Ein Versicherungsunternehmen arbeitet in der Kundenkommunikation mit der Software DocBridge® Impress. Eingesetzt wird die skalierbare Lösung für die Erstellung von Angeboten und Präsentationen in Marketing und Vertrieb – basierend auf bereits vorhandenen Vorlagen im WORD-Format (Templates), in denen die zulässigen Fonts, Farben, Tabellenformate etc. eingebettet sind. Das heißt: Sobald ein Mitarbeiter ein bestimmtes Template ausgewählt hat, stellt DocBridge® Impress automatisch die dafür notwendigen Ressourcen (Texte, Textbausteine, variable Rohdaten aus Fachanwendungen und Bilder) zur Verfügung und führt sie unter Anwendung der definierten Regeln mit der entsprechenden Vorlage zum fertigen Dokument (Angebot/Präsentation) zusammen. Hier kommt die Komponente DocBridge® Impress Runtime Engine zum Einsatz.
Komplexe Formulare mit dynamischem Inhalt dagegen werden direkt im DocBridge® Impress Designer erstellt, der anderen Teilkomponente der Compart-Software. Mit diesem Tool entwirft der Anwender (Textadministrator) über eine intuitiv zu bedienende Oberfläche seine Vorlage und ergänzt es bei Bedarf im Angaben zum Layout für die digitalen Kanäle bzw. die Druckausgabe.
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Hauptnutzen des Einsatzes von DocBridge® Impress ist eine weitgehende Automatisierung in der Angebotserstellung. Dadurch konnte die Marketingabteilung den zeitlichen Aufwand um durchschnittlich 20 Prozent reduzieren und die Abhängigkeit von der IT-Administration deutlich verringern. Das bedeutet eine jährliche Einsparung in fünfstelliger Höhe. Durch die Abschaffung kostspieliger Legacy-Anwendungen senkte das Unternehmen außerdem seine IT-Ausgaben.
Zusätzlich zu diesen Einsparungen konnte das Unternehmen die Produktion von Angeboten und Präsentationen gegenüber früher deutlich steigern und damit auch die jährlichen Umsatzerwartungen. Infolge dieser Automatisierung rechnet der Versicherer mit einer wachsenden Rentabilität, wenn der Einsatz von DocBridge® Impress auf andere Bereiche ausgeweitet wird.
In der Vergangenheit war die Angebotserstellung auf Grund der fehlenden Automatisierung sehr zeitintensiv. Durchschnittlich 30 Minuten benötigten die Mitarbeiter im Marketing und Vertrieb für die Erstellung eines Dokuments. Zudem gab es keine Möglichkeit, personalisierte, variable Daten einzubinden. Die Folge waren gravierende Engpässe: Man konnte täglich nur ein paar Hundert Angebote erstellen – gefragt waren aber mehrere Tausend. Hinzu kam die Abhängigkeit von der IT-Abteilung. Etwa zehn Stunden wöchentlich waren die Administratoren allein mit der Verwaltung und dem individuellen Support speziell für diesen Prozess beschäftigt.
Zum technologischen Verständnis: Der gesamte Prozess der Angebotserstellung ist in Webdienste integriert und verwendet eine Kombination aus WORD, XML, XSL und selbst entwickeltem Code. WORD wird in XML umgewandelt, um eine Dokumentendatei zu erzeugen. DocBridge® Impress fügt variable Daten hinzu, erstellt eine einzelne HTML-Ausgabedatei und sendet sie an die APIs von WORD. Das Ergebnis ist ein einzelnes, professionelles Dokument im WORD- oder PDF-Format für den Kunden oder Interessenten. Im Bedarfsfall kann vom Marketing- und Vertriebsmitarbeiter nachträglich bearbeitet und personalisiert werden.
