E-Mail-Eingangsverarbeitung

Automatische E-Mail-Verarbeitung und revisionssichere E-Mail-Archivierung von Input jedes Formats

Können Sie jede ankommende E-Mail automatisch verarbeiten, anzeigen und archivieren?

Immer mehr Dokumente werden als E-Mail-Anhänge verschickt. Das betrifft jede Art von Kundenkorrespondenz: Schadensmeldungen, Unfall-/Reparaturberichte, Kündigungen, Tarifangebote, Policen, Zeugnisse, Beglaubigungen, Adressänderungen etc. Die Herausforderung für den Empfänger: Wie können E-Mail und E-Mail-Anhänge so aufbereitet werden, dass sie sich auf seinem Bildschirm in einer hohen Qualität anzeigen und bearbeiten lassen? Mehr noch: Wie können sowohl E-Mail-Text als auch Anhänge - gleich welchen Formats - so konvertiert werden, dass sie revisionssicher und langfristig archiviert werden können?

Viele Unternehmen arbeiten in der Posteingangsverarbeitung mit Systemen, die E-Mails nur beschränkt in für die Weiterverarbeitung notwendige Formate umwandeln können. Was, wenn der Anhang beispielsweise in einem sehr speziellen Format wie InDesign vorliegt, dem Empfänger aber das Programm fehlt, um die Datei überhaupt zu öffnen?

Oft müssen die Sachbearbeiter die elektronischen Nachrichten nebst Anhängen ausdrucken, um sie lesen zu können. Das verschleißt Ressourcen, wenn man bedenkt, dass heutzutage E-Mail-Anhänge recht komplexe Dokumente mit zig Seiten sein können. Wie schön wäre es doch, wenn man sie in hochauflösende Farb-PDF konvertieren könnte? Damit würde nicht nur das Drucken überflüssig, sondern dies böte die Grundlage für eine sichere Archivierung – schließlich ist die Umwandlung von PDF nach PDF/A nur ein kleiner Schritt. Wie schön wäre es auch, wenn sich die Erfassung, Aufbereitung und Weiterleitung der E-Mails durchgängig digitalisieren und automatisieren ließe?

E-Mail-Verarbeitung: Machen Sie es im Dunkeln oder interaktiv?

Fakt ist: Die Palette an Formaten, in denen E-Mail-Anhänge verschickt werden, ist riesig und schließt seltene Varianten ein. Richtig kompliziert wird es, wenn es innerhalb einer E-Mail unterschiedliche Dateien gibt (TIFF, JPG, PDF u.ä.). Das heißt, das Erfassen, Konvertieren und Zusammenstellen dieser verschiedenen E-Mail-Anhänge zu einem einzigen konsistenten Vorgang (elektronische Kundenakte) ist aufwändig und fehleranfällig.

Besser, weil effizienter, sind IT-gestützte Systeme, die E-Mail-Input jeder Art erkennen, automatisiert verarbeiten und archivieren. Die Sachbearbeiter werden entlastet und bekommen mehr Sicherheit.

Dazu gibt es zwei grundlegende Methoden:

1. Dunkelverarbeitung (zentrale Konvertierung)

Grundsätzlich jede ankommende E-Mail plus Anhang wird automatisch in ein PDF/A umgewandelt, an die Sachbearbeitung übergeben und abschließend archiviert.

2. Interaktive Verarbeitung

Hier geht es um das „intelligente“ Zusammenstellen von E-Mail-Dokumenten unterschiedlichen Dateiformats zu einem elektronischen Dossier (Kundenakte/-vorgang). Der Sachbearbeiter öffnet zunächst auf seinem Mail-Client (Outlook, Lotus Notes etc.) die E-Mail und den Anhang und entscheidet, was bearbeitet werden muss. Danach greift der normale Workflow wie bei der Dunkelverarbeitung: Konvertierung – Bearbeitung – Archivierung.

Die interaktive Verarbeitung ist vor allem dann sinnvoll, wenn nicht alle Dokumente archiviert werden müssen. Moderne Input-Management-Systeme sind so konzipiert, dass sie alle gängigen Formate von E-Mail-Anhängen automatisch erkennen und verarbeiten können. Und: Sie sind in der Lage, die Dokumente zu bündeln und vorgangs- bzw. kundenbezogen als PDF/A-Datei im Archiv abzulegen.

Automatisierte Verarbeitung von E-Mail- und Fax-Input mit revisionssicherer Archivierung schafft Sicherheit und setzt Ressourcen frei

  1. Methodenvielfalt

    Compart bietet flexible Softwarelösungen sowohl für die zentrale als auch für die interaktive Verarbeitung von E-Mail-Input gleich welchen Formats. Sie sind für einen hohen Durchsatz ausgelegt und lassen sich problemlos in bestehende Strukturen für die elektronische Posteingangsverarbeitung einbinden.

  2. Kanalvielfalt

    Compart unterstützt mit ihren Lösungen nicht nur die Verarbeitung von E-Mails, sondern auch von Fax-Dokumenten. Die typischerweise im TIFF-Format ankommenden Dateien werden automatisiert für die Bearbeitung aufbereitet und nach PDF/A konvertiert.

  3. Formatvielfalt

    Compart besitzt mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Modifizierung und Konvertierung von Datenströmen jeder Art. Dieses Know-how spiegelt sich in allen Lösungen der DocBridge-Reihe wider.

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