Dokumentenmanagement

Dokumenten­management

IT-gestützte Verarbeitung von Dokumenten jedes Typs und Formats

Dokumentenmanagement: Dokumente verwalten, verarbeiten, versionieren und archivieren

Unter Dokumentenmanagement versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Als elektronische Dokumente bezeichnet man nicht nur eingescannte, papiergebundene Schriftstücke, sondern vielmehr alle Arten von schwach- bzw. unstrukturierten Informationen, die innerhalb eines EDV-Systems als geschlossene Einheit vorliegen. Diese Definition umfasst, neben gescannten Schriftstücken, beispielsweise auch digital übermittelte Schriftstücke/Faxe, Dateien aus Office-Programmen, XML-Textdateien, Datenbanktabellen, Bilder und Grafiken - bis hin zu Multimedia-Daten wie Sound- oder Videodateien.

Aufgabe des Dokumenten-Management ist es, diese Vielzahl an unterschiedlichen Informationen und Dokument-Einheiten sinnvoll zu verwalten und für die Erledigung von Geschäftsprozessen bereit zu stellen, so dass die Durchführung der Aufgaben innerhalb dieser Prozesse logisch und im zeitlichen Ablauf unterstützt wird.

Funktionen sind: Ein- und Auschecken, Versionierung von Dokumenten, Dokumente verwalten, Bereitstellung von Metadaten für eine datenbankgestützte Dokumentensuche, Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, sowie die automatisierte elektronische Archivierung.

Vor diesem Hintergrund setzt Compart Standards für ein mehrkanalfähiges Dokumentenmanagementsystem.

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