Die Cloud fasst auch im Output- und Dokumentenmanagement immer mehr Fuß. Neue Formen der Zusammenarbeit wie beispielsweise die API Economy sowie strikte Regularien zum Datenschutz (u.a. DSGVO) machen Cloud Computing für viele Unternehmen zunehmend attraktiv.
Doch Vorsicht! Welches Konzept sich tatsächlich lohnt, ist immer auch eine Frage von Aufwand und Nutzen. Führt die Anbindung an eine Public-Cloud-Plattform wirklich zu mehr Effizienz und Wertschöpfung in der Dokumentenverarbeitung?
Alle Welt redet derzeit über Cloud Computing. Man hat den Eindruck, dass es sich hierbei um eine fundamentale Umwälzung in der Informationstechnologie handelt. Doch wie „revolutionär“ ist dieses Konzept des bedarfsabhängigen Beziehens von IT-Ressourcen und Dienstleistungen über das Internet tatsächlich? Haben wir es hier mit einem neuen Hype zu tun, der früher oder später wieder verschwindet? Oder ist das Ganze nicht schon längst Realität in Unternehmen und Behörden?
Fest steht, dass die Wurzeln von Cloud weit zurückreichen. Bereits in den 1960er Jahren gab es erste Überlegungen dazu. Insider waren damals überzeugt davon, dass es einmal möglich sein wird, Software, Server- und Speicherleistungen, Netzwerkkomponenten etc. wie Strom und Wasser beziehen zu können. Später dann, im letzten Jahrzehnt des vorigen Jahrhunderts, wurde das Thema auch einer großen Allgemeinheit bekannt – „befeuert“ unter anderem durch Unternehmen wie Salesforce, das mit seinem Angebot einer webbasierten CRM-Software (CRM = Customer Relationship Management) plötzlich eine lukrative Alternative zu „on-premise-Lösungen“ von Oracle & Co. wurde. Je nach Bedarf konnten Unternehmen bestimmte CRM-Funktionalitäten von Salesforce als webbasierte Services nutzen, ohne dafür eine eigene Applikation bei sich betreiben zu müssen.
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Heute ist Cloud Computing technisch gut durchdacht und etabliert sich mehr und mehr als Alternative zum herkömmlichen „Fat-Client“-Ansatz. So verzeichnet beispielsweise Amazon Web Services (AWS), eine der weltweit größten Cloud-Plattformen, mittlerweile einen durchschnittlichen Jahresumsatz von rd. 25 Mrd. US-Dollar und beweist, dass die Nachfrage nach Cloud-Diensten steigt.
Die Erwartungshaltung von Unternehmen an das Cloud-Modell ist angesichts seiner Vorteile – variable Kosten, mehr Freiraum für das Kerngeschäft, hohe Flexibilität bei Marktveränderungen (Entwicklung/Ausprobieren neuer Geschäftsmodelle bei gleichzeitiger Schonung der personellen und finanziellen Ressourcen), Abfederung von Lastspitzen – verständlicherweise hoch.
Schließlich stehen alle Branchen unter dem Druck, ihre Prozesse im Sinne einer weitgehenden Automatisierung und Standardisierung zu optimieren und die Kosten dadurch zu senken - auch und gerade im Dokumentenmanagement und Output-Management. Ob der Einsatz von Cloud tatsächlich zur erhofften Effizienzsteigerung führt, hängt auch immer vom Einsatzszenario ab.
Man darf nicht vergessen, dass die Umstellung auf Cloud die bestehenden, in der Vergangenheit bewährten Prozesse grundlegend verändert. Das betrifft nicht zuletzt den Sicherheitsaspekt, der dadurch eine neue Relevanz erfährt. Die kritischen Stimmen, die da vor Datenverlust oder Diebstahl geistigen Eigentums warnen, reißen nicht ab - auch wenn beispielsweise durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) das bestehende Regulierungsdefizit bezüglich Datensicherheit größtenteils beseitigt wurde. Die Angst vor Kontrollverlust ist ein Phänomen, hinter dem scheinbar mehr steckt – glauben viele doch nicht zu wissen, welche Sicherheitsmechanismen beim Cloud-Anbieter im Falle einer Panne greifen. Wie sicher sind die Daten? Welchen Notfallplan gibt es bei Havarien? Wie werden die Daten vor Hackerangriffen geschützt? Ist der Service Provider technologisch auf dem neuesten Stand?
Doch die Ängste sind zunehmend unbegründet, schließlich existieren heute strikte gesetzliche Regularien, was den Umgang mit sensiblen Informationen angeht. Somit dürfte die Schwelle, auf Cloud umzusteigen, inzwischen wesentlich niedriger sein als noch vor ein paar Jahren.
Oftmals sind es auch nur persönliche Befindlichkeiten, die den Umstieg erschweren. Manch ein IT-Verantwortlicher im Unternehmen befürchtet, durch die Auslagerung an einen externen Dienstleister die Hoheit über seinen Fachbereich zu verlieren. Doch letztlich stellen beide Aspekte keine K.O.-Kriterien mehr dar.
Tatsache ist, dass es regionale Unterschiede hinsichtlich Cloud gibt. So sind die USA Europa mindestens zwei, drei Jahre voraus, vor allem im Bereich „Infrastructure as a Service“ (Iaas). Das hat nicht zuletzt mit der in Nordamerika viel stärker ausgeprägten Startup-Kultur zu tun, denn gerade für junge Unternehmen besitzt das „Pay-Per-Use“-Modell – wofür Cloud ja letztlich steht – eine enorme Attraktivität: Hohe Anfangsinvestitionen in Hard- und Software fallen weg, wenn sie auf das verbrauchsabhängige Bezahlmodell der Cloud setzen. Stattdessen könnten junge Unternehmen erst einmal abwarten, wie erfolgreich ihr Geschäftsmodell ist und je nach Bedarf IT-Ressourcen bzw. Dienste und Funktionalitäten für bestimmte Prozesse beziehen (und auch wieder „abgeben“) und der jeweiligen Umsatzsituation anpassen. Gerade diese „Elastizität“, man könnte auch sagen Skalierbarkeit von Kapazitäten, ist ein großer Vorteil von Lösungen und Services, die über die Cloud bezogen werden. Dabei spielt das Konzept der Public Cloud gegenüber der Private Cloud noch eine stärkere Rolle, wenn es um einen effizienten Umgang mit IT-Ressourcen bei gleichzeitig hoher Sicherheit geht.
In Europa dagegen setzt sich Cloud Computing im Business-Umfeld etwas langsamer durch. Hier bevorzugen viele Unternehmen – im Gegensatz zu den Amerikanern – im Moment noch die Private Cloud, was strenggenommen einige Einschränkungen mit sich bringt. Schließlich müssen sie bei dieser Variante trotzdem eine eigene IT-Infrastruktur vorhalten, zusätzlich aber auch die Cloud-Architektur managen, was bei der kompletten Auslagerung in eine Public Cloud ja der Service Provider übernehmen würde. Andererseits besteht natürlich die Chance, durch die Automatisierung auch hier IT-Kapazitäten den Endnutzern schneller bereitzustellen (und ggfs. auch wieder freizugeben) und die vorhandene Hardware-Infrastruktur insgesamt besser auszulasten.
In diesem Zusammenhang haben sich inzwischen verschiedene Formen von Cloud herausgebildet, die jeweils spezifische Vorteile besitzen. Cloud ist zwar immer noch ein Hype, aber mit der Tendenz zu breiter Akzeptanz am Markt und damit zu einem ganz normalen Modus vivendi. Gerade bei Projekten „auf der grünen Wiese“ (Neuanschaffungen) wird man die Möglichkeit sicher eher in Betracht ziehen – in welcher Ausprägung auch immer. Die Nützlichkeit von Cloud-Spielarten wie Software as a Service (SaaS) oder Infrastructure as a Service (IaaS) zieht schon lange keiner mehr in Zweifel. Die Frage ist vielmehr, welcher Ansatz der sinnvollste für ein Unternehmen angesichts der Vielschichtigkeit des Themas ist – schließlich ist die Bandbreite, wie und wo man Cloud betreibt, sehr groß. Ein Konzern mit sehr heterogenen IT-Infrastrukturen und Prozessen als Folge von Akquisitionen und Fusionen hat sicher andere Bedürfnisse als ein Startup mit limitierten Ressourcen.
Daher gilt es, die für Cloud-Szenarien in Frage kommenden Prozesse vorab genau zu untersuchen und auf der Basis der Analyse zu entscheiden, ob die Anbindung an marktgängige Plattformen à la AWS oder Microsoft Azure wirklich zu mehr Effizienz und Wertschöpfung führt? Das ist natürlich auch abhängig davon, wie stark der jeweilige Leidensdruck in bestimmten Marktsegmenten bzw. bei Themen wie Dokumentenmanagement ist.
Bevor man also einen Vertrag mit einem Cloud-Anbieter abschließt, sollte man Vor- und Nachteile für das eigene Unternehmen genau ab-wägen. Dabei besteht das Risiko – wie bereits geschildert – nicht vordergründig im Datenschutz, sondern vielmehr im Aufwand: Wie lange werde ich als Unternehmen voraussichtlich für eine Migration in die „Wolke“ benötigen? Eine über Jahre gewachsene und bewährte IT-Infrastruktur „auf Teufel komm raus“ in die Cloud zu überführen, ist risikoreich und wenig sinnvoll. Da könnte der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen (z. B. Kosteneinsparungen) stehen.
Andererseits: Moderne Architekturansätze wie die digitale Vernetzung von Applikationen und Systemen auf der Basis von APIs (offene Programmierschnittstellen) als Brücke zwischen verschiedenen Applikationen und ihren Eingangs- und Ausgangskanälen (man denke hier neben Druck und E-Mail auch an Messangerdienste oder Chatbots) nehmen da schon einigen Druck aus dem Kessel.
Und: Man sollte das Thema nicht ausschließlich den IT-Verantwortlichen im Unternehmen überlassen. Cloud Computing darf nicht zum Selbstzweck werden, sondern muss letztlich zu spür- und messbaren Verbesserungen führen. Unternehmen neigen gelegentlich dazu, auf den Zug aufzuspringen aus Angst, sie könnten den technologischen Anschluss verlieren. Gefragt sind hier ein gutes Augenmaß und gesunder Menschenverstand unter Einbeziehung von Management, Fachbereichen und IT-Abteilung.
Die Frage, ob sich die Bereitstellung von Diensten der Dokumentenverarbeitung durch externe Dienstleister bzw. separate Server lohnt, lässt sich nicht eindeutig beantworten. Es kommt auf das Anwendungsszenario an, denn nicht alle Prozesse eignen sich dafür. Denkbar wäre beispielsweise, Dienste für eine ad-hoc-Konvertierung kleinerer Dokumentenmengen über eine Cloud zu beziehen; ob nun im eigenen Rechenzentrum oder bei einem darauf spezialisierten Service Provider, sei dahingestellt. Der Unterschied zwischen beiden besteht im Wesentlichen erst einmal nur im Standort. Mittlerweile gibt es Mischformen (hybride Clouds), bei denen beispielsweise Grundlasten im eigenen Rechenzentrum abgedeckt und nur sogenannte Spitzenlasten von Externen übernommen werden.
Wie Sie Dokumente in der Salesforce Cloud erstellen und drucken
Typisches Beispiel hierfür sind die Rechnungsläufe, die in einer bestimmten Frist durchgeführt werden müssen und Unternehmen zeitlich unter Druck setzen. Solche Jobs könnten in einer „elastischen Cloud“ womöglich besser erledigt werden als durch die Vorhaltung von dedizierter Hardware in der eigenen Firma. Man „bucht“ einfach die zusätzlich benötigten Ressourcen zu und gibt sie wieder ab, wenn die Lastspitze abnimmt. Dieser Prozess läuft voll automatisiert: Das Cloud-System erkennt von selbst, wann der „Peak“ vorbei ist und reagiert entsprechend.
Das funktioniert übrigens auch in einer privaten Cloud – vorausgesetzt, sie hat eine kritische Masse an zu verarbeitenden Dokumenten und ist nicht dauerhaft durch eine mehr oder weniger konstante Grundlast „belegt“. Auch sogenannte Upload- und Onboarding-Portale von Druckdienstleistern sind prädestiniert für die Public Cloud – zumal die Endkunden ihre Dokumente in einem solchen Szenario ja ohnehin über das Internet in verschlüsselter Form übertragen. Das eigene Rechenzentrum hätten diese Dokumente also ganz bewusst verlassen.
Andererseits: Prozesse wie die Verarbeitung hochvolumiger Spool-Files über das Internet eignen sich weniger für die reine Public Cloud. Zu anfällig bzw. variabel wäre in diesem Fall die Latenz des Internets, um eine zügige Verarbeitung zu garantieren.
Cloud hat im Dokumentenmanagement durchaus seine Berechtigung. Deshalb ist es sinnvoll, bei der Konzeption und Auswahl einer neuen Dokumentenlösung diese auch gleich auf ihre Cloud-Fähigkeit hin abzuklopfen – auch wenn man sie zunächst in einer konventionellen Umgebung betreiben will. Sich alle Optionen offenzuhalten ist jedenfalls allemal besser als später technologisch in einer Sackgasse zu landen.
| Private Cloud | Virtual Private Cloud (VPC) | Hybrid Cloud | Public Cloud | |
|---|---|---|---|---|
| Kurzbeschreibung: | • Versuch, die Vorteile der Cloud mit denen der eigenen IT zu verbinden | • Ein abgesicherter Bereich eines public cloud service, „innerhalb der Firewall“ | • Skalierung über eine private und öffentliche Cloud je nach Applikation | • Bekannteste Ausprägung – die IT wird komplett durch den externen Cloud-Anbieter betrieben |
| Einsatzszenarien: | • Bildet vor allem IaaS ab • Komfort- und Effizienzgewinn bei Weiternutzung der eigenen IT |
• Betrieb mehrerer verbundener (interner) Services | • Ähnlich der Private Cloud, vor allem IaaS | • Deckt das gesamte Spektrum von IaaS bis SaaS ab |
| Beispiele: | • Open Stack • Microsoft Azure Stack • Teils auch Docker • Kubernetes, etc. |
• Alle großen Public-Cloud-Anbieter stellen auch VPC zur Verfügung | • Etliche Produkte (u.a. VMware) unterstützen den Betrieb hybrider Clouds.(HTML, XML) | • Amazon Web Services • Microsoft Azure/Office 365 • Google, IBM |
| Vorteile: | • Schnellere Bereitstellung; • Bessere Ressourcen-ausnutzung bei voller Kotrolle |
• Eignet sich beispielsweise zur Migration von Bestandsan-wendungen in eine Cloud-Umgebung | • Abdecken von Lastspitzen • Auslagern unkritischer Da-ten • Sanfter Übergang zur Public Cloud (HTML, XML) |
• Hohe Elastizität bis hin zu komplett „on demand“ • Viel Rechenpower, wenn sie benötigt wird |
Ob sich Cloud für ein Unternehmen lohnt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dabei sollte man vor allem die geplanten Einsatzszenarien genau unter die Lupe nehmen.
Hier ein paar grundlegende Fragestellungen:
Im Kontext von digitaler Kommunikation ist Cloud durchaus sinnvoll, wenn beispielsweise...
