Konvertierung. Zentralisierung.
Barrierefreiheit.

Schaffen Sie die Grundlage für ein modernes Omnichannel-Dokumentenmanagement!

Dokumentenmanagement umfasst die IT-gestützte Erstellung, Verwaltung, Archivierung und Ausgabe von Papier- und elektronischen Dokumenten jedes Typs. Im Mittelpunkt steht dabei ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem auf der Basis strukturierter Daten.

Dokumentenmanagementsystem: 
Leitstelle für automatisierte Verwaltung, Archivierung und Verteilung von analogem und digitalem Content

{{ scope.item.title }}

{{ scope.item.title }}

Konvertierung & Modifizierung

Dokumente analysieren, modifizieren und konvertieren in jedes beliebige Format

Firmen und Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen stehen vor der Herausforderung, unterschiedliche Eingangsformate mit verschiedenen analogen und digitalen Ausgabekanälen in Einklang zu bringen und Dokumente empfängergerecht aufzubereiten.

Technologische Unterstützung bieten skalierbare, hochleistungsfähige und plattformunabhängige Softwarelösungen mit folgenden Funktionen und Merkmalen:

  • Automatisierte Analyse, Klassifizierung, Trennung, Indizierung, Modifizierung und Konvertierung von Dokumenten unterschiedlicher Herkunft indiziert
  • Aufbereitung für die Anzeige und Ausgabe auf allen digitalen und analogen Kanälen einschließlich Web, Druck und mobiler Geräte
  • Unterstützung aller in der Dokumentenverarbeitung gängigen Formate einschließlich HTML5, das sich für die Darstellung und Ausgabe auf elektronischen Medien – unabhängig von Display- und Bildschirmgrößen – immer mehr durchsetzt.
  • Automatisierte Erzeugung revisionssicherer und barrierefreier Dokumente
  • Fähigkeit für Public- und Private-Cloud-Computing
  • Nahtlose Einbindung in bestehende DM-/OM-Strukturen sowie Anbindung von Drittsystemen über APIs (offene Programmierschnittstellen

Anwendungsszenario
Aufbereitung von formatierten Dokumenten für den Produktionsdruck

Oft können Dokumente nicht gedruckt werden, weil ihre Struktur und ihr Format nicht mit den Parametern der Druck- und Kuvertierstraßen kompatibel sind. Das betrifft den Inhouse-Druck genauso wie externe Dienstleister. Eine Software für die universelle Dokumentenverarbeitung bereitet Dokumente so auf, dass sie auf jeder Produktionsstraße ausgegeben werden können, ohne dass teure Änderungen, Anpassungen und Erweiterungen bei den Produktionsmaschinen oder in den Formatierung-/Composition-Tools vorgenommen werden müssen.

  • Nutzen für den Druckdienstleister:
    Hohe Flexibilität bei neuen Kunden − Druckjobs lassen sich jederzeit schnell integrieren und verarbeiten ("Onboarding") − keine Investition in neue Maschinen notwendig.
  • Vorteil für den Kunden:
    Entlastung in der Dokumentenaufbereitung − keine Änderungen in der Formatierung notwendig.
Dokumentenmanagement - Dokumente verwalten, verarbeiten und konvertieren

Barrierefreiheit

Dokumente allgemein zugänglich machen

Dass Dokumente und Inhalte auch von Menschen mit geistigen und körperlichen Einschränkungen  genutzt werden können, ist gesetzlich geregelt und für viele Branchen bereits bindend. Das Problem dabei: Häufig fehlen den Dokumenten wichtige Strukturinformationen (u.a. Leserichtung, Sprache, Spaltenreihenfolge), die für eine korrekte Wiedergabe notwendig sind.

Damit Inhalte wirklich barrierefrei sind, müssen sie verschiedene Kriterien erfüllen. Im Mittelpunkt steht dabei das „Tagging“, das heißt, dem Dokument müssen verschiedene Informationen beigefügt werden, unter anderem zu folgenden Punkten:

  • Welche Textpassagen/-blöcke gehören zusammen?
  • Wie ist der Lesefluss?
  • Nicht-Text-Objekte benötigen alternative Texte
  • Texte müssen im Unicode-Format gestaltet sein
  • Welche Sprache liegt dem Dokument zu Grunde?

Das Format PDF/UA (Universal Accessibility) erleichtert die Erstellung von allgemein zugänglichen Dokumenten erheblich. Zwar sind auch herkömmliche PDF-Tools zum „Tagging“ in der Lage, aber nicht sehr praktisch.

Seit der Zertifizierung von PDF/UA als ISO-Standard, das sicherstellt, dass PDF-Dokumente den Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) entsprechen, gibt es leicht zu bedienende Softwarelösungen zur Erzeugung von PDF/UA-gerechten Dokumenten, unter anderem die Lösungen der DocBridge Suite.

Warum Barrierefreiheit?

Tatsächlich reicht das Thema barrierefreie Kommunikation weit über den gesetzlichen Aspekt hinaus. Die zunehmende Digitalisierung verlangt, dass   Dokumentenmanagement unabhängig von einem vorgegebenen Seitenformat und einem bestimmten Kommunikationsmedium zu erfolgen hat. Inhalte müssen so aufbereitet werden, dass sie nicht nur für alle analogen und digitalen Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen (einschließlich Sprach-/Audiosystemen), sondern auch für  unterschiedliche Nutzergruppen.

Damit verbunden ist eine schrittweise Aufwertung von Dokumenten, die ursprünglich nur für den Druck gedacht waren, zu omnichannel-fähigen Inhalten, denen möglichst viele Informationen auf dem Weg zum Versand beigegeben werden.

Doch viele Unternehmen sind mit der Situation konfrontiert, dass in ihrer Dokumentenverarbeitung immer noch wichtige Strukturinformationen verloren gehen. Das heißt:

  • Beliebiger Wechsel zwischen papiergebundener (Druck/klassischer Postversand) und digitaler Kommunikation mit dynamischem Textfluss (Web, mobile Devices)
  • Aufbereitet mit der richtigen Software wird jedes Schriftstück per se omnichannel-fähig, barrierefrei sowie archivier- und durchsuchbar

Warum also die Pflicht zu barrierefreier Kommunikation nicht nutzen zu einer insgesamt intelligenteren Dokumentenverarbeitung?

Lesen Sie mehr zu diesem Thema:

Strukturierte Daten

Daten - der Schlüssel für automatisiertes Dokumentenmanagement

Die Digitalisierung im Dokumentenaustausch schreitet voran – mit der Folge, dass die Eingangs- und die Ausgangsverarbeitung zunehmend miteinander verschmelzen. Bisher ging es im Dokumentenmanagement darum, die eigene Korrespondenz zuverlässig zu produzieren und zu verschicken. Inzwischen muss man sich aber auch Gedanken darüber machen, welche Daten dem Empfänger die Verarbeitung des ankommenden Dokuments vereinfachen können.

Denn: Jeder Medienbruch bedeutet ein Verlust an Informationen, die im Nachgang mühsam wiederhergestellt werden müssen.

Fakt ist: Der Einsatz der richtigen Daten spart Zeit und Kosten. Ein minimales Set an sinnvollen Informationen (z. B. ein eindeutiger Identifikator des Dokuments) hilft bereits, die elektronische Verarbeitung zu beschleunigen.

Vor diesem Hintergrund sind Datenstandards wie ZUGFeRD, XRechnung etc. sicher ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Automatisierung des Dokumentenmanagement – auch wenn viele Standards derzeit noch auf bestimmte Bereiche beschränkt sind (z. B. digitaler Rechnungsaustausch). Besser, weil auf jede Dokumentenart anwendbar, ist beiospielsweise das Format XMP.

Warum?

XMP-Pakete enthalten einen eindeutigen Marker enthalten und sind, wo möglich, immer im Klartext abgelegt.

  • Das heißt:
    Jede Anwendung kann die für die Weiterverarbeitung notwendigen Metadaten auslesen. Mit anderen Worten: Es spielt keine Rolle welche Applikation Sender und Empfänger einsetzen. XMP versteht jeder.
  • Der Nutzen:
    Durch das automatisierte Auslesen der Metadaten, ob nun aus PDF-, AFP- oder Bilddatei, beschleunigt die Bearbeitung erheblich.
Daten und Digitalisierung

Die nächste Stufe der Digitalisierung in der Kundenkommunikation ist in vollem Gang – und bedeutet die weitgehende Automatisierung aller Prozesse in der Dokumentenverwaltung.

Grundlage dafür sind strukturierte, konsistente und zentral verfügbare Daten.

Der nachfolgende Artikel beleuchtet die verschiedenen Facetten eines professionellen Umgangs mit Informationen in der Dokumentenverarbeitung:

Zentralisierung Individual­korrespondenz

Kosten für Druck und Versand von Einzeldokumenten senken

Bei der Massenkommunikation sind viele Probleme bereits gelöst - durch zentralen Druck, ausgeklügelte Portooptimierung und Versand werden massiv Kosten eingespart. Dagegen werden Einzeldokumente, die lokal an den PC-Arbeitsplätzen der Sachbearbeiter entstehen, werden oft noch dezentral in den einzelnen Abteilungen gedruckt, kuvertiert, frankiert und für den Versand vorbereitet.

Eine teure Angelegenheit, denn die Sachbearbeiter sind über Gebühr mit fachfremden Tätigkeiten beschäftigt, was zu Lasten ihrer Produktivität und auch Motivation (lästige Routineaufgeben) geht.

Warum nicht die individuelle Korrespondenz in die zentrale Massenverarbeitung einschließlich Druck und Versand einbetten und gleichzeitig eine detaillierte Qualitätsprüfung anhand im IT-System hinterlegter Regelwerke direkt am Arbeitsplatz etablieren?

Studien belegen, dass der Aufwand für Druck und Versand um bis zu 30 Prozent sinkt, wenn die mit Office-Anwendungen erstellte Korrespondenz in das zentrale Dokumentenmanagement integriert werden.

Der Nutzen liegt auf der Hand:
  • Höhere Produktivität, weil die Sachbearbeiter von Nebentätigkeiten entlastet werden;
  • Sinkende Kosten, weil sich durch die Übergabe der Einzeldokumente an die zentrale Verarbeitung mehr Chancen für die Bündelung verschiedener Schriftstücke zu portooptimierten Sendungen ergeben;
  • Gewährleistung der Regelkonformität auch von individuell erstellten Dokumenten.
Kostenfaktor Individualkorrespondenz

Um bis zu 30 Prozent lassen sich die Kosten im Dokumentenmanagement senken, wenn man auch lokal erstellte Office-Dokumente in die zentrale Dokumentenverwaltung integriert.

Legacy und API

Bewährte Prozesse nicht über Bord werfen

Systeme, die sich bewährt haben, wechselt man ungern aus. Andererseits: Den Anschluss an die Technologiespitze verlieren will auch kein Unternehmen. Muss es auch nicht. Heute existieren Softwarelösungen, die unter Ausnutzung bestehender Infrastrukturen neue Technologien in das Dokumentenmanagement einbindet, ohne das Altbewährte über Bord zu werfen.

Jeder Austausch einer bestehenden Applikation ist ein Risiko, geschweige denn, wenn man gleich die gesamte Dokumentenlogistik erneuert. Oft geht solchen großangelegten Projekten die Puste aus. Statt die Output-Management-Strukturen zu vereinfachen, sind sie nur noch komplexer geworden. Besonders kritisch wird es dann, wenn es um die Übernahme der alten Daten geht. Was, wenn das neue Archivsystem sehr alte Dateiformate nicht oder nur unvollständig lesen und verarbeiten kann?

API - Brücke zwischen alter und neuer Dokumentenwelt

Kommt Ihnen das Szenario bekannt vor? Jahrelang hat ein Unternehmen seine Kundenkorrespondenz auf dem klassischen Postweg versendet. Plötzlich sollen bestimmte Dokumente auch auf digitalem Weg versendet werden.
Aber: Nur weil der elektronische Versand als neuer Kommunikationskanal im Unternehmen etabliert werden soll, gleich die gesamte Dokumentenlogistik erneuern? Abgesehen von den Kosten, die solch ein Projekt verursacht – es ist mit erheblichen Risiken behaftet. Was, wenn das neue System für die Dokumentenausgabe plötzlich nicht mehr die alten Datenströme bzw. -formate unterstützt?

Besser, weil sicherer ist es, die „alte“ Welt mit der „neuen“ zu verbinden. Moderne Technologien wie (REST) API bieten für die Integration neuer Anwendungen günstige Voraussetzungen.

Zum Verständnis:

REST (Representational State Transfer) beschreibt einen Architekturansatz, der sich an den Paradigmen und am Verhalten des World Wide Web orientiert. Ziel der REST-Technologie ist es, die Möglichkeiten des modernen Web noch besser für die Maschine-zu-Maschine-Kommunikation in Form von Webservices zu nutzen.

Vor diesem Hintergrund handelt es sich bei einer REST API um eine Schnittstelle API (Application Programming Interface), über die Daten direkt zwischen unterschiedlichen Systemen ausgetauscht werden können.

Archivierung

Ist die Archivierung von ankommenden und versendeten Dokumenten in Ihrem Unternehmen etwa getrennt?

In vielen Unternehmen ist die elektronische Archivierung immer noch geteilt: Ankommende und ausgehende Dokumente werden unterschiedlich in getrennten Fachbereichen archiviert. Mit unterschiedlichen IT-Systemen und Metadaten. Warum dieser doppelte Aufwand? Warum zwei Archivschnittstellen pflegen und dafür wertvolle Ressourcen binden? Warum nicht ein zentrales Dokumentenarchiv schaffen, das mit allen Daten bestückt wird? Egal, ob Input- oder Output-Dokumentenarchivierung: Es geht um dieselben Aufgaben, nämlich um das Erzeugen, Einbetten und Extrahieren von Metadaten und um eine revisionssichere Ablage, bevorzugt im anerkannten PDF/A-Standard. Warum also ein- und denselben Prozess zweimal betreiben? Das ist nicht nur aufwändig, sondern erschwert die Recherche zu einem Vorgang.

Spaltung überwinden: Ein- und ausgehende Dokumente archivieren und on-the-fly konvertieren

Modernes Dokumentenmanagement führt Input- und Output-Archiv zusammen. Statt zwei separater Archivsysteme, deren Wartung wertvolle Ressourcen bindet, gibt es eine zentrale Archivierung, in der alle ein- und ausgehenden Dokumente revisionssicher archiviert werden. Dabei werden ein- und ausgangsseitig einheitliche Metadaten (z.B. im XML- oder XMP-Format) definiert.

Das Ausgangsformat, die Größe und die Struktur der Dokumente spielt dabei keine Rolle. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sind in der Lage, jede Art von Dateien für die langfristige und sichere digitale Archivierung aufzubereiten. So ist es heute möglich, auch komplexe, hochvolumige Spool-Dateien in AFP oder PCL zu archivieren. Aus ihnen lassen sich dann bei Bedarf bestimmte Einzeldokumente per Mausklick extrahieren und „on-the-fly“ in das gewünschte Format für die Anzeige und Bearbeitung beispielsweise am PC-Arbeitsplatz konvertieren.

Zentrale Archivierung:
Bindeglied zwischen Inbound und Outbound im Dokumentenmanagement

Parallelwelten: In vielen Unternehmen werden Input- und Output-Management immer noch getrennt voneinander betrieben – organisatorisch wie technologisch. Typisch dafür ist eine uneinheitliche Datenbewirtschaftung, die sich auch in unterschiedlichen Bezeichnungen für ein- und dieselben Dinge äußert. Da reden die einen von „Kundennummer“ und die anderen von „Referenz“, so dass man immer ein aufwändiges „Datenmapping“ betreiben muss, um Dokumente ein- und desselben Vorgangs zusammenzuführen.

Dabei sind die Tätigkeiten der Posteingangsverarbeitung (Input-Management) und des Versands (Output-Management) fachlich wie technisch ähnlich und ließen sich durchaus miteinander verknüpfen. Eine zentrale, standardisierte Archivierung ist dafür die Voraussetzung.

Archivierung von Dokumenten und Daten im Dokumentenmanagementsystem

Worauf kommt es an?

Automatisierung

Automatisierung

Die Etablierung standardisierter Prozesse auf der Basis konsistenter Daten ist die Grundlage für mehr Produktivität und geringere Kosten im Dokumentenmanagement.

Technologie

Technologie

Skalierbare und leicht zu integrierende IT-Lösungen optimieren vorhandene Strukturen im Dokumentenmanagement und schaffen die Grundlage für eine Omnichannel-Kommunikation.

Know-how

Know-how

Expertise zu Datenströmen jedes Typs und deren Aufbereitung für die Ausgabe als Dokumente auf allen analogen und digitalen Kanälen einschließlich Archivierung ist die Basis für ein modernes DMS.

Zukunftssicherheit

Zukunftssicherheit

Einsatz moderner Technologien (API, Cloud, KI etc.) ist unumgänglich für die digitale Transformation im Dokumentenmanagement.

Aus der Praxis

{{ scope.index + 1 }} {{ scope.item.title }}

{{ scope.index + 1 }}

{{ scope.item.title }}

Zentraler Druck und Versand von Office-Dokumenten

30 Prozent Kostenreduzierung durch Zentralisierung der Individualkorrespondenz

Um bis zu 30 Prozent lassen sich Kosten senken, wenn man den Druck und den Versand von Individualkorrespondenz zentralisiert. Für das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) war das einer von vielen Gründen, die lokal erstellten Office-Dokumente seiner Auftraggeber nach einem automatisierten Verfahren dem zentralen Output-Management-System (OMS) zuzuführen. Ein anderer Grund ist die höhere Prozesssicherheit bei der Zentralisierung. Eine Schlüsselrolle spielt dabei die Lösung DocBridge© FileCab, welche die Dokumente „einsammelt“ und gegen verschiedene Kriterien prüft. Rund 30.000 Dokumente monatlich sollen einmal auf diese Art und Weise verarbeitet werden. Tendenz steigend.

  • 30.000 Office-Dokumente monatlich
  • 30% Kostensenkung
  • Hohe Prozesssicherheit

 

„Schon damals war unser Leidensdruck sehr stark, lokal erstellte Office-Dokumente möglichst effizient und automatisiert der Standardverarbeitung zuführen zu können. Doch wir wollten uns nicht ausschließlich auf unsere eigene Software verlassen und suchten deshalb nach Alternativen."

Kommunales Rechenzentrum Minden/Ravensberg-Lippe
Dirk Niemeyer
Kommunales Rechenzentrum
Minden/Ravensberg-Lippe

Zur Referenz

Schnittstelle zwischen Fachabteilung und zentralem Versand

500.000 € Einsparungen durch Portorabatte bei HDI (Talanx)

Mit dem Ziel, Kosten zu senken und Informationen schneller zur Verfügung zu haben, hat der Talanx Konzern ein großangelegtes Projekt zur internen und externen Digitalisierung seiner Kundenkommunikation gestartet. Im Mittelpunkt steht dabei die Vereinheitlichung des Output-Managements sowie die Einbettung der Individualkorrespondenz in den zentralen Versand. Außer deutlichen Portoeinsparungen erzielte Deutschlands drittgrößter Versicherer damit auch eine höhere Prozesssicherheit in der Dokumentenerstellung und –verarbeitung.

  • 1 Mio. Euro Einsparungen durch Zentralisierung
  • 2.500 Nutzer mit DocBridge FileCab
  • Reduzierung von CO2 und schnellere Zustellung durch Regionalisierung von Druck und Versand

 

„Die Lösung stellt derart viele Schnittstellen bereit, dass sich nahezu alle datenliefernden Anwendungen problemlos anbinden lassen; Fachapplikationen genauso wie CRM-Systeme etc."

HDI (Talanx)
Jürgen Hausl
HDI (Talanx)

Zur Referenz

Niedrige Produktionskosten pro Sendung

Ein Fall für Individualisten

Eine höhere Produktivität und Prozesssicherheit zu erzielen, war für die WWK Lebensversicherung der Hauptgrund, um ihre Individualkorrespondenz in die Transaktionsverarbeitung (Batch) einzubetten. In den Workflow ist eine Plausibilitätsprüfung integriert, so dass das Risiko für den Sachbearbeiter, fehlerhafte Dokumente zu erstellen, gegen Null geht. Zentrale Drehscheibe ist ein Output-Management-System (OMS), basierend unter anderem auf DocBridge Pilot zur Aufbereitung der Dokumente für Druck und Versand. Dieses OMS „kooperiert“ mit der Software DocBridge FileCab, die sämtliche lokal erstellte Korrespondenz „einsammelt“.

 

  • 3,2 Mio. Sendungen jährlich
  • Prozesssicherheit durch integrierte Plausibilitätsprüfung
  • Höhere Produktivität in der Sachbearbeitung

„Compart besitzt einen exzellenten Ruf als Spezialist für Datenströme und mehrkanalfähiges Output-Management."

WWK Lebensversicherung
Rudi Wolf
WWK Lebensversicherung

Zur Referenz

Compart: Ihr Anbieter für zentrales, automatisiertes und barrierefreies  Dokumentenmanagement 

Omnichannel Kundenkommunikation
Wie lassen sich Kosten für Druck und Versand von Dokumenten halbieren?

Einer der kapitalstärksten Lebensversicherer Deutschlands erzielt durch die Einbettung der lokalen Schriftguterstellung in das zentrale Dokumentenmanagement eine höhere Prozesssicherheit und Produktivität bei der Verwaltung und Ausgabe von Dokumenten.

Warum Compart?

Expertise für Datenströme aller Art

Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung in der Welt der Dokumente und Druckdatenströme

Innovation

Hochperformante Lösungen für modernes Omni-Channel Dokumenten- und Output Management

Trendsetter und Partner

Mitglied in Gremien zur Standardisierung von Prozessen der Kundenkommunikation (AFP Consortium, PDF Association, Doxnet, Bitkom, Unicode, AIIM)

Renommee

Mehr als 1.500 Kunden in knapp 50 Ländern, darunter...

Lösungen

Wir freuen uns auf Ihren Kontakt

Mit der Nutzung unserer Webseite erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden. Weiter