Compart - Dokumenten und Output-Management

Entwicklung und Technologie

Die universelle Dokumenten-Management-Softwarelösung

Wirtschaftsforum |

Mit ihrer Kompetenz beim Omnichannel Customer Communication Management zählt die Compart AG international zu den renommiertesten Anbietern. Das Unternehmen aus dem schwäbischen Böblingen bringt die Erfahrung von fast drei Jahrzehnten ein und bietet universelle Dokumenten-Management-Softwarelösungen, die skalierbar, sehr leistungsfähig und einfach in bestehende Systeme zu integrieren sind.

Interview mit Harald Grumser, Gründer und Vorstandsvorsitzenden der Compart AG

Wirtschaftsforum:  Herr Grumser, bitte beschreiben Sie uns doch kurz das Tätigkeitsfeld der Compart AG.

Harald Grumser:  Zunächst einmal würde ich uns als technologiegetriebenen ʻHidden Championʼ bezeichnen. Wir haben uns vom Druck-Dienstleister zum Anbieter von Software-Lösungen für die automatisierte Omnichannel-Kommunikation entwickelt. Wir kommen aus der Druckwelt und haben unseren Kunden dort zunächst beim Output-Management geholfen. Dabei lag das Volumen bei bis zu einer Million Rechnungen pro Tag. Auch heute wird noch gedruckt, aber das Volumen sinkt. Nach wie vor geht es um das Output-Management, das jedoch komplexer wird, weil die Dokumente anders verarbeitet werden. Zusammen mit den Prozessen hat sich auch die IT verändert. Hier möchte ich nur die immer beliebteren Cloudlösungen erwähnen.

Wirtschaftsforum:  Sie sind seit fast drei Jahrzehnten am Markt. Wie war der Werdegang der Compart AG?

Harald Grumser: Nach unserer Gründung als Systemhaus 1992 haben wir zunächst Auftragsarbeiten für unsere Kunden übernommen. In diesen Projekten haben wir uns zum Beispiel mit der Image-Verarbeitung und dem Scannen befasst. So entstanden schon früh Projekte. Die ersten acht Jahre würde ich als Gründungsphase bezeichnen. Im Jahr 2000, als alle immer mehr nach IT gerufen haben, gründeten wir Compart 2.0. Damals stieg unser Projektumsatz von 20 auf 80%. Bis zum Jahr 2015 haben wir uns produktseitig breiter aufgestellt, haben Tochterfirmen gegründet und sind ins Ausland gegangen. Seit dieser Expansionsphase konzentrieren wir uns auf die digitale Transformation. Heute sind wir ein typisches Softwareunternehmen, das Software entwickelt sowie weltweit vertreibt und implementiert.

Wirtschaftsforum:  Wie ist Ihr Unternehmen heute aufgestellt?

Harald Grumser: Aktuell beschäftigen wir 170 Mitarbeiter aus 25 Nationalitäten. Unser Jahresumsatz liegt bei 18 Millionen EUR. Davon erzielen wir rund die Hälfte außerhalb von Deutschland. Wir sind in 40 Ländern aktiv. Unsere wichtigsten Märkte sind die USA, Frankreich, Spanien sowie Großbritannien.

Wirtschaftsforum:  Lassen Sie uns nun etwas näher auf die Produkte eingehen. Was bieten Sie Ihren Kunden?

Harald Grumser: Unsere Softwarelösung trägt den Namen DocBridge und umfasst zehn verschiedene Produkte mit diversen Tools und Funktionalitäten. Bei DocBridge handelt es sich um eine Plattform, in die sich unterschiedliche Funktionen wie Customer Communication Management, automatisierte Dokumentenprüfung, die Erstellung von Dokumenten, Auditing und Monitoring sowie Output- und Dokumenten-Management, digitaler Posteingang und Portooptimierung einklinken lassen. Grundsätzlich werden wir immer stärker in die Workflows unserer Kunden integriert. Dabei helfen wir ihnen, Prozesse aufzubauen und zu optimieren. Wir setzen auf offene Standards und keine markengebundenen Lösungen. Ob XML, CSS oder HTML: alle Produkte sind zum offenen Standard umgebaut. So schaffen wir kein Customer-Log-in und die Schnittstellen sind immer klar.

Wirtschaftsforum:  Was zeichnet Compart besonders aus?

Harald Grumser:  Wir bieten einfach eine gute Dokumenten-Management-Software, die wir seit 29 Jahren entwickeln. Unsere Kernkompetenz haben wir über die Jahre weiterentwickelt. Mit uns können die Kunden Best-of-Breed Lösungen zusammenstecken, weil wir offene Standards haben. Zu unseren Stärken gehört außerdem, dass wir ein werteorientiertes Unternehmen sind. Wir haben unsere Werte klar festgelegt und aufgeschrieben. Diese Werte sind Integrität und Verlässlichkeit, Verantwortung und Ergebnisse, Innovation sowie Vertrauen und Respekt. Wir sind ein Partner auf Augenhöhe.

Wirtschaftsforum:  Wer sind Ihre Kunden?

Harald Grumser: Die Versicherungsbranche ist am wichtigsten. Außerdem gibt es fast keine Großbank in Deutschland, die nicht unsere Software hat. Die Telekommunikationsbranche, zum Beispiel Swisscom, stellt gerade das komplette Output-Geschäft auf Compart um. Das ist ein echtes Leuchtturmprojekt für uns. Weitere Zielgruppen sind Energieversorger sowie die öffentliche Verwaltung, wie etwa die US-amerikanische Bundessteuerbehörde.

Wirtschaftsforum:  Wo sehen Sie Compart in der Zukunft?

Harald Grumser: Es geht in Richtung Interaktivität. Dafür müssen wir Entwicklungskapazitäten umplanen. Zudem möchten wir unser Wachstum beschleunigen und zweistellige Zuwachsraten erzielen. Das geht nur mit neuen Produkten. Wir möchten uns auch noch stärker auf die Digitalisierung konzentrieren und verstärkt ʻSoftware as a Serviceʼ anbieten, statt sie zu verkaufen.

Quelle: Wirtschaftsforum, Ausgabe 06.2021

Omnichannel-Dokumentenerstellung:
DocBridge® Impress

DocBridge® Impress ist eine skalierbare, plattformunabhängige Software für das seiten- und geräteunabhängige Design von Dokumenten, die sich auch von Anwendern ohne profundes IT-Know-how einfach bedienen lässt. Sie kann sowohl als on-premise-Lösung als auch in Cloud-Umgebungen (privat, öffentlich und hybrid) betrieben werden. Dazu bietet sie die Möglichkeit, bestimmte Funktionalitäten als Microservices herauszulösen und diese über webbasierte API (z. B. REST) in vorhandene IT-Strukturen, also auch in eine Cloud, schnell und nahtlos einzubinden.

Die mit DocBridge® Impress erstellten Dokumente sind omnichannel-fähig und barrierefrei gemäß PDF/UA und WCAG. Mit der Composition-Lösung lassen sich Dokumente erstellen und auf allen relevanten Kanälen versenden und auf unterschiedlichen Medien anzeigen: als gedruckte Seiten, als PDF im E-Mail-Anhang, als responsive HTML Seite im Webbrowser und auf dem Smartphone/Tablet, über Messenger-Dienste etc. Jedes neue Dokument braucht nur einmal erstellt zu werden und steht ohne größeren Aufwand für alle Medien zur Verfügung. Zudem ist es automatisch barrierefrei gemäß dem weltweit anerkannten Standard PDF/UA.

DocBridge® Impress bedeutet einen Paradigmenwechsel im Dokumentendesign: Die Erstellung erfolgt unabhängig von einer vorgegebenen Seitengröße und basiert auf offenen Standards wie HTML5 (erweitert um druckrelevante Funktionen). Außerdem gibt es die Möglichkeit, Regeln der Business- und Sprachlogik zu hinterlegen sowie verschiedene Funktionen für die integrierte Verwaltung von Vorlagen (Templates), Bildern, Textbausteinen und anderen Ressourcen für konsistente Dokumente.

Die Architektur von DocBridge® Impress basiert auf der konsequenten Trennung zwischen einem web-basierten Editor (Impress Designer) und der eigentlichen Composition Engine (Impress Engine). Somit lassen sich je nach Einsatzszenario beide Komponenten gemeinsam nutzen, aber auch einzeln als Microservices, die direkt an bestehende Applikationen über Webservices angebunden werden können.

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Architektur

DocBridge® Impress Designer

Mit diesem Tool entwirft der Anwender (z. B. Textadministrator) über eine intuitiv zu bedienende Oberfläche sein Dokument (Template) und ergänzt es bei Bedarf um Angaben zum Layout für die digitalen Kanäle bzw. für den Druck.
Er kann dort Regeln der Geschäftslogik hinterlegen und bestimmen, ob das Dokument allgemein zugänglich (Barrierefreiheit gemäß WCAG-Standard PDF/UA) sein und in welchen Sprachen es zur Verfügung stehen soll.

Außerdem möglich:

  • Einfügen von Barcodes und Steuerungszeichen (OCR, OMR, DV-Freimachung)
  • Vorschau des Dokuments für alle denkbaren Ausgabekanäle
  • Konvertierung in die gewünschten Zielformate - jedes von Compart unterstützte Format ist möglich (HTML, PDF inklusive Spezifika, ZUGFeRD, AFP, PCL, PostScript etc.)
DocBridge® Impress Engine

Sie ist das „Herz“ von DocBridge® Impress und führt die im DocBridge® Impress Designer erstellten oder bereits anderweitig vorliegenden Templates mit den variablen Daten ("Rohdaten") aus Geschäftsanwendungen zusammen und erstellt unter Anwendung der definierten Regeln und der bereitgestellten Ressourcen (Bilder, Textbausteine, etc.) die fertigen Dokumente.

Plattform für automatisierte Prozesse im Output- und Dokumenten-Management:
DocBridge® Gear

In der von Compart entwickelten Software DocBridge® Gear spiegelt sich das Prinzip der API-Economy im Umfeld der Kundenkommunikation wider: die problemlose Interaktion zwischen beliebigen Anwendungen, Systemen und Diensten auf der Basis standardisierter, offener Programmierschnittstellen mit der Chance zur Erweiterung bestehender bzw. Entwicklung neuer Geschäftsprozesse.

DocBridge® Gear ist eine Anwendung, mit der sich sämtliche Abläufe des Dokumentenmanagement wie Dokumentenerstellung, -konvertierung, -modifizierung und –ausgabe kundenspezifisch und einfach konfigurieren lassen auf der Basis von Rohdaten.

Auch typische Abläufe der Qualitätssicherung (Dokumentenprüfung und –vergleich, Validierung, Freigabeworkflows etc.) lassen sich damit modellieren. Grundprinzip von DocBridge® Gear ist der Gebrauch von wiederverwendbaren API-Services (Worklets), die für ganz bestimmte Funktionalitäten und Teilprozesse stehen. Diese Worklets können sehr granular (kleine, überschaubare Abläufe), aber auch sehr groß (mehrfach verschachtelte Prozesse/Berücksichtigung verschiedener komplexer Kriterien) sein.

DocBridge® Gear gilt als das Kernstück der Cloud- und SaaS-Strategie von Compart und bietet vielfältige Möglichkeiten zur Modellierung von separat einsetzbaren Microservices.

Digitaler Posteingang:
DocBridge® Conversion Hub

Die hochleistungsfähige, skalierbare und nahtlos zu integrierende Plattform DocBridge® Conversion Hub geht hinsichtlich Umfang und Intention über das Angebot herkömmlicher Software zur Dokumentenkonvertierung hinaus. Der wohl wichtigste Vorzug der von Compart entwickelten Lösung ist die nahezu unbegrenzte Formatvielfalt: Es gibt praktisch keinen Dokumententyp, der nicht von DocBridge® Conversion Hub verarbeitet werden kann.

Selbst Nachrichten aus Messenger-Diensten, Bilder in diversen Formaten, E-Mails nebst Anhänge und Inhalte in sehr proprietären bzw. veraltete Formate lassen sich mit der Lösung verarbeiten. DocBridge® Conversion Hub fungiert quasi als „Trichter“, der jedes empfangene elektronische Dokument, unabhängig von seinem Format, entgegennimmt, erkennt, aufbereitet, also in ein les- und analysierbares Format wandelt, gleichzeitig die relevanten Daten extrahiert und damit die Voraussetzungen für dessen automatisierte Weiterverarbeitung, unter anderem auf KI-basierenden Prozessen, legt.

Kernstück der Plattform ist eine Art "Dispatcher", der jede ankommende Nachricht (E-Mail, Fax, SMS, Messenger-Dienst, Brief/Papier) analysiert und automatisch über die für das jeweilige Dokument optimale Konvertierungsstrecke (In welches Format soll konvertiert werden? Wie hat die Weiterverarbeitung zu erfolgen?) entscheidet.

DocBridge® Conversion Hub enthält außerdem eine OCR-Funktion für das Extrahieren von Inhalten und Metadaten (Optical Character Recognition) und bietet die Möglichkeit zur frei konfigurierbaren Integration von Drittanwendungen. Über die Lösung DocBridge® Gear lässt sich DocBridge® Conversion Hub zudem in komplexe Prozesse der Dokumentenverarbeitung integrieren, beispielsweise auf der Basis von KI- und Robotics-Technologien.

Dank der granularen Architektur lassen sich die einzelnen Funktionen von DocBridge® Conversion Hub auch als einzelne API-Services beziehen und mit bereits bestehenden Applikationen innerhalb von Cloud-Umgebungen verbinden bzw. betreiben.

Microservices für Office-Dokumente:
DocBridge® FileCab

DocBridge® FileCab ist eine Software für das Sammeln, Prüfen und Übergeben von Office-Dokumenten an die zentrale Dokumentenverarbeitung eines Unternehmens. Anwender in der Fachabteilung können damit ihre am Arbeitsplatz (PC, Laptop) erstellte Korrespondenz gegen verschiedene, vom Unternehmen definierte Kriterien und Regelwerke prüfen, bevor sie diese an das zentrale Output-Management weiterleiten. Die Prüfung erfolgt direkt nach der Erstellung in der Office-Anwendung. Dadurch erhöht sich die Prozessqualität erheblich.

Optional kann das zentrale Einsammeln der Individualkorrespondenz mit einem Freigabe-Workflow kombiniert werden, der über das Zusatzmodul DocBridge® Document Desktop, eine Webanwendung, ermöglicht wird. Dadurch lässt sich die formelle, regelbasierte Prüfung von DocBridge® FileCab um eine visuelle, inhaltliche Qualitätssicherung ergänzen.

Interessant an diesem Produkt sind vor allem zwei Komponenten:

  • DocBridge® Document Desktop: eine Webanwendung für die Validierung und Freigabe von Dokumenten als Ergänzung für eine visuelle, inhaltliche Qualitätssicherung.
  • DocBridge® Document Collector: eine zentrale Servereinheit, welche die gesamte Individualkorrespondenz aller angeschlossenen FileCab-Clients einsammelt. Sie selektiert die zur Prüfung anstehenden Dokumente für den Freigabe-Workflow und übergibt die freigegebenen Vorgänge zu definierten Zeitpunkten an die angeschlossene zentrale analoge (Druck) und digitale Verarbeitung.

Beide Komponenten lassen sich auch als separate Microservices auf der Basis von API verwenden.