Stefan Wagner: Nein. Deutschland ist, was die Digitalisierung angeht, im Ver-gleich zu anderen Staaten noch recht konservativ. Skandinavische Länder, aber auch Spanien und das Baltikum beispielsweise, sind beim rechtssicheren, elektronischen Postverkehr wesentlich weiter. Dort gibt es schon seit langem Dienste, mit denen Bürger und Unternehmen gleichermaßen Dokumente auf elektronischem Weg austauschen, bearbeiten und sogar dauerhaft speichern in einer Art Online-Tresor, und zwar auf einem sehr hohen Sicherheitsniveau. eBoks in Dänemark und Metaposta in Spanien sind in Europa da sicher die bekanntesten Portale dieser Art.

Ich bin mir sicher, dass sich diese Entwicklung auch in Deutschland durchsetzen wird, nur dauert das Ganze hier ein bisschen länger. Das ist nicht zuletzt eine kulturelle Frage, schließlich ist der Anteil der 50-Plus-Generation in diesem Land sehr hoch. Viele wollen ihre Kontoauszüge und Gehaltsabrechnungen immer noch als Papier, daher wird der klassische Brief auf absehbare Zeit bleiben. Doch das Verhältnis zwischen physischer und elektronischer Post ändert sich.

Stefan Wagner: Vor allem dann, wenn man sie intelligent mit branchentypischen Abläufen verknüpft. Nehmen Sie zum Beispiel das Gesundheitswesen: Da erstellt der Arzt einen Kostenvoranschlag für eine Zahnbehandlung, der Patient unterschreibt ihn, dann geht er zur Krankenkasse zur Freigabe und anschließend wieder zurück an den Versicherten. Und wie wird das Ganze abgewickelt? Natürlich in Papierform. Das ist umständlich und teuer außerdem. Durchschnittlich zehn bis fünfzehn Tage gehen dabei ins Land. Viel besser wäre es doch, so etwas über einen gesicherten und vertraulichen E-Mail-Kanal zu erledigen, ob nun als De-Mail, E-Postbrief, Regify oder wie auch immer. Statt den Kostenvoranschlag als Papier hin- und herzuschicken, stellt der Arzt ihn auf ein Online-Portal, Patient und Krankenkasse erhalten automatisch eine elektronische Benachrichtigung und beide geben dann über einen personalisierten Zugang das Dokument frei. Man spart dadurch nicht nur Kosten, sondern verkürzt auch die Bearbeitungszeiten.

Fakt ist, dass die elektronische Post den Geschäftsalltag angenehmer macht. Besonders dann, wenn die Dokumente sogenannte Metadaten enthalten, die der Empfänger automatisch auslesen und sofort ins eigene System übernehmen kann. Dadurch vereinfacht sich die Weiterverarbeitung erheblich. Beim ZUGFeRD-Format beispielsweise werden die Daten einer Rechnung im XML-Format in eine PDF/A-Datei eingebettet. Damit wird die Faktura sowohl für den Menschen als auch für die "Maschine", in diesem Fall das IT-System, lesbar. Und dafür muss nicht ein einziges Mal Papier angefasst und manuell etwas eingegeben werden. Man darf nicht vergessen: Jeder Medienbruch erhöht das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen. Selbst die Texterkennung per OCR ist nicht hundertprozentig zuverlässig. Man sollte die Metadaten daher komplett elektronisch mitführen, denn damit bekommt man mehr Sicherheit bei der Datenübermittlung.

Stefan Wagner: Vor allem muss man sich mit der Frage beschäftigen, was an der IT-Infrastruktur zu ändern ist, um elektronische Post überhaupt vertraulich und verbindlich versenden zu können. Ist das bestehende System für die Dokumentenausgabe denn in der Lage, De-Mail als weiteren Versandweg schnell und nahtlos zu integrieren? Wenn nämlich der Versand im Unternehmen von der Erstellung getrennt und zentralisiert ist, lässt sich ein zusätzlicher Kanal viel einfacher einrichten, denn man muss nur einmal die entsprechende Schnittstelle programmieren. Ansonsten müsste man das für jede Applikation, die Dokumente erzeugt, einzeln machen. Was bei den meisten Firmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht wenig sinnvoll ist. Daher sollte man sich in diesem Zusammenhang überlegen, ob man nicht erst einmal eine zentrale Output-Instanz schafft, bevor man De-Mail angeht.

Stefan Wagner: Zum einen verfügen wir über eine jahrelange und praxiserprobe Kompetenz in der Aufbereitung von Dokumenten für jeden beliebigen physikalischen und auch elektronischen Ausgabekanal, egal, aus welcher Quelle sie stammen und in welchem Format sie vorliegen. Digitale Postlösungen sind da also nur ein Standardbaustein mehr in unserem Leistungsportfolio. Darin eingeschlossen ist auch die Anreicherung der Dokumente mit Metadaten, auch im XMP-Bereich, der ja bekanntlich für PDF-Dokumente eine besonders wichtige Rolle spielt.

Speziell für De-Mail und E-Postbrief haben wir Module zur Anbindung von Unternehmen an diese Dienste entwickelt. Aber auch für hybride Maillösungen, also wo das System automatisch den physikalischen oder elektronischen Weg wählt je nach Empfängerwunsch, liefern wir Beratung und auch Technologie. Die Deutsche Bahn beispielsweise versendet die Gehaltsabrechnungen ihrer Mitarbeiter nach diesem Prinzip – ein Projekt übrigens, das Compart zusammen mit Swiss Post Solutions, der Tochtergesellschaft der Schweizer Post, umgesetzt hat. Hier fungiert die unter dem Namen "ePostSelect" entwickelte Lösung quasi als Dispatcher und Profildatenbank für den Versand.

Stefan Wagner: Besonders hochwertige Dokumente wie Lebensversicherungen werden in den nächsten Jahren sicher weiter als Papier verschickt. Aber das sind Ausnahmen. Das Gros an Schriftstücken wird künftig elektronisch verschickt. Politik und Wirtschaft arbeiten permanent an der Verbesserung der Datensicherheit, insofern wird es bald keinen Grund mehr geben, sensible Dokumente ausschließlich als Brief zu versenden. Mittlerweile haben digitale Postlösungen wie IncaMail, die unter anderem nach ISO 27001 und PCI DSS zertifiziert sind, einen der höchsten Sicherheitsstandards überhaupt.