Dans le secteur de l'assurance, la génération de documents est généralement complexe. Il existe des centaines de règles et des milliers de modèles, tous basés sur une pléthore de modules de texte. Le problème est que ce processus est sujet à une multitude de changements, généralement en raison de nouvelles conditions générales ou de nouveaux produits d'assurance. Le texte et la mise en page doivent être modifiés et vérifiés (ajouter, changer et supprimer des modules de texte).
Des écarts peuvent également résulter de changements de version des systèmes qui génèrent le texte. Dans ce cas, le défi consiste à examiner chaque document pour en vérifier l'exactitude juridique et technique. Les documents ont-ils exactement la même apparence après la mise à jour ? Répondent-ils également à toutes les normes de Corporate Identity (CI) et aux critères de conformité dans la nouvelle version du logiciel ? Pour de nombreux assureurs, la conformité des documents après le logiciel représente la majorité du travail d'assurance qualité.
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Mais compte tenu de la complexité de la tâche, comment est-il possible de vérifier chaque document, dans toutes ses versions, de manière fiable ? De nombreux assureurs affectent des employés supplémentaires à cette tâche. Mais en termes pratiques, ils impriment généralement un document aléatoire (candidat) et le modèle associé (référence) et comparent les deux à l'œil nu.
Bien sûr, ce n'est pas fiable à 100 %. Mais une assurance qualité fiable est essentielle pour chaque assureur. Parce qu'ils sont plus efficaces et fiables, les outils logiciels qui effectuent des tests automatiques sont meilleurs. Ils valident les documents par rapport à un ensemble défini de règles, les comparent directement les uns aux autres et identifient comment les modifications affectent la qualité du document final. L'avantage est que les documents sont vérifiés non seulement pour les écarts visuels, mais aussi pour les écarts de contenu au niveau textuel. Les solutions logicielles de contrôle de conformité de ce type détectent même la plus petite valeur aberrante, même celles qui ne peuvent pas être vues à l'œil nu.
De nombreux outils de contrôle sont disponibles, et plusieurs offrent même deux avantages essentiels : ils sont conçus pour un débit élevé et permettent également de définir des limites de tolérance et d'exclure des zones du contrôle. Cette capacité de traitement par lots et la souplesse de définition des critères de contrôle sont incontestablement avantageuses pour les compagnies d'assurance ayant de gros volumes de documents contenant de nombreuses données variables.
Accessoirement, ces outils de contrôle résolvent aussi l'inévitable conflit : d'une part, couvrir au maximum les éventuels problèmes de qualité (en maintenant le risque d'erreurs non détectées le plus bas possible); plutôt que de sauter des sections du document qui ne sont pas pertinentes pour la qualité (évitez les efforts inutiles). La vérification est conçue pour identifier comment les modifications affectent le contenu et la mise en page d'un document. En dernière analyse, tous les changements ne sont pas pertinents.
Conformité et assurance qualité à 100 %
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Voici un scénario possible que certaines compagnies d'assurance utilisent réellement. Le département responsable définit les cas de test (tâche de révision), fournissant les critères de test. Le service informatique est responsable de l'exécution technique. De cette façon, le réviseur peut se concentrer sur le contenu sans avoir à se soucier de l'exécution proprement dite, qui se produit automatiquement.
Le contenu du document est alors vérifié : Les données sont-elles correctes (format XML) ? Les modules de texte corrects sont-ils utilisés ? Vont-ils ensemble ? Cela signifie que le système analyse si le document spécifique contient les valeurs définies pour un modèle spécifique. Si le jeu de données XML n'a pas été enregistré, il est créé en tant que nouvelle tâche de révision dans le système de correspondance. Pour de nombreuses compagnies d'assurance, la génération automatique de cas de test est un élément important de la génération de documents.
Le test lui-même est effectué par le logiciel de révision, qui est contrôlé par une application distincte. L'application vérifie la base de données connectée au système de texte pour tous les travaux de révision en attente, puis transmet les données nécessaires au test au logiciel de vérification. Ces informations peuvent inclure : Où se trouvent les documents de référence et de candidature ? Quels utilisateurs sont impliqués; existe-t-il un profil de comparaison existant ? Où le résultat du test doit-il être enregistré ?
D'autres paramètres d'examen peuvent inclure : Faut-il exécuter une comparaison de texte intégral ou juste une analyse structurelle ? Quelles zones du document doivent être exclues de la comparaison ? En somme, tous les critères peuvent être transmis au logiciel de contrôle de conformité via le logiciel de contrôle séparé. Les résultats des tests de conformité sont automatiquement transférés dans la base de données. Le réviseur peut alors afficher les résultats sur son écran sous forme de fichier de comparaison PDF ou de fichier XML qui montre les écarts jusqu'au niveau du pixel.
Le logiciel répertorie les documents qui étaient corrects, où les modifications ont eu lieu et celles qui ont affecté la qualité du document. Si les écarts n'ont pas affecté le CI, la conformité ou l'exactitude technique, les documents vérifiés (candidats) sont libérés. L'application est configurée pour récupérer et mettre à disposition automatiquement les résultats des tests à des intervalles définissables.
Mais il y a des problèmes organisationnels et techniques dans le traitement des documents à clarifier avant de mettre en œuvre le logiciel de vérification. Quel type de résultat de test est nécessaire (fichier de différences PDF ou fichier XML) ? À quel moment de la production du document le test doit-il être effectué ? Quels paramètres sont importants, lesquels peuvent être ignorés (tolérance) ? Ce sont des questions auxquelles il faut répondre dans les services spécialisés. La mise en œuvre doit donc toujours être un projet commun et inclure les services techniques, le service informatique et l'instance centrale de sortie, s'il y en a une.
Une application indépendante de la plate-forme et évolutive pour diverses méthodes de test de documents. Celles-ci incluent la vérification par rapport à des ensembles de règles (CI, conformité), la comparaison directe de documents au niveau visuel et du contenu, et des méthodes telles que les tests de régression, d'itération et de conversion. En comparaison directe, l'application répertorie les différences sous forme de fichiers journaux et les rend également visibles graphiquement dans un masque d'écran (comparaison visuelle). Lors d'une comparaison visuelle, les documents à vérifier sont tramés en images de pixels de même résolution et les images de pixels converties sont comparées les unes aux autres - comme une table lumineuse où les deux documents sont placés l'un sur l'autre afin de pouvoir détecter les écarts entre eux.
Le logiciel lit deux fichiers, par exemple au format AFP, PDF ou PostScript, compare le document original avec celui modifié et affiche les différences trouvées en quelques secondes. Les comparaisons au niveau des pixels identifient les changements et leur position. Les comparaisons au niveau de la structure évaluent les chaînes de texte, les attributs de police et d'autres fonctionnalités qui affectent la sortie.
Un avantage de DocBridge® Delta est que les critères d'inspection de différents pays peuvent être stockés sous forme d'ensembles de règles et que certaines zones d'un document (champs variables tels que l'adresse, le numéro de client, etc.) peuvent être exclues de l'inspection (masquage). De plus, le logiciel permet la plus grande tolérance possible en vérifiant sans négliger (méthodologie floue) l'exactitude absolue du contenu, l'identité de l'entreprise (polices, mise en page, etc.) et la conformité (exigences légales). Les paramètres de tolérance peuvent être réglés individuellement à volonté.
DocBridge® Delta vérifie à la fois les modifications intentionnelles et accidentelles et signale même les endroits du document qui ne sont pas visuellement évidents mais qui pourraient en principe entraîner des difficultés de production. Le logiciel peut comparer des documents de même format, mais aussi de formats différents. Il propose deux modèles de test différents : une interface interactive pour les tests ad hoc et l'appel piloté par ligne de commande pour l'automatisation.
De plus : La solution Compart est conçue pour un degré élevé d'utilisation et d'automatisation et peut être adaptée aux besoins individuels de l'utilisateur (service commercial, développement/informatique, production). Même les tests complexes peuvent être configurés relativement facilement grâce à l'utilisation intuitive. La solution prend en charge les structures de gestion de sortie existantes (héritées) et peut être utilisée à tout moment de la production de documents.
