Compart - Dokumenten und Output-Management

Modernes Enterprise Content Management:

Ein ECM automatisiert die Abläufe und kommt gänzlich ohne Papier aus

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Worauf kommt es bei moderner Kundenkommunikation an?
Mehr über Omnichannelfähigkeit, Automatisierung, Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit.

2010 führte die „Association for Information and Image Management“ (AIIM) erstmals den Begriff ECM ein und meinte damit „Methoden, Technologien und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen“ (Quelle: Wikipedia).

Ziel von Enterprise Content Management ist es, Funktionalitäten bereitzustellen, um die Effizienz im Unternehmen zu verbessern, Kosten zu reduzieren und Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Systemlösungen zu schaffen.

Weitere Aufgaben sind:

  • Vermeidung von Dokumentenredundanz
  • Einheitlicher Zugriff auf Dokumente
  • Bereitstellung von Information (unabhängig von Quelle und Nutzung)
  • Eliminierung von Compliance-Risiken im Umgang mit Informationen
Enterprise Content Management

Was umfasst ECM (Modell nach AIIM)?

ECM AIIM Modell Definition

Enterprise Content Management bezieht sich niemals nur auf eine Software, ein Tool oder einen Geschäftsprozess, sondern bildet immer ein Gesamtkonzept zur Organisation aller Geschäftsprozesse im Unternehmen ab. Der Branchenverband AIIM hat ein anerkanntes Modell entwickelt, welches die fünf Komponenten eines ECM definiert.

Im Zentrum stehen dabei die folgenden Prozesse:

  • Erfassung und Digitalisierung (Capture),
  • Verwaltung (Manage) und Speicherung (Store),
  • Ausgabe (Delivery) und Archivierung/Bewahrung (Preserve)

von Dokumenten.

Die Frage, wie lange ein Dokument im „Store“-Bereich vorgehalten werden sollte und wann es als abgeschlossener Fall archiviert werden kann, wird kontrovers diskutiert und ist sicher von Branche zu Branche unterschiedlich. Wenn beispielsweise ein Bankkunde bei seinem Kreditinstitut anruft und noch einmal einen Kontoauszug von vor sechs Monaten anfordert, ist es durchaus von Vorteil, diesen in einer Art Zwischenspeicher zu haben.

Viele Banken archivieren im „Preserve-Bereich“ nur die Rohdaten (Welche Transaktion wurde am Tag X getätigt? Wie war der Kontostand per Stichtag?), nicht aber das Layout des Dokuments. Schließlich ist es unmöglich, alle Informationen als Druckseiten zu hinterlegen. Eine Banktransaktion ist zunächst einmal ein Datensatz und der Kontoauszug nur eine von vielen möglichen Sichten darauf. Wollte man alle möglichen Darstellungsformen von Daten vorhalten, käme man technologisch schnell an seine Grenzen.

ECM wird zum kritischen Geschäftsfaktor

Enterprise Content Management ist in seiner Bedeutung aber mehr als nur Archivierung und Vorhaltung von Daten und Dokumenten – auch wenn ECM ursprünglich aus diesem Bereich kommt. Heute umfasst das Modell folgende Bereiche:

  • Dokumentenmanagement
  • Collaboration (Digitale Zusammenarbeit im ECM)
  • Web Content Management System (WCMS)
  • Records Management (RM)
  • Workflow/Business Process Management (BPM)
ECM System Workflows Prozesse

Die zentralen Aspekte
vom Enterprise Content Management:

Dokumentenmanagement

„Unscharfe“ Bezeichnung für die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dokumentenmanagement umfasst sämtliche Interaktionen mit Dokumenten und Daten eines Unternehmens. Hierzu zählt insbesondere die Erfassung, Verwaltung, Ablage, Archivierung und bei Bedarf auch die Vernichtung von Dokumenten.

Collaboration (Digitale Zusammenarbeit im ECM)

(Interaktive Dokumente) Bearbeitung von Dokumenten in Arbeitsgruppen inklusive Freigaben, Genehmigungen, Signaturen und Ergänzungen. Enterprise Content Management wirkt den klassischen Insellösungen und Datensilos entgegen. Stattdessen setzt es auf Zusammenarbeit und bringt die unterschiedlichen Abteilungen zusammen. Doch damit dies überhaupt möglich ist, sind folgende Funktionen des ECM grundlegend:
A. Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten
B. Gleiche Informationsstände
C. Direkte Kommunikationswege
D. Wissensaustausch

Web Content Management System (WCMS)

Interaktion mit Empfängern/Kunden über Internetportale. Genauso wie die Digitalisierung ist eine Webpräsenz für Unternehmen nicht mehr wegzudenken – sowohl in Form eines Intranets als auch einer öffentlichen Webseite. Daher schließt das ECM-Konzept auch ein Web-Content-Management System (eher als CMS oder Content Management System bekannt) mit ein.

Records Management (RM)

Der englische Begriff steht im Deutschen für die ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung, basierend auf der internationalen Norm ISO 15489. Unabhängig davon, ob das Dokument nun papierbasiert oder digital ist, wird eine nachvollziehbare, transparente und revisionssichere Ablage gefordert.

Workflow/Business Process Management (BPM)

Definition von Prozessen und Regelwerken sowohl für die Batchverarbeitung als auch bei interaktiven Dokumenten - z. B: Welche Dokumente müssen wie freigegeben werden? Wann soll eine Rechnung zur Zahlung angewiesen werden? Wo sind die Limits für die einzelnen Zeichnungsberechtigten? Welche Compliance-Regeln (CI, gesetzliche Auflagen) müssen eingehalten werden? Business-Logik und Plausibilitätsprüfung. Kurz: BPM beschreibt die Gestaltung, Steuerung und vor allem Optimierung von Geschäftsprozessen. Als Teil des Enterprise Content Managements beschreibt BPM die Strategie, die geschaffenen Workflows stetig zu optimieren und durch Automatisierung zu vereinfachen.

Die wichtigsten ECM-Vorteile im Überblick:

  • Verkürzte Durchlaufzeiten im Dokumentenmanagement
  • Zentrales IT-System mit einheitlichen Workflows
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Workflows
  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Schnelle Reaktion bei gesetzlichen Auflagen (Compliance) – proaktives Agieren als Treiber von Digitalisierung

Fazit:
Tatsache ist, ECM wird zum kritischen Geschäftsfaktor. Vor dem Hintergrund des digitalen Wandels und damit einhergehender zunehmender Agilitätsansprüche der Unternehmen müssen Hersteller ihre Herangehensweise an den Umgang mit digitalem Unternehmenswissen zwingend überdenken.

DocBridge Software - CCM und ECM Automatisierung

DocBridge® - Software für Dokumentenverarbeitung, Ausgabe/Versand sowie Automatisierung von ECM-Prozessen.

Mit der Produktfamilie DocBridge® deckt Compart nahezu alle Bereiche einer modernen, agilen Kundenkommunikation (Customer Communications Management – CCM) ab, zu der auch die wichtigsten ECM-Prozesse gehören.

 

Softwarelösung
DocBridge® Mill Plus und DocBridge® Pilot für die Dokumentenverarbeitung (Manage) und Output-Management-Lösungen einschließlich Ausgabe und Versand (Deliver) sind für die Etablierung eines stringenten Enterprise Content Managements geeignete Softwarelösungen, die sich skalieren, nahtlos in bestehende Infrastrukturen integrieren und sowohl in der Cloud als auch „on premise“ betreiben lassen. In diesem Bereich gehört Compart bereits seit Jahren weltweit zu den wichtigsten Marktplayern.

Enterprise Communications Processing (ECP)
Das „2022 Aspire CCM-CXM Leaderboard“ nennt Compart gar einen führenden Technologieanbieter für Enterprise Communications Processing (ECP), das typische Prozesse des Post Composition umfasst.

Eine strategisch wichtige Rolle innerhalb des Produktportfolios spielt außerdem die Software DocBridge® Gear zur Orchestrierung von Kommunikationsprozessen. Sie ermöglicht die Verbindung mit Back-Office-Legacy-Anwendungen und passt die Kommunikation an moderne CCM-Standards an. Es eignet sich sowohl für den Downstream-Markt, also für Druckereien und Output-Management-Abteilungen in Unternehmen, als auch für die vorgelagerte Automatisierung, zum Beispiel von Prozessen des Enterprise Content Managements.

Mehr zu DocBridge® Software

Compart gestaltet ECM-Prozesse effizienter mit Fokus auf Customer Communications Management (CCM) und Enterprise Communications Processing (ECP)

CCM Software
CCM Software DocBridge® - Customer Communication Management Software

Die Komplettlösung für interaktive Kundenkommunikation auf allen Kanälen.

Warum Compart?

Expertise für Datenströme aller Art

Profitieren Sie von über 30 Jahren Erfahrung in der Welt der Dokumente und Druckdatenströme

Innovation

Hochperformante Lösungen für modernes Omni-Channel Dokumenten- und Output Management

Trendsetter und Partner

Mitglied in Gremien zur Standardisierung von Prozessen der Kundenkommunikation (AFP Consortium, PDF Association, Doxnet, Bitkom, Unicode, AIIM)

Renommee

Mehr als 1.500 Kunden in knapp 50 Ländern, darunter...

Compart Anbieter für CCM / Customer Communication Management

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