Was tun, wenn man für eine internationale Mailingkampagne nur eine einzige Vorlage erstellen will? Für alle Sprachen, für alle Medien und darüber hinaus auch noch personalisiert. Geht das überhaupt?
Unternehmen setzen in ihrer Kundenkommunikation immer mehr auf den elektronischen Austausch. Das Problem: Die digitalen Dokumente erstellt man nach wie vor auf der Grundlage von Formaten, die aus dem Printbereich kommen. Das hat den Nachteil, dass sie für elektronische Medien weniger geeignet sind. Ein Dokument, das sich beispielsweise an A4 orientiert, lässt sich auf einem Smartphone oder Tablet nicht annähernd so gut lesen wie im gedruckten Zustand.
Was fehlt, ist die Möglichkeit, ein Dokument so zu erstellen, dass es sowohl elektronisch (Web, mobile Endgeräte) als auch physikalisch (Druck) verschickt werden kann. Damit bliebe man offen für jedes Zielmedium, denn wie das Dokument letzten Endes ausgegeben wird, spielt zum Zeitpunkt der Erstellung erst einmal keine Rolle.
So könnte es gehen. Doch die Realität sieht anders aus. Mailings sind dafür ein typisches Beispiel. In der Regel legt man sich hier von vornherein auf ein bestimmtes Zielformat fest – meistens auf PDF wegen seiner weiten Verbreitung und Unterstützung für unterschiedliche Medien. PDF ist aber ein seitenorientiertes Format, was die Darstellung auf Geräten mit kleinen Displays erschwert. Komfortabel ist das jedenfalls nicht.
Wie schön wäre es doch, wenn man ein Dokument automatisch in dem für jedes Medium optimalen Darstellungsformat, in der gewünschten Sprache und für jeden Empfänger individuell erzeugt – und das in einer einzigen Applikation. Dazu das folgende Beispiel: Die Marketingabteilung eines international agierenden Versicherungskonzerns plant eine personalisierte Mailingkampagne in Deutsch, Englisch und Französisch, wobei das Mailing sowohl als Briefpost als auch elektronisch für Kunden mit Tablet und Smartphone verschickt werden soll.
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Die Vorgehensweise sieht in der Regel wie folgt aus:
Üblicherweise werden Mailing-Vorlagen heute mit Standard-Office-Anwendungen erstellt. Allerdings lassen sich damit nicht alle Anforderungen an die Kampagne – in diesem Fall Mehrsprachigkeit, Multi-Channel-Fähigkeit und empfängerspezifische Texte – in einem einzigen Template zusammenfassen. Deshalb produziert man das Template für jedes Endgerät und jede Sprache extra – in diesem Fall also neun Varianten.
Es erscheint nur allzu logisch, dass der Aufwand für die Pflege dieser Vorlagen steigt, je mehr Endgeräte und Sprachen hinzukommen: Sämtliche Änderungen müssen nämlich immer in allen Dokumenten vorgenommen werden.
Die Grafik veranschaulicht das klassische Dokumentendesign mit Office-Anwendungen.
Ein weiteres Problem ist die Vorschau der Dokumente auf den jeweiligen Endgeräten: Ein direktes Preview wird bei dieser herkömmlichen Erstellung nicht unterstützt und ist nur über Umwege möglich: Man müsste für jedes Zielgerät die Vorschaudokumente separat erstellen.
Produziert werden die Dokumente ebenfalls mit den erwähnten Office-Anwendungen – allerdings ist eine Stapelverarbeitung (Batch) damit nicht möglich. Der Grund: Sie erlauben es nicht, die Formatierung auf einem anderen Arbeitsplatz durchzuführen ohne gravierende Formatierungsänderungen. Deshalb weisen Mailings häufig unterschiedliche Seitenformate auf und machen nachträgliche Korrekturen erforderlich.
Anders dagegen die Situation, wenn man eine Software für das seiten- und formatunabhängige Dokumentendesign einsetzt. Sie vereinfacht die Erstellung von Mailing-Vorlagen erheblich, denn sie gestattet es, Inhalte in unterschiedlichen Sprachen, Informationen aus verschiedenen Datenbanken (u.a. Textbausteine, Kundendaten) sowie weitere Regeln der Businesslogik in ein Template zusammenzuführen.
Die Grafik zeigt den Unterschied zur klassischen Erstellung.
Statt – um beim eingangs erwähnten Beispiel zu bleiben – neun verschiedener Mailing-Vorlagen hat man jetzt nur eine einzige. Auch wenn später die Kampagne um weitere Sprachen und Ausgabekanäle ergänzt werden sollte – es bleibt bei diesem einen Template.
Solche Anwendungen arbeiten mit einem einzigen Quellformat, das die gleichberechtigte Erstellung von Dokumenten für den seitenorientierten Druck, für das Web und für mobile Endgeräte überhaupt erst ermöglicht. Insofern lässt sich die Mailing-Kampagne unproblematisch für jedes Medium und jede Sprache durchführen, ohne in einem Wust unterschiedlicher Templates zu landen.
Außerdem: Eine Vorschau ist direkt während der Erstellung möglich – und zwar für jedes Medium (Smartphone, Desktop-PC, Tablet). Auf diese Weise kann der Mitarbeiter in der Marketingabteilung sofort das Template überprüfen (und ggf. korrigieren), bevor es in die Produktion geht. Spätere und damit kostspielige Fehler lassen sich dadurch vermeiden. Anschließend geht die fertige Mailing-Vorlage in die Produktion.
