Das Porto für Dialogpost wird ab dem 1. Januar 2026 um durchschnittlich vier Prozent angehoben. Eine deutliche Erhöhung des Briefportos wird für 2027 erwartet. Die für das Post- und Paketgeschäft zuständige Vorständin Nikola Hagleitner setzt darauf, dass die Bundesnetzagentur beim nächsten Mal die reale Kostenentwicklung stärker berücksichtigt und erklärt: „Dann muss das Standard-Porto nennenswert wachsen.“
Trotz fortschreitender Digitalisierung und zunehmender Online-Kommunikation bleibt der Versand vieler Dokumente – insbesondere dort, wo Vertrauen, Nachvollziehbarkeit und Rechtsverbindlichkeit entscheidend sind – unverzichtbar. Für Unternehmen, die täglich zehntausende Sendungen verschicken, summieren sich die Mehrkosten schnell auf sechsstellige Beträge pro Jahr. Die Portooptimierung bleibt damit für viele Unternehmen ein zentraler Kostenfaktor und ein strategisch wichtiges Thema
Die folgenden fünf Maßnahmen zeigen, wie Unternehmen ihre Portokosten nachhaltig senken und ihre Abläufe effizienter gestalten können:
Bündeln Sie verschiedene Dokumente zu einer empfängerspezifischen Sendung. Führen Sie Inhalte anhand von Merkmalen wie Kundennummern oder Adressdaten intelligent zusammen, bevor sie in den Druck und die Kuvertierung gehen.
Sortieren Sie Sendungen bereits in der Produktionsphase nach Postleitzahl, Portoklasse oder Zielregion. Liefern Sie diese anschließend beim zuständigen Briefzentrum selbst an, um von attraktiven Portorabatten zu profitieren.
Integrieren Sie individuelle Kundenbriefe in Ihre zentralen Output-Management-Prozesse. Lassen Sie Mitarbeitende im Büro oder Außendienst ihre Korrespondenz wie gewohnt in vertrauter Software – etwa Microsoft Office – erstellen und anschließend automatisch an die zentrale Produktionskette übergeben.
Automatisieren Sie den gesamten Frankierprozess über Postdienstleister wie die Deutsche Post oder den Deutschen Versand Service. Integrieren Sie standardisierte Schnittstellen nahtlos in Ihre Systeme und profitieren Sie von der digitalen Frankierung, die maximale Portoeinsparungen ermöglicht und Investitionen in Frankiermaschinen überflüssig macht.
Binden Sie mehrere Post- und Versanddienstleister parallel ein. Lassen Sie Ihr System automatisch den günstigsten oder verfügbaren Anbieter auswählen – anhand vordefinierter Kriterien wie Preis, Zielregion oder Sendungsart. So sichern Sie sich die bestmögliche Preis-Leistungs-Kombination und reagieren flexibel auf Marktänderungen. Durch Bündelung, Vorsortierung, Selbstanlieferung und die Anbindung an Postdienstleister lassen sich Porto- und Versandkosten nachhaltig senken. Auf der folgenden Seite erfahren Sie mehr über die konsequente Portooptimierung.
Unternehmen sollten ihre Versandprozesse strategisch optimieren. Dazu gehören das Bündeln von Sendungen, die Vorsortierung, die Selbstanlieferung beim Briefzentrum, die zentrale Briefproduktion, die digitale Frankierung (DV-Freimachung) und die Nutzung mehrerer Versanddienstleister. Diese Maßnahmen senken Porto- und Prozesskosten nachhaltig.
Durch Bündelung, Vorsortierung, Selbstanlieferung und die direkte Anbindung an Postdienstleister lassen sich Porto- und Versandkosten spürbar reduzieren. Automatisierung und digitale Prozesse erhöhen zusätzlich die Effizienz.
Moderne Softwarelösungen für Output- und Versandmanagement automatisieren zentrale Schritte im Dokumentenprozess – von der Datenaufbereitung bis zur Auswahl des günstigsten Versandkanals. Sie ermöglichen die Bündelung, Sortierung, Frankierung und digitale Zustellung aus einem zentralen System heraus. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden, Abläufe beschleunigen und Portokosten langfristig senken.
Portooptimierung umfasst alle organisatorischen und technischen Maßnahmen, um Post- und Versandprozesse kosteneffizient zu gestalten – vom intelligenten Dokumentenmanagement bis zur automatisierten Auswahl des günstigsten Versandwegs.
