Enterprise Content Management - ECM

Enterprise Content Management (ECM)

Mehr als nur Archivierung: Die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten wird zum kritischen Geschäftsfaktor

 

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Modernes Enterprise Content Management automatisiert die Abläufe und kommt gänzlich ohne Papier aus

2010 führte die „Association for Information and Image Management“ (AIIM) erstmals den Begriff ECM ein und meinte damit „Methoden, Technologien und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen“ (Quelle:  Wikipedia).

Im Kern stehen dabei die Erfassung (capture), Verwaltung (manage), Speicherung (store), Ausgabe (deliver) und Archivierung/Bewahrung (preserve) von Dokumenten.

Die Frage, wie lange ein Dokument im „store“-Bereich vorgehalten werden sollte und wann es als abgeschlossener Fall archiviert werden kann, wird kontrovers diskutiert und ist sicher von Branche zu Branche unterschiedlich. Wenn beispielsweise ein Bankkunde bei seinem Kreditinstitut anruft und noch einmal einen Kontoauszug von vor sechs Monaten anfordert, ist es durchaus von Vorteil, diesen in einer Art Zwischenspeicher zu haben.

 

Prozessmanagement - Document Process Management

Viele Banken archivieren im „Preserve-Bereich“ nur die Rohdaten (Welche Transaktion wurde am Tag X getätigt? Wie war der Kontostand per Stichtag), nicht aber das Layout des Dokuments. Schließlich ist es unmöglich, alle Informationen als Druckseiten zu hinterlegen. Eine Banktransaktion ist zunächst einmal ein Datensatz und der Kontoauszug nur eine von vielen möglichen Sichten darauf. Wollte man alle möglichen Darstellungsformen von Daten vorhalten, käme man technologisch schnell an seine Grenzen.

 

ECM Enterprise Content Management © vege fotolia

ECM wird zum kritischen Geschäftsfaktor

Enterprise Content Management ist also mehr als nur Archivierung und Vorhaltung von Daten und Dokumenten – auch wenn ECM ursprünglich aus diesem Bereich kommt. Heute umfasst das Modell folgende Prozesse:

  • Document Management System
    „Unscharfe“ Bezeichnung für die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.
  • Collaboration
    (Interaktive Dokumente) Bearbeitung von Dokumenten in Arbeitsgruppen inklusive Freigaben, Genehmigungen, Signaturen und Ergänzungen.
  • Web Content Management System (WCMS)
    Interaktion mit Empfängern/Kunden über Internetportale (Web 2.0).
  • Records Management (RM)
    Datenorientierte Schriftgutverwaltung, zum Beispiel bei Kontoauszügen.
  • Workflow/Business Process Management
    Definition von Prozessen und Regelwerken sowohl für die Batchverarbeitung als auch bei interaktiven Dokumenten - z. B: Welche Dokumente müssen wie freigegeben werden? Wann soll eine Rechnung zur Zahlung angewiesen werden? Wo sind die Limits für die einzelnen Zeichnungsberechtigten?

Kurz: ECM wird zum kritischen Geschäftsfaktor und bietet – idealerweise in Verbindung mit ADF 2.0 (Prozessautomation) - signifikante Optimierungspotenziale

Lösung Icon

Verknüpfen Sie ECM und ADF und profitieren Sie damit von durchgängigen Workflows in der gesamten Dokumentenverarbeitung!

Domtrac: ein Standard für ein integratives Document Process Management


Domtrac ist eine Prozess-Management-Lösung, mit der sich Inbound- und Outbound-Kommunikation technologisch und organisatorisch unter einem Dach vereinen lässt. Grundprinzip der Integrationsplattform ist es, dass sie die im Unternehmen existierenden Anwendungen und Lösungen für die Dokumentenverarbeitung miteinander verknüpft und neue Applikationen problemlos integriert (Erfassen, Formatieren, Konvertieren, Archivieren, Bündeln und Versenden von Dokumenten). Auch die Anbindung externer Dienstleister ist möglich.

Ein wesentlicher Vorteil der Lösung ist es, dass sie Input- und Output-Workflows unterstützt (Freigaben, automatisierte Eingangsverarbeitung von Dokumenten, Auslesen von Daten) – sowohl als Batchverarbeitung als auch interaktiv. Anders als bei herkömmlichen Automatisierungstools lässt sich mit Domtrac bis tief in die eigentliche Dokumentenerstellung verzweigen.

 

Dokumentenverwaltung © vege fotolia

Mit der Verknüpfung von ECM und ADF in einem System erhält der Anwender eine komplette Sicht auf alle dokumentenbezogenen Prozesse und kann dadurch Optimierungspotenziale besser erkennen. Zudem profitiert das Unternehmen von einer höheren Produktionssicherheit, da sich die Konformität der erstellten Schriftstücke mit bestehenden gesetzlichen und unternehmensspezifischen Auflagen besser, weil lückenlos über den gesamten Workflow hinweg nachvollziehen und überwachen lässt.

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