White-Paper-Solutions: Einer für alle

Was tun mit den unzähligen vorgedruckten Formularen im Unternehmen, wenn sich die Firmenadresse ändert? Wenn der Vorstand wechselt oder der Betrieb sich ein neues Logo zulegt? In der Regel landen sie im Schredder – und mit ihnen etliche Euro. Vor allem in Großunternehmen geht diese Kapitalvernichtung schnell in die Zehntausende. Policen, Rechnungen, Werbeflyer, Briefbögen etc. – plötzlich sind sie nicht mehr zu gebrauchen. 100.000 Vordrucke jährlich sind bei Versicherern und Banken keine Seltenheit.

Fest steht: Die Bevorratung an Formularen ist eine teure Angelegenheit, denn die dafür benötigte Lagerfläche bindet Kapital. Und Ressourcen, wenn man bedenkt, dass die Regale stets gefüllt und die benötigten Dokumente zu den entsprechenden Druckstraßen transportiert werden müssen. Wo dann die nächste Herausforderung wartet: Dem Drucker müssen nicht nur die richtigen Papiere zugeführt werden, sondern auch die passenden Daten. Damit Herr X nicht die Gehaltsabrechnung seines Chefs bekommt, die verstorbene Frau Y keine neue Lebensversicherungs-Police oder Familie Z. eine Gutschrift und nicht eine Mahnung. Die Tücken bei der Übertragung der Daten sind komplex und schwer zu überschauen. Entsprechend viel Zeit und Know-how investieren Unternehmen, um all diese Datenströme richtig zu koordinieren.

Carte Blanche für die Dokumentenverarbeitung

Wäre es nicht besser, diese aufwändige Bevorratung zur ersetzen durch Technologien, welche die Daten für Inhalt und Layout eines Dokuments bündeln und auf ein komplett weißes Papier bringen? Damit würde man nicht nur die Kosten für die Erstellung, Lagerung und den Transport der vorgedruckten Formulare senken, sondern auch das Risiko, Sendungen falsch zusammenzustellen Gerade der Aufwand für die Ein-/Auslagerung und Zuführung des vorgedruckten Papiers übersteigt in vielen Fällen die eigentlichen Druckkosten bei weitem.

Überflüssig würde auch die komplexe Schachtsteuerung. Statt zig verschiedener Schreiben in genau zugewiesenen Fächern gibt es lediglich Endlosrollen weißen Papiers, auf der alle Dokumente gedruckt werden: Policen, Rechnungen, Briefe, AGBs, Mahnungen, Zahlungsanweisungen – eben alles, was in einem Unternehmen an Korrespondenz anfällt. Damit würde man auch die Rüstzeiten der Druckstraße erheblich reduzieren, denn gerade große Druckzentren haben es mit zig verschiedenen Jobs täglich zu tun. Bei jedem neuen Auftrag müsste man die Anlagen wieder programmieren, damit die Schächte mit den richtigen Formularen angesteuert werden. Nicht so bei der "Weißpapier-Produktion".

Neu ist diese Idee der White-Paper-Produktion nicht. Neu ist aber die Brisanz des Themas. Immer mehr Unternehmen denken über diese Form des Output-Managements nach. Kein Wunder, hier schlummern riesige Einsparpotenziale. Experten sprechen von bis zu 80 Prozent Kosteneinsparungen.

Ohnehin nimmt das Volumen an physischen Dokumenten weltweit ab. Aktuelle Erhebungen der Universal Postal Union (UPU) sprechen von durchschnittlich sieben Prozent. Insgesamt verschiebt sich das Verhältnis zwischen elektronischer und physischer Post. Beide Formen werden zumindest die nächsten beiden Generationen gleichberechtigt nebeneinander existieren.

Schnee von gestern: vorgedruckte Formulare

Viele Unternehmen verschicken Rechnungen, Kontoauszüge etc. schon heute als E-Mail-Anhang oder stellen sie als Downloaddatei ins Web. Gerade bei Transaktionsdokumenten ist die Digitalisierung am weitesten fortgeschritten, gedruckt werden lediglich "sensible" Dokumente im Finanzbereich, beispielsweise Verträge, Kfz-Scheine von Leasingfirmen und Policen. Doch lohnt es sich dafür, zig Tausende Vordrucke auf Lager zu haben?

Die White-Paper-Produktion verleiht jedenfalls eine höhere Flexibilität beim Druck. Das ist wichtig vor allem in Unternehmen mit vielen, kleinen Druckjobs, wo die Druckstraßen wegen der häufig wechselnden Formulare mitunter mehrmals täglich umgerüstet werden. Auch das ein Argument für die White-Paper-Produktion. Aus komplett leeren ("weißen") Seiten werden Dokumenten individuell für den jeweiligen Empfänger erstellt und ausgegeben, sowohl inhaltlich als auch im Layout. Vorbei die Zeiten, wo die Druckstraße mit jedem neuen Formular von neuem programmiert werden muss. Alle dafür notwendigen Daten sind im IT-System hinterlegt und werden kundenbezogen bereitgestellt – angefangen bei Stammdaten wie Name, Adresse und Geburtsdatum über Anzeigen, die platziert werden sollen, bis hin zu Schriftarten (Fonts) und Logos. Die komplette Steuerung der für das jeweilige Dokument notwendigen Informationen übernimmt eine Software.

Inhouse oder ausgelagert – die Zahl der Dokumente entscheidet

White-Paper-Solutions senken die Prozesskosten im Output-Management erheblich – auch wenn bei der Umsetzung zunächst kräftig investiert werden muss. Denn nichts geht ohne Vollfarb-Digitaldruckmaschinen, für deren Anschaffung schon mal ein paar Millionen Euro anfallen. Natürlich ist das Thema auch mit Schwarz-Weiß-Druckern machbar, doch mit Farbe gewinnt das Dokument zusätzlich an Wert. So lassen sich bewusst Akzente setzen, was ideal für Werbebotschaften ist. Allerdings lohnen sich große Farbdruckmaschinen erst bei einer entsprechenden Anzahl an Dokumenten.

Daher sollte sich ein Unternehmen genau überlegen, ob das Papieraufkommen hoch genug ist, um im eigenen Haus zu drucken. Fallen im Jahr weniger als 50.000 zu druckende Dokumente an, wird sich die Investition nur schwer amortisieren. In diesem Fall sollte man einen Druckdienstleister damit beauftragen, denn er kann seine Maschinen besser auslasten. Bei der Entscheidung, ob die White-Paper-Produktion im eigenen Haus oder extern erfolgen soll, spielen noch andere Kriterien eine Rolle. Wichtig vor allem: Wie groß ist die Ersparnis in der Lagerhaltung? Ist sie auch unter Berücksichtigung der Papierrollen, die für die White-Paper-Produktion notwendig sind, noch hoch genug (siehe Klappbox unten).

Zudem muss man sich mit dem Thema Farbmanagement beschäftigen – mit Farbräumen und –profilen und wie man sie als Ressource vorhält bzw. in der Software hinterlegt. Hinzu kommt technisches Know-how, unter anderem für die Kalibrierung der Maschinen, damit das Logo auch exakt im gewünschten Farbton auf dem Dokument erscheint. Erst danach gilt es zu überlegen, mit welcher Software die Daten zusammen- und der Druckstraße zugeführt werden. In jedem Fall ist die Unterstützung durch einen Spezialisten für Output-Management sinnvoll. Der sollte sich nicht nur mit allen Datenströmen und deren Optimierung auskennen, sondern auch mit Farbmanagement. Ideal ist, wenn er zudem mit Druckmaschinenherstellern kooperiert.

Variabler Datendruck auf Kuverts

Experten rechnen, dass in spätestens drei Jahren der Durchbruch für die White-Paper-Produktion kommt. Das Thema dominierte die vergangenen Hunkeler Innovationdays, namhafte nationale und internationale Versicherungen und Banken haben bereits Interesse signalisiert. Interessant in diesem Zusammenhang: Das White-Paper-Prinzip lässt sich problemlos auf die Erstellung von personalisierten Kuverts ausdehnen. Man bringt auf leeren Umschlägen beispielsweise eine Werbebotschaft in Farbe auf, so dass die Sendung beim Empfänger im besten Sinne des Wortes "ankommt". Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Alles, was in eine Druckvorlage umgesetzt werden kann, lässt sich auf diese Art aufbringen: Logos, Texte, Fotos, Grafiken. Die Branche spricht hier schon mal von "White-Envelopping". Das Prinzip ist ähnlich: Die Datenströme für Inhalt und Layout werden miteinander verknüpft und abhängig vom Adressaten anhand eines Codes auf dem Umschlag ausgegeben, und zwar nach dem Kuvertieren. So ermöglicht diese Technologie auch bei Massenaussendungen ein individuelles Bedrucken jedes einzelnen Briefumschlages.

Mit dem Vorteil, dass nicht nur die Bevorratung von vorgedruckten Kuverts überflüssig wird, sondern gleichzeitig das Interesse des Adressaten steigt. Eine Sendung mit einem Foto aus der Lieblingsregion des Empfängers auf dem Umschlag wird diesem sicher eher auffallen als ein Standardkuvert. Wer fühlt sich nicht geschmeichelt, wenn er bereits auf dem Umschlag persönlich angesprochen wird oder einen wertvollen Konzert-Tipp seiner Lieblingsband erhält? Immer mehr Kuvertierhersteller "veredeln" ihre Anlagen diesbezüglich.

Die Zukunft ist weiß

Mehr noch: Auch Beilagen könnten demnächst auf diese Art und Weise produziert werden. Statt vorgedruckte Standards beizusteuern, erstellt und druckt man individuelle Werbeflyer und –broschüren beispielsweise auf einer separaten Druckstraße und führt sie anschließend dem Dokument auf der Kuvertierstraße zu – unter Beachtung der Gewichtsgrenze, damit Portosprünge vermieden werden.

Oder die physische Beisteuerung entfällt komplett, die Erstellung der Beilagen ist direkt in den Druckprozess eingebunden. Dazu lässt sich ein Steuerungscode ins Dokument integrieren, in dem beispielsweise die Information hinterlegt ist, dass zur Sendung für Herrn X noch ein Werbeflyer zu einem neuen Tarif mit personalisierter Ansprache gehört. Die Beilage wird also im selben Druckprozess erstellt und ausgegeben wie das eigentliche Dokument und abschließend in den Umschlag gelegt. Noch ist dieses "White-Enclosure"-Prinzip Zukunftsmusik. Aber angesichts der enormen Vorteile – Kostenersparnis und zielgruppengerechte Werbung – wird es nur eine Frage der Zeit sein, bis sich diese Form des effizienten Output-Managements durchsetzt.

 

White-Paper-Produktion – worauf es ankommt

Ob sich eine Dokumentenproduktion, die gänzlich ohne vorgedrucktes Material auskommt, für ein Unternehmen lohnt, richtet sich vor allem nach dessen Dokumentenaufkommen. Grob gesagt: Je höher die Anzahl und Vielfalt, desto größer die Einsparpotenziale. Doch auch die vorhandene IT-Infrastruktur spielt eine Rolle. Eine detaillierte Analyse ist deshalb das A und O.

  • Wie viele unterschiedliche Formulare gibt es, in welcher Menge werden sie vorgehalten?
  • Wie viel Lagerfläche kann durch den Wegfall der vorgedruckten Formulare eingespart werden?
  • Ist die Ersparnis auch unter Berücksichtigung der Papierrollen, die für die White-Paper-Produktion notwendig sind, noch hoch genug?
  • Existiert bereits eine IT-Infrastruktur für die Erstellung und Ausgabe von Dokumenten (Output-Management), die lediglich um Funktionen für "White Paper" erweitert werden?
  • Wie hoch sind die Kosten für Maschinen, Software und Dienstleistungen?
  • Wichtig dabei: Wann tritt der Return on Investment ein (RoI)? Je mehr Vordrucke eingespart werden, desto schneller die Amortisation.
  • Davon abhängig ist auch die Entscheidung, ob die White-Paper-Produktion im eigenen Haus umgesetzt werden soll oder durch einen externen Druckdienstleister.
  • Außerdem: Wie sind die Abläufe im Output-Management generell? Viele kleine einzelne Druckjobs oder das häufige Umrüsten der Druckstraße sprechen für die Auslagerung an einen Dienstleister – kann dieser doch seine Digitaldruckmaschinen besser auslasten bzw. mehrere parallel laufen lassen.

Außerdem zu beachten: Wahl des richtigen Dienstleisters

  • Erforderlich sind Spezialisten mit Know-how für die Abbildung von Output-Management-Prozessen in einer Software und mit umfassender Praxis- und Projekterfahrung
  • Fundierte Kenntnisse im Color-Management (Farbberatung)
  • Ideal sind Anbieter, die sich zudem in der Druckbranche inklusive Weiterverarbeitung auskennen und mit Herstellern von Druck-, Falz- und Kuvertieranlagen kooperieren ("Alles aus einer Hand")


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