Zentrale Verarbeitung von dezentral erstellten Office-Dokumenten - Der Kleine ganz groß

Plattformunabhängige Output-Management-Systeme zentralisieren teuren Einzeldruck und senken dadurch Kosten. Das Ergebnis sind optimierte Sendungen für jeden Ausgabekanal.

 

Die Output-Management-Branche hat sich in den letzten Jahrzehnten vor allem durch die stark zunehmende Bedeutung elektronischer Dokumente radikal gewandelt – und dieser Wandel hält an. Sowohl für Anwender als auch für Anbieter wird der Markt immer vielschichtiger und somit auch unübersichtlich. Nicht zuletzt dadurch variiert die Definition von Output-Management stark. Oftmals werden, je nach Fachgebiet, Funktionsbereich und Aufgabengebiet, einzelne Teilbereiche des Gesamtprozesses als Inbegriff von Output-Management verstanden, beispielsweise die zentrale Verwaltung von Druckern durch eine einheitliche Software.

Doch Output-Management ist mehr – umfasst es doch den gesamten Ablauf: die Erzeugung eines Dokuments auf der Basis der aus verschiedenen Eingangssystemen zur Verfügung gestellten Inhalte, die komplette Weiterverarbeitung und Übergabe an den gewünschten Adressaten beziehungsweise die Ablage in das gewünschte Archiv. Mit einer Output-Management-Software wird die Optimierung dieses Gesamtprozesses hinsichtlich Zeit, und Kosten gesichert. Zur Weiterverarbeitung gehört neben den Abläufen auf Dokumenten- und Sendungsbasis auch die Steuerung sämtlicher am Prozess beteiligter Geräte wie Drucker, Kuvertiermaschinen etc. Zudem liegt ein Augenmerk auf der lückenlosen Überwachung der einzelnen Teilschritte und der automatischen Fehlererkennung und -behebung.

Interessant wird Output-Management nicht zuletzt dadurch, dass sich die Nutzung elektronischer Dokumente, zum Beispiel von als E-Mail-Anhang versendeten Rechnungen im Qualität PDF-Format, mehr und mehr als schnelle und billige Alternative zum klassischen Papierdokument etabliert. Darüber hinaus rückt auch die Beachtung spezieller Richtlinien und Normen wie die Einhaltung des PDF/A-Standards für die Erstellung papierloser Dokumente zur Langzeitarchivierung stärker in den Fokus.

Aktuelle Entwicklungen wie der E-Postbrief oder De-Mail, also die Möglichkeit sicherer digitaler schriftlicher Kommunikation in Echtzeit, zeigen, dass dem Output-Management-Markt auch in den kommenden Jahren eine stetige Weiterentwicklung bevorsteht, die jede Menge Innovation erfordern wird.

Multi Channel für den Massenoutput – für jedes Format und Dokument

Ein Trend ist ganz deutlich: Wo gestern noch in hochmodernen Organisationen einzelne Briefe am Arbeitsplatz gedruckt und dann "zu Fuß" eingesammelt, kuvertiert und frankiert wurden, geht es jetzt mit "Managed Document Services" voran: Einzelbriefe werden erstellt, gespoolt und über den großen Output produziert. Die Herren der großen Ausgangspost, das stellt man auch bei Compart fest, legen ihren Widerwillen gegen Word-Dokumente ab: Die populärste Schnittstelle überhaupt, die man benutzen kann, um Output "anzuzapfen", ist die Druckertreiberschnittstelle von Windows. Diese Schnittstelle bedient beispielsweise Compart bereits seit Jahren. Heute erzeugen außerdem dezentrale Anwendungen die unterschiedlichsten Dateien, auch über Webservices oder ähnliches. Da wird die Software DocBrigde Pilot die zentrale Drehscheibe sein, auch für einzelne Dokumente über Webservices. Seit Mai 2011 gibt es mit DocBridge FileCab sogar ein spezielles Tool, mit der sich Office-/PC-Dokumente in die zentrale Massenverarbeitung integrieren lassen (siehe dazu auch Pressemeldung zu DocBridge FileCab).

Der Eingang in das Outputsystem geht eben nicht mehr nur über eine XML-Datei, die irgendwo rumliegt. Der geht über Online-Schnittstellen, der geht über Druckertreiber-Schnittstellen, über alle möglichen Systeme, die man anbinden muss, so dass Compart neben den klassischen Massenverfahren jegliche Form von Output integrieren kann. Da ist der Sachbearbeiter in der Versicherung, der hat seine Word-Anwendung, die hat ihm die IT vor Jahren geschrieben und seitdem benutzt er sie. Bisher hat er das auf seinem lokalen Abteilungsdrucker herauskommen lassen, und jetzt ist Compart stolz darauf, dass das Ganze ins Output-System geht. Demnächst wird dieses Dokument vielleicht per E-Postbrief verschickt. So wird diese End-zu-End-Verarbeitung endgültig zu einem komplexen System: Man hat beliebigen Input, beliebigen Output und dazwischen die Drehscheibe, mit der das gesteuert wird. Ein Massenoutput, der individuell über alle gängigen Kanäle im gewünschten Format ausgegeben oder archiviert wird – als Druck genauso wie als E-Mail-Anhang, Download-Datei im Webportal oder E-Postbrief.

Output-Management heißt immer auch Archivierung

Wo am Multichannel-Output gearbeitet wird, da soll der gesamte elektronische Output inklusive E-Mails durch solch ein System geführt werden, auch zum Zweck der Archivierung. Das Outputsystem sollte diesen Kanal unbedingt bedienen. Output-Management-Projekte müssen heute immer auch Archivierungsprojekte sein. Auf beiden Seiten der Drehscheibe, über die der Output von Unternehmen organisiert wird, wächst also die Vielfalt. Bei der Ausgabe gibt es viele Multichannel-Aufgaben zu lösen. Stichwort Transaktionsdokumente: Immer mehr Rechnungen, Kontoauszüge, Abrechnungen etc. werden elektronisch erstellt und nicht gedruckt. Neuartige Produkte wie De-Mail und E-Postbrief verstärken diesen Trend. Die Provider dieser Dienste schlagen vor, die Entscheidung, ob physischer oder digitaler Versand, spät zu treffen. Sie selbst möchten die Dokumente komplett übernehmen und selbst entscheiden, ob gedruckt und kuvertiert werden muss oder elektronisch verschickt werden kann.

Letztlich entscheidet jedes Unternehmen selbst, wie welche Dokumente ausgegeben werden. Die Möglichkeit, dafür eine breite Palette an Kanälen zu nutzen, sorgt für Komfort und Effizienz.

Harald Grumser, CEO bei Compart

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