Die QITS GmbH legt mit der Einführung von DocBridge Pilot als zentraler Output-Management-Lösung den technologischen Grundstein für die mehrkanalfähige Dokumentenverarbeitung.

Unternehmen, die mit einer Vielfalt an Schriftstücken und Versandwegen konfrontiert sind, tun sich oft schwer mit dem daraus resultieren den komplexen Datenmanagement. Die zentrale Frage ist hier: Welche Dokumente müssen mit welchen Informationen auf welchem digitalen oder physikalischen Kanal in welchem Format verschickt werden? Viele Firmen lagern deshalb ihre Dokumentenlogistik an Externe aus, um den Kopf frei zu haben für das Kerngeschäft.

Zu den profilierten Dienstleistern für Dokumentenverarbeitung gehört die QITS GmbH, die sich auf die Aufbereitung und den Mehrkanalversand von Dokumenten spezialisiert hat. Ziel ist es, Kunden maßgeschneiderte Dienstleis- tungen und Softwarelösungen für das gesamte Output-Management zur Verfügung zu stellen: von der Erfassung, Indizierung und Kategorisierung ankommender Schriftstücke egal, auf welchem Kanal und in welchem Format über die Modifizierung und Konvertierung bis schließlich zur mehrkanalfähigen Ausgabe der Dokumente.

Vollfarbdruck sorgt für Wachstum

Rund 40 Millionen Sendungen mit mehr als das Output-Management zuständige Geschäftsbereich jährlich: hochpersonalisierte Mailings, Kontoauszüge, Rechnungen, Mahnungen, Gehaltsbescheinigungen sowie verschiedene Formen der Tagespost. Durch die Etablierung des digitalen Vollfarbdrucks konnte QITS zusätzliche Kunden gewinnen, die aus Kostengründen das Thema selbst nicht umsetzen, trotzdem aber von den Vorteilen der Technologie profitieren wollen. Dazu investiert QITS in die Inkjet-Technologie, was den Massendruck in Farbe für viele Klienten noch attraktiver macht; auch das ein Grund, warum QITS vor allem in den letzten vier Jahren stark gewachsen ist.

Die Fähigkeit des Dienstleisters, jedes Dokument empfänger- und kanalgerecht aufzubereiten, ist sein Markenzeichen und fest verankert in der Geschäftsstrategie: Der Kunde liefert die Rohdaten - den Rest, also Formatierung, Konvertierung, Modifizierung, Bündelung und Ausgabe der Dokumente übernimmt die QITS.

Die Zukunft liegt in der Digitalisierung

Noch überwiegen mit nahezu 90 Prozent die physischen Dokumente – doch für etliche Kunden übernimmt QITS auch den klassischen E-Mail-Versand mit PDF-Anhang und bedient weitere digitale Versandkanäle. Generell soll die elektronische Zustellung in den nächsten Jahren ausgebaut werden. Geplant ist, unter anderem den E-Postbrief verstärkt als digitale Alternative zur klassischen Briefpost anzubieten. Ähnliches bietet man auch für andere Formen des rechtssicheren elektronischen Versands wie DeMail, IncaMail, Regify sowie für e-Invoicing-Verfahren an. Fakt ist: Weltweit nimmt das Volumen an Papierdokumenten ab. Für die QITS ergeben sich durch die zunehmende Digitalisierung neue Marktchancen.

Gesucht: ein zentrales OMS für alle Kanäle und Formate

Die selbstentwickelte Lösung, die man früher einsetzte, ließ die geplante Neuausrichtung des Unternehmens nicht zu. Vor allem fehlte die dringend benötigte Bandbreite an Konvertierungsfiltern (AFP, PDF, PCL, PostScript, SAP etc.). Grund genug für den Dienstleister, seine damalige Dokumentenverarbeitung auf ein neues technologisches Fundament zu heben. Dessen Kernstück ist die Software DocBridge Pilot als zentrale Output-Management-Lösung. Die von Compart entwickelte Lösung fungiert dabei als Drehscheibe, die die vom Kunden gelieferten Dokumente entgegennimmt, modifiziert, konvertiert, um weitere Informationen ergänzt und in die entsprechenden Ausgabekanäle leitet. So werden bereits vor dem Druck durch Datenanalysen die Dokumente zu portooptimierten Sendungen gebündelt und auf Wunsch DV-freigemacht. Für die Kuvertierung generiert das System entsprechende OMR- beziehungsweise DataMatrix-Codes und bindet diese in die Schriftstücke ein. Elektronische Formate werden zielgerichtet für den Adressaten aufbereitet und übermittelt.

Gefunden: ein Pilot für alle Routen

Für DocBridge Pilot entschied man sich, weil die Software alle elektronischen und physikalischen Versandwege und auch die gängigen Datenformate bedient. Oliver Winkelmann, Technischer Leiter bei QITS, nennt ein weiteres Kriterium: „DocBridge Pilot ist sehr gut skalierbar und lässt sich in jede denkbare IT-Infrastruktur integrieren. Gerade die Fähigkeit, die Leistungsfähigkeit der Lösung beliebig zu verändern, je nachdem, wie hoch oder wie niedrig das Sendungsaufkommen ist, hat uns überzeugt.“ Zum Verständnis: QITS benötigte eine Applikation, die viele unterschiedliche Jobs parallel und unter bestmöglicher Ausnutzung der vorhandenen IT-Ressourcen verarbeitet. Vor diesem Hintergrund bot DocBridge Pilot dem Unternehmen die Möglichkeit, durch Virtualisierung der Server innerhalb des unternehmensinternen Netzwerks die Rechenkapazitäten für die Dokumentenverarbeitung anpassen zu können. Teure Investitionen in die Hardware (Server, Prozessoren, Arbeitsspeicher) bleiben QITS dadurch erspart.

Die gewachsenen Anforderungen, die QITS an die neue Output-Management-Lösung hatten, wurden zügig und konsequent umgesetzt. Die Initialzündungn für das Projekt gab ein renommiertes Bankinstitut, für das innerhalb kürzester Zeit Kontoauszüge im AFP-Format erstellt und ausgegeben werden mussten. Schrittweise kamen neue Dokumenttypen und –formate hinzu, entsprechend wurde die Compart-Lösung um weitere Ein- und Ausgabefilter erweitert. Heute steuert die Software etwa drei Viertel des gesamten Outputs. Oliver Winkelmann: „DocBridge Pilot lief von der ersten Minute an fehlerfrei und zuverlässig.“ Mit dem Wechsel auf die neue Version 3.0 soll dann der Digitalisierung ein weiterer Schub verliehen werden.