Output Management

Automatisierung als Schlüssel für Effizienz, Qualität und Zukunftsfähigkeit

Output Management Software

Stabile und sichere Prozesse statt manueller Engpässe

Unternehmen mit hohem Kommunikationsvolumen – wie Versicherungen, Banken, Telekommunikations- oder Versorgungsunternehmen – stehen vor der täglichen Herausforderung, große Mengen an Dokumenten effizient, pünktlich und fehlerfrei über verschiedenste Kanäle zu versenden. Manuelle Prozesse geraten dabei schnell an ihre Grenzen: Sie sind fehleranfällig, teuer und schwer skalierbar. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Kosteneffizienz, Compliance und Nachhaltigkeit. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind hochautomatisierte, flexible und zukunftssichere Lösungen gefragt.

Maximale Automatisierung

Verarbeiten Sie Dokumente vollständig regelbasiert. Das reduziert manuelle Prozesse auf ein Minimum – und Ihre Mitarbeitenden gewinnen mehr Freiraum für wertschöpfende Aufgaben.

Qualität & Compliance
auf allen Kanälen

Egal ob Brief, E-Mail, Kundenportal oder App – Dokumente aus verschiedensten Ursprungssystemen erreichen Ihre Kunden pünktlich und fehlerfrei über den bevorzugten Kanal.

Kosten & Nachhaltigkeit

Durch konsequente Digitalisierung, umfassendes Monitoring und effiziente Sendungsbündelungen lassen sich sowohl wirtschaftliche als auch ökologische Vorteile erzielen.

Output Management System Channels

Output Management System der Zukunft:
Vorteile im Überblick

Jedes Eingangsformat

Sammeln Sie eingehende Dokumente und Daten aus sämtlichen Quell- und Legacy-Systemen über integrierte Schnittstellen – unabhängig vom Format.

Fehlerfreie Verarbeitung

Automatisches Verarbeiten und Aufbereiten der Dokumente sorgt für durchgehend hohe Qualität und Compliance – bei gleichzeitiger Zeit- und Kostenersparnis.

Omnichannel-Distribution

Automatische Umwandlung in das passende Ausgabeformat für alle digitalen und analogen Kanäle – inklusive Archivierung und Erstellung barrierefreier Dokumente.

Portooptimierung

Bündeln und sortieren Sie Sendungen intelligent, um Portorabatte bestmöglich auszunutzen. Die DV-Freimachung wird nahtlos integriert.

Skalierbar und zuverlässig

Skalierbare Rechenkapazitäten passen sich dynamisch dem Sendungsaufkommen an, um auch Leistungsspitzen effizient und termingerecht zu bewältigen.

Monitoring und Reporting

Überwachen Sie die gesamte Dokumentenproduktion, um Ihre Prozesse bestmöglich zu steuern und Compliance im Auditfall nachzuweisen.


DocBridge® Production Suite
Schaltzentrale für alle dokumentenbasierten Prozesse

Vollständig automatisierbar, skalierbar und transparent.

Kernfunktionalitäten im Output-Management-Prozess

Ein leistungsfähiges Dokumenten-Workflow-Management verknüpft und steuert alle erforderlichen Verarbeitungsschritte zu einem durchgängig automatisierten Produktionsprozess. Kernfunktionalitäten sind:

  • Konvertieren von Dokumenten jedes Typs und Formats
  • Anreichern mit Zusatzinformationen wie QR-Codes, Barcodes, DataMatrix, OMR-Markierungen oder Werbebotschaften
  • Mischen, Modifizieren und Trennen von Sendungen
  • Automatisches Hinzufügen gedruckter oder digitaler Beilagen
  • Intelligente Bündelung und Sortierung von Sendungen
  • Elektronische Frankierung inkl. DV-Freimachung
  • Steuerung von Post Processing Maschinen z.B. Kuvertieren, Heften, Schneiden
  • Automatisierte Rückläuferverarbeitung
  • Flexibler Nachdruck bei Fehlproduktionen und Rückläufern
Omnichannel Output Management Software / Dokumente und Workflows
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Mitarbeitende entlasten, Potenziale freisetzen

Der Fachkräftemangel und hohe Personalkosten erhöhen die Notwendigkeit nach Erleichterungen im operativen Geschäft. Durch die Automatisierung der gesamten Output-Management-Prozesse lassen sich Mailings in einem Bruchteil der bisherigen Zeit abschließen. Mitarbeitende werden von Routineaufgaben entlastet und gewinnen wertvolle Kapazitäten für strategisch wichtigere Aufgaben – und steigern so die Gesamtproduktivität im Unternehmen.

Modernes Output Management steigert Digitalisierung

Die DocBridge® Production Suite ermöglicht Unternehmen bestehende Dokumente systematisch aufzubereiten und über den jeweils passenden Kanal versendet – digital oder analog. Die zentrale „Drehscheibe“ entscheidet regelbasiert welches Dokument in welchem Format und über welchen Kommunikationsweg ausgegeben wird. Fachabteilungen wie Vertrieb, Marketing oder Kundenservice definieren dabei die Kriterien. Die Plattform unterstützt beispielsweise Ansätze zur bevorzugt digitalen Zustellung bei gleichzeitigem Erhalt klassischer Versandoptionen, um Kosten zu senken und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen – ohne dabei auf Flexibilität zu verzichten.

Haben Sie Fragen zur Modernisierung Ihres OMS?

Als Experten für Output Management Systeme (OMS) stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Egal, ob Sie allgemeine Fragen zur Modernisierung haben oder eine detaillierte Beratung zu unserer Lösung wünschen.

Beratung / Demo anfragen

Output Management: Zentraler Versand von Dokumenten jedes Typs und Formats

OMS Output Management System - DocBridge Software UI

Konsistente Eingangsverarbeitung und strukturiertes Datenhandling

DocBridge® Production Suite
Verarbeiten Sie eingehende Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen wie ERP-, CRM- oder DMS-Systemen – unabhängig vom Format. Dank einer flexiblen Schnittstellenarchitektur lassen sich auch bestehende Fachanwendungen und Legacy-Systeme nahtlos integrieren. Vor der Weiterverarbeitung werden alle Inhalte analysiert, und relevante Informationen – etwa Adressdaten, Kundennummern oder Dokumenttypen – automatisiert extrahiert.

  • Die erfassten Metadaten werden in einer zentralen, relationalen Datenbank abgelegt; die zugehörigen Dokumente fließen in einen zentralen Sendungspool.
  • Diese strukturierte Verarbeitung ist entscheidend: Inkonsistente Kundeninformationen führen schnell zu fehlerhaften oder verzögerten Kommunikationen.
  • Der klar definierte Prozess zur Datenerfassung und -speicherung gewährleistet nicht nur Effizienz und Datenqualität, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutzanforderungen.

Lückenlose Nachverfolgbarkeit:
Für maximale Transparenz und regulatorische Sicherheit

Mit der zentralen Nachverfolgung aller Sendungen – ob digital oder physisch – behalten Sie den Überblick über jeden Prozessschritt: von der Dokumentenerstellung über Druck, Kuvertierung, Versand bis zur Übergabe an die Post. Damit reduzieren Sie nicht nur operative Risiken, sondern stellen sicher, dass Compliance-Vorgaben zuverlässig eingehalten und im Bedarfsfall nachgewiesen werden können.

Dokumentenproduktion Output Management System Monitoring

Intelligente Überwachung der Dokumentenproduktion:
Smarte Entscheidungen dank KPIs

  • Identifizieren Sie Einsparpotenziale
  • Verbessern Sie die Auslastung Ihrer Produktionssysteme
  • Reagieren Sie frühzeitig auf Abweichungen
  • Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs)

DocBridge® Production Suite

Automatisierung, Dokumentenverarbeitung und modernes Output Management

DocBridge Production Suite

Worauf kommt es an?

Automatisierung und Effizienz

Automatisierung und Effizienz

Prozesse sollten durchgängig digitalisiert und automatisiert sein, um Fehler zu vermeiden und Ressourcen zu sparen.

Hohe Output-Qualität

Hohe Output-Qualität

Dokumente müssen inhaltlich, optisch und technisch einwandfrei sein – und das über den bevorzugten Kanal des Kundens.

Skalierbar

Skalierbar

Skalierbare Rechenkapazitäten passen sich dynamisch dem Sendungsaufkommen an, um Leistungsspitzen effizient zu bewältigen.

Offen für neue Systeme

Offen für neue Systeme

Offene Schnittstellen (APIs) und Standardformate ermöglichen die schnelle Anbindung neuer Systeme und Services.

Aus der Praxis

1 Thyssenkrupp Steel Europe AG
2 Amt der Landesregierung Burgenland
3 Schwedische Polizei: Bußgeldbescheide vom Polarkreis
1 Thyssenkrupp Steel Europe AG
Automatisierte Dokumentenproduktion und Output

Als die thyssenkrupp Steel Europe AG ihr Output-Management (OM) zurück ins eigene Haus holte, bedeutete das einen grundlegenden Strukturwandel: Statt einer klassischen Druckerei schuf man ein konzernweit agierendes „Kompetenzzentrum für Print- und Digitalmedien“ und legte damit die Voraussetzungen für die mehrkanalfähige Dokumentenverarbeitung.

Der Nutzen:

  • 60.000 Euro weniger Porto
  • Hoher Automatisierungsgrad
  • Etablierung als professioneller Dienstleister im Output-Management

 

„Das Risiko, Jobs zu vertauschen, Dokumente fehlerhaft zu drucken oder falsch zu versenden, geht bei DocBridge Pilot gegen Null."

Oliver Helfrich thyssenkrupp Steel Europe AG
Oliver Helfrich
thyssenkrupp Steel Europe AG

Zur Referenz

2 Amt der Landesregierung Burgenland
Elektronischer Versand durch zertifizierten Zustelldienst

Österreichs östliches Bundesland etabliert ein duales Versandsystem und legt damit den Grundstein für ein mehrkanalfähiges, zentrales Output-Management-System: Digitale Dokumente werden entweder mittels E-Mail oder über einen vom Bundeskanzleramt der Republik Österreich zertifizierten elektronischen Zustelldienst (eZD) verschickt; klassische Briefsendungen werden im „Ersten Burgenländischen Rechenzentrum“ (EBRZ) gedruckt und postalisch dem Empfänger zugestellt. Zentrale Drehscheibe: DocBridge® Pilot

„Die Performance und Zuverlässigkeit ist außerordentlich, wenn man bedenkt, dass die Compart-Software auch mit sehr komplexen Datenstrukturen und unterschiedlichen Formaten souverän umgeht."

Franz Koch Landesregierung Burgenland
Franz Koch
Landesregierung Burgenland

Zur Referenz

3 Schwedische Polizei: Bußgeldbescheide vom Polarkreis
Bußgeldbescheide vom Polarkreis

Rund 3,7 Millionen Schriftstücke druckt und verschickt die schwedische Polizei (Polismyndigheten) am Standort Kiruna. Die einzelnen Dienststellen übermitteln die Daten nach Kiruna, wo sie mittels DocBridge® Pilot zu fertigen Sendungen aufbereitet werden. Von der Zentralisierung erhofft sich die Behörde signifikante Kosteneinsparungen, insbesondere durch die bessere Ausschöpfung von Portorabatten.

Fakten und Zahlen:

  • Etablierung einer zentralen Output-Instanz
  • Automatische Vorsortierung der Sendungen
  • Vereinfachte Rückläuferverarbeitung

 

 

Swedish Police Authority
Swedish Police Authority
(Polismyndigheten)

Zur Referenz

Lösung für gesetzeskonforme barrierefreie PDF/UA-Dokumente

Als CCM-Experte helfen wir unseren Kunden, Dokumente in barrierefreie PDF-Dateien zu konvertieren und auszugeben.
Erfahren Sie wie.

Weiter
Haben Sie Ihre Dokumentenqualität im Griff?

Was tun, wenn die gesetzlichen Compliance-Anforderungen in der Dokumenten­verarbeitung zunehmen, für die Prüfung aber keine Ressourcen bereit stehen?

Weiter

ID-Rabatt / Laufzeit-Rabatt

Softwarelösungen für Teilleistung Brief der Deutschen Post AG

Weiter
Informativ
Auditing und Monitoring von Dokumenten und Prozessen
Transparenz in der Dokumentenproduktion

Das aktuelle White Paper "Auditing in der Multichannel-Kommunikation" klärt darüber auf, wie Unternehmen trotz zunehmender Komplexität nicht den Überblick über die Prozesse ihrer Kundenkommunikation verlieren und auf plötzliche Veränderungen oder auch Störungen in der Dokumentenproduktion reagieren können.

White Paper sichern

Compart macht Ihr Output Management System
 omnichannel-fähig

Warum Compart?

Expertise für Datenströme aller Art

Profitieren Sie von über 30 Jahren Erfahrung in der Welt der Dokumente und Druckdatenströme

Innovation

Hochperformante Lösungen für modernes Omni-Channel Output Management und Customer Communication Management (CCM)

Trendsetter und Partner

Mitglied in Gremien zur Standardisierung von Prozessen der Kundenkommunikation (AFP Consortium, PDF Association, Doxnet, Bitkom)

Renommee

Mehr als 1.500 Kunden in knapp 50 Ländern, darunter...

OMS Unternehmen / Output Management System Anbieter Compart

Lösungen

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Output-Management-Software für alle Medien und Kanäle

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Customer Communication Management,
Dokumentenverarbeitung und Output

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FAQ

Was ist eine Output Management Software?

Eine Output Management Software steuert, automatisiert und optimiert den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung und -verteilung – unabhängig von Kanal, Format oder Systemherkunft. Sie sorgt dafür, dass Informationen sicher, effizient und regelkonform bei Kunden, Partnern oder Behörden ankommen.

Moderne Lösungen unterstützen sowohl digitale Kanäle (E-Mail, App, Kundenportal) als auch klassische Wege wie Briefpost – und ermöglichen eine Omnichannel-Strategie mit zentraler Steuerung.

Mehr zur Output Management Software

Welche Vorteile bietet Output Management für Unternehmen?

Automatisierung spart Zeit und Kosten, reduziert Fehler und entlastet Mitarbeitende. Gleichzeitig verbessert Output Management die Qualität der Kommunikation, erhöht die Nachverfolgbarkeit und unterstützt Compliance- und Nachhaltigkeitsziele.

Output Management hilft bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben durch lückenlose Nachverfolgbarkeit sowie zentrale Dokumentation. Durch automatisierte Prozesse lassen sich regulatorische Anforderungen (z.B. DSGVO, GoBD) zuverlässig erfüllen und im Auditfall nachweisen.

Vor allem Unternehmen mit hohem Kommunikationsvolumen profitieren – etwa Versicherungen, Banken, Energieversorger, Telekommunikation, öffentliche Verwaltung und Gesundheitswesen (Healthcare).

Ist eine Integration in bestehende Systeme möglich?

Ja – moderne Output Management Systeme verfügen über offene Schnittstellen und lassen sich problemlos in bestehende ERP-, CRM-, DMS- oder Legacy-Systeme integrieren.

Kann Output Management zur Reduktion von Papier und CO₂ beitragen?

Absolut. Durch digitale Priorisierung, Bündelung von Sendungen, Portooptimierung und transparente Steuerung lässt sich der ökologische Fußabdruck deutlich verringern. Typische Vorgaben im Bezug auf Nachhaltigkeit im Output Management oder der Unternehmenskommunikation können z. B. sein:

  • Reduzierung des Papierverbrauchs (z. B. „50 % weniger Ausdrucke bis 2026“)
  • Digitalisierungsquote steigern (z. B. „Mindestens 80 % der Kundenkommunikation digital“)
  • Einsparung von CO₂-Emissionen durch optimierte Versand- und Druckprozesse
  • Erfüllung gesetzlicher Umweltauflagen wie z. B. CSR-Richtlinie, EU-Taxonomie oder Lieferkettengesetz

 

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