Dokumentenmanagement

Dokumenten­management

IT-gestützte Erstellung, Erfassung, Speicherung, Archivierung und Ausgabe von Dokumenten jedes Typs und Formats

 

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DMS - Effizient und durchgängig Dokumente verwalten

Dokumentenmanagement ist die IT-gestützte Erstellung, Erfassung, Speicherung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten jedes Typs und Formats. Dazu gehören nicht nur gescannte Schriftstücke, sondern alle Arten von strukturierten und nicht strukturierten Informationen, die innerhalb eines IT-Systems als geschlossene Einheit vorliegen (u.a. digital übermittelte Dokumente/Faxe, Dateien aus Office-Programmen, XML-Textdateien, Datenbanktabellen, Bilder, Grafiken, Multimedia-Daten).

Ziel beim Dokumentenmanagement ist es, diese Vielzahl an unterschiedlichen Informationen und Dateien sinnvoll zu verwalten und für verschiedene Geschäftsprozesse bereitzustellen, so dass die Durchführung der Aufgaben innerhalb dieser Prozesse logisch und im zeitlichen Ablauf unterstützt wird.

Neben Funktionen wie dem Ein- und Auschecken und der Versionierung von Dokumenten, sind hierbei eine Vielzahl anderer Verwaltungsfunktionen vonnöten, wie zum Beispiel die Bereitstellung von Metadaten für eine datenbankgestützte Dokumentensuche, das Zusammenführen zusammengehöriger Informationen aus unterschiedlichen Quellen oder das automatisierte elektronische Archivieren.
 

Dokumentenmanagement © vege fotolia

Experten unterscheiden dabei zwischen Dokumentenmanagement im engeren und weiteren Sinne. Während es bei ersterem um die effiziente Verwaltung großer Dateibestände geht – eine klassische Anwendung ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengeführt werden – geht es bei letzterem um das Zusammenspiel verschiedener Bereiche wie:

  • Dokumentenmanagement im engeren Sinne
  • Dokumente erstellen, Dokumente verwalten
  • Bürokommunikation
  • Scannen
  • Computer Output on Laserdisk (COLD)
  • Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow-Management)
  • Elektronische Archivierung
  • Ausgabe auf physikalischen und elektronischen Kanälen (Output-Management)
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Compart: Standard für ein mehrkanalfähiges Dokumentenmanagementsystem

Die Anforderungen an die Kundenkommunikation im Unternehmen nehmen zu: Sie wird stetig komplexer und anspruchsvoller. Die regulativen Vorgaben steigen, hinzu kommen anspruchsvolle Service-Level-Vereinbarungen, die eingehalten werden müssen. Kunden erwarten, aktuell informiert zu werden - und zwar über das Medium ihrer Wahl. Dabei ändert sich dieses häufig.

In vielen Unternehmen existieren verschiedene Systeme und Applikationen für die Erstellung, Produktion, Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Projekte, die den Austausch auch nur eines dieser etablierten Prozesse zum Ziel haben, sind mit Risiken verbunden. Der Return on Investment (ROI) lässt sich dabei schwer berechnen.

Hinzu kommt: Individuell erstellte Dokumente (Office-Programme, E-Mail, Fax) werden heute oft unzureichend verwaltet – mit anderen Worten: Sie erfüllen die Compliance-Vorgaben nicht in demselben Maße wie die zentral erstellten Dokumente. Die Folge: Gesetzliche Auflagen werden verletzt, das Security- und Risikomanagement insgesamt wird erschwert.

 

DMS - Dokumenten-Management-System © billion photoscom fotolia

Kurz: Ineffiziente Geschäftsprozesse zur Erstellung und zur Freigabe von Dokumenten verlangsamen die Umsetzung neuer Anforderungen an die Kundenkommunikation. Gleichzeitig gestaltet sich die Einführung moderner IT-Lösungen schwierig bis unmöglich, da diese kompatibel zu den bestehenden Anwendungen sein müssen. Die Integration aller erforderlichen Applikationen in die Dokumentenmanagement- und Output-Management-Infrastruktur mit dem Ziel, durchgängig transaktionssichere Prozesse zu etablieren, ist nicht möglich.


Die Folge ist eine ineffektive und nichttransparente Kommunikation zwischen den Fachabteilungen und dem Output-Management-Center. Doch das muss nicht sein. Basierend auf ihrem fundierten Know-how zu Multichannel-Dokumentenmanagement, das state-of-the-art-Technologien einschließt, bietet Compart umfassende Unterstützung, um allen Anforderungen an eine moderne Kundenkommunikation gerecht zu werden.

Die Lösungen von Compart versetzen Unternehmen in die Lage, Daten von verschiedenen Applikationen entgegenzunehmen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren sowie auf dem vom Kunden gewünschten Kanal auszugeben bzw. zu versenden. Compart setzt damit den Standard für mehrkanalfähige Dokumentenmanagementsystem - DMS.

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