Dokumente erstellen, formatieren, konvertieren, ausgeben – ein komplexes Zusammenspiel vieler unterschiedlicher Programme, das nicht immer reibungslos funktioniert und bei jeder Veränderung aufwändig wieder konfiguriert werden muss. Nicht so, wenn man die Abläufe mit einer übergeordneten Software automatisiert und steuert.
Auch wenn Druckjobs aus unterschiedlichen Quellen oder von verschiedenen Auftraggebern stammen – bestimmte Muster tauchen immer wieder auf. Bei Rechnungen, egal welcher Art, wird beispielsweise der ankommende Datenstrom bearbeitet und konvertiert. Ein Logo wird eingefügt und jedes einzelne Dokument formatiert. Später erfolgt dann die Sortierung der Dokumente für die porto- und logistikoptimierte Ausgabe, beim Druck muss schließlich das am besten geeignete System ausgewählt und angesteuert werden. In den meisten Unternehmen erledigen diese Aufgaben unterschiedliche Programme. Mitunter sind sogar innerhalb eines Arbeitsschritts mehrere Anwendungen im Einsatz, beispielsweise beim Konvertieren. Typisches Szenario hier: Plötzlich kommt ein neuer Datenstrom hinzu, der mit der bisherigen Software nicht bearbeitet werden kann. Also wird flugs ein Zusatzprogramm angeschafft.
Das Problem: Oft müssen die einzelnen Programme manuell gestartet werden. Das geschieht meist in einer genau festgelegten Reihenfolge. Der Nachteil: Mehrere anstehende Druckjobs können nicht parallel abgearbeitet werden, sondern nur hintereinander. Die Folge: "Stau" oder "Leerlauf", vor allem bei komplexen Aufträgen. Dabei ist die sequenzielle Auftragsbearbeitung nicht in jedem Fall notwendig. Die Sortierung der Dokumente beispielsweise kann zu einem beliebigen Zeitpunkt vor der Druckausgabe erfolgen.
Erschwert wird zudem die Überwachung und Analyse. Bei Fehlern im Ablauf müssen sämtliche Logfiles aller genutzten Programme einzeln analysiert werden. Man stelle sich vor: Bei einem Datenstrom mit 10.000 Dokumenten werden 9.998 richtig erstellt und versendet. Was aber ist mit den zwei restlichen? Wo und warum sind sie "hängengeblieben"? Ist etwa ein Formatierungsfehler aufgetreten? Oder gab es Probleme bei der Konvertierung? Die Fehlerermittlung gleicht der "Suche nach der Nadel im Heuhaufen".
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Was fehlt, ist eine "Instanz", die zuverlässig protokolliert, wann welches Dokument wo und wie verarbeitet wurde. Diese Aufgabe kann eine Software übernehmen, die sämtliche Programme steuert und überwacht. Sie nutzt die vorhandenen Soft- und Hardwareressourcen im Sinne einer optimalen Systemauslastung, prüft die Ergebnisse und stellt sämtliche Logfiles für eine Auswertung zusammen. Bei einer Fehlermeldung könnte der Anwender dann direkt in die betroffene Applikation verzweigen und anhand des Verlaufsprotokolls die Ursache ermitteln.
In der Branche spricht man in diesem Zusammenhang von Dokumenten-Prozess-Management-Lösungen, mitunter gar von "ERP-Systemen für Dokumente". Ähnlich einer betriebswirtschaftlichen Unternehmenssoftware (ERP = Enterprise Resource Planning), bei der Warenwirtschaft, Vertrieb und Rechnungswesen in einem IT-System integriert sind, bilden sie das gesamte Output-Management eines Unternehmen ab. Mit ihnen lassen sich alle softwaregestützten Abläufe automatisieren. Auch die Anbindung von Drittsystemen ist möglich, beispielsweise kann ein Druckdienstleister an das das System seines Kunden "andocken". Dadurch könnten auch Auftragserfassung und Rechnungslegung vollautomatisch ablaufen.
Diese Integrationstiefe ist nicht zu unterschätzen, denn das Zusammenspiel zwischen unterschiedlichen Programmen birgt Risiken. Oft funktionieren die Schnittstellen nicht einwandfrei, werden Daten nicht immer "sauber" von einer Applikation in die andere übergeben. Leider bemerkt man das oft erst am Ende des Verarbeitungsjobs. Bei Dokumenten-Workflow-Management-Systemen dagegen werden die Programme nach jedem Arbeitsschritt abgefragt, ob alles ordnungsgemäß ausgeführt wurde oder nicht. Dadurch kann der Operator bei Störfällen sofort eingreifen. Es geht hier nicht darum, die Applikationen selbst zu ersetzen, sondern ihr Zusammenspiel zu optimieren und die damit verbundenen Abläufe zu automatisieren.
Dazu folgendes Beispiel: Druckdienstleister bekommen Dokumente (Broschüren, Mailings, Plakate etc.) ihrer Kunden meist als PDF-Dateien. Diese sind mitunter fehlerhaft – entweder fehlen Schriftarten (Fonts), haben Bilder nicht die richtige Auflösung oder werden falsche Farbsysteme genutzt Das Problem: Die PDFs werden in der Regel erst unmittelbar vor dem Druck geprüft. Nicht weiter dramatisch, könnte man meinen. Was aber, wenn der Druckauftrag am nächsten Tag abgeschlossen sein soll, der Kunde zwecks Rückfragen aber nicht mehr erreichbar ist? Das sind Situationen, die sich vermeiden lassen – indem man beispielsweise ein Tool etabliert, das jedes ankommende PDF unmittelbar nach Eingang auf Plausibilität und Vollständigkeit hin prüft. Bei Mängeln wird der verantwortliche Mitarbeiter sofort benachrichtigt, beispielsweise per SMS. Solche automatisierten Kontrollmechanismen lassen sich innerhalb von Dokumenten-Management-Systemen problemlos installieren.
Sie bieten zudem den Vorteil, Workflows unkompliziert zu konfigurieren mittels einer grafischen Oberfläche. Anhand einzelner Module kann der Anwender seinen Prozess individuell zusammenstellen, er benötigt dafür nur grundlegendes Programmier-Know-how. Mit wenigen Mausklicks legt er beispielsweise fest, welche Datenströme in welche Ausgabeformate konvertiert oder welche Dokumente über welche Kanäle ausgegeben werden. Außerdem können Dokumenten-Workflow-Management-Systeme einfach um zusätzliche Bausteine erweitert werden. Ändert sich beispielsweise ein Arbeitsschritt, wird eine neue Druckstraße etabliert oder kommen Kunden und damit möglicherweise neue Datenströme hinzu, genügt in der Regel die grafische Anpassung des bereits etablierten Workflows an die neuen Bedingungen. Gegebenenfalls kann ein bereits vorhandener Workflow einfach kopiert und modifiziert werden. Dadurch bleibt das Gesamtsystem jederzeit funktionsfähig. Ohne solche Tools müsste man bei jeder Erweiterung und Veränderung den gesamten Workflow (Analyse des Eingangsdatenstroms, Konvertierung, Formatierung, Spooling etc.) neu konfigurieren.
Dokumenten-Workflow-Management-Systeme verknüpfen und kontrollieren also die einzelnen Schritte, die für eine komplexe Produktion erforderlich sind, zu einem vollautomatischen Prozess. Die Vorteile für den Nutzer:
Sie sind der "Dirigent", der die "Solisten der Dokumentenproduktion" zu einem harmonischen Ganzen vereinigt.
Die Match Hospitality AG, offizieller Hospitality Rechteinhaber der FIFA Fußball WM beauftragte zur Fußball-Weltmeisterschaft 2010 den Event- und Mailingdienstleister GM Consult mit dem Versand von VIP-Tickets, sogenannten Hospitality-Kits: 350.000 Bestellungen mussten bearbeitet werden – rund um die Uhr und mit zahlreichen variablen Parametern. Zwischen Bestellung und Auslieferung durften nicht mehr als 24 Stunden liegen. Eine logistische Herausforderung, zumal die Bestellabwicklung in Madrid via Stuttgart, der Druck aber in Südafrika erfolgen sollte – so die Vorgabe des Rechteinhabers.
Bislang wurden beim Dienstleister sämtliche Dokumente – Lieferscheine, Tickets, Rechnungen etc. – nach dem Druck manuell vor Ort in Deutschland zusammengeführt und den Artikeln beigelegt. Nun sollten aber Bestellannahme und Auslieferung an zwei weit voneinander entfernten Standorten stattfinden. Der Dienstleister etablierte daher ein Dokumenten-Prozess-Management-System, das die Produktion über Deutschland in Südafrika steuert: Aufbereitung, Lieferscheine, Versand- und Produktinformationen, Berechnung von Sendungsmengen und –gewichten, Anbindung der Versender über Datenschnittstellen bis hin zum Fulfilment-Center, bestehend aus fünf unabhängigen Unternehmen. Das System bereitete die dafür notwendigen Daten auf und steuerte von einem zentralen Server in Kapstadt aus jeden Bereich der Produktion. Für etwaige Ausfälle des Servers richtete man in Stuttgart ein Backup-System ein. Von hier aus wurde per Internet jede Order überwacht: Wird alles ordnungsgemäß gedruckt? Wie ist der Auftragsstatus? Werden die Liefertermine eingehalten? Gab es beim Druck Probleme, wenn ja warum?
In Madrid bestellt, in Südafrika gedruckt:
Sorge bereitete den Dienstleister die Frage, wie man kurzfristig auf andere Druckzentren umstellen kann, beispielsweise bei Störfällen. Der Switch auf Alternativ-Standorte ist mit einem Dokumenten-Management-System problemlos möglich. Es steuert automatisch die Formatierung der Daten, damit diese auf einer anderen Druckstraße ausgegeben werden können.
Auch wenn es manchmal Probleme mit der Internetverbindung gab – insgesamt konnten die Vorgaben eingehalten und die Tickets ordnungsgemäß versendet werden. Künftig wird der Dienstleister das eingesetzte System nicht für die Abwicklung von Events nutzen, sondern auch in anderen Geschäftsbereichen. 95 Prozent der Abläufe sind inzwischen standardisiert, der Rest obliegt dem Individualgeschäft.
