Compart - Dokumenten und Output-Management

Farbe ist Chefsache

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Bisher spielte das Thema Farbe in der Dokumentenverarbeitung ausschließlich beim Druck eine Rolle. Doch im Zeitalter der Mehrkanalverarbeitung muss das Farbmanagement neu definiert werden. Die Anforderung, dem Empfänger jederzeit Korrespondenz zustellen zu können, die der Corporate Identity (CI) entspricht, lässt sich nur mit einem stringenten Color-Workflow-Management umsetzen, das für sämtliche Kommunikationswege verfügbar ist – für physikalische genauso wie für digitale (Druck, E-Mail, Portalanwendungen, Secure Mail etc.) Spezielle Kanäle wie ECM-Systeme (Enterprise Content Management) sind darin eingeschlossen.

Die Herausforderung: Anders als beim Druck werden die digitalen Dokumente auf unterschiedlichen Endgeräten vom Empfänger geöffnet. Da aber jedes Gerät eine andere Farbwiedergabe aufweist, werden auch die Dokumente unterschiedlich dargestellt. Für jedes einzelne Gerät nun eine Farbanpassung vorzunehmen, wäre technisch kaum machbar. Wesentlich einfacher dagegen ist es, die Farbräume, die beispielsweise für ein Smartphone oder Tablet üblich sind, bereits im Output-Management-System (OMS) zu berücksichtigen.

Eine Besonderheit gibt es beim Hybrid-Versand: Die Dokumente werden zwar digital erstellt (und gegebenenfalls auch elektronisch an einen externen Dienstleister übermittelt), lassen sich aber sowohl per E-Mail (oder als Downloaddatei im Web) ausgeben als auch drucken, also physisch versenden. Auch hier ist es wichtig, dass für das elektronische Dokument ein Farbraum verwendet wird, der die physikalische und die elektronische Ausgabe in einer hohen Wiedergabequalität garantiert. Im Folgenden soll dargelegt werden, worauf es beim Farbmanagement sowohl in der Ein-Kanal- als auch in der Mehrkanalverarbeitung ankommt.

Farbanpassung beim Druck

Eine typische Ein-Kanal-Verarbeitung ist der Druck. Hier enthalten Dokumente, die vom Auftraggeber bereitgestellt werden, häufig unterschiedliche Farbräume. Das Problem: Nur selten werden die eingehenden Dateien auf die verwendeten Farbräume hin untersucht, so dass diese direkt an die Dokumentenverarbeitung weitergereicht werden. Deren primäre Aufgabe ist jedoch nicht die korrekte Farbanpassung, sondern die Formatkonvertierung und Optimierung der Dokumente.

In erster Linie geht es beim Druck um zwei wesentliche Bereiche: Zum einen müssen die Daten „gerastert“ und zum anderen an den Drucker übertragen werden. Dies erfolgt in der Regel im sogenannten Raster Image Processor (RIP), einer Software (oder einer Kombination aus Soft- und Hardware), die Daten einer Seitenbeschreibungssprache (u.a. PCL, PDF, PostScript) in eine Rastergrafik umrechnet, um diese anschließend auf einem Drucker auszugeben. Diese Anwendungen enthalten zumeist ein spezielles Farbmanagement-Modul. Es ist notwendig, weil nur der CMYK-Farbraum für den Druck geeignet ist. Mit anderen Worten: Es erfolgt eine Anpassung der Daten an den Farbraum des Druckers.
Sonderfarben können die Farbanpassung zusätzlich erschweren, da in der Regel eine automatische Anpassung nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt.

Das Farbmanagement-Modul allein als eigenständige Anwendung zu nutzen, ist meistens nicht möglich. Abhängig vom jeweiligen RIP lassen sich unter Umständen Daten exportieren. Jedoch handelt es sich dabei weitgehend um bereits „gerasterte“ und „farbkorrigierte“ Daten, die sich nur schwer oder gar nicht für die Ausgabe auf anderen Kanälen verwenden lassen. Die nachfolgende Grafik macht den Ablauf einer Druckausgabe deutlich.

Farbanpassung in der Hybridverarbeitung

Anders die Situation dagegen beim Hybrid-Versand. Hier existieren wie bereits dargelegt neben dem Druck noch unterschiedliche elektronische Kanäle. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer Mehrkanalverarbeitung – auch dann, wenn zwar keine digitalen Kanäle, dafür aber mehrere Drucksysteme im Einsatz sind, beispielsweise Rollendruck für die Ausgabe und ein Einzelblattsystem für den Nachdruck. Auch diese beiden Drucker verhalten sich hinsichtlich der Farbwiedergabe unterschiedlich. Versucht man nun, die Abläufe einer Ein-Kanal-Verarbeitung auf die Mehrkanal-Ausgabe anzuwenden, stößt man sehr schnell an Grenzen – denn die elektronischen Kanäle können nicht das Farbmanagement-Modul der Druckausgabe verwenden.

Stattdessen gibt es zwei Alternativen:

Da die erste Option spätestens dann nicht in Frage kommt, wenn eine CI-konforme (Corporate Identity) aller Dokumente gefordert wird, egal, auf welchem Kanal sie verschickt werden, bleibt also nur die zweite Möglichkeit. Damit lassen sich weitere Szenarien umsetzen, beispielsweise für den Hybridversand. In diesem Fall erfolgt zunächst eine Farbanpassung für den E-Mail-Kanal und gleichzeitig (alternativ) für die Druckausgabe.

Auch Beilagen müssen angepasst werden

Außerdem können die Dateien an ein ECM-System übergeben werden, ohne Kanalanpassungen durchführen zu müssen. Sollen die Dokumente also zu einem späteren Zeitpunkt zugestellt werden, lassen sich sämtliche Kanäle zuverlässig in einer hohen Qualität nutzen. Allerdings funktioniert dieses Prinzip nicht, wenn die „gerasterten“ Daten aus der Druckausgabe für die Archivierung verwendet werden.

Ein weiterer Aspekt ist die Einbindung von elektronischen Beilagen. Auch sie müssen für jeden einzelnen Kanal hinsichtlich Ausgabequalität angepasst werden. Oft besteht hier noch das Problem, dass die Beilagen von Werbeagenturen bereitgestellt werden, die aber kein Know-how zur Farbverarbeitung besitzen. Übernimmt man diese Beilagen ungeprüft und führt sie direkt der Dokumentenproduktion zu, kommt es nicht selten zu Überraschungen.

Erst prüfen, dann liefern

Mehr noch: Definiert man zusätzlich zum Farbmanagement einen einheitlichen „Arbeits-Farbraum“ (zum Beispiel RGB), ergeben sich weitere Optimierungsmöglichkeiten. So lässt sich mittels des Standards PDF-X beispielsweise eine Kontrollinstanz zur Prüfung zumindest aller externen PDF-Dokumente installieren. Dateien, die nicht diesem Standard entsprechen, werden automatisch ausgesteuert. Mit anderen Worten: Der Lieferant kann, bevor er seine Dokumente an den Dienstleister übermittelt, diese lokal (Adobe Acrobat) validieren. Somit können fehlerhafte bzw. nicht farbkonforme Dateien schon vor der Bereitstellung korrigiert werden.

Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch für den Hybridversand, beispielsweise bei „E-Post“: Man einigt sich mit dem externen Dienstleister darauf, wie die Dokumente farbtechnisch versendet werden, und der Service Provider passt dementsprechend seine Kanäle an, so dass jederzeit eine CI-konforme Verarbeitung garantiert ist. Da nun das Farbmanagement zentral für alle Geräte und Kanäle erfolgt, kann es bei der Druckausgabe deaktiviert werden.

Optimierte Dateien für einen höheren Durchsatz

Das zentrale Farbmanagement bietet einen weiteren Vorteil: Es beeinflusst die Dateigröße. Zum Verständnis: Dokumente, die per E-Mail zugestellt werden sollen, werden vom Auftraggeber als Druckdaten geliefert, also Bilddaten (4-Kanal, CMYK), die für den E-Mail-Versand (3-Kanal, RGB) nicht notwendig sind, aber natürlich Einfluss auf den Durchsatz (Verarbeitungsgeschwindigkeit) haben. Besser, weil effizienter ist es dagegen, die Daten beim Import in das Output-Management-System (OMS) bereits in einen „Arbeits-Farbraum“ (3-Kanal, RGB) zu konvertieren – denn dadurch wird die Datei kleiner, was sich günstig auf den Durchsatz und die anschließende Archivierung auswirkt.

Fazit: Ein zentrales Farbmanagement ermöglicht überhaupt erst die CI-konforme Anbindung von elektronischen Kanälen an das Dokumenten- und Output-Management-System. Neue Medien/Versandwege lassen sich dadurch problemlos anbinden, der Aufwand reduziert sich auf die Konfiguration und Wartung des Farbmanagements. Spezielle Vorgehensweisen wie der Umgang mit Sonderfarben werden ebenfalls zentral für alle Kanäle geregelt. Last but not least: Die Optimierung von Dateien hinsichtlich eines höheren Durchsatzes ohne Abstriche an der Wiedergabequalität spricht ebenfalls für die Etablierung eines zentralen Farbmanagements.

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