Metadaten im Dokumentenmanagement

Aussagekräftige Informationen über ein Dokument sind der Schlüssel für die Automatisierung

Sprechen Ihre Dokumente schon XMP oder ZUGFeRD?

Die Digitalisierung im Dokumentenaustausch schreitet voran – mit der Folge, dass die Eingangs- und die Ausgangsverarbeitung zunehmend miteinander verschmelzen. Bisher ging es im Output-Management darum, die eigenen Dokumente zuverlässig zu produzieren und zu verschicken. Inzwischen muss man sich aber auch Gedanken darüber machen, welche Daten dem Empfänger die Verarbeitung des ankommenden Dokuments vereinfachen können.

Denn: Jeder Medienbruch bedeutet ein Verlust an Informationen, die im Nachgang mühsam wiederhergestellt werden müssen.

Machen Sie Ihren Dokumenten Beine! Mit dem Hinterlegen von Metadaten treiben Sie die Automatisierung in Ihrer Dokumentenverarbeitung entscheidend voran

Fakt ist: Der Einsatz der richtigen Daten spart Zeit und Kosten. Ein minimales Set an sinnvollen Informationen (z. B. ein eindeutiger Identifikator des Dokuments) hilft bereits, die elektronische Verarbeitung zu beschleunigen.

Vor diesem Hintergrund ist ZUGFeRD sicher ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung – auch wenn ZUGFeRD auf den standardisierten Austausch von elektronischen Rechnungen beschränkt ist. Besser, weil auf jede Dokumentenart anwendbar, standardisiert wie nicht standardisiert, ist XMP.

Warum?

Weil XMP-Pakete einen eindeutigen Marker enthalten und, wo möglich, immer im Klartext abgelegt sind.

Das heißt: Jede Anwendung kann die für die Weiterverarbeitung notwendigen Metadaten auslesen. Mit anderen Worten: Es spielt keine Rolle welche Applikation Sender und Empfänger einsetzen. XMP versteht jeder.

Der Nutzen: Durch das automatisierte Auslesen der Metadaten, ob nun aus PDF-, AFP- oder Bilddatei, beschleunigt die Bearbeitung erheblich.

Compart – Ihr Spezialist für Metadaten in XMP-, ZUGFeRD - und anderen Formaten

  1. Sie suchen komfortable Tools zum Erstellen und Auslesen von Metadaten?

    • Compart berücksichtigt innerhalb seiner Produktreihe DocBridge das XMP-Modell für nahezu alle gängigen Datenformate wie PDF, PDF/A, PostScript, TIFF, JPG, PNG und XFF
    • Comparts Lösungen garantieren, dass bei der Konvertierung von Dokumenten (zum Beispiel von PDF nach AFP) die XMP-Dateien mitgeführt werden, ohne die Performance bei der Ausgabe (u.a. Hochgeschwindigkeitsdruck) zu mindern.
  2. Sie wollen XMP etablieren, dafür aber nicht Ihre komplette Dokumentenverarbeitung erneuern?

    • Dank des Modulcharakters der DocBridge-Familie lassen sich Comparts Lösungen naht- und problemlos in bestehende Dokumentenmanagement-Strukturen integrieren.
    • Für jeden Bereich der Dokumentenverarbeitung, in dem XMP eine Rolle spielt, bietet Compart entsprechende Unterstützung (u.a. unter anderem Erzeugung von validen PDF/A-Dateien für revisionssichere Langzeitarchivierung, automatisierter Dokumentenvergleich).
    • Kunden profitieren dabei von Comparts profundem Know-how zu gängigen Datenströmen.
  3. Sie benötigen ZUGFeRD-konforme Dokumente, für den automatisierten elektronischen Rechnungsaustauch?

    • Mithilfe von Compart Produkten kann auf Basis einer bereits vorhandenen XML-Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard eine ZUGFeRD-PDF/A-3-Datei mit angehängter XML-Rechnung und den für ZUGFeRD erforderlichen Metadaten erstellt werden. Außerdem lässt sich die XML-Rechnung durch den Rechnungsempfänger wieder aus der ZUGFeRD-PDF/A-3-Datei extrahieren.

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