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DocBridge Pilot Modul zur Disposition von Aufträgen

DocBridge Pilot Modul zur Disposition von Aufträgen

Dokumente in Sendungspool über das Modul "Disposition" von DocBridge Pilot steuern

 

In den meisten Unternehmen ist die Disposition, also die Zuweisung von abzuarbeitenden Aufträgen zu den zur Verfügung stehenden Ressourcen, ein geschäftskritischer Bereich. Für ein Druckzentrum bedeutet es: Dokumente werden in einem Sendungspool gesammelt und zu einem genau festgelegten Zeitpunkt für die Verarbeitung abgerufen, bezogen auf die jeweiligen Ausgabekanäle (Einzelblatt-/Endlosdrucker, Archiv, E-Mail etc.).

Das Modul "Disposition" innerhalb von DocBridge Pilot übernimmt diese Aufgabe und bietet folgende Funktionen:

  • Ausführung zu einem bestimmten Zeitpunkt
  • Festlegung der maximalen Anzahl von Dokumenten/Seiten
  • Definition "Nur Formular 4711"
  • Definition "Nur Infopost"

Das Prinzip:

Für die Verarbeitung von Aufträgen zu einem bestimmten Zeitpunkt muss eine sogenannte Timertask konfiguriert werden. Sie prüft alle 45 Sekunden, ob ein Auftrag zur Verarbeitung vorliegt.

Die Technologie:

Das Modul bietet drei Möglichkeiten, um Workflows für die Disposition festzulegen:

1. Konfiguration in der DocBridge Workbench for Pilot: Diese Möglichkeit empfiehlt sich vor allem für wiederkehrende Aufträge, zum Beispiel für den Versand von Rechnungen und anderen Transaktionsdokumenten. Angelegt wird ein Workflow in der "Scheduler-Ereignisliste". Nach der Konfiguration der Parameter und dem Deployment können die Dispositionsaufgaben in der Weboberfläche eingesehen werden. Der Vorteil: Parameter und Zeitpunkt der Ausführung lassen sich jederzeit ändern.

2. Konfiguration auf der Weboberfläche: Hier lassen sich Aufträge einmalig für den manuellen oder automatischen Start festlegen. Dazu wird im Menü "Scheduler – Disposition" eine neue Aufgabe definiert. Ab Version 2.12 von DocBridge Pilot müssen zusätzlich Workflowname und -typ definiert werden. Mit einem Klick auf die Workflow-ID lassen sich die Filterparameter ändern, ebenso die Uhrzeit der Ausführung (bei automatischem Start).

3. Konfiguration mittels Webservice: Um die Disposition über den Webservice zu starten, muss zunächst ein Custom-JavaScript angelegt und als Anwendung konfiguriert werden. Diese lässt sich dann über den Webservice mit Parametern aufrufen.

Die Praxis:

Wie die Disposition mit DocBridge Pilot bei einem Druckdienstleister aussieht, zeigt das folgende Beispiel:

Der Sendungspool wird 2 x täglich (4 Uhr und 11 Uhr) mit großen Spooldateien vom Host versorgt. Während der normalen Arbeitszeit empfängt der Pool Einzeldokumente aus einer Office-Anwendung. Hinzu kommen gelegentliche Mailings der Fachbereiche, die als Infopost verschickt werden.

Der Ablauf: Die erste Disposition wird um 5 Uhr automatisch ohne Filter gestartet, so dass die Mitarbeiter im Druckzentrum zum Arbeitsbeginn die aufbereiteten Daten haben und mit dem Drucken beginnen können. Bis zur Anlieferung des zweiten großen Druckspools, lassen sich manuell die Mailings oder andere Sonderaufträge aufbereiten. Dafür wird eine manuelle Disposition mit dem Filter AUSGABEKANAL="INFOPOST" gestartet.

Nach dem Eintreffen des zweiten großen Druckspools vom Host konfiguriert man eine manuelle Disposition, die mit variablen Filtern gestartet wird. Das können sein:

Mengenfilter

Aufgaben:

  • Anpassen an die Produktionskapazität am Nachmittag (Berücksichtigung von Lastspitzen und Wartungsintervallen)
  • Zurückhalten von Dokumenten, um beispielsweise am nächsten Tag wieder die höchste Portorabattstufe zu erreichen

Ressourcenfilter

Aufgabe:

  • Nur Dokumente aufbereiten, die auf der Einzelblattschiene verarbeitet werden. Die Gründe können Wartung oder eine zu geringe Menge für die Endlosverarbeitung sein

 

Nutzen des Moduls "Disposition" von DocBridge Pilot

  • Einfache und flexible Druckjobsteuerung
  • Integration in zentrales Scheduling möglich
  • Optimale Auslastung der Hardware im Druckzentrum
  • Optimierung der Portokosten
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