Comparting 2014

Daten, Dokumente, Digitalisierung

Internationales Forum für innovatives Dokumenten- und Output-Management setzte deutliche Akzente für eine mehrkanalfähige Kundenkommunikation.

Das Ziel einer modernen Kundenkommunikation ist noch lange nicht erreicht. Mit dieser Quintessenz endete heute das zweitägige Comparting in der Kongresshalle Böblingen. Mit rund 370 Teilnehmern aus dem In- und Ausland war das von Compart ausgerichtete Forum für innovatives Dokumenten- und Output-Management noch stärker besucht als in den Vorjahren.

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Im Jubiläumsjahr fokussierte das Comparting die Frage, was nun, nachdem auch im Business der Wechsel von rein physischem zum Mehrkanalversand in vollem Gang ist, als nächstes kommt. Harald Grumser, Gründer, Mitinhaber und Vorstand von Compart, erläuterte angesichts der zunehmenden Rolle von Internet und mobilen Endgeräten in der Dokumentenverarbeitung, warum es künftig um die seiten- und geräteunabhängige Darstellung und Ausgabe von Dokumenten geht.

Fakt ist: Die Trennung von Daten und Layout ist unumgänglich. Laut Harald Grumser müssen die zu transportierenden Inhalte viel stärker als bisher an den Ausgabekanal angepasst werden. Dabei kristallisiert sich PDF als ein ungünstiges Format heraus, um auf Smartphone- oder Tablet-Displays angezeigt zu werden. Zwar favorisieren viele Nutzer nach wie vor noch PDF-Dateien, weil damit Inhalte klassisch im DIN-A4-Format angezeigt werden können, was die Menschheit seit jeher gewohnt ist. Doch der Standard 21 x 29,7 cm funktioniert heute nicht mehr an allen Stellen, weshalb althergebrachte Kanäle, die sich an A4 orientieren, von seitenformatunabhängigen Medien abgelöst werden. HTML5 sei vor diesem Hintergrund das Format der Zukunft, lautete das Fazit von Harald Grumser. Er sprach in diesem Zusammenhang auch von einer Koexistenz von Daten und Dokumenten, die den gesamten Fachkongress thematisch prägte.

Papier bleibt ein wichtiger Versandweg

Vor diesem Hintergrund erregte das Anfang Oktober, also unmittelbar vor dem Comparting erschienene neue Release 2.2 von DocBridge Mill Plus das besondere Interesse der Besucher. Es versetzt Unternehmen unter Ausnutzung ihrer historisch gewachsenen IT-Infrastruktur in die Lage, Dokumente, unabhängig von Typ, Format und Quelle so aufzubereiten, dass sie auf allen physischen und elektronischen Wegen versendet werden können. Technologische Grundlage dafür ist nämlich eine Komponente für die Erzeugung von HTML5-Dateien. Zudem unterstützt Comparts Lösung die Erstellung von XMP-Metadaten und treibt damit die Automatisierung im digitalen Dokumentenaustausch weiter voran.

Dabei ist die automatisierte Weiterverarbeitung von Daten nur ein Aspekt eines modernen Output-Managements. Vielmehr müsse man grundsätzlich über eine Neustrukturierung in der Kundenkommunikation nachdenken, wie das renommierte Beratungshaus Porst und Steiner in seiner Keynote darlegte. Schließlich erwachsen aus dem Spannungsfeld zwischen sich änderndem Kundenverhalten, neuen technischen Möglichkeiten und zunehmenden gesetzlichen Auflagen verschiedene Herausforderungen, denen sich mit herkömmlichen Methoden nur schwerlich begegnen lässt. Kunden kommunizieren heute multimedial und erwarten schnellere Reaktionen seitens der Unternehmen, so eine der Grundaussagen. Mobile Kanäle spielen dabei eine Schlüsselrolle. Dies habe natürlich Auswirkungen auf den Versand von Dokumenten, so der Referent Carsten Hinze, und stützte somit indirekt die These, dass es künftig darum geht, Dokumente für jede Art von physischen und elektronischen Kanälen schon in der Erstellung „zu präparieren“.

Trotzdem bleibe Papier weiterhin ein wichtiger Versandweg, vor allem, wenn es um haptisch und optisch hochwertige sowie sensible Dokumente gehe. Daher spielen laut Carsten Hinze sogenannte Hybridlösungen, bei denen je nach Bedarf physische und elektronische Kanäle gleichermaßen bedient werden, eine wichtige Rolle.

Friedliche Koexistenz von physikalischer und digitaler Kommunikation

Dass tatsächlich sowohl die digitale als auch die physikalische Kommunikation ihre Daseinsberechtigung haben, zeigte der Vortrag der Swiss Post Solutions (SPS), Die hundertprozentige Tochter der Schweizerischen Post ist ein führender Anbieter für Business-Prozess-Lösungen. Ein Schwerpunkt der Aktivitäten liegt im Bereich Multi Channel Document Output. Hierbei steht die Transformation von Papierdokumenten in die elektronische Welt (Webportale, E-Mail & Secure Mail etc.) zwar im Fokus der SPS, trotzdem werden steigende Mengen an physischem Output an fünf europäischen Standorten produziert. Mehr als 600 Millionen physische Sendungen verlassen jedes Jahr die SPS-Standorte. Tendenz steigend. Das hänge auch mit einer zunehmenden Bereitschaft der Unternehmen zum Auslagern ihrer Dokumentenlogistik zusammen, wie Andreas Keck, Leiter Solution Sales & Client Management bei der SPS resümierte.

Flankierend dazu diskutierte Dr. Frank Wermeyer, der die Schweizerische Post bei der Etablierung des IncaMail-Dienstes unterstützt, mit dem Publikum, inwiefern generell Secure-Mail-Lösungen eine Alternative oder einfach auch nur eine Ergänzung zum klassischen Brief darstellen. In seinem Vortrag stellte er die Frage, inwiefern Lösungen wie De-Mail und ePostbrief überhaupt die Erwartungen der Unternehmen an eine sichere und gleichzeitig effiziente Versandmethode erfüllen. Die Reaktionen des Publikums zeigten, dass dieses Thema durchaus kontrovers diskutiert wird.

Letztlich geht es darum, Kundenkommunikation schlechthin als Treiber für eine Neupositionierung als Unternehmen zu verstehen – so jedenfalls der Grundtenor des Vortrags von Guido Schmitz vom Marktanalysten Pentadoc. Er zeigte die Erfolgsfaktoren der Informationslogistik auf und machte deutlich, dass entsprechende Projekte weder auf rein technischen Anforderungen basieren noch aus einer isolierten fachlichen Sicht heraus aufgesetzt werden sollten. Es gilt, eine ganzheitliche Sicht auf die betroffenen Geschäftsprozesse sowie deren organisatorischen und technischen Anforderungen zu erreichen.

So international wie noch nie

Das machten auch die Vorträge von renommierten Unternehmen wie Williams Lea, VHV, Canon, ERGO Versicherungen, Swiss Post Solutions und die französische Sozialversicherung Mutualité Sociale Agricole (MSA) deutlich. Sie beleuchteten die verschiedenen Aspekte der Dokumentenverarbeitung, wobei die damit verbundenen Lösungsansätze die aktuellen Trends und Herausforderungen deutlich widerspiegelten.  Für viele Teilnehmer war das Anstoß genug, auch über die weitere Optimierung der eigenen Unternehmensprozesse nachzudenken. Ein Punkt, der sich dabei als typischer „Leidensdruck“ der Branche herausschälte: die Sicherstellung der Dokumentenqualität vor dem Hintergrund zunehmender Compliance-Richtlinien.

Es war die Mischung aus strategischen Grundsatzvorträgen und praxisnahen Anwenderberichten, die sich auch im zehnten Jahr des Bestehens von Comparting wieder bewährte. Das zeigten jedenfalls die Reaktionen des Auditoriums. Deutlich wurde: Bei allen Nuancen und Unterschieden zwischen Branchen, Ländern und IT-Strukturen – die Herausforderungen an die Kundenkommunikation der Zukunft sind universell und in allen Regionen ähnlich; sicher auch das ein Grund, warum der Anteil der ausländischen Besucher seit 2005 kontinuierlich steigt.

Für Compart war dies der Anlass, dieses Jahr erstmals einen gesonderten Track mit Themen speziell für Frankreichanzubieten – neben dem deutschsprachigen und nordeuropäischen Raum ein Schwerpunktmarkt für Compart. Entsprechend hoch war das Interesse der zahlreichen frankophonen Teilnehmer an diesen Vorträgen, von denen die französische Sozialversicherung Mutualité Sociale Agricole (MSA) sicher einen Höhepunkt darstellte.

Philippe Filippi, verantwortlicher Regionalmanager für Compart Südeuropa, legte in einem weiteren Vortrag dar, inwiefern Industriestandards die Dokumentenverarbeitung beeinflussen, wenn nicht gar revolutionieren.
International war auch die Medienpräsenz. Journalisten aus Deutschland, Frankreich, Spanien und den USA informierten sich in einem Pressegespräch mit Vorstand und Regionalmanagern von Compart über die neuesten Trends und Herausforderungen im Bereich Dokumenten- und Output-Management.

Teilnehmer schätzen den Erfahrungs- und Gedankenaustausch

Doch auch für die übrigen Teilnehmer gab es genügend Gelegenheit für einen Gedanken- und Erfahrungsaustausch. Gerade die Möglichkeit, mit Analysten, renommierten Unternehmen, hochkarätigen Referenten und natürlich dem Management von Compart in ungezwungener Atmosphäre zu diskutieren, macht die Attraktivität des Fachkongresses aus. Das „babylonische Sprachgewirr“, das in der Böblinger Kongresshalle zu vernehmen war, ist beredter Ausdruck dafür. 

Und nicht nur dort: Wer tagsüber auf Grund der Vielzahl an spannenden Vorträgen noch keine Zeit fürs Kontakteknüpfen fand, hatte spätestens auf der Abendveranstaltung dazu reichlich Gelegenheit.
Als am Ende des Comparting der renommierte Hirnforscher Professor Dr. Uwe Genz die Teilnehmer schließlich mit den neuesten Erkenntnissen zu Lern- und Gedächtnistechniken konfrontierte, stieg der ohnehin hohe Aufmerksamkeitspegel noch weiter an: Die Feststellung des Wissenschaftlers, dass geistige Leistungsfähigkeit keineunabänderliche Eigenschaft ist, die man besitzt und dann unverändert ein Leben lang erhalten bleibt, wurde aus einem für viele Teilnehmer völlig neuen Blickwinkel erläutert. Genz‘ Thesen sorgten noch nach dem offiziellen Ende des Kongresses für reichlich Gesprächsstoff.

Was bleibt, ist die Erkenntnis, dass das Comparting sich auch dieses Mal wieder als wichtiger Impulsgeber der Branche erwiesen hat. Viele Besucher haben für 2015 bereits ihr Kommen zugesagt.

Das nächste Comparting findet am 15. und 16. Oktober 2015 statt.

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