Profitez des avantages de l’Assurance qualité automatisée: Maîtrisez vos risques documentaires!

Toute organisation, quelle que soit sa taille, est confrontée au défi de produire, avec précision et efficacité, d’importants volumes de communications personnalisées. Il lui est également indispensable de s’assurer que le processus de contrôle soit automatisé afin de garantir que l’ensemble des étapes critiques de vérification aient bien été mises en œuvre. Une assurance qualité automatisée, assistée par ordinateur et basée sur des règles métier semble donc incontournable.

Notre livre blanc « Les 7 meilleures pratiques pour la gestion des communications à données variables » vous expose comment identifier et éliminer les risques pouvant : altérer la réputation de votre entreprise, augmenter vos frais de justice ou encore entraîner une diminution de l’évaluation de vos titres. Vous apprendrez comment garantir le bon déroulement du processus de production, lorsqu’un document à données variables est en cours d’examen et en attente d’approbation.

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Profitez des avantages de l’Assurance qualité automatisée: Maîtrisez vos risques documentaires!

Toute organisation, quelle que soit sa taille, est confrontée au défi de produire, avec précision et efficacité, d’importants volumes de communications personnalisées. Il lui est également indispensable de s’assurer que le processus de contrôle soit automatisé afin de garantir que l’ensemble des étapes critiques de vérification aient bien été mises en œuvre. Une assurance qualité automatisée, assistée par ordinateur et basée sur des règles métier semble donc incontournable.

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Vérification documentaire – De quoi s’agit-il ?

Modification informatique : vos documents sont-ils toujours conformes après l’application de changements dans les chaînes de traitement logiciel ?
Le moindre changement dans la création et la mise en forme des documents affecte leur présentation et leur contenu. Qu’il s’agisse de l’utilisation d’une nouvelle police, de l’ajout de pages supplémentaires ou du passage à une nouvelle version d’un programme de composition de documents, il est impossible de savoir exactement comment la modification se répercutera sur la qualité du document.
On peut se demander plus précisément si tout changement est vraiment dommageable pour la production. L’utilisation d’un nouveau logo ou d’une nouvelle taille de police n’a pas forcément d’influence sur le contenu. N’est-ce pas ? Le problème est que les programmes classiques de contrôle de la qualité documentaire n’offrent en général qu’un mode de comparaison. Et force est de constater qu’une analyse au niveau pixel n’a que peu d’intérêt si seulement cinq des 1 000 déviations trouvées s’avèrent pertinentes.

Tests de régression : une vérification minutieuse, mais pas à n’importe quel prix.

Le fait est qu’à l’échelle des processus de production documentaire de hauts volumes de documents sont traités, un contrôle de qualité automatique et fiable est donc indispensable ; les évolutions et mises à jour logicielles restant finalement routinières dans les entreprises. Cependant, aucune organisation n’a les moyens de comparer manuellement un nouveau document (document candidat) avec son modèle (document de référence) chaque fois qu’une modification est apportée ; d’autant plus si les différents types de documents se comptent par milliers. Mettre en œuvre des tests de régression automatiques reste incontestablement bien plus approprié, puisque plus rapide et plus fiable. En effet, cela permet de vérifier l’ensemble des changements et des mises à jour vis-à-vis des applications existantes (par héritage) sans nécessiter d’intervention humaine.

Il est donc indispensable de disposer :

  • D’outils d’analyse et de comparaison de documents permettant de détecter et de répertorier chaque différence pertinente au niveau de la production
  • De logiciels d’assurance qualité offrant une vérification des documents non seulement visuelle, mais aussi au niveau du contenu et de la structure
  • De solutions logicielles proposant de paramétrer les seuils de tolérance attendus et en mesure d’exclure certaines sections du processus de comparaison
Une analyse documentaire minutieuse : Vos documents sont-ils prêts pour une impression de production fiable ?

Pouvoir contrôler la qualité de la structure et des métadonnées d’un flux avant impression est primordial afin de garantir et prévenir tout problème en amont de toute production physique. Il faut se poser les questions suivantes :

  • Le document est-il compatible avec les spécifications techniques de l’imprimante cible ?
  • Le document doit-il être converti ou adapté au préalable, quels en sont les impacts ?
  • Le fichier contient-il toutes les spécifications requises pour l’impression (caractères de contrôle pour la pagination, l’insertion de polices, ressources graphiques, etc.) ?
  • Comment est réparti l’usage couleur dans le fichier ?

Le but d’un module d’analyse de document imprimable est d’anticiper les perturbations de la production.

Avec un logiciel de contrôle de la qualité documentaire, les erreurs d’impression ne doivent plus être un risque !

Les entreprises imprimant d’importantes quantités de documents complexes et dans différents PDLs (PDF, AFP, Metacode, PostScript, etc.) n’ont souvent pas les ressources humaines suffisantes pour analyser les flux de document dans leur intégralité. C’est pourquoi les outils logiciels permettant l’identification automatique de toutes les données nécessaires à l’impression grande vitesse sont indispensables puisqu’ils peuvent fournir des informations telles que :

  • La consommation d’encre requise
  • Le nombre et la taille de chaque page
  • Les polices incorporées dans les flux d’impression
  • L’impression simple/duplex

Ou encore une des caractéristiques les plus importantes en matière de production d’impression : la consommation d’encre requise.

En effet, ces outils logiciels calculent avec précision le pourcentage de couleurs CMYK – par rapport à la page individuelle ainsi qu’à l’ensemble du document.

L’avantage ?

Ces résultats aident à estimer les coûts théoriques d’impression de manière rigoureuse.

Vérification automatique : Vos documents sont-ils tous conformes ?

Comparaison « un à plusieurs » : vérifier fidèlement des documents de longueur et structures variables contre un même modèle.

Comment procéderiez-vous si vous aviez à comparer une centaine de documents par rapport à un même modèle, mais que les fichiers en question diffèrent en longueur et en structure ? Les logiciels de qualité classiques prennent en charge la comparaison automatique de documents seulement si le document de « référence » (modèle) et le document « candidat » (fichier de vérification) possèdent exactement le même nombre de pages.

Pourtant les comparaisons de 1 à n, plus souples, sont bien plus intéressantes du point de vue de l’entreprise. Le principe : un fichier sortant comprenant différents types de pages (de structure et de longueur variées) est comparé page par page à un modèle spécifié. L’avantage de cette méthode « un-à-plusieurs » : le modèle (référence) et le fichier de vérification (candidat) ne sont pas nécessairement identiques et ne doivent ainsi pas obligatoirement posséder le même type de champs ou de pages. De fait un dossier candidat de 100 pages peut être vérifié en le comparant à une page un modèle de quelques pages avec une précision et une fiabilité absolue.
La comparaison automatique de fichiers de longueurs et structures différentes avec Compart

Flexibilité

Les solutions Compart permettent la prise en charge et le contrôle automatique de la qualité des documents, quels que soient les scénarios de comparaisons : comparaison directe de documents, comparaison basée sur un modèle, tests basés sur des règles de comparaison, etc..

Qualité

Les solutions Compart permettent une analyse du document au niveau du contenu, et plus seulement au niveau du pixel. La définition flexible des paramètres individuels permet l’exclusion intelligente d’objets variables garantissant ainsi des résultats d’analyse pertinents.

Variété de formats et contrôles cross formats

La solution de contrôle qualité de Compart bénéficie de toute l’expérience acquise et transcrite dans la technologie. Ainsi la solution permet de comparer des flux de formats différents (PDLs différents). Il est par exemple possible de comparer un document référent PDF, AFP, etc. avec un document candidat AFP, PostScript, etc.

Intégrité : Vos documents sont-ils conformes ?

Comment réagir face à l’augmentation des réglementations relatives au traitement des données et des documents surtout si l’on ne possède pas les ressources nécessaires au contrôle de conformité ? Force est de constater que les réglementations imposées aux entreprises en matière d’archivage, de protection et confidentialité des données, de respect de la vie privée... se complexifient. Ainsi, on ne pourrait garantir un contrôle fiable des documents sans avoir recours à des logiciels permettant leur vérification par la mise en œuvre de tests automatiques basés sur des règles prédéfinies.

Assurez-vous que vos documents soient conformes

Les documents doivent respecter différentes règles, qu’elles soient juridiques, industrie, ou métiers. Ainsi des solutions logicielles puissantes permettant une automatisation et une vérification fiable des documents, indépendamment de leur type et de leur format, contre des règles définies offrent un soutien précieux dans les processus qualité. Certains critères formels peuvent participer à compléter la charte graphique de l’entreprise (termes employés, mise en page, etc.), l’exactitude des adresses et le respect des dispositions légales (archivage, traçabilité, suivi, sécurité des données, etc.), il est donc nécessaire de s’assurer de leur bon emploi dans les documents.

Assurance qualité et traitement documentaire

Le contrôle documentaire sans centralisation n’a pas de sens

L'assurance qualité peut être effectuée à tout moment au cours de la production de documents. En fin de compte, ce sont les processus définis qui déterminent quel document est vérifié, quand et par qui.

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Comparer automatiquement la structure et le contenu des documents

Un trait d’union peut tout changer

Que faites-vous si vous avez besoin de vérifier une centaine de documents différents contre un même modèle ? La possibilité offerte : utiliser un logiciel en mesure de comparer automatiquement les documents et l’intégralité du texte et des données qu'ils véhiculent. Les solutions logicielles répertorient l’ensemble des différences trouvées dans des fichiers journaux, et permettent également leur affichage graphique à l’écran.

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Automatiser la comparaison de vos documents

Précision et efficacité des données variables: placer la barre toujours plus haut

C’est son portefeuille de services complet qui a permis à Data-Mail Inc. de maintenir sa position de leader dans l’industrie du marketing et du publipostage pendant quarante ans. Data-Mail attribue son succès à la coordination interne transparente des services proposés aux clients.

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« Aujourd’hui, le contrôle qualité des documents est non seulement plus fiable, mais aussi plus efficace. En outre, son automatisation permet aux employés de se recentrer sur leur cœur de métier. »

Roger Fuchs Arvato
Roger Fuchs
Arvato


« Les outils de Compart garantissent la fiabilité de nos opérations et nous pouvons ainsi donner l’entière assurance à nos clients que leur production est traitée avec précision. Avec ces outils, nous pouvons réduire la surcharge relative à la qualité de tous les travaux d’impression. »

Amy Blodgett
Japs-Olson


« Les clients veulent avoir la garantie que les demandes de modifications ont bien été intégrés dans les documents à diffuser et qu’il n’y a eu aucun effet de bord lorsque ces changements ont été effectués ».

Rodger Smith
Naehas

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