Que faire si les exigences légales et la personnalisation de la communication aux clients augmentent? Il est conseillé de savoir qui dispose d’un contrôle informatisé des documents. Vous trouverez ici les aspects les plus importants pour l’analyse des documents.
Contrôle automatisé des documents : sécurité élevée et faible coût
Que faire lorsque des centaines de documents différents doivent être testés de manière fiable contre un modèle donné, mais que la longueur et la structure des fichiers à contrôler ne sont pas identiques ? Les outils traditionnels ne permettent la comparaison automatisée de documents que si le document de référence et le document candidat ont exactement le même nombre de pages.
Les comparaisons sont alors plus souples. Le principe : un fichier de sortie de n’importe quelle longueur et de différents types de pages est comparé à un modèle prédéfini page par page. L’avantage de cette méthode one-to-many est que le modèle (document de référence) et le fichier de contrôle (document candidat) ne doivent pas être identiques en ce qui concerne la taille et le type des pages. Ainsi, un document à examiner, avec des centaines de pages, peut être examiné avec une certitude et une précision absolues contre un modèle de quelques pages seulement.
Important : il ne suffit pas de comparer les documents uniquement au niveau visuel. Car l’analyse au niveau des pixels ne sert à rien si seulement cinq des 1000 déviations trouvées sont réellement pertinentes. Il s’agit aussi de la comparaison d’objets et de textes, c’est-à-dire que la comparaison doit se faire au niveau des bits, car de nombreuses divergences ne sont pas décelables à l’œil nu.
Il faut donc trouver des solutions qui permettent une tolérance maximale lors de la vérification, sans négliger l’exactitude absolue du contenu, l’identité d’entreprise (Fonts, mise en page, etc.) et la conformité (exigences légales) (méthodologie floue).
Toutes les entreprises qui mènent des campagnes publicitaires personnalisées connaissent le phénomène : la variété du publipostage direct augmente rapidement. Plusieurs milliers de versions différentes au sein d’une même campagne ne sont pas rares. Il serait vain de vouloir comparer manuellement chaque document au modèle/modèle. Le risque d’erreur est trop élevé, d’autant plus que la complexité des campagnes de mailing augmente.
Un contrôle des documents fiable à 100 % est indispensable. Les outils de comparaison automatisée des documents constituent à cet effet la base technologique.
Les documents doivent respecter différentes règles, qu’elles soient juridiques, sectorielles ou d’entreprise. Le soutien est assuré par des solutions logicielles hautement performantes qui permettent de contrôler de manière automatisée et fiable les documents de tous types et formats par rapport aux règles déposées. Il peut s’agir de critères formels tels que le respect du Corporate Design (Wording, Layout, etc.), l’exactitude des adresses et le respect des règles légales (archivage/détectabilité, reporting, protection des données, etc.).
La pratique le montre : Celui qui envoie chaque année des envois d'un montant à six ou sept chiffres est en permanence occupé à vérifier les adresses des destinataires. Un plaisir fastidieux et coûteux. Car malgré les différents services de qualification d'adresses proposés par les prestataires de services postaux (par ex. Premiumadress de DPAG) : il reste un risque élevé de retours.
Une gestion qualifiée des adresses n'est pas une chose que l'on fait à côté. Sans le soutien professionnel de solutions informatiques pour une validation automatisée et fiable des adresses, rien ne va plus. Le défi : extraire l'adresse de n'importe quel flux de données, vérifier qu'elle est complète et correcte et, le cas échéant, réorienter l'envoi concerné - AVANT que le courrier ne soit remis au prestataire de services.
DocBridge Suite vous permet d'intégrer les services de qualification d'adresses de votre fournisseur de services de gestion d'adresses préféré à n'importe quel point du traitement des documents.
1. Technologie
Les solutions de la gamme DocBridge offrent des fonctions sophistiquées pour une qualification d'adresses performante et fiable. Elles sont conçues pour un débit élevé et offrent, en plus de la qualification des adresses, des fonctionnalités supplémentaires importantes pour une gestion de la production multicanale, notamment la séparation, le mélange, la conversion et la fusion de documents de formats et de types différents en envois optimisés pour l'affranchissement, la connexion de canaux d'expédition numériques, l'intégration d'informations supplémentaires pour la mise sous pli, etc.
2. Savoir-faire
Compart possède une expertise avérée de tous les formats courants dans le traitement des documents. Cela permet au spécialiste d'extraire l'adresse de chaque flux de données au moyen d'une logique sophistiquée, de la "décomposer" et de vérifier sa plausibilité (Analyse d‘adresse). Cette reconnaissance sûre et de haute qualité des adresses, indépendamment de la manière dont elles sont composées, est une caractéristique unique des solutions DocBridge.
3. Partenariat
Compart coopère avec des fournisseurs spécialisés dans la qualification d'adresses et intègre en permanence les technologies de pointe de ce domaine dans son propre portefeuille de solutions. De plus, Compart est partenaire de prestataires de services postaux dans le monde entier et soutient différents services de qualification d'adresses.
Dans une entreprise, la part des envois qui ne peuvent pas être distribués s'élève en moyenne à 20%. La raison : des adresses erronées ou obsolètes. Pourquoi ne pas miser sur une gestion qualifiée des adresses ?
Compart - votre spécialiste pour une gestion qualifiée des adresses.
Des informations détaillées sur la structure d'un fichier d'impression sont essentielles pour garantir une qualité élevée dans l'impression de production. Il s'agit de questions telles que :
Les entreprises qui impriment des documents complexes en grand nombre et dans de nombreux formats différents (AFP, PDF, PCL, Metacode, PostScript, etc.) n'ont souvent pas assez de ressources pour analyser les fichiers de manière approfondie. Il est donc d'autant plus important de disposer d'outils logiciels qui déterminent automatiquement toutes les données importantes pour l'impression à grande vitesse. Il s'agit entre autres de :
L'avantage ? Ces résultats permettent d'estimer les coûts d'impression avec encore plus de précision. De plus, les outils logiciels offrent la possibilité de définir librement des valeurs maximales pour l'analyse CMJN. Sur cette base, il est plus facile d'évaluer si un travail d'impression est rentable. En bref, vous disposez d'un instrument de calcul fiable et vous simplifiez le contrôle des documents.
Même les plus petits changements dans la création et le formatage des documents influencent leur mise en page et leur contenu. Qu'il s'agisse d'une nouvelle police de caractères, de pages supplémentaires ou d'une nouvelle version du logiciel de création de documents, qui sait toujours exactement quel sera l'impact de ces modifications sur la qualité des documents ? Et surtout, chaque modification est-elle vraiment pertinente pour la production ? Un nouveau logo ou une nouvelle taille de police ne doit pas nécessairement des conséquences sur le fond. Or, c'est précisément de cela qu'il s'agit. Le problème : les programmes de contrôle traditionnels n'offrent qu'une comparaison visuelle. Mais l'analyse au niveau des pixels n'apporte pas grand-chose si, sur 1 000 écarts trouvés, seuls cinq sont effectivement pertinents.
Le fait est qu'un contrôle de qualité automatisé et fiable est essentiel dans le traitement des documents à haut volume. Les mises à jour et les extensions de logiciels sont en effet monnaie courante dans les entreprises. Peu d'entreprises ont les ressources nécessaires pour vérifier manuellement les nouveaux documents (document candidat) par rapport aux modèles (document de référence) à chaque modification. Et surtout pas avec des dizaines de milliers de types de documents différents ! Les tests de régression automatisés sont préférables, car plus sûrs et plus rapides. Ils vérifient toutes les modifications et les mises à niveau par rapport aux applications existantes (héritage), sans que le collaborateur n'ait à intervenir.
Focus sur : Convertir des documents existants et des flux de documents AFP ou autre en PDF/UA (par ex. à partir de systèmes d'archivage existants ou les productions de documents client de masse).
Partenaire
Des spécialistes en comparaison automatisée de documents, en analyse de documents et en diverses procédures de test apportent leur soutien dans tous les aspects de la vérification de documents.
Technologie
Des solutions informatiques évolutives et prêtes pour l'avenir optimisent les processus existants de contrôle des documents et créent la base d'une assurance qualité à cent pour cent.
Savoir-faire
Une expertise complète des flux de données de tous types, y compris l'analyse, la modification, la classification, la conversion, le fractionnement/mélange et le regroupement.
Stratégie
La personnalisation croissante de la communication clients, accompagnée d'obligations légales complexes, oblige les entreprises à mettre en place une assurance qualité rigoureuse et fiable.
Depuis 2012, arvato travaille avec le logiciel de contrôle DocBridge® Delta et est ainsi en mesure de comparer des documents entre eux, aussi bien visuellement qu'au niveau du texte. La solution détecte même les plus petites différences, même dans les documents complexes et volumineux. Grâce au haut degré d'automatisation, le contrôle des documents chez arvato est désormais non seulement plus sûr, mais aussi plus efficace : Les collaborateurs peuvent mieux se concentrer sur leur activité principale.
"Le contrôle des documents est aujourd'hui non seulement plus sûr, mais aussi plus efficace ; enfin, grâce à l'automatisation, les collaborateurs peuvent mieux se concentrer sur leur activité principale."
Lors de la recherche d'un outil performant pour la vérification de documents complexes avec des données variables, Data-Mail Inc. a opté pour DocBridge® Delta. Immédiatement après l'introduction, les collaborateurs ont constaté une nette augmentation de la vitesse de traitement pour environ 80% des contrôles.
"Nous avons la certitude que tous les documents à envoyer sont absolument corrects. Nos clients sont désormais tellement convaincus de notre haute qualité que certains d'entre eux définissent publiquement le Data-Mail comme une norme de qualité."
La diversité croissante des variantes de campagnes de publipostage personnalisées en grand nombre a contraint Naehas à chercher une alternative à la vérification manuelle des documents. Avec DocBridge® Delta, l'entreprise américaine a réussi à mettre en place une procédure de contrôle numérique efficace car automatisée, qui s'est en outre intégrée de manière transparente dans le traitement des documents existant.
"DocBridge Delta est le seul outil de ce type qui soit non seulement puissant et extrêmement fiable, mais qui s'intègre aussi parfaitement à notre portefeuille. Pour nos clients, il rend le contrôle des documents beaucoup plus efficace."
Compart automatise le contrôle des documents et garantit une conformité à 100 %
Que faire lorsque les exigences légales de conformité augmentent dans le traitement des documents, mais que les ressources ne sont pas disponibles pour le contrôle ?
Merci de votre demande.