Produktpremiere zum Jahresauftakt: Ab sofort ist DocBridge® Auditrack verfügbar - eine Software für die Realtime-Überwachung, Auswertung und das Monitoring von Prozessen, Systemen und Ereignissen in der Kundenkommunikation von Unternehmen.
Das skalierbare und leistungsfähige Monitoring Tool ermöglicht das Tracking und Tracing von Korrespondenz über den gesamten Produktionszyklus hinweg: Der Weg eines Dokuments lässt sich von der Erstellung bis zum Versand lückenlos nachvollziehen. Die Lösung wurde erstmals einer breiten Öffentlichkeit auf dem Comparting Ende letzten Jahres vorgestellt.
Die aus konkreten Kundenanforderungen heraus entwickelte Software führt automatisch die relevanten Informationen verschiedener Anwendungen und Bereiche der Dokumentenproduktion in einem zentralen Repository zusammen. Dieses lässt sich beliebig an spezifische Kundenanforderungen anpassen (u.a. Berücksichtigung neuer Kommunikationskanäle). Die gesammelten und konsolidierten Daten können dann in Form von Berichten und Dashboards in dem neuen Auditing Tool aufbereitet und visualisiert werden.
Der größte Nutzen für Anwender besteht darin, dass sie mit dem Monitoring Tool problemlos Zugang zum gesamten Zyklus einer Multi-Channel-Kommunikation ihres Unternehmens bekommen und diese nach verschiedenen Kriterien analysieren können. DocBridge® Auditrack liefert die auf einen Prozess bezogenen Daten in Echtzeit und versetzt die Anwender dadurch in die Lage, bei kritischen Situationen bzw. Engpässen frühzeitig und schnell reagieren zu können.
Zudem ermöglicht diese Auditing Software eine detaillierte Recherche auf der Basis diverser Filter- und Suchmöglichkeiten.
Mit DocBridge® Auditrack reagiert Compart auf einen typischen branchenübergreifenden Leidensdruck: Die komplexen regulatorischen Anforderungen zwingen die Unternehmen mehr denn je dazu, ihre Kundenkommunikation über alle Kanäle hinweg zu überwachen und rechtssicher nachzuweisen. Das betrifft nicht nur die Dokumente selbst (Eingang, Erstellung, Versand/Ausgabe), sondern auch die damit verbundenen „Ereignisse“ während eines gesamten Kommunikationsvorganges. Mit seinem zentralen und allgemein zugänglichen Daten-Repository schafft DocBridge® Auditrack dafür die technologische Grundlage.
Ein 360°-Blick auf Ihre Geschäftsprozesse. DocBridge® Auditrack ermöglicht Unternehmen ein umfassendes Monitoring aller Kommunikationsprozesse, -systeme und -ereignisse, basierend auf einer lückenlosen Nachverfolgung des Dokumentenpfades durch den gesamten Erstellungsprozess.
Monitoring aller relevanten Daten:
Präsentation in einer komfortablen Weboberfläche:
Das Ziel, die Transparenz in der Kundenkommunikation zu erhöhen. Mit dieser Anforderung installierte die HDI (Talanx) das Monitoring-System zur Überwachung des konzernweiten Dokumenten- und Output-Managements. Tagesaktuelle Auswertungen, Ad-hoc-Abfragen sowie schwellenbasierte Warnmeldungen liefern wichtige Informationen zum Lebenszyklus eines Schriftstücks, decken Störungen im Versand oder in der Produktion frühzeitig auf und bilden die Basis für weitere Optimierungen, unter anderem für die Erhöhung der Digitalisierungsquote und die Portooptimierung.
Jürgen Hausl ist Leiter Output-Services bei der HDI
Herr Hausl, Kostenkontrolle und das frühzeitige Erkennen von Störungen sind zweifelsohne wichtige Gründe für ein umfassendes Monitoring. Welche Vorteile bietet ein Auditing noch?
Hausl: Generell geht es bei diesem Thema doch darum, durch die Erhebung wichtiger Kennzahlen, sogenannter KPI, zu überprüfen, ob und wie die strategischen und operativen Unternehmensziele erfüllt werden und wie sich insgesamt die Kundenbindung erhöhen lässt. Für den HDI-Konzern wiederum spielen solche Größen wie Durchlaufzeiten je Sparte, Redressquote und die Anzahl der produzierten Seiten und Umschläge sowie die Portokosten eine wichtige Rolle.
Unser Ziel ist es beispielsweise, die Digitalisierung in der Kundenkommunikation voranzutreiben und die Portokosten im klassischen Versand zu senken. Dafür benötigt man aber aussagekräftige Informationen entlang der gesamten Kommunikationskette, um verlässlich und erfolgreich agieren zu können. Und genau diese Kennzahlen zur Dokumentenproduktion kann ein IT –gestütztes Auditing liefern. Theoretisch könnte man diese Informationen auch ohne ein solches Auditing-System bekommen, aber sind wir mal ehrlich: Wer von den Versicherern macht das? Die Praxis sieht doch so aus, dass die meisten Anbieter immer noch viele heterogene Systeme in der Dokumentenproduktion einsetzen, aus denen sich solche KPI nur unter sehr großem Aufwand erheben lassen.
Mit einem Monitoring-Tool dagegen, das Informationen aus dezentralen Datenquellen in einem zentralen Repository speichert und daraus Berichte, Charts und Dashboards erzeugt, erreicht man diese notwendige Transparenz doch auf einem viel schnelleren und zuverlässigeren Weg. Es ist gewissermaßen ein „Google im Kleinen“.
Aus Ihren Erfahrungen bei der HDI heraus: Wie sollte ein Unternehmen dieses Thema umsetzen?
Hausl: Zunächst muss definiert werden, was man bereits für Auditing-Möglichkeiten im Unternehmen hat, ob diese ausreichen und was man letztlich erreichen will. Das müsste mit verschiedenen Anbietern besprochen werden in Form von Live-Demos der in Frage kommenden Systeme, um eine Bewertung vornehmen zu können.
Wichtig ist auch, den Mitarbeitern mögliche Ängste zu nehmen. Viele befürchten, durch die Etablierung eines umfassenden Auditing zum „gläsernen Angestellten“ zu werden; eine Sorge, die oft aus negativen Erfahrungen in Bezug auf Fehlerdiskussionen im Unternehmen resultieren. Daher gilt es, Fehler auch zuzulassen und nicht zu sanktionieren. Stattdessen sollte darüber offen und ohne Schuldzuweisung gesprochen werden, und die daraus gewonnenen Erkenntnisse müssen der gesamten Organisation zum Nutzen aller zur Verfügung gestellt werden.
Sicher gibt es in Bezug auf Auditing gewisse Unterschiede zwischen den Branchen und Unternehmen. Aber das Thema Transparenz ist letztlich bei allen ähnlich. Kurz: Bevor ich an die Auswahl einer Software gehe, muss ich genau wissen, ob und wie ein Auditing bei der Erreichung der Unternehmensziele unterstützen kann. Und man muss das Ganze natürlich auch wollen.
Und wie findet man die passende Software dazu?
Hausl: Die Lösung „von der Stange“ jedenfalls gibt es nicht. Ein wichtiges K.O.-Kriterium sind sicher die Kosten und die zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen für die Umsetzung. Man darf nicht vergessen, dass die Einführung eines exakt auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnittenen Auditing-Systems seine Zeit braucht. Eine Monitoring-Software wie DocBridge® Auditrack beispielsweise bietet eine hohe Flexibilität diesbezüglich und lässt sich in unterschiedliche Systeme und Prozesse problemlos integrieren.
Die gesamte Referenz können Sie über den folgenden Link im Detail lesen:
HDI: Auditing in der Kundenkommunikation
Von folgenden Vorteilen profitiert die HDI beim Einsatz der leistungsstarken Software für Monitoring, Auditing und Tracking:
