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Mitarbeiter müssen zuhause Dokumente qualitätsgerecht erstellen, prüfen und anschließend an das Rechenzentrum des Unternehmens übergeben? Die hundertprozentige Regelkonformität (Compliance) soll dabei gewährleistet sein und gleichzeitig die Produktivität erhöht werden?
Mit DocBridge® FileCab bietet Compart eine leistungsfähige Software, um Word-Dokumente zu versenden, die am heimischen Arbeitsplatz erstellt wurden. Die skalierbare und intuitiv zu bedienende Softwarelösung für den zentralen Versand auf analogen und digitalen Kanälen enthält einen integrierten Qualitäts-Check: Anwender in der Fachabteilung können damit ihre am Arbeitsplatz (PC, Laptop) erstellte Korrespondenz gegen verschiedene, vom Unternehmen definierte Regelwerke (u.a. Einhaltung der Corporate Identity) prüfen, bevor sie diese an das zentrale Rechenzentrum weiterleiten. Die Prüfung erfolgt direkt nach der Erstellung in der jeweiligen Office-Anwendung (z. B. MS Word).
Abhängig von der Unternehmens-Policy lässt sich mit dem Tool Document Desktop zusätzlich ein Freigabe-Workflow („Vier-Augen-Prinzip“) etablieren, bevor die Word-Dokumente verschickt werden. Dadurch erhöht sich insgesamt die Prozessqualität erheblich – unabhängig davon, ob die Dokumentenerstellung remote (Homeoffice, mobil) oder direkt am PC im Büro erfolgt.
Der Einsatz von DocBridge® FileCab verhilft Unternehmen zu wesentlichen Kosteneinsparungen beim Postversand: Durch die Einbettung in die Zentralverarbeitung entfällt das Drucken vor Ort und Portorabatte werden besser ausgeschöpft (zum Beispiel durch die Bündelung von Dokumenten zu portooptimierten Sendungen). Durchschnittlich um 30 Prozent lassen sich dadurch die Kosten senken. Hinzu kommt eine höhere Effektivität im Tagesgeschäft: Sachbearbeiter werden von fachfremden Tätigkeiten wie Drucken, Kuvertieren und Frankieren entlastet, die sich dadurch besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
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Mit DocBridge® FileCab reagiert Compart auf eine verstärkte Nachfrage nach Homeoffice-Tools. So auch bei der HDI (Talanx), wo seit März dieses Jahres mehr als 90 Prozent der Mitarbeiter zuhause arbeiten, bedingt durch den Ausbruch von Covid-19. Plötzlich galt es, „über Nacht“ die Sachbearbeitung vom Büro in die heimischen Arbeitszimmer der Kollegen und Kolleginnen auszulagern. Das betraf auch die Dokumentenerstellung und -verarbeitung. Da man bei der HDI (Talanx) bereits in den Zeiten vor „Corona“ sehr erfolgreich mit DocBridge® FileCab arbeitete, kannte man die Möglichkeiten der Compart-Lösung für ein „Dokumentenmanagement remote“.
Innerhalb einer Woche wurde DocBridge® FileCab auf alle Unternehmensbereiche und Fachabteilungen in Deutschland „ausgerollt“, seitdem arbeiten rund 1.000 Mitarbeiter mit der Lösung. Sie erstellen ihre Word-Dokumente zuhause am PC oder auf dem Laptop und senden sie an das zentrale Output-Management-System (OMS) des Konzerns.
Der Nutzen? Kein Drucken und keine fachfremden Tätigkeiten im Homeoffice, eine um 25 Prozent gestiegene Produktivität in der Fallbearbeitung und die Sicherheit, dass auch die am heimischen Arbeitsplatz erstellten Dokumente der konzernweiten Corporate Identity entsprechen.
Jürgen Hausl, Leiter Output bei HDI Systeme: „DocBridge® FileCab kommt bei den Kollegen und Kolleginnen sehr gut an, was nicht zuletzt in der Einfachheit der Software liegt. Wer sich mit Windows auskennt, findet sich in DocBridge® FileCab sofort zurecht. Wir sind froh, dass wir solch eine Lösung haben und denken, dass auch nach der Corona-Krise die Remote-Dokumentenerstellung mit DocBridge® FileCab ein fester Bestandteil bleibt und weiter ausgebaut wird.“ Inzwischen gebe es auch von den ausländischen Mitarbeitern reges Interesse an DocBridge® FileCab im Homeoffice-Betrieb, so der Manager.
Ähnliche Projekte zum Einsatz von DocBridge® FileCab als Homeoffice-Software laufen derzeit unter anderem in Deutschland, Frankreich und Großbritannien.
Sehen Sie im Video konkrete Vorteile und Erfahrungen, die Kunden durch den Einsatz der DocBridge-Lösungen und damit der Zentralisierung der Dokumentenverarbeitung machen.
Die Komponenten DocBridge® Document Desktop und DocBridge® Document Collector lassen sich auch als separate Microservices auf der Basis von API einsetzen. Microservices sind ein architekturbezogener und organisatorischer Ansatz in der Softwareentwicklung, bei dem Software aus kleinen unabhängigen Services besteht, die über sorgfältig definierte APIs kommunizieren. Auf Microservices basierende Architekturen vereinfachen die Skalierbarkeit und verringern die Entwicklungszeit von Anwendungen, ermöglichen Innovationen und verkürzen die Markteinführungszeit für neue Funktionen.
Optional kann das zentrale Einsammeln und Verschicken von Word-Dokumenten mit einem Freigabe-Workflow kombiniert werden, der über das Zusatzmodul DocBridge® Document Desktop, eine Webanwendung, ermöglicht wird. Dadurch lässt sich die formelle, regelbasierte Prüfung von DocBridge® FileCab um eine visuelle, inhaltliche Qualitätssicherung ergänzen.
Interessant an diesem Produkt sind vor allem zwei Komponenten:
Beide Komponenten lassen sich auch als separate Microservices auf der Basis von API verwenden.
