Entdecken Sie die neueste Version der DocBridge® Communication Suite
Das neue Release (Herbst 2024 Erweiterungs-Release 1.2) bietet erweiterte Barrierefreiheit, interaktive Dokumentenerstellung und Workflow-Optimierung.
WeiterVereinfachen Sie die Erstellung von Dokumententemplates mit Data Mapping und dem Data Dictionary
Das Data Dictionary-Konzept in Kürze:
- Vereinfachtes Datenmodell zur Vorlagenerstellung
- Abstraktion von Datenquellen durch Data Mapping
- Konsistente Ressourcennomenklatur für Quelldaten
- Entkoppelt Vorlagenerstellung von der Datenquelle
Vorteile eines Data Dictionary:
- Änderungen an der Datenquelle erfordern lediglich eine zentrale Anpassung des Data Mappings, nicht der Dokumentenvorlagen selbst
- Vereinfacht die Erstellung und Pflege von Dokumententemplates
- Verringert das Risiko von Fehlern und senkt die Gefahr, regulatorische Vorgaben zu verletzen
- Beschleunigt Projektabläufe und die Umsetzung zeitkritischer Änderungen erheblich
Die Agilität bei der Erstellung komplexer Dokumente erhöhen
Die effektive Zusammenstellung komplexer Dokumententemplates mit vielen variablen Inhaltselementen stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar.
Der Zugriff auf Daten aus einer wachsenden Anzahl von Unternehmensanwendungen, zahlreiche Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen sowie immer häufigere und teils zeitkritische Änderungen machen den Prozess der Dokumentenerstellung immer komplizierter. Hinzu kommt, dass die Daten aus den verschiedenen Systemen oftmals wenig aufbereitet vorliegen, beispielsweise in einem technischen Format, das von den Template-Designern ohne Kontextwissen nicht zugeordnet werden kann.
All diese Faktoren steigern das Risiko von Fehlern in der Kundenkommunikation und erhöhen die Gefahr, regulatorische Vorgaben zu verletzen.
Ein Datenmodell, das Vorlagen vereinfacht und flexibel macht
Vergessen Sie den mühsamen Prozess, jede Datenquelle einzeln in Ihre Dokumententemplates einzubinden. Setzen Sie stattdessen auf ein vereinfachtes Datenmodell für die Vorlagenerstellung, das sich in all Ihren Templates nutzen lässt.
Abstraktion von Datenquellen durch Data Mapping
Das sogenannte Data Dictionary (Datenwörterbuch) generiert aus den Inhaltsfeldern wie Vorname, Nachname oder Straße eine XML-Struktur, die als zentrale Ressource dient und Vorlagen einheitlich verarbeitet. Das dabei hinterlegte Data Mapping verknüpft technische Daten oder Werte aus verschiedenen Quellen, in der Regel Unternehmensanwendungen, mit den entsprechenden Inhaltsfeldern in Dokumententemplates.
Screenshot: Data Dictionary im User Interface der DocBridge® Communication Suite
Die Rolle eines Data Dictionary bei der Vereinfachung von Dokumentenprozessen
1. Drag-and-drop für eine einfache Integration von Inhaltselementen in Dokumententemplates
Bei der Erstellung einer neuen Kommunikationsvorlage kann das Data Dictionary direkt geladen werden. Die darin definierte Datenstruktur wird übersichtlich im Designer dargestellt und die Inhaltsfelder lassen sich per Drag-and-Drop einfach in die Vorlage einfügen.
2. Klare Datenstruktur für effiziente Vorlagengestaltung
Durch die Darstellung der Inhaltsfelder in einer klar verständlichen, geschäftsorientierten Form wird es Template-Designern ermöglicht, variable Daten einfach und ohne umfangreiches Kontextwissen in die Vorlagen einzufügen
3. Beschleunigte Projektabläufe durch Nutzung von Beispieldaten
Durch die Nutzung von Beispieldatensätzen im Data Dictionary können Vorlagenentwürfe bereits in der Konzeptionsphase erstellt werden – noch bevor die finalen Daten vorliegen. Dies beschleunigt Projektabläufe erheblich, da die Vorlagenerstellung unabhängig von der Bereitstellung produktiver Daten erfolgen kann.
4. Zentrale Anpassung und Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben
Wenn neue Datenquellen hinzukommen oder bestehende Verknüpfungen geändert werden müssen, reicht eine zentrale Anpassung des Data Mappings aus. Die Vorlagen selbst bleiben unverändert, was die Pflege und Skalierung erleichtert.
