Alltag in deutschen Büros: Korrespondenz wird am Arbeitsplatz-PC erstellt, anschließend gedruckt, mitunter von Hand kuvertiert, frankiert und schließlich in die Hauspost gelegt. Ob nun in der Schadensregulierung einer Versicherung, im Marketing eines Pharmaherstellers oder in der Kundenbetreuung eines Energieversorgers – der individualisierte Einzeldruck gibt in Unternehmen noch immer den Ton an, im inhabergeführten Unternehmen genauso wie im Konzern. Welch eine Verschwendung an Ressourcen, "Randtätigkeiten" wie Papier einlegen, Papierstau beseitigen und Toner wechseln noch nicht mal mitgerechnet. Hinzu kommt das hohe Fehlerrisiko: Schriftstücke einer Sendung werden falsch zusammengestellt oder die Sendung nicht ausreichend frankiert. Gerade in Firmen mit einem großen Kundenkreis bindet die wachsende Dokumentenflut enormes Kapital. Dabei ist der größte Teil der Arbeit Routine und ließe sich automatisieren. Mit anderen Worten: Durch die Etablierung zentraler Druck- und Versandprozesse, in die alle Bereiche eines Unternehmens einbezogen werden, lassen sich Kosten entscheidend senken. Wie die Praxis zeigt, sind Einsparungen bis zu 80 Prozent möglich.

Angesichts dieser Potenziale setzt langsam ein Umdenken ein. Mehr und mehr Firmen erkennen die Vorteile der Zentralisierung. Einzelbriefe werden erstellt, gespoolt und über das zentrale Output-Management des Gesamtunternehmens produziert. Für die Bündelung spricht noch ein anderer Fakt: Die Vielzahl neuer Anwendungen, mit denen Dokumente heutzutage erzeugt werden, überfordert meist die IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Die Applikationen laufen auf verschiedenen Plattformen und generieren Dokumente und Datenströme unterschiedlichen Formats, die sich nur schwer zusammenfassen lassen. Mit den bekannten Folgen: geringe Flexibilität und hohe Kosten. So lassen sich beispielsweise mehrere Dokumente an denselben Adressaten nicht in ein- und demselben Brief versenden oder Beilagen nicht dynamisch beifügen.

Schluss mit der Vereinzelung

Anders dagegen, wenn man die Prozesse zentralisiert. Die technologische Unterstützung dafür bieten datenbankgestützte, asynchrone Sendungspool-Lösungen, wie sie unter anderem von uns hergestellt und vertrieben werden. Wir haben mit DocBridge Pilot eine plattformunabhängige Software entwickelt, mit der sich maßgeschneidert Sendungen für jede Ausgabeform erstellen lassen: als Druck genauso wie als E-Mail, Fax, E-Postbrief und über Web-Portale. Das Prinzip: Der Import von Eingangsdokumenten und die Sendungsausgabe sind voneinander getrennt. Auf der Eingangsseite werden die zu verarbeitenden Dokumente analysiert und sämtliche für die Weiterverarbeitung notwendigen Kriterien als Metadaten extrahiert, wie beispielsweise die Inhalte von Kommentaren (NOPs) in AFP-Datenströmen oder Seiteninhalte wie Markierungen (Optical Mark Recognition, OMR), Barcodes oder Text. Während die Software die Dokumente einem zentralen Sendungspool zuordnet, werden die Metadaten in einer relationalen Datenbank abgelegt. Mittels eines auf den PC-Arbeitsplätzen (Clients) implementierten Druckertreibers sind die Anwender in der Lage, auch ihre Office-Dokumente im gleichen Sendungspool abzulegen und sie damit zentral weiterverarbeiten zu lassen.

Eine Software für jedes Format

Für die Sendungserstellung lassen sich in jedem Job eine Reihe von Funktionen konfigurieren, beispielsweise das Sortieren und Konvertieren der Dokumente in das gewünschte Ausgangsformat sowie das Anreichern von Seiten mit Zusatzinformationen wie DataMatrix-Codes, OMR-Markierungen, Logos und Werbebotschaften auf freien Seitenflächen. Alle weiteren Verarbeitungsschritte können je nach Konfiguration voll automatisiert ablaufen oder vom Administrator zu einem von ihm frei wählbaren Zeitpunkt initiiert werden. Beispielsweise hat er die Möglichkeit, im Sendungspool Dokumente unterschiedlichen Ursprungs und Formats zu einer Sendung zu bündeln sowie Sendungen nach gewünschten Kriterien in einer Aufgabe zusammenzustellen und für den Versand zu optimieren.

Die Art und Weise, wie die Eingangsdokumente verarbeitet werden sollen, kann über eine grafische Oberfläche konfiguriert und im Resultat betrachtet werden. Diese Konfigurationen ermöglichen es auch, auf eine frühere Version zuzugreifen und sie für die weitere Verarbeitung zu verwenden. Der Vorteil von DocBridge Pilot: Er unterstützt eingangs- und ausgangsseitig alle relevanten Formate wie beispielsweise Advanced Function Presentation (AFP), Portable Document File (PDF), PostScript u.v.m.

Auf Autopilot geschaltet

Renommierte Unternehmen weltweit arbeiten bereits mit der Compart Lösung, unter anderem ein international führender Telekommunikationsanbieter mit Niederlassungen in Deutschland. Er hat einen zentralen Dokumenten-Pool etabliert, der vor allem für die individuelle Beantwortung von Kundenanfragen genutzt wird. Rund 300 Schreiben fallen hier täglich an. Ziel war es, die Mitarbeiter von lästigen Nebentätigkeiten wie Drucken, Unterschreiben, Kuvertieren etc. zu entlasten, damit diese sich auf ihre Kernaufgabe konzentrieren können. Sie unterschreiben digital die Briefe, anschließend wird das Schreiben als elektronisches Abbild auf einem Serververzeichnis abgelegt. Für den Sachbearbeiter ist der Vorgang damit abgeschlossen. Kollegen im Fachbereich greifen über einen Web-Client darauf zu und prüfen, ob die Briefe den Vorgaben entsprechen. Wenn nicht, werden sie zwecks Korrektur gesperrt, andernfalls zum Versand freigegeben, sprich, auf elektronischem Weg an das angeschlossene Druckzentrum übergeben.

DocBridge Pilot bereitet dazu die Dokumente entsprechend auf. In das gängige Druckformat AFP umgewandelt, enthalten sie alle erforderlichen Informationen für die weitere Verarbeitung. Darin eingeschlossen: die Zusammenstellung der Einzeldateien zu einem AFP-Gesamtdokument für die Endlospapier-Verarbeitung beim Druckdienstleister. Dabei berücksichtigt die Software die Notwendigkeiten für den Duplexdruck, sprich, sie fügt Leerseiten am Ende eines Dokuments mit einer ungeraden Anzahl an Seiten ein (zwei um 90 Grad gedrehte, nebeneinanderliegende A4-Seiten auf A3-breitem Rollendruckpapier) und setzt sie im AFP-Datenstrom um. Das Druckzentrum bündelt alle zum Stichtag X vorliegenden Aufträge, um sie ökonomisch sinnvoll im Interesse einer hohen Maschinenauslastung abzuarbeiten. Im Spool werden alle AFP-Dokumente nach Vorgaben wie Preise, Dringlichkeit und Portooptimierung gesammelt und verarbeitet. Nach dem Versand bekommen die Fachabteilungen eine entsprechende Rückmeldung. Das Unternehmen verfügt somit über einen vollständigen AFP-Spool, der für den Druckdienstleister "mundgerecht" aufbereitet ist.

Das Produkt: DocBridge Pilot

• zentrale, plattformunabhängige Software für die Zusammenstellung, Verwaltung und Aufteilung von (Druck-)Datenströmen aus unterschiedlichen Quellen
• Entkopplung von Eingangsdatenströmen und Sendungsausgabe
• berücksichtigt alle Ausgabekanäle, u.a. Druck, Web-Portal, Fax, Archiv, E-Mail und E-Postbrief
• geeignet für große Dokumentenmengen
• zentrale Ablage und Verarbeitung von PC-Dokumenten
• Mischen und Konvertieren von unterschiedlichen Datenströmen und Formaten, u.a., AFP, PDF/A, PostScript, IPDS
• automatische Overlay-Konvertierung
• Mandantenfähigkeit
• späte Festlegung von Drucker und Nachbearbeitung
• flexibler Nachdruck
• komfortable Sendungsverfolgung
• Webservice-Schnittstellen mit Unterstützung für SOA-Umgebungen

DocBridge Pilot: Konzept und FunktionenDocBridge Pilot ist eine plattformunabhängige Software für die Zusammenstellung, Verwaltung und Aufteilung von Druckdatenströmen aus unterschiedlichen Quellen. Sie deckt die Anforderungen für Print Pool, Produktions- und Porto-Optimierung, DV-Freimachung, Bündelung und die Mehrkanal­ausgabe (Multi Channel Output) ab und ist für große Dokumentenmengen ausgelegt.