Output Management: Plaque tournante centrale dans la communication avec les clients
Diffuser des documents de manière centralisée sur tous les canaux numériques et analogiques
La communication omnicanal implique de s'affranchir d'un format de page spécifique afin de pouvoir sortir n'importe quel document sur n'importe quel canal sans passer par des détours "coûteux" comme le déformatage, etc.
En d'autres termes, le choix du support d'envoi est décidé à chaque transaction commerciale. Pour les entreprises, cela signifie qu'elles doivent séparer la création et l'envoi des documents et établir une instance centrale d'Output Management. Cette "plaque tournante" décide, sur la base de règles et de critères définis par les départements spécialisés (p. ex. vente, marketing, service), quelles données doivent être éditées dans quelle mise en page et quel format et par quel canal ; bien entendu, toujours en fonction du destinataire respectif.
Et : Avec une instance de sortie centrale, on est plus flexible lors de la connexion de nouveaux canaux de communication.
Rien n’est possible sans données
L'output management a de nombreuses facettes. Il s'agit toujours de la conservation centrale d'informations cohérentes et disponibles à tout moment, condition préalable à un haut degré d'automatisation. Pour en savoir plus sur l'importance d'un système d'Output Management centralisé, voir également :
- Compart développe une plateforme CCM évolutive, basée sur le cloud, pour tous les processus de gestion des documents et quel que soit le canal sortant
- Communication et expérience client – visualiser, anticiper et gérer à 360° une expérience client omnicanale et conversationnelle
Créer, formater, convertir, éditer des documents
C‘est une interaction complexe entre de nombreux programmes différents qui ne fonctionne pas toujours sans heurts et qui doit être reconfigurée à chaque modification. Ce n'est pas le cas si on automatise et contrôle les processus à l'aide d'un logiciel de niveau supérieur.
Les avantages pour l’utilisateur :
- Traitement flexible de toutes les étapes de travail dans le cadre des directives.
- Traitement parallèle de plusieurs commandes.
- Traitement prioritaire des commandes dont le temps est critique.
- Arrêts librement définissables pour les interventions manuelles et les validations.
- Utilisation optimale de toutes les ressources logicielles et matérielles sur l'ensemble du site.
- Analyse du fichier journal inter-programmes pour une recherche rapide des erreurs.
- Structure modulaire pour l'adaptation aux processus existants.
- Création simple de nouveaux workflows.
Pourquoi le contrôle des processus ?
Les systèmes de gestion du flux de travail documentaire relient et contrôlent les différentes étapes nécessaires à une production complexe en un processus entièrement automatisé.
- En savoir plus sur les possibilités de contrôle automatisé des processus
Monitoring dans l’Output-Management
Indicateurs pour le contrôle et l'optimisation de la production en temps réel et en un coup d'œil.
Pourquoi le Monitoring ?
Fini l'utilisation de la fumée ! Au lieu de procéder à des prélèvements manuels et à des estimations, on a recours à des outils logiciels professionnels pour la surveillance et le suivi de l'ensemble de la production de documents. Ils fournissent des évaluations statistiques et des rapports détaillés, y compris des indicateurs pertinents (débit, consommation de papier, frais postaux, fréquence/type d'erreurs, temps de traitement, etc.)
Ces indicateurs (KPI) constituent pour les entreprises une aide à la décision fondamentale pour
optimiser en permanence la production de documents, par exemple pour économiser du papier et des frais de port.
De plus, ils fournissent des informations importantes pour détecter les tendances à temps. Parallèlement, ils constituent une donnée importante pour la planification de la production, car ils permettent de mieux identifier les périodes de pointe et les périodes creuses pour une utilisation optimale des machines.
Vue à 360° de vos opérations
DocBridge® Auditrack permet un audit complet de tous les processus, systèmes et événements de communication grâce à une traçabilité détaillée et document par document de toutes les étapes du processus de production, quel que soit le canal de sortie.
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Les métadonnées, base de l'automatisation et de l'accessibilité
Les données - le "pétrole" de la communication client
La qualité sémantique des documents joue également un rôle important indépendamment des exigences légales. Par exemple dans le cas de l'omnicanal. Aujourd'hui, c'est le destinataire qui détermine le canal de communication. Cela signifie que la création et l'envoi de documents dans l'entreprise doivent non seulement être découplés, mais aussi s'affranchir d'une certaine taille de page ("métaphore A4"), afin que les contenus puissent être mis à disposition de manière confortable pour d'autres médias. Mais cela n'est pas possible sans informations détaillées qui accompagnent le document tout au long de son parcours vers l'édition.
Big Data et intelligence artificielle
Plus encore : compte tenu du Big Data, de l'intelligence artificielle (IA) et d'autres technologies actuelles, les données exploitables et leur traitement deviennent de toute façon le point de mire de toute transformation numérique sérieuse. Inutile de parler de standardisation et d'automatisation de la gestion des documents et des sorties si les données nécessaires ne sont pas disponibles.
Il s'agit de disposer non seulement du texte, mais aussi du contenu en tant que données, de manière à pouvoir les mettre automatiquement en corrélation.
C'est ainsi qu'une recherche d'informations à plusieurs niveaux devient possible. Au lieu de rechercher manuellement une information concrète dans un document, le web fournit lui-même la réponse. Il ne s'agit pas de simples résultats de recherche, mais de résultats complexes qui ne peuvent être générés qu'à partir de la combinaison de différentes données.
Le spooling dans l'impression de production
Des systèmes modernes de pools d'impression avec diverses fonctions pour la finition assurent une productivité accrue et des coûts réduits dans l'impression de production.
Où se situent les points faibles ?
Contrôler efficacement les différents travaux d'impression et les traiter en utilisant au mieux les ressources disponibles n'est possible qu'avec un système de spool performant.
Mais souvent, l'interaction entre le spooler et l'imprimante ne fonctionne pas, surtout lorsque les deux systèmes proviennent de fabricants différents. Ce qui manque, c'est une solution de spooling qui communique avec toutes les imprimantes avec la même qualité et la même fiabilité.
Un spooler pour toutes les situations : Universel, intégratif et fiable
Si l'on veut jouer la carte de la sécurité lors de l'achat d'une nouvelle imprimante, on achète en général le système de spool du même fabricant. De cette manière, le risque d'une incompatibilité entre le spooler et l'imprimante reste faible. Mais il est rare de ne trouver dans une entreprise que des imprimantes d'un seul et même fabricant. Le monde des imprimantes est typiquement hétérogène, et le spooling aussi.
Mais est-ce vraiment nécessaire ? Pourquoi acheter un spooler adapté à chaque nouvelle imprimante ? Pourquoi ne pas utiliser un système de spool universel qui communique de manière fiable avec toutes les imprimantes ?
De plus, les solutions modernes de pools d'impression offrent des fonctions qui vont bien au-delà de ce que le spooling doit pouvoir faire. Outre la conversion et le désenclavement informatique, elles comprennent également diverses fonctionnalités pour l'impression couleur et l'archivage.
Merci de votre demande.