Zentrale Dokumentenarchivierung

Einzeldokumente und Spool-Dateien revisionssicher archivieren und on-the-fly konvertieren

Ist Input- und Output- Dokumentenarchivierung in Ihrem Unternehmen etwa getrennt?

In vielen Unternehmen ist die elektronische Archivierung immer noch geteilt: Ankommende und ausgehende Dokumente werden unterschiedlich in getrennten Fachbereichen archiviert. Mit unterschiedlichen IT-Systemen und Metadaten. Warum dieser doppelte Aufwand? Warum zwei Archivschnittstellen pflegen und dafür wertvolle Ressourcen binden? Warum nicht ein zentrales Dokumentenarchiv schaffen, das mit allen Daten bestückt wird?

Egal, ob Input- oder Output-Dokumentenarchivierung: Es geht um dieselben Aufgaben, nämlich um das Erzeugen, Einbetten und Extrahieren von Metadaten und um eine revisionssichere Ablage, bevorzugt im anerkannten PDF/A-Standard. Warum also ein- und denselben Prozess zweimal betreiben? Das ist nicht nur aufwändig, sondern erschwert die Recherche zu einem Vorgang.

Spaltung überwinden: Ein- und ausgehende Dokumente archivieren und on-the-fly konvertieren

Modernes Dokumentenmanagement führt Input- und Output-Archiv zusammen. Statt zwei separater Archivsysteme, deren Wartung wertvolle Ressourcen bindet, gibt es eine zentrale Archivierungsinstanz, in der alle ein- und ausgehenden Dokumente revisionssicher archiviert werden. Dabei werden ein- und ausgangsseitig einheitliche Metadaten (z.B. im XML- oder XMP-Format) definiert.

Das Ausgangsformat, die Größe und die Struktur der Dokumente spielt dabei keine Rolle. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sind in der Lage, jede Art von Dateien für die langfristige und sichere digitale Archivierung aufzubereiten. So ist es heute möglich, auch komplexe, hochvolumige Spool-Dateien in AFP oder PCL zu archivieren. Aus ihnen lassen sich dann bei Bedarf bestimmte Einzeldokumente per Mausklick extrahieren und „on-the-fly“ in das gewünschte Format für die Anzeige und Bearbeitung beispielsweise am PC-Arbeitsplatz konvertieren.

Compart: Archivanbindung ist selbstverständlich

  1. Allrounder

    Die Lösungen von Compart bedienen alle gängigen Archivsysteme und lassen sich nahtlos mit minimalem Konfigurationsaufwand anbinden. Grundprinzip von Compart ist es, jedes Projekt im Bereich Dokumentenmanagement auch für die Optimierung der Archivierung zu nutzen.

  2. Beide Welten

    Compart unterstützt sowohl bei der Archivierung von hochvolumigen Spool-Dateien (beispielsweise in AFP und PCL) inklusive Extraktion von Einzeldokumenten mit „on-the-fly“-Konvertierung in beliebige Formate als auch die elektronische Archivierung von Einzeldokumenten im revisionssicheren PDF/A-Standard.

  3. Metadaten

    Compart besitzt eine ausgewiesene, auf mehr als 20 Jahre basierende Expertise zu allen gängigen Datenformaten und damit auch zu allen Fragen rund um die Datenarchivierung. Dieses Know-how spiegelt sich in den Lösungen der DocBridge-Reihe wieder, mit denen die Generierung, Übertragung und Einbettung von Metadaten im XML- und XMP-Format möglich ist.

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