Im Zuge der digitalen Transformation streben wir nach 100%er Automatisierung. Doch in der realen Welt der Kundenkommunikation sind Ausnahmen die Regel. Was passiert, wenn ein Dokument nicht automatisch erstellt werden kann, weil eine entscheidende Information fehlt? Eine E‑Mail‑Adresse für eine Rechnung, eine spezielle Klausel für einen Vertrag oder eine persönliche Notiz für einen Kunden?
Bisher musste man sich mit langsamen, fehleranfälligen und schwer kontrollierbaren manuellen Prozessen behelfen. Doch mit der DocBridge® Communication Suite gibt es einen zuverlässigeren Ansatz. Lernen Sie Guided Interactive kennen – ein Werkzeug, das elegant die Lücke zwischen vollständiger Automatisierung und manueller Eingabe schließt.
Im Kern ist Guided Interactive ein Werkzeug für Szenarien, in denen ein Dokument vor dem Versand noch individuell angepasst oder ergänzt werden muss.
Guided Interactive wurde entwickelt, um typische geschäftliche Herausforderungen zu meistern, die einer vollständigen Automatisierung im Weg stehen.
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Design, Benutzerinteraktion und Backend‑Verarbeitung sind in diesem Prozess perfekt aufeinander abgestimmt.
1. Design in der DocBridge® Communication Suite
Alles beginnt mit dem Template. Ihre Dokumentendesigner erstellen im Designer die standardisierten DFF (Document File Format)‑Templates. Für interaktive Szenarien reichern sie diese Templates einfach mit speziellen Dialogdefinitionen an. Sie konfigurieren Textfelder, Dropdown‑Menüs, Checkboxen und Regeln, die steuern, was der Sachbearbeiter sehen und tun darf.
2. Aus der Geschäftsanwendung heraus starten
Der Sachbearbeiter nutzt ein System wie Salesforce oder die DocBridge® Communication Suite und löst dort den gewünschten Vorgang aus, etwa mit einem Klick auf „Vertrag finalisieren“ oder „Rechnung senden.
3. Benutzereingabe mit Live‑Vorschau
Die Guided Interactive‑Oberfläche öffnet sich, zieht die vorhandenen Geschäftsdaten („upstream data“) und zeigt dem Sachbearbeiter nur die Dialoge für die Informationen an, die noch eingegeben oder überprüft werden müssen. Während der Sachbearbeiter die erforderlichen Felder ausfüllt, aktualisiert sich die Vorschau des Dokuments in Echtzeit.
4. Abschließen & Verarbeiten
Ist der Sachbearbeiter fertig, klickt er auf „Übermitteln“. Guided Interactive kombiniert die ursprünglichen Geschäftsdaten intelligent mit den neu eingegebenen Daten. Dieses vollständige Datenpaket wird dann an die Workflow‑Engine übergeben, die mit automatisierten „Worklets“ die letzten Schritte durchführt – etwa das Rendern des finalen PDFs, den Versand per E‑Mail oder die Archivierung des Dokuments.
Screenshot: User Interface der DocBridge® Communication Suite
Mit der DocBridge® Communication Suite bedeuten manuelle Ergänzungen nicht, auf Effizienz oder Kontrolle zu verzichten.
Im Gegenteil – Guided Interactive bietet erhebliche geschäftliche Vorteile:
Guided Interactive ist eine Mischung aus standardisierter und individueller Dokumentenerstellung. Der Sachbearbeiter kann innerhalb seiner Berechtigungen ein vorgegebenes Dokument (eine Vorlage) selbst anpassen. Dabei hilft ihm das System mit einer einfachen, geführten Benutzeroberfläche und einer hinterlegten Geschäftslogik. Der Mitarbeiter kann das Dokument also individuell ergänzen, z. B. Texte hinzufügen oder ändern. Wenn nötig, kann er das Dokument außerdem zur Freigabe an seinen Vorgesetzten weiterleiten, was ebenfalls vom System unterstützt wird.
Ein typisches Beispiel für solche Guided-Interactive-Prozesse ist das Bearbeiten von Vertragskündigungen oder Vertragsänderungen. So kann der Mitarbeiter z. B. in ein Kündigungsschreiben noch ein Sonderangebot einfügen – zum Beispiel einen günstigeren Tarif oder Bonuspunkte – in der Hoffnung, dass der Kunde seine Kündigung vielleicht zurücknimmt. Dieses Angebot kann als Freitext oder über vorbereitete Textbausteine hinzugefügt werden.
Textbausteinbasierte Dokumentenerstellung bedeutet, dass der Sachbearbeiter ein Dokument aus vorgefertigten, standardisierten Textblöcken (Textbausteinen) zusammensetzt. Das System stellt ihm eine Auswahl an passenden Bausteinen zur Verfügung, die er je nach Fall kombiniert und bei Bedarf mit individuellen Ergänzungen versieht. Dadurch kann der Mitarbeiter schnell und sicher hochwertige Dokumente erstellen, die rechtlich und inhaltlich korrekt sind, ohne jeden Text selbst formulieren zu müssen.
Ein typisches Beispiel ist das Erstellen von standardisierten Antwortschreiben, bei denen häufig wiederkehrende Formulierungen – z. B. für Begrüßung, rechtliche Hinweise oder Angebotsinhalte – aus Bausteinen zusammengefügt werden.
Modulare Dokumentenerstellung bedeutet, dass ein Dokument aus einzelnen, inhaltlich und formal abgeschlossenen Modulen aufgebaut wird. Jedes Modul stellt dabei einen eigenständigen Abschnitt oder Themenblock dar, der unabhängig von den anderen erstellt, gepflegt und wiederverwendet werden kann. Der Sachbearbeiter oder das System setzt die benötigten Module wie Bausteine in der gewünschten Reihenfolge zusammen, um ein vollständiges Dokument zu erstellen.
Typische Einsatzbereiche sind umfangreiche Verträge, technische Dokumentationen oder Produktbeschreibungen, bei denen bestimmte Module je nach Kunde, Produkt oder Anwendungsfall ausgewählt und kombiniert werden.
