L'accessibilité numérique dans le traitement des documents signifie que les médias peuvent également être utilisés sans restriction par les personnes souffrant d'un handicap mental ou physique, elle est réglementée par la loi et est déjà obligatoire pour de nombreux secteurs. Le problème : il manque souvent aux documents des informations structurelles importantes (notamment le sens de lecture, la langue, l'ordre des colonnes) qui sont nécessaires pour une reproduction correcte.

Pour que les documents soient vraiment accessibles, ils doivent remplir différents critères. Le « tagging » est au centre de ces critères, c'est-à-dire

• Quels passages/blocs de texte vont ensemble ?
• Comment un texte doit-il être lu, dans quel ordre et dans quelle mesure ?
• Les objets non textuels ont besoin de textes alternatifs.
• Les textes doivent être conçus au format Unicode.

Mais il y a une autre raison pour laquelle il faut s'intéresser aux documents accessibles :

La numérisation croissante exige que la gestion des documents et des sorties s'affranchisse du format de page A4 et que les contenus soient préparés pour tous les canaux de sortie physiques et numériques. Cela s'accompagne d'une revalorisation progressive des documents qui, à l'origine, n'étaient destinés qu'à l'impression, pour en faire des documents multicanaux auxquels on ajoute le plus d'informations possible au cours du processus de sortie.

Les PDF accesibles sont conçus de manière à ce que les technologies d'assistance puissent présenter les informations d'une manière qui soit compréhensible pour tous les utilisateurs. Par exemple, un lecteur d'écran peut aider un utilisateur aveugle à parcourir logiquement un document accessible et à entendre tous les contenus importants dans le bon ordre. Au lieu d'images telles que des logos, l'utilisateur entend une description de l'image.

La définition de PDF/UA (UA = « Universal Accessibility »), traduite par « accès universel » dans le sens de données et d'informations généralement accessibles, est le standard actuel pour la création de documents PDF sans barrières. Les documents PDF accesibles n'offrent pas seulement des avantages pour les personnes mal voyante, mais créent également la condition pour que les textes entourent correctement les objets et puissent ainsi être édités correctement sur tous les appareils d'affichage (devices).

La norme ISO 14289-1, connue sous le nom de PDF/UA, a été publiée en été 2012 et définit pour la première fois de manière uniforme les exigences relatives aux PDF accessibles. Pour rendre le contenu d'un PDF accessible et créer ce que l'on appelle un PDF/UA, on ajoute ce que l'on appelle des balises qui structurent le document.

Les documents PDF/UA ont les caractéristiques suivantes :

• Marquage PDF/UA (indication de la version)
• Entrée dc:title dans les métadonnées.
• La structure sémantique du document doit être spécifiée (PDF balisé).
• La langue du document doit être spécifiée ainsi que, le cas échéant, les langues différentes de certains passages de texte.
• Des descriptions alternatives doivent être disponibles pour tous les contenus non textuels du document, par ex. les images.
• Les formes longues de toutes les abréviations doivent être indiquées.
• Artefacts marqués
• Pas d'utilisation d'aides visuelles comme le clignotement ou le scintillement
• Pas d'utilisation exclusive de contrastes, de couleurs ou de mise en page pour transmettre des informations
• Polices de caractères intégrées

Collection de liens :

• PDF/UA ISO 14289-2
• Matterhorn Protocol 1.1

Les balises PDF identifient la structure logique d'un document, comme les titres, les paragraphes, les listes et les tableaux. Cela facilite la navigation et la compréhension du contenu, notamment pour les utilisateurs de lecteurs d'écran. Les balises PDF peuvent être soit ajoutées lors de la création d'un document, soit complétées ultérieurement à l'aide d'un logiciel spécifique. Des programmes tels qu'Adobe Acrobat offrent la possibilité de baliser ou d'éditer manuellement des PDF. Compart propose une solution automatisée qui facilite ce processus de balisage, indépendamment de l'âge ou du format des documents.