Compart - Gestion documentaire et output management

Intuitif, multilingue
et basé sur des normes ouvertes

Posez les bases d'une communication moderne omnicanal avec la stratégie "Digital First" dans la création de documents !

De nombreuses entreprises continuent de créer des documents numériques sur la base du formats orientés vers la page, tels qu'ils sont connus dans le domaine de l'impression (par exemple A4)- avec l'inconvénient qu'ils ne peuvent pas être affichés de manière satisfaisante sur tous les supports électroniques.

Il est préférable, car plus efficace, d'utiliser un format source pour la création. Il permet d'envoyer et d'afficher le document sur tous les canaux analogiques (impression) et numériques. Voici les principaux aspects d'une création de documents omnicanaux.

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Conception de documents omnicanal :  canaux numériques et impression

Changement de paradigme
Communication omnicanal
Flexibilité
Multilinguisme et personnalisation
Convivialité
Changement de paradigme

Deux mondes sous un même toit

Une communication omnicanal présume la création de documents indépendamment d'un format de page donné et prédéfini. C'est ainsi que chaque contenu peut être édité ou représenté sur les supports analogiques et numériques en évitant le détours "coûteux" (notamment par le biais d'un déformatage).

Pour comprendre : un fichier PDF qui s'oriente par exemple vers le format A4 ne peut pas être affiché correctement sur un smartphone ou une tablette. D'autre part, les indications de mise en page liées à la page ne peuvent pas être automatiquement converties en un affichage HTML pertinent.

Il serait donc très utile de disposer d'un système de création de documents qui combine les avantages offerts par exemple par le format XSL-FO pour le formatage de la mise en page avec les avantages d'un format universel tel que HTML5 pour la création de documents indépendamment des pages.

Les avantages d'un logiciel moderne de création de documents pour l'impression et le numérique :
  • "Design once" pour tous les canaux de sortie
    Chaque document n'est créé qu'une seule fois et peut être envoyé sur tous les supports, selon les besoins, sans effort supplémentaire.
  • Intégration sans problème
    Des données variables ainsi que le dépôt de variantes linguistiques et de règles relatives à la logique commerciale au moyen d'une interface utilisateur graphique ou de la technologie XML.
  • Prise en compte de toutes les données nécessaires à l'impression
    Des fonctions pertinentes, y compris les codes à barres et l'imposition.
  • Création et gestion de modèles de documents
    Modèles au standard HTML5.
Communication omnicanal

Accès rapide aux moyens de communication modernes et numériques

Que faire lorsqu'une entreprise souhaite utiliser de plus en plus les médias électroniques pour la communication avec les clients mais que la création de documents s'oriente vers le format A4 imprimé ?

On recherche un logiciel qui combine la communication numérique et classique.

Le principe : la solution repose sur un format source qui permet une transition transparente entre les documents dépendants de la page (impression) et les documents indépendants de la page avec un flux de texte dynamique (web, mobile).

Les données : Les yeux et les oreilles de l'IA dans la communication client

La prochaine étape de la numérisation est en marche. Elle implique l'automatisation de tous les processus de la saisie et de la création de documents jusqu'à leur envoi. Les données structurées, cohérentes et disponibles de manière centralisée en constituent la base.

Flexibilité

Scénario d'utilisation

Les collaborateurs du service extérieur d'un prestataire de services techniques saisissent sur leur ordinateur portable différentes données relatives à la transaction commerciale (ex : les résultats de contrôle, les données de base et les données de facturation) et souhaitent créer des documents finis (ex : des expertises, des factures, des rapports de contrôle) directement sur place, les imprimer et les envoyer par voie électronique (ex : sous forme de pièces jointes à un e-mail ou de PDF à télécharger).

Au lieu de transmettre les données au siège du prestataire de services, le collaborateur crée lui-même l'expertise ou la facture directement sur son ordinateur portable, et ce une seule fois. Le document terminé peut alors être envoyé en tant que pièce jointe à un e-mail, placé sur un portail web en tant que fichier à télécharger ou encore envoyé par message WhatsApp. De plus, si le technicien le souhaite, il peut également imprimer le document immédiatement sur place.

En tout lieu, à tout moment
  • Création unique de documents qui, une fois terminés, peuvent être imprimés et envoyés électroniquement par tous les canaux disponibles (y compris par e-mail, smartphone, portail web, etc.).
Multilinguisme et personnalisation

Données variables, logique linguistique, logique commerciale

La personnalisation et l'internationalisation croissantes de la communication client influencent aussi fortement la création de documents. À cela s'ajoutent les obligations légales.

Le défi consiste à créer des documents plus complexes et néanmoins conformes aux règles.

Un système moderne de conception de documents offre la possibilité d'enregistrer dans chaque modèle diverses règles de logique commerciale et de définir dans quelles langues il doit être envoyé et s'il doit être accessible à tous (accessibilité selon la norme WCAG PDF/UA).

Campagnes de mailing : un modèle pour tout

Comme il serait agréable de pouvoir générer automatiquement un document dans le format de présentation optimal pour chaque média, dans la langue souhaitée et de manière individuelle pour chaque destinataire. Tout dans une seule application. Voici un exemple : le service marketing d'un groupe d'assurance international prévoit une campagne de mailing personnalisée en allemand, anglais et français, le mailing devant être envoyé à la fois par courrier et par voie électronique pour les clients utilisant une tablette ou un smartphone.

Déroulement typique des campagnes de mailing au moyen de modèles, la procédure générale est la suivante :

  • Création de modèles (templates)
  • Production du mailing sur la base des données du clients et des templates
  • Édition et envoi

De nos jours, les modèles de publipostage sont généralement créés à l'aide d'applications bureautiques standard. Cependant, cela ne permet pas de regrouper toutes les exigences de la campagne. Dans ce cas, le multilinguisme, la capacité multicanale et les textes spécifiques aux destinataires se regroupent dans un seul modèle. C'est pourquoi le modèle est produit séparément pour chaque terminal et chaque langue. En l'occurrence, il y a donc neuf variantes. Est-ce vraiment nécessaire ?

En savoir plus sur les avantages d'une application logicielle pour la création automatique de documents pour chaque canal de sortie analogique et numérique.

Convivialité

Créer des documents - intuitivement et automatiquement

Tous les gestionnaires d'une compagnie d'assurance, d'une banque ou d'une administration ne disposent pas d'un savoir-faire suffisant en matière de programmation pour adapter le logiciel en conséquence en cas d'évolution des exigences (changement de CI, nouveaux modes d'envoi ou formats de sortie, personnalisation croissante, etc.)

Pourquoi ne pas permettre à l'utilisateur final de concevoir lui-même, par exemple via une interface intuitive ? Un document qu'il pourra compléter à sa guise par des indications spécifiques au destinataire et à la mise en page, grâce à des outils qu'il connaît bien dans le monde de la bureautique.

Qu'est-ce qui caractérise un logiciel moderne de création de documents ?

 
  • Architecture modulaire :
    Pour intégrer facilement de nouveaux canaux de communication.
  • Interfaces ouvertes :
    Pour le traitement de données variables provenant de différentes sources ou applications.
  • Grand confort d'utilisation :
    Pour l'utilisateur final, indépendamment de son savoir-faire informatique.
  • Compatibilité et intégration :
    Avec des applications tierces et des technologies state-of-the-art (ex : cloud, REST API).
  • Évolutivité :
    Pour un prélèvement flexible des ressources en fonction des besoins (pics de charge).
  • Flexibilité :
    Pour soutenir aussi bien le traitement de masse (par lots) que le traitement individuel (par transactions).

Qu'est-ce qui est important ?

Découplage de la création et de l'envoi

Découplage de la création et de l'envoi

Indépendamment du support de sortie et sur la base d'un format indépendant de la page.

Technologie

Technologie

Logiciel évolutif, indépendant de la plateforme et compatible avec le cloud pour la conception de documents indépendamment du périphérique et facile à utiliser par les utilisateurs.

Savoir-faire

Savoir-faire

Une expertise approfondie des normes ouvertes (notamment HTML5, XSLT, XSL-FO, CSS, SVG, XMH, Unicode) est indispensable pour la création de documents.

Stratégie

Stratégie

L'approche "Digital First" de la création de documents est basée sur des normes ouvertes et garantit que chaque sortie est accessible, consultable, archivable et multicanale.

De la pratique

1 Swisscom : Un service innovan t pour la suisse
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Communication client omnicanal chez Swisscom

Swisscom, le plus grand opérateur de télécommunications en Suisse, est considéré par les Suisses comme le moteur de la numérisation. Cela se manifeste notamment dans la communication avec les consommateurs, où l'on mise de plus en plus sur l'échange électronique de données. Cela repose sur une nouvelle approche de la création et de la préparation des documents et des contenus.

Faits et chiffres :

  • Création de 40 millions de documents par an en quatre langues
  • Consultable sur tous les supports analogiques et électroniques
  • Meilleure performance par rapport à l'ancien système

 

"Notre secteur doit s'adapter bien plus tôt que les autres aux nouveaux médias. D'autres canaux, que nous ne connaissons pas encore aujourd'hui, viendront s'ajouter à l'avenir. C'est pourquoi il faut aussi créer le plus tôt possible la base technologique pour cela".

Swisscom
Philip Achermann
Swisscom

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