Einsparungen durch:
Weiteres Optimierungspotenzial:
HDI (Talanx) ist nach Prämieneinnahmen die drittgrößte Versicherungsgruppe. Das börsennotierte Unternehmen (Börsengang: Oktober 2012) mit Hauptsitz in Hannover ist in mehr als 150 Ländern aktiv und beschäftigt weltweit 22.000 Mitarbeiter. Der Konzern arbeitet als Mehrmarkenanbieter in den Bereichen Industrieversicherung, Privat- und Firmenversicherung Deutschland, Privat- und Firmenversicherung International, Rückversicherung sowie Vermögensverwaltung.
HDI (Talanx) wuchs im vergangenen Jahrzehnt besonders stark und erzielte Prämieneinnahmen von 34, 9 Mrd. EUR (2018). An der Spitze steht die Talanx AG, die die Aufgaben einer Management- und Finanzholding im Konzern übernimmt, selbst jedoch nicht im Versicherungsgeschäft tätig ist. Größter Aktionär der Talanx AG ist mit 79 Prozent der HDI V.a.G., ein Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit. Die übrigen 21 Prozent der Aktien befinden sich im Streubesitz.
Die Konzerngesellschaften arbeiten unter verschiedenen Marken. Dazu zählen HDI mit Versicherungen für Privat-, Firmen- und Industriekunden, die Hannover Rück, einer der weltweit führenden Rückversicherer, die auf Bankenvertrieb spezialisierten Gesellschaften neue leben, PB und TARGO Versicherungen sowie Ampega als Fondsanbieter und Vermögensverwalter.
Mit modernen Softwarelösungen wie DocBridge® FileCab schafft man die technologische Voraussetzung dafür, dass auch Korrespondenz, die außerhalb des Unternehmens erstellt wird – beispielsweise im Homeoffice oder unterwegs bei einem Kundentermin -, allen Kriterien hinsichtlich Corporate Identity (Wurden die richtigen Fonts, Logos etc. verwendet?) entspricht. Etabliert man dann noch einen Freigabe-Workflow, erhöht das die Qualität in der Dokumentenverarbeitung zusätzlich.
Zudem verhilft der Einsatz von Software wie DocBridge® FileCab Unternehmen, Behörden und Organisationen zu wesentlichen Kosteneinsparungen: Durch die Einbettung in die Zentralverarbeitung entfällt das Drucken vor Ort, also auch zuhause oder unterwegs. In vielen Unternehmen schicken die Beschäftigen ihre Korrespondenz an einen zentralen Abteilungsdrucker im Betrieb und fahren einmal wöchentlich ins Büro, um sie dort einzusammeln.
Doch auch das wird mit DocBridge® FileCab überflüssig. Kein Drucken mehr – weder im Homeoffice oder unterwegs noch in der Abteilung. Einmal erstellt, greift ein IT-gestützter Workflow, der den Sachbearbeiter nicht nur von Nebentätigkeiten entlastet, sondern eine hohe Prozesssicherheit bietet.
