Mitte der 2010er Jahre erging vom Vorstand der thyssenkrupp Steel Europe (tk SE) an die Konzernbereiche die Weisung, alle nach außen vergebenen Dienstleistungen auf den Prüfstand zu stellen und – falls möglich - wieder zurück ins Haus zu holen. Das betraf auch die Dokumentenproduktion, für den bis dato ein Externer zuständig war. Hintergrund war das weltweite Einsparprogramm des Konzerns infolge der damaligen Stahlkrise.

Im Zuge dieses Insourcing und der damit verbundenen Konsolidierung zu einem einzigen Inhouse-Dienstleister wurde die interne Hausdruckerei um weitere Services erweitert (u.a. Scannen, Kuvertierung, Frankierung, Versand) und zu einem „Kompetenzzentrum für Digital- und Printmedien“ ausgebaut – mit den Standorten Duisburg, Bochum und Dortmund. 65 feste Mitarbeiter und 25 sogenannte Einsatzerprobungen, also Beschäftigte, die nach einer langen Krankheit in unterschiedlichen Arbeitsfeldern erprobt werden, sind dort angestellt. Darunter befindet sich ein Großteil an Kollegen mit körperlicher oder psychischer Einschränkung.

„Inklusion ist in unserem Konzern keine Phrase, sondern täglich gelebte Praxis“, sagt Oliver Helfrich. Der Leiter des Kompetenzzentrums macht auf die Sensibilität aufmerksam, mit der man bei der Integration von Menschen mit Behinderung vorgeht. „Die Kunst besteht darin, einen tragfähigen Kompromiss zwischen Produktivität und Belastung des Mitarbeiters zu finden.“ Daher eruiere man gemeinsam mit dem Betroffenen sorgfältig mögliche Einsatzfelder. „Jeder Fall ist individuell zu entscheiden und bedeutet auch ein Ausloten der Grenzen. Wie weit reichen die kognitiven und körperlichen Fähigkeiten des Kollegen? Ist er dem Stress bzw. der täglichen Routine gewachsen? Welche Voraussetzungen bringt er mit?“

Ein speziell geschultes Team aus Ärzten und Psychologen entwickelt gemeinsam mit dem Mitarbeiter das passende Beschäftigungsmodell. Mehr noch: Inklusion bei thyssenkrupp Steel Europe AG schließt die Wiedereingliederung von Mitarbeitern ein, die aus diversen Gründen (schwere Krankheit, Unfall, familiäre Probleme) aus der Bahn geworfen wurden und nun den Neueinstieg in das Berufsleben suchen.

Hoher Automatisierungsgrad garantiert Produktionssicherheit

Oliver Helfrich und sein Team standen somit vor einer schwierigen Herausforderung: Zum einen galt es, neues Know-how aufzubauen sowie bereits vorhandenes Wissen neu zu sortieren. Zum anderen mussten die Abläufe möglichst so strukturiert sein, dass auch die Mitarbeiter mit Handicap in den Produktionsprozess integriert werden können. Gemeinsam mit dem Partner Canon entwickelten Oliver Helfrich und seine Kollegen ein Konzept zum schrittweisen Aufbau des konzernweiten „Kompetenzzentrum“.

Ziel war es, sich mit den anderen Konzernbereichen zu vernetzen und dadurch immer mehr Aufträge zu akquirieren. Oliver Helfrich: „Global gesehen ging es uns auch darum, die an den verschiedenen Standorten parallel vorhandenen Kapazitäten besser aufeinander abzustimmen und den Druckprozess durch eine entsprechende IT-Lösung noch mehr zu automatisieren.“ Blieb nur die Frage: Welche? „Wir hatten keinerlei Erfahrung in der Auswahl einer geeigneten Software“, erinnert sich Helfrich. „Klar war nur, dass es eine Lösung sein musste, die alle Facetten unserer Dokumentenverarbeitung abdeckt.“ Fündig wurde man Ende 2013 auf der DMS Expo in Stuttgart am Messestand der Compart, wo man das erste Mal mit der Software DocBridge Pilot in Berührung kam. Von deren Bedienkomfort und Funktionsumfang sei man auf Anhieb beeindruckt gewesen, so Helfrich im Rückblick.
Vor allem der hohe Automatisierungsgrad der Lösung garantiert laut Helfrich eine hohe Sicherheit in der Dokumentenproduktion. Die Workflows sind klar strukturiert und werden vom System gesteuert. „Das Risiko, Jobs zu vertauschen, Dokumente fehlerhaft zu drucken oder falsch zu versenden, geht bei DocBridge Pilot gegen Null“, bringt es der Manager auf den Punkt.

Auftakt nach Maß: Druck und Versand von Rechnungen aus ERP heraus

Im ersten Schritt wurde die Produktion von Rechnungen und Lieferscheinen umgesetzt. Bewusst hatte man sich dazu entschieden, weil dieser Prozess nicht zu komplex und zudem sehr profitabel ist. Da man ja über eine eigene Kuvertier- und Frankierstraße verfügt, lassen sich diese Jobs relativ unkompliziert im neuen „Kompetenzzentrum“ abwickeln. Die Umstellung verlief ohne größere Probleme und im geplanten Zeit- und Budgetrahmen.

Bis dato wurden diese Dokumente und deren Steuerdateien aus verschiedenen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning = betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware) abgerufen, auf ei-nem FTP-Server (File Transfer Protocol = Netzwerkprotokoll zur Übertragung von Dateien über IP-Netzwerke) abgelegt und an-schließend vom externen Dienstleister heruntergeladen und verarbeitet.

Demnächst sollen auch die Mobilfunkabrechnungen aller Konzernmitarbeiter über das neue System laufen. Konkret heißt das: DocBridge Pilot „splittet“ die monatliche Sammelrechnung des Mobilfunkanbieters in Einzeldokumente für den jeweiligen Mitarbeiter auf und bündelt sie gegebenenfalls mit anderen Dokumenten, die an denselben Kollegen gerichtet sind. Auf diese Weise erhofft man sich bei der thyssenkrupp Steel Europe AG weitere Einsparpotenziale, vor allem durch eine bessere Ausschöpfung von Portorabatten. Außerdem hat man weitere interne Prozesse im Blick, die den eingeschlagenen Weg fortsetzen.

Steigendes Auftragsvolumen und digitaler Versand

Künftig will man auch den elektronischen Versandweg nutzen. Ohnehin rechnet Oliver Helfrich damit, dass sich das Verhältnis zwischen physischen und digitalen Dokumenten im Unternehmen verschiebt: Vom Vorstand wird ausdrücklich der „digitale Versand in die weite Welt“ gewünscht.

Noch gibt Papier aber den Ton an. Dokumente in siebenstelliger Höhe produziert das Unternehmen heute monatlich, davon allein 70.000 Rechnungen und Lieferscheine am Standort Duisburg. Dort sowie in Dortmund und Bochum wurden im Zuge der Restrukturierung drei neue hochleistungsfähige Vollfarb-Digitaldruckmaschinen installiert. Die neue Gesamtlösung verfolgt den Ansatz einer flexiblen, modularen Standardisierung und die neu geschaffenen Schnittstellen für den Druck aus den ERP-Systemen heraus können künftig auch für andere Szenarien eingesetzt werden, zum Beispiel für Einsatzzwecke im Umfeld der Personalabteilung oder als fester Baustein eines konzernweiten Dienstleistungsangebotes in Form einer digitalen Box.

Für das zu erwartende steigende Auftragsvolumen sind Oliver Helfrich und sein Team jedenfalls bestens gerüstet, denn das neue System mit DocBridge Pilot als ein Kernstück lässt sich problemlos um neue Jobs erweitern. Gerade diese Skalierbarkeit sowie die Offenheit der Schnittstellen der eingesetzten Software-Lösungen garantieren einen hohen Investitionsschutz sowie einen schnellen Return on Investment (RoI). Gleichzeitig sichert eine zusätzliche Steuerungssoftware die Qualität der Abläufe, denn der Zyklus jedes Dokuments wird hier bis zum Versand lückenlos überwacht.

Porto um 60.000 Euro gesunken

Für Oliver Helfrich ist der Nutzen der Restrukturierung offensichtlich: geringer Administrationsaufwand, standardisierte Datenformate und weniger Schnittstellen. Vor allem aber die deutlich geringeren Versandkosten sprechen Bände: Mehr als 60.000 Euro habe man allein bei Rechnungen und Lieferscheinen eingespart.

Möglich war das unter anderem durch DocBridge Pilot: Die Software ist in der Lage, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zu portooptimierten Sendungen zu bündeln. „In der Ausschöpfung von Portorabatten liegt ein erhebliches Einsparpotenzial, das die Wirtschaftlichkeit unserer gesamten Dokumentenverarbeitung sichert“, bringt es Oliver Helfrich auf den Punkt.

Für ihn und sein Team kommt die Umstrukturierung einem neuen Zeitalter gleich. Nicht nur, dass man die Dokumentenproduktion zurück ins eigene Haus geholt hat. Vielmehr geht es um ein neues Selbstverständnis: Weg von einer reinen Hausdruckerei (angesichts immer geringerer Margen und zunehmender Konkurrenz im klassischen Printgeschäft ohnehin keine gute Aussicht) und hin zu einem professionellen Dienstleister für Multi-Channel Output-Management. „Dank der Kooperation mit Compart, einem ausgewiesenen Spezialisten für die mehrkanalfähige Dokumentenverarbeitung, und Canon sind wir technologisch und organisatorisch in der Lage, jede Art von Aufträgen in hoher Qualität und Termintreue umzusetzen.“

Schritt für Schritt wird das Portfolio nun um weitere Dienstleistungen ergänzt. So erhielten Oliver Helfrich und sein „Kompetenzzentrum“ kürzlich von der Deutschen Post auch die Zertifizierung für die DV-Freimachung. Weitere Schritte, auch in Richtung Digitalisierung, sind geplant.