KI-gestützte Template-Migration
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WeiterKommunikation als durchgängiger Prozess
In vielen Unternehmen wird Kommunikation noch immer als fertiges Ergebnis betrachtet: ein Dokument, ein Schreiben, eine E-Mail. Tatsächlich ist Kommunikation aber ein komplexer Prozess. Er beginnt bei Daten, durchläuft Abstimmungs- und Freigabeschritte, passiert technische Verarbeitungsketten, wird ausgeliefert, überwacht und im Bedarfsfall wieder aufgenommen. In einer idealen Kommunikationsumgebung sind all diese Schritte nahtlos miteinander verzahnt und formen einen wechselseitigen Dialog zwischen Unternehmen und Kunden
Doch in der Praxis existieren oft klare Grenzen: Fachbereiche planen, IT implementiert, der Kundenservice führt aus. Um Kommunikationsprozesse zu skalieren, braucht es aber ein Modell, das fachliche Workflows, technische Verarbeitung, Auslieferung und Rückmeldung in einer durchgehenden Prozesslogik vereint. Erst dann entsteht ein System, das zuverlässig, sicher und reproduzierbar funktioniert. Hier setzen die Integrated Business Flows der DocBridge® Communication Suite an.
Wie Integrated Business Flows CCM-Prozesse zusammenführen
Integrated Business Flows schaffen eine einheitliche Instanz, die fachliche und technische Schritte zusammenführt und Kommunikationsabläufe als das behandelt, was sie tatsächlich sind: dynamische, verzweigte Workflows.
Diese Prozesslogik ist vollständig in die DocBridge® Communication Suite integriert. Durch die visuelle No-Code-Oberfläche (Spring Release 2026) können Fachbereiche Abläufe selbst modellieren. Sie bestimmen, wie ein Prozess aufgebaut ist: welche Rollen beteiligt sind, welche Prüfungen erforderlich sind und wie fachliche Entscheidungen in technische Aktionen übergehen.
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Beispiele für Integrated Business Flows
Vier typische Szenarien zeigen, wie vielseitig sich Workflows einsetzen lassen:
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Resource-Bundle-Freigabe
Ein Template oder Layout wird aktualisiert, ein Bundle der dazugehörigen Ressourcen zusammengestellt und anschließend vom Benutzer zur Freigabe eingereicht. Reviewer prüfen die enthaltenen Ressourcen, kommentieren, approven oder lehnen ab. Mehrstufige Reviews, Rollenlogiken und Rücksprünge werden ohne Mehraufwand abgebildet.
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Guided-Interactive-Workflows
Ein Sachbearbeiter erhält den Auftrag, ein interaktives Dokument zu erstellen oder zu ergänzen. Nach Abschluss geht der Prozess automatisch in einen Review-Schritt über: Ein Vorgesetzter prüft, kommentiert und entscheidet. Bei Ablehnung springt der Workflow zurück; bei Freigabe folgen technische Verarbeitungsschritte wie Generierung, Archivierung oder Versand.
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Datenupdate löst Kommunikation aus
Eine Statusänderung in einem externen System – beispielsweise einem CRM – startet automatisch einen Business Flow über eine der DocBridge Communication Suite APIs. Der Sachbearbeiter erhält einen User Task, prüft die bereitgestellten Daten, ergänzt sie bei Bedarf und gibt den Vorgang frei. Anschließend entscheidet der Workflow anhand dieser Eingaben, welche Kommunikationsmaßnahme erforderlich ist.
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E-Mail-/Print-Strecken mit Fallback-Logik
Nach der Erstellung eines Dokuments steuert der Workflow die Auslieferung: zunächst digital, etwa per E-Mail. Bleibt eine Lesebestätigung aus oder tritt ein Zustellfehler auf, wechselt der Prozess automatisch auf eine Printstrecke. Timer, Eskalationen und Rückmeldungen werden nahtlos integriert.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick
- Klar definierter End-to-End-Workflow
Fachliche und technische Aktivitäten werden zu einem durchgängigen, reproduzierbaren Prozess verbunden. - Basierend auf No-Code-Komponenten
Eine große Bibliothek mit fertigen Bausteinen hilft den Fachabteilungen dabei, CCM-Prozesse einfach per Drag-and-Drop zu erstellen. Die IT kümmert sich währenddessen um die Steuerung (Governance) statt um Routineaufgaben. Der Workflow selbst läuft über eine zuverlässige Engine nach BPMN-Standard. - Empfänger-Interaktionen
Das System kann auf Ereignisse reagieren (z. B. ob eine E-Mail geöffnet wurde) und erlaubt die Integration von Benutzerinteraktionen oder Rückmeldungen. - Task Management
Alle im Arbeitsablauf entstehenden Aufgaben, wie Freigaben oder Datenerfassungen, werden in einer Task-Liste zusammengeführt. Mitarbeitende erhalten so Transparenz über die anstehenden Aufgaben und die jeweiligen Zuständigkeiten. - Beschleunigte Prozesse und weniger Fehler
Automatisierte Übergaben und definierte Abläufe reduzieren Wartezeiten, erhöhen die Durchlaufgeschwindigkeit und verbessern die Kundenerfahrung. - Monitoring Workspace
Ein zentraler Arbeitsbereich bietet Einblick in laufende und abgeschlossene Prozesse und unterstützt bei Analyse und Steuerung (Spring Release 2026).
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Der transformative Effekt auf die Organisation
Integrated Business Flows verändern nicht nur einzelne Abläufe, sondern die Art und Weise, wie Organisationen zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen. Sie schaffen eine gemeinsame Prozessgrundlage, die Fachbereiche, IT und Operations verbindet und damit eine neue Qualität in der Organisationssteuerung ermöglicht.
- Abteilungen arbeiten besser zusammen
Durch klar definierte Prozessschritte und transparente Übergaben wird Zusammenarbeit weniger von Ad-hoc-Abstimmungen und individuellen Interpretationen geprägt. Jede Abteilung sieht, wie ihr Beitrag in den Gesamtprozess eingebettet ist – und kann sich darauf verlassen, dass vor- und nachgelagerte Schritte zuverlässig ausgeführt werden. - Entscheidungen werden schneller und sicherer
Freigaben, Prüfungen und Eskalationen folgen einer eindeutigen Logik. Rollen sind klar zugeordnet, Verantwortlichkeiten nachvollziehbar, und Entscheidungen werden systematisch dokumentiert. Das reduziert Unsicherheiten, minimiert Abstimmungsaufwände und stärkt Compliance und Governance. - Unternehmen werden prozessreif für KI-Agenten
Ein sauber modellierter Workflow bildet die Grundlage für den Einsatz von KI in den richtigen Schritten: etwa bei inhaltlichen Prüfungen, Vorbefüllungen oder automatisierten Handlungsempfehlungen. Wo Prozesse strukturiert und datenbasiert ablaufen, kann KI gezielt unterstützen – ohne Risiko und ohne Kontrollverlust.
