Vom Kopf auf die Füße gestellt: Die neuen Herausforderungen an Output-Prozesse

Die Welt des Output-Management ist im Umbruch. Schuld daran ist der Empfänger von Dokumenten, der nicht nur in den Briefkasten schaut, sondern auch auf sein Smartphone. Das hat Folgen. Zukünftig geht es im Output-Prozess vor allem um Inhalte, nicht um Seiten. Fest steht jedenfalls: Output-Management muss sich viel stärker an den Wünschen des Empfängers orientieren. Der Human Factor gewinnt an Bedeutung. Das stellt den Output-Prozess vom Kopf auf die Füße und macht die Produktion komplexer, weil zum Beispiel die Metadaten noch wichtiger werden.

Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender der Compart AG, beleuchtet im Gespräch mit BIT die heutigen und zukünftigen Herausforderungen im Output-Management.


BIT: Herr Grumser, Output-Abläufe waren bisher lineare Vorgänge. Von den Rohdaten im Batch-Verfahren oder der Korrespondenzerstellung bis zum Versand des Dokumentes haben wir einen eindimensionalen Prozess. Daran ändert auch die elektronische Zustellung per PDF wenig. Mit den mobilen Systemen kommen weitere Kommunikationskanäle hinzu. Was ändert sich damit grundsätzlich?

Harald Grumser: Es geht nicht mehr um Seiten, sondern um Inhalte. Output-Prozesse dürfen nicht mehr nur A4-Rechtecke im Fokus haben, sondern müssen Inhalte beschreibend an das Versandsystem weitergeben, denn erst dort kann entschieden werden, ob in variablem oder in einem seitengebundenen Format versendet werden soll oder gar beides. Wenn Dokumente bereits als Seiten formatiert sind, ist es sehr mühsam, daraus wieder ein formatunabhängiges Dokument zu generieren. Aber auch daran arbeiten wir.

BIT: Das heißt, weg vom starren, vorgegebenen Verarbeitungsformat. Was muss dabei beachtet werden?

Harald Grumser: Anwendungen erzeugen Daten, Daten über Daten, vulgo Metadaten und verweisen auf Regelwerke, die erst zu einem späteren Zeitpunkt im Dokument angewendet werden sollen. Damit wird die Formatierung beziehungsweise die Dokumentenaufbereitung Teil des Versandprozesses. Diese strenge Trennung von Daten und Präsentation ist ja keine neue epochale Forderung, wird aber angesichts einer weiter zunehmenden Vielfalt von Ausgabekanälen immer bedeutsamer. Es wird Jahre dauern, bis wir dort angekommen sind.

BIT: Das PDF als obligatorisches Präsentations- und Druckformat enthält ja bereits Metadaten. Genügt das nicht?

Harald Grumser: PDF ist nach wie vor ein seitenorientiertes Format, das dazu geeignet ist, gelocht und in einem Aktenordner abgelegt zu werden. Und das wird sich auch nicht so schnell ändern, denn Papier ist und bleibt ein vom Menschen gern genutztes Medium. Seit mehr als tausend Jahren arbeitet man schon damit und wird es auch die nächsten hundert Jahre tun. Zudem bietet PDF ja bereits hinreichende Möglichkeiten, die Daten, wenn auch recht aufwändig, zu "reformatieren". Ich denke aber, dass PDF an Bedeutung verliert und durch Formate ersetzt wird, die sich dem Ausgabegerät anpassen. So, wie man zwar aus einem Tiger einen Bettvorleger machen kann, aber nicht umgekehrt, lässt sich aus einer Dokumentbeschreibung relativ leicht ein PDF erzeugen. Der umgekehrte Weg aber, der eine Deformatierung erfordert, ist sehr, sehr aufwändig.

BIT: Die Frage ist also: Wie schafft man Formate, die alle Kanäle bedienen?

Harald Grumser: Es wird ein Format benötigt, das das Layout beschreibt und dem Dokument keine Gewalt in Form von Silbentrennungen, Zeilen und Seitenumbrüchen antut. Dieses Format gibt es schon, es heißt HTML5 und wird meines Erachtens völlig unterschätzt. Denn aus ihm lassen sich recht einfach Druckdaten generieren und PDF-Dokumente erstellen. Die Internet-Wissensdatenbank Wikipedia macht das ja im Prinzip. HTML ist seit jeher ein Format, das unabhängig von der Größe des Anzeigegerätes funktioniert. Mit den Erweiterungen in HTML5 bleibt letztlich kein Wunsch offen.

Besonders wichtig an diesem Format ist die Möglichkeit, den Aufbau und die Anordnung der Informationen innerhalb des Dokuments insgesamt an die Bildschirmgröße anzupassen und etwa von einem mehrspaltigen Design auf ein einspaltiges umzuschalten, wenn das Display kleiner als vier Zoll ist. Dieses „adaptive Design“ wird durch immer mehr spezielle Techniken in Verbindung mit der Beschreibungssprache Stylesheet unterstützt. Ich bin mir sicher, dass wir da noch einiges zu sehen bekommen. Was ich dabei infrage stelle, ist, ob man tatsächlich Webanwendungen und Applets braucht, die einen enormen Aufwand in der Doppelentwicklung nach sich ziehen. HTML5 richtig eingesetzt, bedient perfekt Geräte mit Bildschirmgrößen von vier bis 30 Zoll. Und interessanterweise gibt es die ja schon auf dem Markt.

BIT: Bedeutet dies das Ende von PDF im Output-Management?

Harald Grumser: Nein, ganz bestimmt nicht. PDF oder besser seine Spezifikation PDF/A sollte jederzeit als alternatives Format zur Verfügung stehen. Denn es wird nach wie vor Anwender geben, die bestimmte Dokumente drucken und mit zwei Löchern versehen wollen. Außerdem ist PDF ein sehr intelligentes Format, das die Kanäle wie Druck, Fax und Archiv ganz hervorragend bedient. Darüber hinaus lässt sich aus einem PDF eine Druckdatei erzeugen, beispielsweise im immer noch verbreiteten AFP-Format.

BIT: Welche Bedeutung hat PDF/UA für die Privatwirtschaft?

Harald Grumser: PDF/UA betrifft auch den nichtöffentlichen Sektor. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis das erste große Versicherungsunternehmen verklagt wird, weil es seine Dokumente nicht behindertengerecht verschickt. Man wird der Diskussion um PDF/UA allerdings nicht gerecht, wenn man sie auf die Problematik eingeschränkter Sehfähigkeit verkürzt. Das Format PDF/UA hat ein riesiges Potential. Schließlich geht es ja generell darum, Dokumente intelligenter zu machen und sie für alle Rezeptionsformen und Präsentationsvarianten zur Verfügung zu stellen. Wenn man, wie PDF/UA ja fordert, die Struktur, Sprache etc. des Dokuments als Metainformationen hinterlegt, kann man mit dem Dokument auch wesentlich mehr tun, zum Beispiel eine saubere Volltextrecherche über Seitengrenzen hinweg.

BIT: Wie sehen Sie die Zukunft der elektronischen Individualkommunikation im geschäftlichen Umfeld. Der klassische Geschäftsbrief wurde längst von der E-Mail abgelöst. Die sichere E-Mail – ob De-Mail, E-Postbrief, Regify oder andere – hat sich noch nicht durchgesetzt.

Harald Grumser: Die elektronische Kommunikation muss vertraulich, verbindlich und rechtssicher sein. In Deutschland hat der Gesetzgeber dafür sehr hohe Hürden gesetzt, die nicht gerade die Akzeptanz bei Unternehmen und Verbrauchern gefördert hat. Aber in anderen Ländern wie Dänemark (eBoks) und Spanien (Metaposta) ist man schon viel weiter. Der rechtssichere, elektronische E-Mail-Verkehr wird garantiert kommen. Es ist nur eine Frage der Zeit, nicht des Wie und schon gar nicht des Ob. Irgendein System wird sich letztlich durchsetzen; ob es mehrere sind oder nur eines, ist schwer zu sagen. Es wird keine Zukunft geben ohne elektronischen Austausch von Dokumenten.

BIT: Die elektronischen Versandkanäle werden über kurz oder lang das gedruckte Dokument zwar nicht vollständig ersetzen, aber doch stark zurückdrängen. Wie sehen Sie die Entwicklung?

Harald Grumser: Tatsächlich bricht das physische Dokumentenaufkommen gar nicht so drastisch ein wie weithin angenommen, die Relation verschiebt sich aber. Transaktionsdokumente werden zwar zunehmend elektronisch zur Verfügung gestellt, durch Portale, mobile Geräte, elektronische Post, aber Marketing-Mailings werden weiterhin als Papier versendet. Denn Farbdruck wird immer günstiger und gerade bei hohem Dokumentenaufkommen kommt der „economy-of-scale-effekt“ zum Tragen.

BIT: Sie sind also optimistisch, was Druck betrifft?

Harald Grumser: Gedruckte Dokumente werden nicht überflüssig. Vielmehr gewinnen sie durch die Überflutung mit elektronischen Nachrichten an Attraktivität, z. B. bei besonders wertvollen Dokumenten wie Katalogen oder sensiblen Geschäftsdokumenten. Digitale Medien haben ja auch nicht die Plakatwerbung an den Litfaßsäulen verdrängt. An einer vielbefahrenen Kreuzung sind Plakate eben ein wichtiger Werbeträger. Ebenso wird auch nicht das Papierdokument an sich verschwinden.

BIT: Wenn das Papier zum Premiumprodukt wird und der Versand von Dokumenten über elektronische Kanäle zunimmt, was bedeutet das für die Druckdienstleiter?

Harald Grumser: Das Potential für inhaltlich, grafisch und haptisch hochwertige Printprodukte ist riesig und wird als Counterpart zum elektronischen Dokument zunehmen. Auch die Generationen, die mit Internet und Smartphone aufwachsen, werden an Papier Gefallen finden, wenn es einen Mehrwert liefert, den elektronischer Content nicht bieten kann.

Daher werden diejenigen Druckdienstleister sich durchsetzen, die beide Welten, also elektronische und physikalische, beherrschen. Existenzielle Gefahr droht Dienstleistern, die nur die eine oder andere Kommunikationsform bedienen.

BIT: Die Fachabteilungen gewinnen im Output-Management an Bedeutung. Das ist gut so. Die Folge ist jedoch, dass in den Unternehmen viele unterschiedliche Anwendungen und Verfahren zum Einsatz kommen, um Dokumente zu erzeugen. Wie sehen Sie die Chancen für eine Ablösung der Insellösungen durch eine komplett neue Plattform?

Harald Grumser: Die Page-Composition-Hersteller träumen davon, diese heterogene Struktur abzulösen. Die Erfüllung dieses Traums bleibt auf absehbare Zeit eine Illusion. Die Herausforderung heute ist vielmehr die Anbindung der Legacy-Anwendungen in der Dokumentenerstellung an die Output-Kreisläufe. Die gesamte Dokumentenverarbeitung komplett zu erneuern, kann sich heutzutage kaum ein Unternehmen leisten.

BIT: Wie geht Compart als Anbieter von Output-Plattformen damit um, welche Antwort haben Sie für die Unternehmen, die ihre Silos und Applikationen konsolidieren möchten?

Harald Grumser: Die Herausforderung heutzutage besteht darin, alle Dokumente in einem Unternehmen, egal, in welchem Programm und wo sie erzeugt wurden, in die zentrale Dokumentenverarbeitung einzubetten. Dabei geht es nicht nur um Druck, sondern auch um den elektronischen Versand. Und die Legacy-Anwendungen werden in den Unternehmen auch nicht verschwinden. Mein Job bietet mir die Möglichkeit, mit vielen Unternehmen zu sprechen. Vor allem die größeren sind permanent damit beschäftigt, 30 Jahre alte Programme abzulösen. Im besten Fall gelingt es, hinten so viel zu ersetzen, wie vorn neu dazukommt. Steinalte Systeme werden dann durch neue "bewährte" ersetzt, die gerne auch schon mal zehn Jahre alt sind. Oft fehlen da der Mut oder die organisatorischen Voraussetzungen, einen wirklich weiten Schritt zu tun.

BIT: Vielen Dank für das Gespräch Herr Grumser.

(erschienen in BIT, Juni 2014)

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