Dokumenten­verarbeitung

Dass Dokumente und Inhalte auch von Menschen mit geistigen und körperlichen Einschränkungen  genutzt werden können, ist gesetzlich geregelt und für viele Branchen bereits bindend. Das Problem dabei: Häufig fehlen den Dokumenten wichtige Strukturinformationen (u.a. Leserichtung, Sprache, Spaltenreihenfolge), die für eine korrekte Wiedergabe notwendig sind.

Damit Inhalte wirklich barrierefrei sind, müssen sie verschiedene Kriterien erfüllen. Im Mittelpunkt steht dabei das „Tagging“, das heißt, dem Dokument müssen verschiedene Informationen beigefügt werden, unter anderem zu folgenden Punkten:

• Welche Textpassagen/-blöcke gehören zusammen?
• Wie ist der Lesefluss?
• Nicht-Text-Objekte benötigen alternative Texte
• Texte müssen im Unicode-Format gestaltet sein
• Welche Sprache liegt dem Dokument zu Grunde?

Das Format PDF/UA (Universal Accessibility) erleichtert die Erstellung von allgemein zugänglichen Dokumenten erheblich. Zwar sind auch herkömmliche PDF-Tools zum „Tagging“ in der Lage, aber nicht sehr praktisch.

Seit der Zertifizierung von PDF/UA als ISO-Standard, das sicherstellt, dass PDF-Dokumente den Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) entsprechen, gibt es leicht zu bedienende Softwarelösungen zur Erzeugung von PDF/UA-gerechten Dokumenten, unter anderem die Lösungen der DocBridge Suite.

Die Digitalisierung im Dokumentenaustausch schreitet voran – mit der Folge, dass die Eingangs- und die Ausgangsverarbeitung zunehmend miteinander verschmelzen. Bisher ging es im Dokumentenmanagement darum, die eigene Korrespondenz zuverlässig zu produzieren und zu verschicken. Inzwischen muss man sich aber auch Gedanken darüber machen, welche Daten dem Empfänger die Verarbeitung des ankommenden Dokuments vereinfachen können.

Denn: Jeder Medienbruch bedeutet ein Verlust an Informationen, die im Nachgang mühsam wiederhergestellt werden müssen.

Fakt ist: Der Einsatz der richtigen Daten spart Zeit und Kosten. Ein minimales Set an sinnvollen Informationen (z. B. ein eindeutiger Identifikator des Dokuments) hilft bereits, die elektronische Verarbeitung zu beschleunigen.

Vor diesem Hintergrund sind Datenstandards wie ZUGFeRD, XRechnung etc. sicher ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Automatisierung des Dokumentenmanagement – auch wenn viele Standards derzeit noch auf bestimmte Bereiche beschränkt sind (z. B. digitaler Rechnungsaustausch). Besser, weil auf jede Dokumentenart anwendbar, ist beiospielsweise das Format XMP.

Warum?

XMP-Pakete enthalten einen eindeutigen Marker enthalten und sind, wo möglich, immer im Klartext abgelegt.

• Das heißt:
  Jede Anwendung kann die für die Weiterverarbeitung notwendigen Metadaten auslesen. Mit anderen Worten: Es spielt keine Rolle welche Applikation Sender und Empfänger einsetzen. XMP versteht jeder.
• Der Nutzen:
  Durch das automatisierte Auslesen der Metadaten, ob nun aus PDF-, AFP- oder Bilddatei, beschleunigt die Bearbeitung erheblich.

Bei der Massenkommunikation sind viele Probleme bereits gelöst - durch zentralen Druck, ausgeklügelte Portooptimierung und Versand werden massiv Kosten eingespart. Dagegen werden Einzeldokumente, die lokal an den PC-Arbeitsplätzen der Sachbearbeiter entstehen, werden oft noch dezentral in den einzelnen Abteilungen gedruckt, kuvertiert, frankiert und für den Versand vorbereitet.

Eine teure Angelegenheit, denn die Sachbearbeiter sind über Gebühr mit fachfremden Tätigkeiten beschäftigt, was zu Lasten ihrer Produktivität und auch Motivation (lästige Routineaufgeben) geht.

Warum nicht die individuelle Korrespondenz in die zentrale Massenverarbeitung einschließlich Druck und Versand einbetten und gleichzeitig eine detaillierte Qualitätsprüfung anhand im IT-System hinterlegter Regelwerke direkt am Arbeitsplatz etablieren?

Studien belegen, dass der Aufwand für Druck und Versand um bis zu 30 Prozent sinkt, wenn die mit Office-Anwendungen erstellte Korrespondenz in das zentrale Dokumentenmanagement integriert werden.

Der Nutzen liegt auf der Hand:

• Höhere Produktivität, weil die Sachbearbeiter von Nebentätigkeiten entlastet werden;
• Sinkende Kosten, weil sich durch die Übergabe der Einzeldokumente an die zentrale Verarbeitung mehr Chancen für die Bündelung verschiedener Schriftstücke zu portooptimierten Sendungen ergeben;
• Gewährleistung der Regelkonformität auch von individuell erstellten Dokumenten.

Systeme, die sich bewährt haben, wechselt man ungern aus. Andererseits: Den Anschluss an die Technologiespitze verlieren will auch kein Unternehmen. Muss es auch nicht. Heute existieren Softwarelösungen, die unter Ausnutzung bestehender Infrastrukturen neue Technologien in das Dokumentenmanagement einbindet, ohne das Altbewährte über Bord zu werfen.

Jeder Austausch einer bestehenden Applikation ist ein Risiko, geschweige denn, wenn man gleich die gesamte Dokumentenlogistik erneuert. Oft geht solchen großangelegten Projekten die Puste aus. Statt die Output-Management-Strukturen zu vereinfachen, sind sie nur noch komplexer geworden. Besonders kritisch wird es dann, wenn es um die Übernahme der alten Daten geht. Was, wenn das neue Archivsystem sehr alte Dateiformate nicht oder nur unvollständig lesen und verarbeiten kann?

API - Brücke zwischen alter und neuer Dokumentenwelt

Kommt Ihnen das Szenario bekannt vor? Jahrelang hat ein Unternehmen seine Kundenkorrespondenz auf dem klassischen Postweg versendet. Plötzlich sollen bestimmte Dokumente auch auf digitalem Weg versendet werden.
Aber: Nur weil der elektronische Versand als neuer Kommunikationskanal im Unternehmen etabliert werden soll, gleich die gesamte Dokumentenlogistik erneuern? Abgesehen von den Kosten, die solch ein Projekt verursacht – es ist mit erheblichen Risiken behaftet. Was, wenn das neue System für die Dokumentenausgabe plötzlich nicht mehr die alten Datenströme bzw. -formate unterstützt?

Besser, weil sicherer ist es, die „alte“ Welt mit der „neuen“ zu verbinden. Moderne Technologien wie (REST) API bieten für die Integration neuer Anwendungen günstige Voraussetzungen.

In vielen Unternehmen ist die elektronische Archivierung immer noch geteilt: Ankommende und ausgehende Dokumente werden unterschiedlich in getrennten Fachbereichen archiviert. Mit unterschiedlichen IT-Systemen und Metadaten. Warum dieser doppelte Aufwand? Warum zwei Archivschnittstellen pflegen und dafür wertvolle Ressourcen binden? Warum nicht ein zentrales Dokumentenarchiv schaffen, das mit allen Daten bestückt wird? Egal, ob Input- oder Output-Dokumentenarchivierung: Es geht um dieselben Aufgaben, nämlich um das Erzeugen, Einbetten und Extrahieren von Metadaten und um eine revisionssichere Ablage, bevorzugt im anerkannten PDF/A-Standard. Warum also ein- und denselben Prozess zweimal betreiben? Das ist nicht nur aufwändig, sondern erschwert die Recherche zu einem Vorgang.

Spaltung überwinden: Ein- und ausgehende Dokumente archivieren und on-the-fly konvertieren

Modernes Dokumentenmanagement führt Input- und Output-Archiv zusammen. Statt zwei separater Archivsysteme, deren Wartung wertvolle Ressourcen bindet, gibt es eine zentrale Archivierung, in der alle ein- und ausgehenden Dokumente revisionssicher archiviert werden. Dabei werden ein- und ausgangsseitig einheitliche Metadaten (z.B. im XML- oder XMP-Format) definiert.

Das Ausgangsformat, die Größe und die Struktur der Dokumente spielt dabei keine Rolle. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sind in der Lage, jede Art von Dateien für die langfristige und sichere digitale Archivierung aufzubereiten. So ist es heute möglich, auch komplexe, hochvolumige Spool-Dateien in AFP oder PCL zu archivieren. Aus ihnen lassen sich dann bei Bedarf bestimmte Einzeldokumente per Mausklick extrahieren und „on-the-fly“ in das gewünschte Format für die Anzeige und Bearbeitung beispielsweise am PC-Arbeitsplatz konvertieren.