Compart - Dokumenten und Output-Management

Automatisierte Versionsvergleiche - Vertragsunterlagen und Versicherungsbedingungen

Den Abweichlern auf der Spur

Wer seine Dokumentenprüfung automatisiert, profitiert von hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit. Das Risiko von Compliance-Verstößen tendiert gegen Null.

 

Dokumentenprüfung bei Versicherungen

Typisch für Versicherungsunternehmen ist die Komplexität in der Dokumentenerstellung: Da existieren in der Regel Hunderte, mitunter Tausende von Vorlagen, die wiederum auf einer Vielzahl an Textbausteinen basieren. Das Problem dabei: Dieser Prozess ist vielen Änderungen unterworfen, die meistens aus neuen Versicherungsbedingen oder -produkten resultieren. Entsprechend müssen Text und Layout angepasst und geprüft werden (Hinzufügen, Wechseln und Entfernen von Textmodulen).

Abweichungen können sich aber auch als Folge von Release-Wechseln an den Systemen für die Texterstellung ergeben. Die Herausforderung besteht nun darin, jedes Dokument auf fachliche juristische und formale Korrektheit zu prüfen. Das heißt: Sehen die Dokumente nach dem Update noch genauso aus wie vorher? Erfüllen sie auch in der neuen Softwareversion alle Kriterien hinsichtlich Corporate Identity (CI) und Compliance? Bei vielen Versicherern machen die aus Software-Updates resultierenden Prüfaufträge mittlerweile den größten Teil von Dokumentenprüfungen aus.

Inhaltliche und visuelle Prüfung – alles automatisiert

Nur: Wie soll man angesichts dieser Komplexität jedes Dokument einschließlich der zahlreichen Versionen, in denen es existiert, zuverlässig prüfen? Viele Versicherer behelfen sich damit, indem sie extra Mitarbeiter dafür zur Verfügung stellen. Praktisch sieht das dann so aus, dass sie meist stichprobenartig ein aktuelles Dokument (Kandidat) und die dazugehörige Vorlage (Referenz) drucken und beides mit bloßem Auge vergleichen. Eine hundertprozentige Sicherheit besitzt man damit natürlich nicht. Doch eine zuverlässige Qualitätsprüfung ist für jeden Versicherer essenziell.

Besser, weil effizienter und sicherer, sind Softwaretools, mit denen sich automatisierte Tests durchführen lassen. Sie validieren Dokumente gegen definierte Regelwerke, vergleichen sie direkt miteinander und ermitteln, inwiefern sich die Änderungen auf die Qualität des fertigen Dokuments auswirken. Der Vorteil: Die Dokumente werden nicht nur visuell auf Abweichungen hin untersucht, sondern auch inhaltlich auf Textebene. Softwarelösungen dieser Art erkennen die geringste Abweichung, selbst die, die mit bloßem Auge nicht zu sehen sind.

Nicht jede Abweichung ist wichtig

Mittlerweile existieren etliche solcher Prüfungstools, einige davon sogar mit zwei entscheidenden Vorteilen: Sie sind zum einen für einen hohen Durchsatz ausgelegt und zum anderen bieten sie die Möglichkeit, Toleranzgrenzen zu definieren und Bereiche von der Prüfung auszunehmen. Gerade diese Fähigkeit zur Batchverarbeitung sowie die Flexibilität bei der Definition von Prüfkriterien ist für Versicherer mit einem hohen Volumen an Dokumenten, die viele variable Daten enthalten, ein entscheidender Vorzug.

Nebenbei bemerkt lösen diese Prüfungstools auch einen Widerspruch, mit dem man unweigerlich bei diesem Thema konfrontiert ist: einerseits eine hohe Abdeckung an möglichen Auswirkungen auf die Qualität erzielen zu wollen (um das Risiko „unentdeckter“ Fehler möglichst gering zu halten); andererseits nicht Bereiche testen zu müssen, die für die Dokumentenqualität irrelevant sind (Vermeidung von unnötigem Aufwand). Letztlich geht es bei der Prüfung darum herauszufinden, ob und wie sich Änderungen auf Inhalt und Layout eines Dokuments auswirken. Schließlich ist nicht jede Abweichung für den Sachbearbeiter relevant.

Prüfergebnis als PDF und XML

Denkbar wäre zum Beispiel folgendes Szenario, das tatsächlich bei einigen Versicherungsunternehmen zum Einsatz kommt: Die Fachabteilung eines Versicherungsunternehmens definiert die Testfälle (Prüfauftrag), also die Kriterien, gegen die getestet werden soll. Für den technischen Ablauf sorgt die IT-Abteilung. Somit kann sich der Sachbearbeiter auf den Inhalt konzentrieren und braucht sich nicht um die eigentliche Durchführung zu kümmern, denn die erfolgt automatisiert.

Zunächst wird das betreffende Dokument inhaltlich geprüft: Stimmen die Daten (XML-Format)? Werden die richtigen Textbausteine verwendet? Passen sie zusammen? Das heißt, das System analysiert, ob die für eine bestimmte Vorlage definierten Werte im konkreten Dokument alle enthalten sind. Ist der XML-Datensatz noch nicht hinterlegt, wird er im Korrespondenzsystem als neuer Prüfauftrag angelegt. Diese automatische Erzeugung von Testfällen ist eine wichtige Komponente der Dokumentenerstellung vieler Versicherer.

Der Test selbst erfolgt in der Prüfsoftware, die zum Beispiel mittels einer separaten Anwendung angesteuert wird. Diese fragt dann eine an das Textsystem angeschlossene Datenbank, ob Dokumente überhaupt zur Prüfung anstehen und übergibt die für den Test notwendigen Daten an die Prüfsoftware. Das könnten beispielsweise folgende Informationen sein: Wo liegt das Referenz-, wo das Kandidat-Dokument? Welche Benutzer haben damit zu tun, welches Vergleichsprofil existiert dazu? Wo soll das Prüfergebnis gespeichert werden?

Weitere Prüfparameter könnten sein: Soll beispielsweise ein kompletter Textvergleich durchgeführt werden oder lediglich eine Strukturanalyse? Welche Bereiche eines Dokuments sind vom Vergleich auszunehmen? Kurz: Alle Kriterien könnte man über die separate Steuerungssoftware an die Prüfsoftware übermitteln. Diese spielt die Testergebnisse automatisch an die Datenbank zurück. So kann sich der Sachbearbeiter an seinem Bildschirm die Resultate beispielsweise als Differenz-PDF anzeigen lassen, in dem die Abweichungen pixelgenau dargestellt sind, oder auch als XML-Datei, je nach Gusto.

Das heißt: Die Software listet auf, welche Dokumente in Ordnung waren, wo überhaupt Veränderungen auftraten und welche davon die Qualität des Dokuments beeinflussen. Haben die Abweichun-gen keine Auswirkungen auf CI, Compliance und fachliche Richtigkeit, werden die geprüften Dokumente (Kandidat) freigegeben. Dabei ist die Applikation so konfiguriert, dass sie in variabel zu definierenden Intervallen die Testergebnisse automatisch vom Prüfsystem abruft und zur Verfügung stellt.

Erst die Organisation, dann die IT

Doch vor der Implementierung der Prüfsoftware sind organisatorische und fachliche Punkte innerhalb der Dokumentenverarbeitung zu klären: Welche Art von Prüfergebnis wird überhaupt benötigt (Differenz-PDF oder XML-Datei)? Wann bzw. an welcher Stelle der Dokumentenproduktion soll der Test erfolgen? Welche Parameter sind wichtig, welche können vernachlässigt werden (Toleranz)? Das sind Fragen, die vor allem in den Fachabteilungen beantwortet werden müssen. Daher sollte die Implementierung immer auch ein Gemeinschaftsprojekt von Fachbereich, IT-Abteilung und – falls vorhanden – der zentralen Output-Instanz sein. Erfahren Sie mehr zu Nutzen und Vorteilen einer automatisierten Dokumentenprüfung.

DocBridge Delta

DocBridge Delta - Automatisierten Dokumentenprüfung

DocBridge Delta ist eine plattformunabhängige und skalierbare Anwendung für verschiedene Methoden der Dokumentenprüfung. Dazu gehören die Validierung gegen Regelwerke (CI, Compliance), der direkte Dokumentenvergleich auf visueller und inhaltlicher Ebene sowie Verfahren wie Regressions-, Iterations- und Konvertierungstests. Beim direkten Vergleich listet die Applikation die Differenzen in Form von Log-Files auf und macht sie außerdem in einer Bildschirmmaske grafisch sichtbar (visueller Vergleich).

Beim visuellen Vergleich werden die zu überprüfenden Dokumente in Pixelbilder gleicher Auflösung gerastert und die umgesetzten Pixelbilder miteinander abgeglichen – ähnlich einem Leuchttisch, bei dem beide Dokumente übereinander gelegt werden, um Abweichungen zwischen ihnen erkennen zu können. Die Software zeigt die Stellen an, wo sich zwei Versionen unterscheiden. Anwender sind somit in der Lage, die notwendigen Änderungen direkt an den richtigen Stellen vorzunehmen.

Das Prinzip

Die Software liest zwei Dateien, beispielsweise im AFP, PDF- oder PostScript-Format ein, vergleicht das Originaldokument mit dem geänderten und zeigt die gefundenen Unterschiede in Sekundenschnelle an. Vergleiche auf Pixel-Ebene identifizieren Änderungen und deren Position. Vergleiche auf Strukturebene evaluieren Zeichenfolgen der Texte, Font-Attribute sowie andere Merkmale, die den Output beeinflussen.

Ein Vorzug von DocBridge Delta besteht darin, dass sich Prüfkriterien unterschiedlicher Länder als Regelwerke hinterlegen lassen und bestimmte Bereiche eines Dokuments (variable Felder wie Adresse, Kundennummer etc.) von der Prüfung ausschließen lassen (Masking). Zudem erlaubt die Software eine größtmögliche Toleranz bei der Prüfung, ohne die absolute Korrektheit in Inhalt, Corporate Identity (Fonts, Layout etc.) und Compliance (gesetzliche Auflagen) zu vernachlässigen (Fuzzy-Methodik). Die Toleranzparameter können nach Belieben eingestellt werden.

DocBridge Delta überprüft sowohl beabsichtigte als auch zufällige Änderungen und weist sogar auf Stellen im Dokument hin, die visuell nicht deutlich erkennbar sind, jedoch prinzipiell zu Produktionsschwierigkeiten führen könnten. Die Software kann Dokumente ein- und desselben Formats, aber auch unterschiedlicher Formate miteinander vergleichen. Sie bietet zwei verschiedene Prüfmodelle: eine interaktive Oberfläche für Ad-hoc-Tests sowie den kommandozeilengesteuerten Aufruf für die Automatisierung.

Außerdem: Die Compart Lösung ist für einen hohen Nutzungs- und Automatisierungsgrad ausgelegt und kann an die individuellen Bedürfnisse des Anwenders (Fachabteilung, Entwicklung/IT, Produktion) angepasst werden. Selbst komplexe Tests lassen sich dank der intuitiven Bedienung relativ einfach konfigurieren. Die Lösung unterstützt bestehende Output-Management-Strukturen (Legacy) und ist an jeder Stelle der Dokumentenproduktion einsetzbar.

Dokumentenanalyse und automatisierte Dokumentenpruefung

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