Compart - Dokumenten und Output-Management

Gut geprüft ist halb gewonnen

Eine stringente Qualitätsprüfung in der Dokumentenverarbeitung ist unumgänglich, denn die Komplexität beim Versand (mehr Kommunikationskanäle), die rechtlichen Auflagen (Compliance) und auch die Kundenanforderungen (personalisierte Massenmailings mit vielen variablen Daten) nehmen zu. Gleichzeitig sollen die Durchlaufzeiten aber verkürzt werden. Zur Illustration: Ein Direktmailing-Unternehmen, das monatlich 5.000 verschiedene Briefe und Angebote erstellt und versendet, ist wohl kaum in der Lage, die unterschiedlichen Versionen manuell auf Korrektheit, Vollständigkeit und zulässige Abweichungen hin zu überprüfen. Es bliebe im besten Fall eine Stichprobenkontrolle um beispielsweise PDF Dokumente zu vergleichen. Fakt ist: Ohne Automatisierung werden sich die Datenmengen nicht mehr produktionssicher verarbeiten lassen. Zu groß ist das Risiko von Fehldrucken und teuren Rechtsstreitigkeiten als Folge von Regelverletzungen und Zustellungsfehlern. Will man also eine hundertprozentige Sicherheit haben, kommt man an einer IT-gestützten Dokumentenprüfung nicht vorbei.

Infobox

Lesedauer: 4 Min

  • Vorteile der Automatisierung
  • Ablauf und Reihenfolge der Prüfung
  • Kriterien für den Qualitäts-Check
  • Beispiel: PDF vergleichen

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Die fehleranfällige manuelle Prüfung entfällt
  • Es ist garantiert, dass alle Dokumente, unabhängig von Format, Struktur, Umfang, Quelle und Ausgabekanal, die definierten Qualitätsstandards erfüllen
  • Schon bevor das Dokument entsteht, erfolgt der Vergleich

Prüfen, bevor das PDF Dokument entsteht

Nehmen wir die Dokumentenproduktion im PDF Format als Beispiel. Die Frage lautet nicht ob, sondern wie man eine computergestützte Dokumentenprüfung etabliert. Wo im „Dokumentenkreislauf“ ist sie am sinnvollsten? Natürlich dort, wo das PDF Dokument entsteht. Wenn beispielsweise in einem CRM- oder ERP-System die Daten nicht absolut korrekt und vollständig sind, muss der Check weit vor der Dokumentenausgabe erfolgen. Je früher, desto besser. Statistiken belegen: Je später ein Fehler erkannt wird, desto größer der Aufwand für dessen Beseitigung. Mitunter beträgt dieser am Ende der Prozesskette das Zehnfache dessen, was man gleich zu Beginn in die Korrektur hätte investieren müssen. Ein PDF zu vergleichen ist also auch ein Frage des Timings.

Qualitätssicherung in der Dokumentenverarbeitung hat also auch etwas mit Zentralisierung zu tun: Man sammelt und übergibt sämtliche Post, die im Rahmen der Kundenkommunikation anfällt, an ein zentrales System – unabhängig davon, in welchem Bereich, in welchem Format und auf welchem physischen und digitalen Kanal die jeweiligen Schriftstücke erstellt und ausgegeben wurden. Während der Sachbearbeiter an seinem Arbeitsplatz das Dokument druckt oder als PDF-Anhang per E-Mail versendet, wird es zum Beispiel gleichzeitig indiziert und archiviert. Alles läuft im Hintergrund des Systems.

Im Idealfall ist gleich ein Regel-Check integriert. Der umfasst die Einhaltung der Corporate Identity (Wording, Layout, Fonts etc.) und der gesetzlichen Auflagen (Archivierung, Reporting, Datenschutz), aber auch Freigabemechanismen (Vier-Augen-Prinzip etc.). Gerade Banken, Versicherer und Telekommunikationsdienstleister sind mit komplexen Auflagen der Aufsichtsbehörden konfrontiert. Wie wollen sie denen ohne eine zuverlässige und zentrale IT-gestützte Kontrollinstanz nachkommen?

Erst die Analyse, dann die Prüfung

Fest steht: Qualitätssicherung umfasst mehrere Aspekte; zum einen die inhaltliche Prüfung (Sind die Daten korrekt und vollständig? Werden alle Bestimmungen an CI und Compliance eingehalten?), zum anderen die produktionstechnische (Lassen sich die Dateien überhaupt ausgeben und weiterverarbeiten? Sind alle Steuerungscodes für Kuvertierung, Frankierung etc. enthalten?) und natürlich auch die Validierung der IT selbst (Welche Auswirkungen haben Modifikationen und Updates an einem bestimmten System auf die anderen Anwendungen bzw. auf das Dokument? Ist sichergestellt, dass bei Konvertierungen Original- und Ausgabedatei inhaltlich übereinstimmen? Lassen sich die Dokumente vergleichen?).

Daher ist die Etablierung einer durchgängigen Qualitätsprüfung auch immer mit einer Prozessanalyse verbunden. Wo könnten Regelverletzungen oder Engpässe in der Produktion auftreten? Wie sieht es mit der Datenkonsistenz aus? Welche dokumentengenerierenden Systeme unterliegen häufigen Updates? Haben diese Modifikationen überhaupt Auswirkungen auf die Dokumentenerstellung? Die Ergebnisse bestimmen letztlich, an welchen Stellen der Dokumentenverarbeitung welche Art von Prüfung notwendig ist. Sachbearbeiter und Fachanwender müssen in die Bestandsaufnahme einbezogen werden, damit der komplette Dokumentenkreislauf auf mögliche Schwachstellen hin untersucht wird. Die Software-Lösung ist unabhängig vom Format der Dokumente. So können PDF Dateien oder andere gängige Formate automatisiert geprüft und zuverlässig auf Abweichungen verglichen werden.

Exkurs – PDF Formate im Vergleich

Im Folgenden erfahren Sie, welche verschiedenen PDF Formate existieren bzw. wie sich diese unterschiedlichen Typen von PDF vergleichen lassen:

PDF

Portable Document Format PDF ist ein plattformunabhängiges Dokumentenformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde und ein offener Standard ist. Bedingt durch die zahlreichen Möglichkeiten zur Konvertierung unterschiedlicher Dateiformate in PDF unter weitgehender Beibehaltung des ursprünglichen Layouts, die Verfügbarkeit kostenloser PDF-Reader für alle gängigen Betriebssysteme und die Skalierbarkeit der Darstellung hat das Format weite Verbreitung gefunden.

PDF/A

PDF/A ist ein Format für die Langzeitarchivierung, das von der International Organization for Standardization (ISO) genormt wurde.

PDF/A-1

PDF/A-1 beschreibt die Verwendung von PDF-Dokumenten für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente basierend auf der PDF-Version 1.4. Die ISO-Norm ISO 19005-1:2005 legt fest, welche Anforderungen ein PDF-Dokument erfüllen muss, um ein normkonformes PDF/A-Dokument zu sein.

PDF/A-1 unterscheidet zwei unterschiedliche Konformitätsstufen:

  • PDF/A-1b für eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit
  • PDF/A-1a sowohl für eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit als auch für inhaltliche Strukturierung des Dokuments
PDF/A-2

PDF/A-2 beschreibt die Verwendung von PDF-Dokumenten für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente basierend auf der PDF-Version 1.7. Die ISO-Norm ISO 19005-2:2011 legt fest, welche Anforderungen ein PDF-Dokument erfüllen muss, um ein normkonformes PDF/ A-2-Dokument zu sein. PDF/A-1-Dokumente behalten ihre Gültigkeit; PDF/A-1-konforme Dateien genügen auch den Anforderungen des entsprechenden PDF/A-2 Konformitätslevels.

PDF/A-2 unterscheidet drei unterschiedliche Konformitätsstufen:

  • PDF/A-2b: Mindestanforderung an eine PDF/A-2 Datei
  • PDF/A-2a: realisiert vollständig alle Anforderungen der ISO 19005-2
  • PDF/A-2u: über 2b hinaus ist der gesamte Text in Unicode abgebildet
PDF/A-3

PDF/A-3 beschreibt die Verwendung von PDF-Dokumenten für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente basierend auf der PDF-Version 1.7. Die ISO-Norm ISO 19005-3:2012 legt fest, welche Anforderungen ein PDF-Dokument erfüllen muss, um ein normkonformes PDF/ A-3-Dokument zu sein. PDF/A-1- und PDF/A-2-Dokumente behalten ihre Gültigkeit; PDF/A-1konforme Dateien genügen auch den Anforderungen des entsprechenden PDF/A-2 und PDF/A-3 Konformitätslevels.

PDF/A-3 unterscheidet sich von PDF/A-2 in folgendem wesentlichen Punkt: Einem gültigen PDF/ A-3-Dokument dürfen beliebige Dateianhänge hinzugefügt werden. Der Dateianhang muss also selbst nicht PDF/A-konform sein und wird bei der Validierung nicht berücksichtigt. Dadurch ist es z. B. möglich, ein PDF/A-3-Dokument um das jeweilige Ausgabedokument, z.B. ein XML-Dokument, zu ergänzen. Die angehängte Datei kann dem gesamten PDF/A-3-Dokument oder einem Teil zugeordnet werden, die Beziehung des angehängten Dokuments zu dem PDF/A-3-Dokument muss angegeben werden.

PDF/E

PDF/E ist ein spezielles PDF-Format für das Ingenieurwesen (Engineering), das u. a. die Fähigkeit zur interaktiven 3D-Darstellung bietet, um z. B. Konstruktiongszeichnungen auch am Computer interaktiv betrachen zu können. PDF/E wurde von der International Organization for Standardization (ISO) als ISO 24517 genormt.

Seit Mitte 2010 wird das entsprechende Plugin für Adobe Acrobat von der Firma Tetra4D hergestellt.

PDF/UA

PDF/UA ist eine Möglichkeit zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente. Barrierefreie PDF-Dokumente bieten nicht nur Vorteile für Menschen mit eingeschränkter Sehkraft, sondern schaffen auch die Voraussetzung, dass Texte Objekte korrekt umfließen und damit richtig auf kleinen Anzeigegeräten ausgeben können.

PDF/UA-Dokumente haben folgende Eigenschaften:

  • PDF/UA-Auszeichnung (Versionsangabe)
  • dc:title Eintrag in den Metadaten
  • Die semantische Struktur des Dokuments muss angegeben sein (Tagged PDF)
  • Die Sprache des Dokuments muss spezifiziert sein sowie ggf. abweichende Sprachen einzelner Textpassagen
  • Zu allen nicht-textuellen Inhalten des Dokuments, z.B. Images, müssen Alternativbeschreibungen vorhanden sein
  • Zu allen Abkürzungen müssen die Langformen angegeben sein
  • Gekennzeichnete Artefakte
  • Keine Verwendung visueller Hilfsmittel wie Blinken oder Flackern
  • Keine ausschließliche Verwendung von Kontrasten, Farbe oder Layout zur Informationsvermittlung
  • Eingebettete Fonts
PDF/VT

PDF/VT definiert die Verwendung von PDF als ein für den Variablen Datendruck (VDP - Variable Data Printing) sowie für den Transaktionsdruck optimiertes Austauschformat. Damit ist PDF/VT, das 2010 als ISO-Standard veröffentlicht wurde, das erste VDP-Format, das ein modernes ICC-basiertes Farbmanagement über die Verwendung von ICC-Output-Intents ermöglicht. Mittels des Document-Part-Metadata-Konzepts wird die Auswahl von variablen Daten, z. B. aus Datenbanken, basierend auf Metadaten ermöglicht.

PDF/X

Die unter dem Namen PDF/X veröffentlichten ISO-Standards beschreiben, welche Eigenschaften PDF-Dateien erfüllen müssen, um als Druckvorlage verwendet werden zu können. Durch Verwendung von PDF/X können Probleme beim Austausch von PDF-Dateien zwischen DTP-Programmen und der Druckerei verhindert oder reduziert werden.

Die Einhaltung der PDF/X-Anforderungen kann mittels des sogenannten Preflight überprüft werden. Der Medienstandard Druck, der einen Prozessstandard für den Offsetdruck definiert und festlegt, wie Druckdaten aussehen sollen, empfiehlt PDF/X als Format für Proofs.

PDF/X ist beschrieben in den ISO Standards 15929 und 15930: