Als 2014 die De-Mail-Pflicht für Deutschlands Behörden kam, prophezeiten viele den Durchbruch für den rechtssicheren, digitalen Postverkehr. Doch die Realität sieht anders aus. De-Mail und E-Post leiden nach wie vor an Akzeptanzproblemen – was vor allem mit dem immer noch aufwändigen Authentifizierungsverfahren zu tun hat. So beklagt die Bundesregierung in ihrem jüngsten Zwischenbericht zur Regelung von De-Mail-Diensten einen Mangel an Erfahrung im Umgang damit. Danach sei die kritische Masse an Nutzern noch lange nicht erreicht. Abhilfe soll die EU-Verordnung eIDAS schaffen, die alle Mitgliedsstaaten verpflichtet, die Systeme zur elektronischen Identifizierung anderer EU-Länger anzuerkennen.

Derweil sind Angebote wie IncaMail, Regify oder Digiposte (Frankreich) dazu  sicher eine Alternative, denn sie setzen auf bestehenden E-Mail-Adressen auf und erleichtern die Etablierung als Versandkanal. Neuerdings kann IncaMail sogar aus Microsoft Office 365 heraus eingerichtet werden, was dem Ganzen einen zusätzlichen Schub verleihen dürfte. Andererseits werfen viele Experten IncaMail & Co. vor, nicht dieselben hohen Verschlüsselungsstandards zu bieten. In der Branche wird das Thema kontrovers diskutiert.

Deutschland hinkt hinterher

Fakt ist, dass Papierpost in vielen Bereichen noch den Ton angibt – zumal es genügend Korrespondenz gibt, für die die elektronische Form nicht zwingend vorgeschrieben ist. Natürlich könnte eine Versicherung ihre Policen auch als De-Mail verschicken, tatsächlich tun es die wenigsten. Skeptiker sehen daher schon das Aus für die elektronische Substitution.

Doch lassen wir die Kirche im Dorf. Die Gründe für die Zurückhaltung liegen oft woanders. Bei etlichen Firmen ist das Dokumentenaufkommen nicht hoch genug, um diese Versandkanäle in die bestehende OM-Struktur zu integrieren. Was nicht heißt, dass dies auf Ewigkeit so sein muss. Denn der Blick über den deutschen Tellerrand ergibt ein anderes Bild. Bekanntlich sind die Skandinavier, aber auch Südeuropa und das Baltikum wesentlich weiter. Dort gibt es beispielsweise mit eBoks (Dänemark), Metaposta (Spanien), PEC (Italien) oder NetPosti (Finnland) praxisbewährte Lösungen für den rechtssicheren elektronischen Postverkehr, und zwar auf sehr hohem Sicherheitsniveau.

Selbst Osteuropa mischt bei diesem Thema ordentlich mit. So hat Tschechien schon 2009 den elektronischen „Datenschrank“ (datová schránka) der tschechischen Post für Behörden und juristische Personen vorgeschrieben. Der kostenlose Dienst ist eine Art virtueller Safe, in dem alle Dokumente für 90 Tage nach dem Öffnen vorgehalten werden – bei unbegrenztem Speicherplatz. Nach Ablauf der Frist muss man die Sendungen, die man behalten möchte, andernorts ablegen.

In Dänemark gibt es seit neuestem gar eine elektronische Meldepflicht. Danach muss jeder Einwohner ab 15 Jahren einen digitalen Briefkasten für die Kommunikation mit Behörden einrichten.

Warum nicht auch Policen als De-Mail verschicken?

Kein Grund also, das Ende der elektronischen Post herbeizureden, auch wenn Länder wie Deutschland und Österreich hinterher hinken.Bald wird auch jeder Bundesbürger eine elektronische Identität haben, in welcher Form auch immer. Dafür spricht auch, dass ohne eine solche bestimmte Transaktionen wie die Abfrage des Punktestandes beim Kfz-Bundesamt in Flensburg oder die elektronische Steuererklärung  gar nicht denkbar sind.
Zumindest für die nächsten Jahre wird es ein Nebeneinander beider Welten geben. Selbst konservative Branchen wie Banken und Versicherungen schließen da nichts mehr aus. Beispiel Barmenia: Deutschlands siebtgrößter Krankenversicherer verschickt einen Großteil seiner Dokumente bereits auf elektronischem Weg, darunter auch Policen. Tendenz steigend. Sicherheitsbedenken habe man dabei nicht.

Für wen lohnt sich also wann welcher Versandkanal? Dazu ist zuerst folgendes zu klären: Wie hoch ist der Anteil an Dokumenten, die wirklich des Zustellungsnachweises und der Rechtssicherheit bedürfen? Typische Transaktionsdokumente wie Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen und Verbrauchsabrechnungen gehören sicher nicht dazu.

Bei Schriftstücken, aus denen eine Rechtsfolge resultiert, beispielsweise Gerichtsvorladungen oder Bescheide von Ämtern und Behörden, sieht es da schon anders aus. Hier muss schließlich nachgewiesen werden, dass die Zustellung auch tatsächlich erfolgte. Und da käme eben eine Lösung wie De-Mail ins Spiel. Nicht umsonst ist seit kurzem auch die Bundesagentur für Arbeit über diesen Dienst erreichbar. Damit wolle man dem Bedürfnis der „Kunden“ nach digitaler Kommunikation nachkommen und dabei die Schriftformerfordernis einhalten, heißt es dazu bei der Behörde.

Secure Mail muss zum Geschäftsvorgang passen

Der Fall von Deutschlands größtem Arbeitsvermittler macht einen weiteren Aspekt des Themas deutlich. Oft liegt es nicht im eigenen Ermessen des Unternehmens, ob man einen elektronischen Postdienst anbietet. Vielmehr bestimmen Adressat und Geschäftsvorgang den Kommunikationskanal. Kein Gericht verschickt eine Zeugenvorladung per E-Mail, denn es will die Sicherheit haben, dass der Empfänger zum Prozess tatsächlich erscheint. Aber auch De-Mail oder E-Post wären in diesem Fall keine Alternative, denn man kann ja nicht davon ausgehen, dass der Geladene über diesen Dienst verfügt. Bleibt also der klassische Brief.

Mit anderen Worten: Bei Secure Mail geht es um verifizierte Identitäten im elektronischen Postverkehr. Man will einfach die Sicherheit haben, dass sich hinter einer E-Mail-Adresse auch der richtige Empfänger verbirgt. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung wird dieser Aspekt immer wichtiger. Denn vor allem im B2C-Geschäft, das übers Web abgewickelt wird, gibt es heute keine „belastbaren“ virtuellen Identitäten. Welcher Online-Händler weiß schon, ob der Käufer auch wirklich existiert? Möglicherweise ändert der Gesetzgeber auch in Deutschland bald etwas, um die Rechtssicherheit zu erhöhen. Fest steht, dass Lösungen für den rechtssicheren Postverkehr an Bedeutung gewinnen. Die Herausforderung besteht nur darin, den Komfort des digitalen Versandes mit der Verbindlichkeit und Vertraulichkeit des klassischen zu verbinden.

Compart: Know-how für Secure Mail

Compart besitzt eine ausgewiesene Expertise in der Postbranche sowie bei e-delivery-Projekten weltweit. Der Spezialist für die Aufbereitung und  von Dokumenten jedes Typs und Formats auf allen gängigen physikalischen und digitalen Kanälen ist unter anderem an Projekten in Spanien, Italien, Deutschland, Russland, Australien, Frankreich und der Türkei beteiligt.

So kooperiert Compart seit Herbst 2014 in Sachen digitaler Versand mit der Schweizerischen Post. Danach wird IncaMail, ein europaweit anerkannter und weit verbreiteter Dienst für die verschlüsselte elektronische Übermittlung vertraulicher Post, in die Dokumenten-Management-Lösung DocBridge Pilot integriert. IncaMail ergänzt somit das Angebot Comparts an elektronischen Versandkanälen.

Das Zusammenspiel zwischen IncaMail und DocBridge Pilot zeigt sich unter anderem im Projekt „ePostSelect“, einer von der Tochtergesellschaft Swiss Post Solutions (SPS) entwickelten Hybridmail-Lösung für den Versand von Gehaltsabrechnungen bei der Deutschen Bahn. Technologisches Kernstück ist eine Profildatenbank, in der E-Mail-Adresse, Hausanschrift und die Zustimmung zur Teilnahme am elektronischen Verfahren des Empfängers hinterlegt sind.

Das System checkt bei jedem Versand, wie das Dokument zugestellt werden kann. Fehlt die E-Mail-Adresse oder liegt keine Genehmigung für den digitalen Versand vor, wird das Dokument physisch verschickt. Der Adressat kann auch wählen, ob und welche Dokumente er verschlüsselt bekommen möchte. Mit dem integrierten Kanal „IncaMail“ bietet „ePostSelect“ auch diese Möglichkeit. Aufbereitung, Bündelung und Ausgabe der Dokumente – übernimmt DocBridge Pilot.