Les documents doivent respecter différentes règles, qu’elles soient juridiques, sectorielles ou d’entreprise. Le soutien est assuré par des solutions logicielles hautement performantes qui permettent de contrôler de manière automatisée et fiable les documents de tous types et formats par rapport aux règles déposées. Il peut s’agir de critères formels tels que le respect du Corporate Design (Wording, Layout, etc.), l’exactitude des adresses et le respect des règles légales (archivage/détectabilité, reporting, protection des données, etc.).

1. Tester contre les facteurs de production

• Y a-t-il suffisamment de place dans le document pour apposer divers signes de commande pour l’insertion, l’affranchissement, l’envoi, etc.(par exemple OMR = Optical Mark Recognition)?

2. Tester contre la règle postale

• Le champ d’adresses est-il structuré de manière adaptée à l’envoi?
• Les polices et les tailles de caractères utilisées sont-elles conformes aux directives prescrites par les prestataires de services postaux?
• Toutes les informations nécessaires à l’émission et à l’envoi du document sont-elles exactes et complètes?
• Y a-t-il éventuellement des images et des superpositions qui empêchent la lecture du champ d'adresse ?

3. Test contre les règles du Corporate Design

• Polices, couleurs, taille des caractères
• Logos
• Pied de page/en-tête
• Éléments de texte
• Mentions légales

4. Tester contre les obligations légales

• Archivage électronique selon GDPdU
• Loi Sarbanes Oxley (SOX)
• KonTraG (loi sur le contrôle et la transparence dans le domaine des entreprises)
• GoBD
• Codes des règlements fédéraux (CFR)

La pratique le montre : Celui qui envoie chaque année des envois d'un montant à six ou sept chiffres est en permanence occupé à vérifier les adresses des destinataires. Un plaisir fastidieux et coûteux. Car malgré les différents services de qualification d'adresses proposés par les prestataires de services postaux (par ex. Premiumadress de DPAG) : il reste un risque élevé de retours.

Une gestion qualifiée des adresses n'est pas une chose que l'on fait à côté. Sans le soutien professionnel de solutions informatiques pour une validation automatisée et fiable des adresses, rien ne va plus. Le défi : extraire l'adresse de n'importe quel flux de données, vérifier qu'elle est complète et correcte et, le cas échéant, réorienter l'envoi concerné - AVANT que le courrier ne soit remis au prestataire de services.

Plus de pertes de port dues à des envois non distribuables !

DocBridge Suite vous permet d'intégrer les services de qualification d'adresses de votre fournisseur de services de gestion d'adresses préféré à n'importe quel point du traitement des documents.

Compart - votre spécialiste pour une gestion qualifiée des adresses

1. Technologie
Les solutions de la gamme DocBridge offrent des fonctions sophistiquées pour une qualification d'adresses performante et fiable. Elles sont conçues pour un débit élevé et offrent, en plus de la qualification des adresses, des fonctionnalités supplémentaires importantes pour une gestion de la production multicanale, notamment la séparation, le mélange, la conversion et la fusion de documents de formats et de types différents en envois optimisés pour l'affranchissement, la connexion de canaux d'expédition numériques, l'intégration d'informations supplémentaires pour la mise sous pli, etc.

2. Savoir-faire
Compart possède une expertise avérée de tous les formats courants dans le traitement des documents. Cela permet au spécialiste d'extraire l'adresse de chaque flux de données au moyen d'une logique sophistiquée, de la "décomposer" et de vérifier sa plausibilité (Analyse d‘adresse). Cette reconnaissance sûre et de haute qualité des adresses, indépendamment de la manière dont elles sont composées, est une caractéristique unique des solutions DocBridge.

3. Partenariat
Compart coopère avec des fournisseurs spécialisés dans la qualification d'adresses et intègre en permanence les technologies de pointe de ce domaine dans son propre portefeuille de solutions. De plus, Compart est partenaire de prestataires de services postaux dans le monde entier et soutient différents services de qualification d'adresses.

Des informations détaillées sur la structure d'un fichier d'impression sont essentielles pour garantir une qualité élevée dans l'impression de production. Il s'agit de questions telles que :

• Le document peut-il être imprimé sur l'installation disponible ?
• Le document doit-il être recréé ?
• Des adaptations et des modifications sont-elles nécessaires ?
• Le fichier contient-il toutes les données nécessaires à l'impression (entre autres les caractères de commande pour le recto/verso, les polices) ?
• Quelle est la répartition des couleurs au sein du fichier ?
• L'objectif d'une analyse de documents est d'éviter les erreurs d'impression et les perturbations de la production.

Avec un logiciel professionnel d'analyse de documents, les erreurs d'impression n'ont aucune chance.

Les entreprises qui impriment des documents complexes en grand nombre et dans de nombreux formats différents (AFP, PDF, PCL, Metacode, PostScript, etc.) n'ont souvent pas assez de ressources pour analyser les fichiers de manière approfondie. Il est donc d'autant plus important de disposer d'outils logiciels qui déterminent automatiquement toutes les données importantes pour l'impression à grande vitesse. Il s'agit entre autres de :

• Consommation d'encre prévue
• Nombre/taille de pages
• Polices de caractères intégrées
• Nombre et structure des images et graphiques inclus
• Impression recto / recto verso

L'avantage ? Ces résultats permettent d'estimer les coûts d'impression avec encore plus de précision. De plus, les outils logiciels offrent la possibilité de définir librement des valeurs maximales pour l'analyse CMJN. Sur cette base, il est plus facile d'évaluer si un travail d'impression est rentable. En bref, vous disposez d'un instrument de calcul fiable et vous simplifiez le contrôle des documents.

Même les plus petits changements dans la création et le formatage des documents influencent leur mise en page et leur contenu. Qu'il s'agisse d'une nouvelle police de caractères, de pages supplémentaires ou d'une nouvelle version du logiciel de création de documents, qui sait toujours exactement quel sera l'impact de ces modifications sur la qualité des documents ? Et surtout, chaque modification est-elle vraiment pertinente pour la production ? Un nouveau logo ou une nouvelle taille de police ne doit pas nécessairement des conséquences sur le fond. Or, c'est précisément de cela qu'il s'agit. Le problème : les programmes de contrôle traditionnels n'offrent qu'une comparaison visuelle. Mais l'analyse au niveau des pixels n'apporte pas grand-chose si, sur 1 000 écarts trouvés, seuls cinq sont effectivement pertinents.

Test de régression : vérifier de manière qualifiée et non à tout prix

Le fait est qu'un contrôle de qualité automatisé et fiable est essentiel dans le traitement des documents à haut volume. Les mises à jour et les extensions de logiciels sont en effet monnaie courante dans les entreprises. Peu d'entreprises ont les ressources nécessaires pour vérifier manuellement les nouveaux documents (document candidat) par rapport aux modèles (document de référence) à chaque modification. Et surtout pas avec des dizaines de milliers de types de documents différents ! Les tests de régression automatisés sont préférables, car plus sûrs et plus rapides. Ils vérifient toutes les modifications et les mises à niveau par rapport aux applications existantes (héritage), sans que le collaborateur n'ait à intervenir.

• Il faut des outils d'analyse intelligents pour la comparaison des documents, qui identifient et répertorient chaque écart pertinent pour la production.
• Il faut des programmes de contrôle qui examinent les documents au niveau de l'objet, c'est-à-dire au niveau du contenu, et pas seulement visuellement.
• Des solutions logicielles avec des limites de tolérance librement choisies et la possibilité d'exclure des zones de la comparaison sont demandées.