De nombreuses entreprises continuent de créer des documents numériques sur la base du formats orientés vers la page, tels qu'ils sont connus dans le domaine de l'impression (par exemple A4)- avec l'inconvénient qu'ils ne peuvent pas être affichés de manière satisfaisante sur tous les supports électroniques.
Il est préférable, car plus efficace, d'utiliser un format source pour la création. Il permet d'envoyer et d'afficher le document sur tous les canaux analogiques (impression) et numériques. Voici les principaux aspects d'une création de documents omnicanaux.
Conception de documents omnicanal : canaux numériques et impression
Une communication omnicanal présume la création de documents indépendamment d'un format de page donné et prédéfini. C'est ainsi que chaque contenu peut être édité ou représenté sur les supports analogiques et numériques en évitant le détours "coûteux" (notamment par le biais d'un déformatage).
Pour comprendre : un fichier PDF qui s'oriente par exemple vers le format A4 ne peut pas être affiché correctement sur un smartphone ou une tablette. D'autre part, les indications de mise en page liées à la page ne peuvent pas être automatiquement converties en un affichage HTML pertinent.
Il serait donc très utile de disposer d'un système de création de documents qui combine les avantages offerts par exemple par le format XSL-FO pour le formatage de la mise en page avec les avantages d'un format universel tel que HTML5 pour la création de documents indépendamment des pages.
Que faire lorsqu'une entreprise souhaite utiliser de plus en plus les médias électroniques pour la communication avec les clients mais que la création de documents s'oriente vers le format A4 imprimé ?
On recherche un logiciel qui combine la communication numérique et classique.
Le principe : la solution repose sur un format source qui permet une transition transparente entre les documents dépendants de la page (impression) et les documents indépendants de la page avec un flux de texte dynamique (web, mobile).
La prochaine étape de la numérisation est en marche. Elle implique l'automatisation de tous les processus de la saisie et de la création de documents jusqu'à leur envoi. Les données structurées, cohérentes et disponibles de manière centralisée en constituent la base.
Les collaborateurs du service extérieur d'un prestataire de services techniques saisissent sur leur ordinateur portable différentes données relatives à la transaction commerciale (ex : les résultats de contrôle, les données de base et les données de facturation) et souhaitent créer des documents finis (ex : des expertises, des factures, des rapports de contrôle) directement sur place, les imprimer et les envoyer par voie électronique (ex : sous forme de pièces jointes à un e-mail ou de PDF à télécharger).
Au lieu de transmettre les données au siège du prestataire de services, le collaborateur crée lui-même l'expertise ou la facture directement sur son ordinateur portable, et ce une seule fois. Le document terminé peut alors être envoyé en tant que pièce jointe à un e-mail, placé sur un portail web en tant que fichier à télécharger ou encore envoyé par message WhatsApp. De plus, si le technicien le souhaite, il peut également imprimer le document immédiatement sur place.
La personnalisation et l'internationalisation croissantes de la communication client influencent aussi fortement la création de documents. À cela s'ajoutent les obligations légales.
Le défi consiste à créer des documents plus complexes et néanmoins conformes aux règles.
Un système moderne de conception de documents offre la possibilité d'enregistrer dans chaque modèle diverses règles de logique commerciale et de définir dans quelles langues il doit être envoyé et s'il doit être accessible à tous (accessibilité selon la norme WCAG PDF/UA).
Comme il serait agréable de pouvoir générer automatiquement un document dans le format de présentation optimal pour chaque média, dans la langue souhaitée et de manière individuelle pour chaque destinataire. Tout dans une seule application. Voici un exemple : le service marketing d'un groupe d'assurance international prévoit une campagne de mailing personnalisée en allemand, anglais et français, le mailing devant être envoyé à la fois par courrier et par voie électronique pour les clients utilisant une tablette ou un smartphone.
Déroulement typique des campagnes de mailing au moyen de modèles, la procédure générale est la suivante :
De nos jours, les modèles de publipostage sont généralement créés à l'aide d'applications bureautiques standard. Cependant, cela ne permet pas de regrouper toutes les exigences de la campagne. Dans ce cas, le multilinguisme, la capacité multicanale et les textes spécifiques aux destinataires se regroupent dans un seul modèle. C'est pourquoi le modèle est produit séparément pour chaque terminal et chaque langue. En l'occurrence, il y a donc neuf variantes. Est-ce vraiment nécessaire ?
En savoir plus sur les avantages d'une application logicielle pour la création automatique de documents pour chaque canal de sortie analogique et numérique.
Tous les gestionnaires d'une compagnie d'assurance, d'une banque ou d'une administration ne disposent pas d'un savoir-faire suffisant en matière de programmation pour adapter le logiciel en conséquence en cas d'évolution des exigences (changement de CI, nouveaux modes d'envoi ou formats de sortie, personnalisation croissante, etc.)
Pourquoi ne pas permettre à l'utilisateur final de concevoir lui-même, par exemple via une interface intuitive ? Un document qu'il pourra compléter à sa guise par des indications spécifiques au destinataire et à la mise en page, grâce à des outils qu'il connaît bien dans le monde de la bureautique.
Qu'est-ce qui caractérise un logiciel moderne de création de documents ?
Focus sur : Convertir des documents existants et des flux de documents AFP ou autre en PDF/UA (par ex. à partir de systèmes d'archivage existants ou les productions de documents client de masse).
Découplage de la création et de l'envoi
Indépendamment du support de sortie et sur la base d'un format indépendant de la page.
Technologie
Logiciel évolutif, indépendant de la plateforme et compatible avec le cloud pour la conception de documents indépendamment du périphérique et facile à utiliser par les utilisateurs.
Savoir-faire
Une expertise approfondie des normes ouvertes (notamment HTML5, XSLT, XSL-FO, CSS, SVG, XMH, Unicode) est indispensable pour la création de documents.
Stratégie
L'approche "Digital First" de la création de documents est basée sur des normes ouvertes et garantit que chaque sortie est accessible, consultable, archivable et multicanale.
Swisscom, le plus grand opérateur de télécommunications en Suisse, est considéré par les Suisses comme le moteur de la numérisation. Cela se manifeste notamment dans la communication avec les consommateurs, où l'on mise de plus en plus sur l'échange électronique de données. Cela repose sur une nouvelle approche de la création et de la préparation des documents et des contenus.
Faits et chiffres :
"Notre secteur doit s'adapter bien plus tôt que les autres aux nouveaux médias. D'autres canaux, que nous ne connaissons pas encore aujourd'hui, viendront s'ajouter à l'avenir. C'est pourquoi il faut aussi créer le plus tôt possible la base technologique pour cela".
Compart: Créer des documents en toute simplicité - moderne, intuitif et pour tous les supports
Un logiciel qui s'adresse en premier lieu aux entreprises qui s'occupent de communication omnicanal et qui cherchent une solution pour intégrer de manière transparente différentes applications commerciales. Cette plate-forme permet de configurer facilement et de manière personnalisée tous les processus de création, de conversion, de modification et de sortie de documents.
Plus
Visualiser, anticiper et gérer à 360° une expérience client omnicanale et conversationnelle.
Merci de votre demande.